เคล็ดลับยอดนิยมเกี่ยวกับการบริหารเวลา

การไม่มีเวลาและการทำงานมากเกินไปอย่างต่อเนื่องถือเป็นจริงสำหรับทั้งฟรีแลนซ์และบริษัท สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลต่อประสิทธิภาพและแรงจูงใจเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อสุขภาพด้วย โชคดีที่มีทางออกไม่กี่ทาง ในบทความของวันนี้ คุณจะค้นพบว่าอะไรที่ทำให้ผลิตภาพลดลงในธุรกิจใดๆ คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพสองสามวิธี และติดตามเครื่องมือและแอปเวิร์กโฟลว์ที่มีประโยชน์

เคล็ดลับยอดนิยมเกี่ยวกับการบริหารเวลา – สารบัญ:

1. ทำงานอะไรไม่เป็นระเบียบ?
2. เทคนิคการบริหารเวลา
3. ได้รับประโยชน์จากการทำงานและเครื่องมือการจัดการงาน

ทำงานอะไรไม่เป็นระเบียบ?

ทุกวันนี้ใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น การทำงานล่วงเวลาและการสั่งซ้อนได้กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ ชาวโปแลนด์และชาวกรีกเป็นกลุ่มที่คึกคักที่สุดในโลก ตามข้อมูลของ OECD พวกเขาใช้เวลาทำงานเกือบ 2 พันชั่วโมงต่อปี เหนือกว่าชาวเยอรมันที่ทำงานน้อยกว่าหกร้อยชั่วโมงต่อปี น่าเสียดายที่การทำงานอย่างหนักไม่ได้หมายความถึงประสิทธิภาพการทำงาน มันแสดงให้เห็นโดยข้อเท็จจริงที่ว่าชาวโปแลนด์ทำคะแนนให้ชาวเยอรมันลดลง 70% ในการทดสอบประสิทธิภาพการทำงาน

ทำงานอะไรไม่เป็นระเบียบ? ประการแรก 9 สิ่งเล็กน้อยที่ต้องใช้เวลาและทำให้ธุรกิจใด ๆ พิการ:

1. การส่งอีเมลไม่รู้จบ – หากคุณเพิ่งส่งอีเมลตอบกลับไปฉบับที่สาม อย่าส่งอีเมลอื่นอีก ยังดีกว่าโทรหาบุคคลหรือพบพวกเขาด้วยตนเอง
2. การแจ้งเตือนด้วยเสียงของอีเมลใหม่ – คุณควรตอบกลับเป็นประจำ แต่ก็ไม่ใช่ว่าทุกข้อจะคุ้มกับความฟุ้งซ่านจากงาน
3. โดยใช้ตัวเลือก “ตอบกลับทั้งหมด”
4. การเขียนรายงานที่ไม่ใช้ในการตัดสินใจและปรับปรุงบริษัท ,
5. จัดทำรายงานที่ไม่มีใครอ่าน ,
6. ย้ายการตัดสินใจไปยังผู้บังคับบัญชา ,
7. การตั้งค่าการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุด ,
8. เลื่อนลำดับความสำคัญ ,
9. กำหนดการประชุมนานกว่า 45 นาที – เวลานั้นเพียงพอแล้ว มักถูกปัดเศษจนเต็มชั่วโมงโดยไม่จำเป็น

นั่นคือบทสรุปของการศึกษาโดย Matt Krzysiak ที่บริษัทของเขาเมื่อเขาเข้ารับตำแหน่งประธาน National Motor Club เพิ่มในงานธุรการที่ไม่จำเป็น ดูแลสิ่งต่าง ๆ ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของลักษณะงานของเรา การโทรศัพท์ส่วนตัว อ่านหนังสือพิมพ์ และทำธุระ

โหมดโฮมออฟฟิศไม่ได้ทำให้ง่ายขึ้นด้วยความวุ่นวายในบ้าน โซเชียลเน็ตเวิร์ก กินและดื่มกาแฟ เยี่ยมเพื่อน และเลื่อนงานเป็น "ชั่วขณะ" เสียงที่คุ้นเคย? คุณสามารถจัดการกับปัญหาหนักใจเหล่านั้นได้ด้วยการพัฒนานิสัยง่ายๆ และจัดตารางการทำงานที่เป็นมิตร

เทคนิคการบริหารเวลา

1. วิธี Pomodoro

หนึ่งในเทคนิคที่รู้จักกันดีที่สุดที่สามารถช่วยได้คือ วิธี Pomodoro ซึ่งได้มาจากนาฬิกาจับเวลาในครัวรูปทรงมะเขือเทศแบบคลาสสิก วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการเขียนงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จบนกระดาษ เลือกหนึ่งงาน ตั้งเวลา 25 นาที และทำงานนั้นตลอดเวลา คุณต้องมีสมาธิอย่างเต็มที่โดยไม่รบกวน Facebook หรือข้อความ

หากผ่านไป 25 นาที งานยังไม่เสร็จ ให้พัก 5 นาทีแล้วกลับไปทำใหม่ โดยตั้งนาฬิกาของคุณไว้อีก 25 นาที

อย่างไรก็ตาม หลังจากทำงานดังกล่าวเป็นเวลา 2 ชั่วโมง (4 Pomodoro) สมองจะต้องได้พัก ดังนั้นควรหยุดพัก 30 นาที ไปเดินเล่น ดื่มชาให้ตัวเองหรือดูละครทีวี นี่เป็นวิธีการที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการจัดการเวลา เป็นที่นิยมไปทั่วโลก

2. เทคนิค 5ส

อีกเทคนิคที่แนะนำคือ 5 ส ซึ่งช่วยจัดระเบียบสถานที่ทำงานและเพิ่มผลผลิต นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานของบริษัทและปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการที่ผลิตขึ้น

5S ได้รับความนิยมมานานหลายทศวรรษกับบริษัทญี่ปุ่นและประกอบด้วยหลักการ 5 ประการ:

• การเลือก – ลบรายการทั้งหมดที่ไม่จำเป็นออกจากกล่องจดหมาย
• การแบ่งแยก – กำหนดสถานที่สำหรับรายการที่จำเป็น ต้องง่ายต่อการค้นหาและจัดเก็บหลังการใช้งาน ดังนั้นควรจัดระเบียบด้วยกล่องเครื่องมือ ลายเซ็น หรือป้ายสี (รายการข้อความ)
• การ ทำความสะอาด – ทำความสะอาดพื้นที่ทำงานของคุณทุกวัน กำจัดแหล่งที่มาของการปนเปื้อน (ลบสแปมและยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่ไม่จำเป็น)
• มาตรฐาน – กำหนดเวลาทำงานมาตรฐาน (กำหนดเวลาเฉพาะเมื่อคุณตอบอีเมล)
• วินัยในตนเอง – สร้างนิสัยตาม 4 ขั้นตอนข้างต้น

3. Scrum

คุณมีไวท์บอร์ดและกระดาษสีพกติดตัวหรือไม่? พบกับ Scrum วิธีจัดการเวลาในการจัดการงานที่มักใช้โดยสตาร์ทอัพและนักพัฒนา Scrum เป็นวิธีการที่โครงการและงานเขียนบนแผ่นกระดาษและตรึงไว้ที่คอลัมน์บนไวท์บอร์ด คอลัมน์แสดงถึงองค์ประกอบที่ต่อเนื่องกันของกระบวนการ (เช่น "วางแผน", "อยู่ในระหว่างดำเนินการ", "ทดสอบแล้ว", "เร่งด่วนเพื่อให้เสร็จสิ้น", "เสร็จสิ้น")

ในคอลัมน์แรก คุณสร้างคิวของงานที่จัดลำดับความสำคัญ จากนั้น นอกจากงานแต่ละงาน คุณจะต้องเขียนว่าจะต้องทำงานกี่ชั่วโมง (โดยใช้การ์ดสีต่างๆ คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นหมวดหมู่ได้) การ์ดจะถูกตรึงจากซ้ายไปขวาขณะที่งานดำเนินไปในส่วน "เสร็จสิ้น"

Scrum ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการ รับรู้ความท้าทายใหม่ ตรวจสอบกำหนดเวลา และสังเกตจำนวนงานที่เหลืออยู่ นี้เป็นประโยชน์อย่างมากทั้งในการจัดเวลาและในการติดต่อกับลูกค้า

4. ระบบสี่เหลี่ยม

วิธีระบบสี่เหลี่ยม ขึ้นอยู่กับการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมาย ตามเทคนิคนี้ แผ่นกระดาษจะถูกแบ่งออกเป็นสี่กล่องเท่าๆ กัน แต่ละกล่องสอดคล้องกับงานสี่ประเภท:

• งานด่วน - สำคัญ (1) และไม่สำคัญ (2) - เขียนไว้ในส่วนบน
• งานที่ไม่เร่งด่วน - สำคัญ (3) และไม่สำคัญ (4) - อยู่ในส่วนล่าง

งานเร่งด่วนและไม่เร่งด่วนคือสิ่งที่ควรได้รับการดูแลโดยเร็ว แต่ไม่ต้องระบุวันที่ (เช่น การโทรออก) งานเร่งด่วนและสำคัญคือกำหนดเวลาที่ต้องทำให้เสร็จอย่างรวดเร็ว (เช่น การชำระค่าสมัคร)

ด้วยระบบนี้ เราจึงรู้ว่างานใดที่ต้องทำก่อนและงานใดที่รอได้ นี่เป็นส่วนเติมเต็มที่สมบูรณ์แบบสำหรับรายการกิจกรรมที่วางแผนจะทำทุกวัน การรวมกันนี้ช่วยให้การจัดการเวลามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

5. 80/20

อีกเทคนิคหนึ่งคือการทำงานให้สำเร็จตาม หลักการพาเรโต (หรือที่รู้จักว่า 80/20) . เกือบหนึ่งศตวรรษที่ผ่านมา Vilfredo Pareto สังเกตว่า 80% ของสินค้าอยู่ในมือของประชากรเพียง 20% เท่านั้น ในไม่ช้าก็พบว่าสัดส่วนเหล่านี้นำไปใช้ในด้านต่างๆ ของชีวิต ตัวอย่าง: 80% ของรายได้เกิดจากลูกค้า 20%, 20% ของบริการของบริษัทสร้างรายได้ 80%, 80% ของเวลาที่เราสวมใส่เสื้อผ้า 20% ที่เรามีในตู้เสื้อผ้า และอื่นๆ

ตามวิธีนี้ การทำงาน 20% ก็เพียงพอที่จะบรรลุ 80% ของผลลัพธ์ เคล็ดลับคือการแยกแยะว่างานใดเป็นงานเหล่านั้นและ "ร่อนข้าวสาลีออกจากแกลบ" หลักการนี้ไม่ได้ไร้ที่ติ อัตราส่วนอาจแตกต่างกันไป 90/10, 70/30, 97/3 เป็นต้น

หลักการพาเรโตเป็นวิธีการบริหารเวลาที่ช่วยให้คุณจดจ่อกับประเด็นสำคัญโดยทำตามระเบียบวาระการประชุมของคุณ และหลีกเลี่ยงการตีไปรอบ ๆ พุ่มไม้

6. หนึ่งหรือสองนาที

เทคนิคสุดท้ายและง่ายที่สุดคือ กฎ 2 นาที ของ David Allen เหมาะสำหรับงานและงานประจำวัน ตามหลักการนี้ หากการดำเนินการใช้เวลาไม่เกิน 2 นาทีจึงจะเสร็จสิ้น ควรทำทันที หากปล่อยวางอาจกลายเป็นภาระมหาศาลในอนาคต วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้งานทั้งหมด แต่ให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในเวลาไม่นาน

นอกจากนี้ยังเพิ่มระดับความพึงพอใจ ทำงานหลายอย่างให้สำเร็จในหนึ่งวัน แม้แต่งานเล็กๆ น้อยๆ ก็เป็นรางวัลและตอกย้ำการปัดเศษออกไปอย่างต่อเนื่อง

นอกจากนี้ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติสองข้อที่ควรค่าแก่การปฏิบัติตาม:

• อย่ารอสำหรับเวลาว่างที่มากขึ้น การ เลื่อนทุกอย่างออกไปมักจะไม่ใช่ความคิดที่ดีที่สุด ในช่วงวันหยุดเราต้องการพักผ่อนและบางครั้งสถานการณ์ที่ไม่ได้แจ้งก็ปรากฏขึ้น
• วางแผนเพียง 60% ของเวลา – เรามักจะประเมินค่าความสามารถของเราสูงเกินไป เมื่อวางแผนงาน ให้จัดลำดับความสำคัญ พยายามคาดการณ์เหตุการณ์ที่ไม่ได้ประกาศล่วงหน้า และขีดฆ่าเวลา

ได้รับประโยชน์จากการทำงานและเครื่องมือการจัดการงาน

นอกจากการใช้เทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการจัดการงานทั้งหมดที่สร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการในแต่ละวันของเรา

Google Docs

เป็นเครื่องมือฟรีของ Google สำหรับสร้าง แชร์ และแก้ไขไฟล์ (ไฟล์ข้อความ เวิร์กชีต งานนำเสนอ แบบฟอร์ม) ทั้งออฟไลน์และออนไลน์ มันทำงานบนโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือนี้เข้ากันได้กับไฟล์ Word คุณจึงไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์ และรวมเข้ากับ Google ไดรฟ์ (15 GB)

ออฟฟิศออนไลน์

Microsoft Office เวอร์ชันฟรีเป็นการติดตามผลจากเครื่องมือการจัดการออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณสร้าง บันทึก และแชร์เอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ และโน้ตบุ๊ก Office Online ประกอบด้วย Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), กล่องจดหมาย Outlook.com ปฏิทิน และที่ติดต่อ

Dropbox

Dropbox เป็นระบบที่ปลอดภัยสำหรับการแบ่งปันและจัดเก็บไฟล์ สำรองข้อมูล และซิงค์ไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์ ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลด ดู และดาวน์โหลดข้อมูลทั้งผ่านเบราว์เซอร์ปกติและผ่านแอปพลิเคชันเฉพาะที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ColorNote

แอพ Android ที่เรียบง่าย – CollorNote ช่วยให้คุณแก้ไขบันทึกย่อ การเตือนความจำ อีเมล ข้อความ การซื้อของ และรายการงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แอพนี้ให้คุณจัดระเบียบโน้ตตามสี ล็อครหัสผ่าน และสร้างข้อมูลสำรอง

แอพจัดการเวลา

ในชีวิตสมัยใหม่ที่เร่งรีบและคึกคัก อาจเป็นเรื่องยากอย่างเหลือเชื่อที่จะจัดการทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำให้สำเร็จ แอปติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณควบคุมวันได้ดียิ่งขึ้น แต่ยังทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและปรับปรุงความรับผิดชอบ

และวิธีของคุณในการจัดการเวลาให้ประสบความสำเร็จคืออะไร? คุณรู้เคล็ดลับ กฎเกณฑ์ หรือการใช้งานอื่นๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับการบริหารเวลาหรือไม่? รู้สึกอิสระที่จะดูและแบ่งปันความคิดเห็น

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันของเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นจริง

ดูกระทู้ทั้งหมด