เราจัดกิจกรรมอาสาสมัครเพื่อการเปลี่ยนแปลงด้วย Give to Get ได้อย่างไร

กิจกรรมอาสาสมัครครั้งหนึ่งได้เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดงานพบปะสังสรรค์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดแห่งปี และเราไม่แน่ใจว่าเราจะสามารถดึงมันออกมาได้

ด้วยความช่วยเหลือจากเพื่อนของเราที่ Give To Get ซึ่งจัดกิจกรรม CSR ให้กับบริษัทต่างๆ เราไม่เพียงแต่ทำสำเร็จเท่านั้น แต่เราได้เรียนรู้เคล็ดลับและกลเม็ดเล็กๆ น้อยๆ ไปพร้อมกัน

ดังนั้น ในลักษณะเดียวกับที่เราได้ไตร่ตรองบทเรียนที่เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการดำเนินโครงการการให้ขององค์กร การปฏิบัติตามหลักปฏิบัติที่อิงตามความไว้วางใจ และการเปิดตัว ERG เราคิดว่าเราต้องใช้เวลาพอสมควรในการไตร่ตรองและแบ่งปันคำแนะนำที่คุณสามารถใช้ได้ในปัจจุบันเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลง โปรแกรมอาสาสมัคร

ภาพรวมของกิจกรรมอาสาสมัครเพื่อการเปลี่ยนแปลง

การแจ้งกำหนดการเริ่มการขาย (SKO) เป็นประเพณีที่สามารถส่งได้ โดยเราจะนำผู้คนจากทั่วทั้งบริษัทมารวมตัวกันเพื่อกำหนดทิศทางของปี ในปี 2024 เราจัด SKO ในสำนักงานของเราที่ Bellevue และนอกเหนือจากการนำเสนอ รายงาน และการสัมมนาแล้ว เรายังเพิ่มกิจกรรมอาสาสมัครอีกด้วย ด้วยความช่วยเหลือของ Give To Get กิจกรรมอาสาสมัครนี้จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของ SKO 2024 และอาจกลายเป็นประเพณีใหม่สำหรับเรา

Katie Fisher ผู้ช่วยผู้บริหารของ Substable ทำงานร่วมกับ Linnea Malmstrom แห่ง Give To Get เพื่อจัดกิจกรรมอาสาสมัคร ในงานนี้ อาสาสมัครได้สร้างชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็กให้กับ Wellspring Family Services ซึ่งรวมถึงตุ๊กตาหมีที่ทำโดยอาสาสมัครและบันทึกที่เขียนด้วยลายมือจากอาสาสมัคร

กิจกรรมอาสาสมัครนี้ได้รับความนิยมทั้งจากพนักงานและผู้นำ ผู้เข้าร่วมสร้างอารมณ์ความรู้สึกได้อย่างมาก และโดยพื้นฐานแล้ว มีความสนใจในกิจกรรมอาสาสมัครที่ Substable เพิ่มมากขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ประสบการณ์ติดอยู่กับพนักงานในลักษณะที่ Chris Jarvis วิทยากรคนสำคัญของ SKO ของเราจาก Realized Worth อาจอธิบายว่าเป็น "การเปลี่ยนแปลง"

เมื่อถูกถาม ฟิชเชอร์บอกว่าเรา “เราจะทำเช่นนี้อีกครั้งโดยสิ้นเชิง” ฉันคาดหวังว่ามันจะเป็นองค์ประกอบของ SKO ทั้งหมดในอนาคต” นอกจากนี้ เรายังสำรวจความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องกับ Wellspring Family Services เพื่อดูว่าพนักงานของ Subtableable สามารถช่วยในเรื่องของพวกเขาต่อไปได้อย่างไร

ประสบการณ์การเป็นอาสาสมัครที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่เราวางแผนงานที่สำคัญที่สุดแห่งปีของบริษัท แต่มีปัญหาคือเรื่องโลจิสติกส์

ภาพรวมกิจกรรม

• เมื่อ: 10 มกราคม 2024
• อะไร: สร้างชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็กสำหรับ Wellspring Family Services ซึ่งช่วยให้ครอบครัวไร้บ้านกลับมามีชีวิตอีกครั้ง
• อย่างไร: “สายการประกอบ” สำหรับอาสาสมัครยัดตุ๊กตาหมี เขียนบันทึก และประกอบชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็ก
• ผลลัพธ์: อาสาสมัคร 85 คนสร้างชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็ก 150 ชุด รวมทั้งการ์ดสนับสนุนและอาสาสมัครตุ๊กตาหมียัดตัวเอง
• ผลกระทบ: ความสัมพันธ์ที่อาจเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องระหว่าง Substable และ Wellspring Family Services

แทบไม่เกิดเลย (ปีนี้)

SKO เป็นงานที่ต้องรวบรวม มากมาย แนวคิดสำหรับกิจกรรมอาสาสมัครเกิดขึ้นจากพนักงานคนหนึ่งในกระบวนการวางแผนที่ล่าช้า เมื่อรายละเอียดมากมายสำหรับ SKO ได้รับการจัดเตรียมไว้เป็นอย่างดี หาก Give To Get ไม่ได้ทำให้การจัดระเบียบเป็นเรื่องง่ายสำหรับฟิชเชอร์ เราอาจรอจนถึงปี 2025 เพื่อเริ่มเพิ่มกิจกรรมอาสาสมัครใน SKO

“เราไม่ได้ขึ้นเครื่องทันทีเนื่องจากภาระด้านการบริหารจัดการ” ฟิชเชอร์กล่าว เธอกล่าวว่ามีคำถามมากมายเกิดขึ้นที่ทีมวางแผน SKO ต้องตอบอย่างรวดเร็ว:

• องค์กรไม่แสวงหากำไรแห่งใด?
• องค์กรไม่แสวงผลกำไรตั้งอยู่ในพื้นที่ซีแอตเทิลอยู่ที่ไหน
• เราจะพาคนไปที่นั่นได้อย่างไร?
• องค์กรไม่แสวงผลกำไรมีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับพนักงานของเราทุกคนหรือไม่?
• พนักงานจะปรากฏตัวด้วยหรือไม่?  

ฟิชเชอร์สรุปคำถามเหล่านี้อย่างกระชับ: “มันคงไม่เกิดขึ้นถ้าเราต้อง ไป องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร” โลจิสติกส์นั้นยากเกินกว่าจะเข้าใจได้ในระยะเวลาอันสั้นเช่นนี้

เข้าร่วมทีมของ Linnea Malmstrom จาก Give To Get พวกเขาใช้แนวทาง "เราจะมาหาคุณ" โดยหลีกเลี่ยงข้อกังวลหลายประการที่ฟิชเชอร์และทีมของเธอมี ด้วยความช่วยเหลือของ Give To Get ฟิชเชอร์ได้รับการอนุมัติและจัดกิจกรรมอาสาสมัครไว้ในวาระการประชุม

สิ่งที่เราเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดกิจกรรมอาสาสมัครเพื่อการเปลี่ยนแปลง

ในกระบวนการจัดการกิจกรรมอาสาสมัครนี้ Fisher ได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงาน CSR ส่วนใหญ่ต้องเผชิญ ทุกอย่างตั้งแต่ความวิตกกังวลว่าผู้คนจะมาปรากฏตัวจริง ๆ ไปจนถึงการได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารหรือไม่ นี่คือบทเรียนบางส่วนที่เธอได้เรียนรู้

ความช่วยเหลือเล็กๆ น้อยๆ จะช่วยทุกคนได้

ทีมงานของ Malmstrom รับหน้าที่ด้านลอจิสติกส์ส่วนใหญ่ในนามของทั้ง Substableable และ Wellspring Family Services โดยทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมที่มีความจำเป็นมากระหว่างสองทีมที่มีงานยุ่ง

แบนด์วิดท์นี้ทำให้ฟิชเชอร์มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์การสื่อสารและกระตุ้นการมีส่วนร่วม ในขณะเดียวกัน Wellspring Family Services ก็ไม่จำเป็นต้องทำอะไรมากนัก พวกเขาได้รับชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็กที่จัดส่งในวันรุ่งขึ้นโดยที่พวกเขาไม่ต้องดำเนินการใดๆ

ความเรียบง่ายนี้สร้างรากฐานที่ดีสำหรับความร่วมมือระหว่างองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรอย่างต่อเนื่อง ฟิชเชอร์กล่าวว่านี่อาจเป็นจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ที่กำลังดำเนินอยู่ระหว่าง Substable และ Wellspring Family Services

Takeaway: หากคุณยุ่ง คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากบริการวางแผนกิจกรรมอาสาสมัครได้ (เราขอแนะนำ Give To Get หลังจากประสบการณ์ที่ราบรื่นของเรา) จริงๆ แล้ว ความช่วยเหลือนี้อาจเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ให้มันเป็น เหตุการณ์ จริง

Fisher ทำงานร่วมกับ Give To Get เพื่อจัดกำหนดการกิจกรรมอาสาสมัครในวันพุธ ตบเบา ๆ กลาง SKO เพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของสัปดาห์ เธอยังพับมันลงในชั่วโมงแห่งความสุขและอาหารเย็นของทีมที่วางแผนไว้แล้วสำหรับคืนนั้น การจัดกำหนดการงานให้จัดเป็น งาน ประจำสัปดาห์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ช่วยให้งานดังกล่าวติดอยู่ในจิตใจของผู้คนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ช่วงเวลาหลักทำให้กิจกรรมอาสาสมัครเป็นจุดยึดตลอดทั้งสัปดาห์ของ SKO มีช่วงกิจกรรมก่อนอาสาสมัครที่ทุกคนมาถึง และช่วงกิจกรรมหลังอาสาสมัครที่ทุกคนได้ปรับตัวเข้ากับ SKO และผูกพันกันด้วยประสบการณ์ที่มีร่วมกัน

การรวมกิจกรรมอาสาสมัครเข้ากับกิจกรรมที่ผู้คนคาดหวังและตั้งตารอคอย เช่น ชั่วโมงแห่งความสุขและอาหารค่ำแบบทีม ช่วยให้ฟิชเชอร์สร้างทัศนคติเชิงบวกในการสื่อสารของเธอเกี่ยวกับกิจกรรมนี้ได้ เธออธิบายว่า "ลองดูสิ่งที่ยอดเยี่ยมนี้ที่เรากำลังทำอยู่!" ประเภทของข้อความเทียบกับ "คุณช่วยเข้าร่วมได้ไหม"

นอกจากนี้ ด้วยการทำให้กิจกรรมอาสาสมัคร เป็น กิจกรรมประจำสัปดาห์ การสื่อสารอาจรวมถึงความมั่นใจและ FOMO แบบเบาๆ (กลัวพลาด) Brady Meltzer ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสรรพากรของ Substable เป็นเจ้าภาพจัดงาน SKO Week ในการนำเสนอของเขาก่อนเข้าร่วมงานอาสาสมัคร เขาสามารถพูดได้หลากหลายทั้ง “คุณจะไม่อยู่คนเดียว เราทุกคนจะไป” และ “คุณจะพลาดจริงๆ ถ้าคุณไม่ไป! มันจะต้องสนุก!”

ประเด็นสำคัญ: หากต้องการให้เหตุการณ์นี้อยู่ในใจของผู้คน ให้เปลี่ยนให้เป็น เหตุการณ์ จริง ซึ่งเป็นสิ่งที่ตั้งตารอจริงๆ

ทำให้ผู้บริหารสามารถตอบตกลงได้ง่าย

การสนับสนุนของผู้บริหารสำหรับกิจกรรมอาสาสมัคร (และจริงๆ แล้ว สิ่งใดก็ตามที่คุณต้องการให้พวกเขาพูดแบบนั้น) ขึ้นอยู่กับความสามารถของคุณในการทำให้พวกเขาตอบรับได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในกรณีของกิจกรรมอาสาสมัครนี้ Fisher ทำงานร่วมกับ Give To Get เพื่อให้ Meltzer และผู้บริหารคนอื่นๆ ตอบรับคำเชิญได้อย่างง่ายดาย

สร้างที่เก็บข้อมูลงบประมาณ

รวมต้นทุนของงานเข้ากับโครงการริเริ่มที่มีอยู่หากทำได้ ฝั่งนี้จะช่วยลดความกังวลเรื่องงบประมาณ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญหากคุณมีเวลาไม่มากและไม่ต้องการรอให้ทีมการเงินมากระทืบตัวเลข

Fisher กล่าวว่า "ฉันครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการด้วยงบประมาณ SKO ที่มีอยู่" และ "เราครอบคลุมค่าใช้จ่ายของวัสดุที่บริจาคตามจริงด้วยงบประมาณการให้ประจำปีของ Submittable" งบประมาณการให้ประจำปีจะได้รับการจัดสรรไว้ล่วงหน้าผ่านโปรแกรม Submittable Gives ของเรา

ข้อกังวลด้านลอจิสติกส์ล่วงหน้า

ตามที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น Give To Get มีคำตอบทั้งหมดสำหรับคำถามด้านลอจิสติกส์ที่ยากลำบากของ FIsher Meltzer มีคำถามเดียวกันกับ Fisher และการมีหุ้นส่วนเพื่อช่วยจัดทำแผนที่ชัดเจนช่วยบรรเทาข้อกังวลใดๆ ที่ Meltzer มี

มอบสิ่งดีๆ ให้พวกเขาเป็นเจ้าของ

ในที่สุด Meltzer ก็กลายเป็นผู้สนับสนุนหลักของกิจกรรมอาสาสมัคร โดยทำทุกอย่างตั้งแต่การเตือนความจำรายวันไปจนถึงการยืนบนเก้าอี้ในกิจกรรมเพื่อเริ่มต้นกิจกรรม ส่วนหนึ่งเกิดขึ้นจากความสอดคล้องระหว่างกิจกรรมอาสาสมัครกับธีมของเขาสำหรับ SKO 2024: "Be the Difference" เป็นที่ชัดเจนสำหรับเขาว่าการเป็นอาสาสมัครเป็นวิธีที่ชัดเจนในการช่วยให้ข้อความโดยรวมของเขาสำหรับสัปดาห์ SKO ซึมซาบลง

การจัดแนวนี้ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของเหนือกิจกรรมเชิงบวกอย่างแท้จริงที่อาสาสมัครรู้สึกตื่นเต้น และความรู้สึกเป็นเจ้าของนี้สามารถแพร่เชื้อไปยังผู้บริหารคนอื่นๆ ได้ กลุ่มแรกผ่านสายการประกอบคือเจ้าหน้าที่บริหารที่คอยกำหนดบรรยากาศของค่ำคืนนี้

ประเด็นสำคัญ: ยิ่งผู้บริหารต้องเน้นรายละเอียดน้อยลงเท่าไร พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะยอมรับแนวคิดนี้มากขึ้นเท่านั้น และในที่สุดจะช่วยให้งานดังกล่าวประสบความสำเร็จได้

ทำให้การเข้าร่วมเป็นเรื่องง่ายมาก

ผู้เข้าร่วมไม่ควรต้องเสียเหงื่อกับรายละเอียดสำหรับกิจกรรมอาสาสมัครขององค์กร นี่คือวิธีที่ทีม Give To Get ซึ่งนำโดย Malmstrom ทำงานร่วมกับเราเพื่อลดภาระของผู้เข้าร่วม และช่วยให้อาสาสมัครมุ่งเน้นไปที่การบรรจุตุ๊กตาและการเขียนโน้ต

การขนส่ง

งานอาสาสมัครดังกล่าวจัดขึ้นในร้านอาหารแห่งหนึ่งซึ่งอยู่ห่างออกไปไม่กี่ช่วงตึกไม่นานหลังจากเสร็จสิ้นการพูดคุยในแต่ละวัน ใช้เวลาเดินจากสำนักงานและโรงแรมไปไม่ไกล ตรงกันข้ามกับการนั่งรถบัสหรืองานกิจกรรมที่ผู้คนต้องขับรถไปเองในภายหลัง Give To Get ประสานงานกับสถานที่จัดงานทุกอย่างภายในร้าน อาสาสมัครทุกคนต้องทำคือเดินต่อไป

ขั้นตอนที่ชัดเจน

Give To Get สร้างสายการประกอบที่มีขั้นตอนชัดเจนให้คนติดตาม ทุกคนรู้ล่วงหน้าถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาเพียงแค่ดูว่างานจัดขึ้นอย่างไร ทำให้การเป็นอาสาสมัครทำได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่มีคำถามว่าจะทำอย่างไรต่อไป จะไปที่ไหน หรือทำไม

แจ้ง

ส่วนหนึ่งของชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็กเป็นบันทึกที่เขียนด้วยลายมือจากอาสาสมัคร หากอาสาสมัครติดอยู่กับสิ่งที่ควรใส่ไว้ในบันทึกของพวกเขา Give To Get จะให้คำแนะนำและคำแนะนำเพื่อช่วยเหลือพวกเขา ทีมงานของ Malmstrom ก็พร้อมที่จะช่วยระดมความคิดด้วยเช่นกัน

ความรวดเร็วทันใจ

Give To Get จัดส่งชุดอุปกรณ์อำนวยความสะดวกสำหรับเด็กในวันถัดไป การดำเนินการอย่างรวดเร็วนี้ช่วยให้อาสาสมัครเชื่อมโยงกับผลกระทบจากงานของพวกเขา ตุ๊กตาหมีที่พวกเขายัดไว้จะไม่นั่งบนชั้นวางสักพัก แต่จะอยู่ในอ้อมแขนของเด็ก ๆ ในเช้าวันรุ่งขึ้น

นอกจากนี้ Give To Get ยังจัดทำรายงานผลกระทบสองวันหลังจากงาน ซึ่งพิสูจน์เพิ่มเติมว่าการกระทำของอาสาสมัครมีผลกระทบอย่างแท้จริง

บ้านดิจิตอลกลางสำหรับรายละเอียด

เราใช้แพลตฟอร์มของเราเอง ซึ่งก็คือ Volunteer จาก Substable เพื่อใช้ในกระบวนการสมัครและรายละเอียดทั้งหมดของกิจกรรม อาสาสมัครจัดให้มีศูนย์กลางสำหรับอาสาสมัครในการค้นหากิจกรรม ค้นหารายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมเหล่านั้น และพนักงานบางคน เช่น กลุ่มทรัพยากรพนักงาน (ERG) ก็สามารถสร้างกิจกรรมของตนเองได้

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับอาสาสมัครได้ที่นี่ คุณอาจสนใจซีรีส์สาธิตสดรายเดือนของเรา ซึ่งเราจะพาคุณชมผลิตภัณฑ์และเปิดโอกาสให้คุณถามคำถาม

ประเด็นสำคัญ: การทำให้อาสาสมัครเป็นเรื่องง่ายนั้นจำเป็นต้องมีพันธมิตรที่ดี เช่น Give To Get และเทคโนโลยีที่ยอดเยี่ยม เช่น Volunteer จาก Substableable

ความรู้สึกที่ดีตั้งแต่ต้นจนจบ

สิ่งที่อาจเป็นการเพิ่มความตึงเครียดให้กับงานที่มีชื่อเสียงโด่งดังได้กลายมาเป็นประเพณีใหม่ที่ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมมีความรู้สึกอบอุ่นและคลุมเครือ ขอขอบคุณเพื่อนๆ ของเราที่ Give To Get ความรู้สึกเริ่มแรกว่า "เราจะทำยังไงถึงจะดึงสิ่งนี้ออกมาได้" กลายเป็นความคาดหมายอย่างรวดเร็ว และความเปล่งประกายหลังงานก็เกิดขึ้นจริง ทุกวันนี้เรายังรู้สึกอยู่เลย

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Give To Get ได้ที่นี่ พวกเขามีส่วนช่วยเราในการจัดงานนี้ให้มารวมตัวกันในเวลาอันสั้นเช่นนี้
เราเขียนและคิดมากเกี่ยวกับกิจกรรมอาสาสมัครเพื่อการเปลี่ยนแปลง และเรามุ่งมั่นที่จะช่วยให้คุณสร้างกิจกรรมอาสาสมัครขึ้นมาเอง เราสร้างเครื่องมือ CSR ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณขจัดภาระของผู้เข้าร่วม ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำอย่างแท้จริง กำหนดเวลาการสาธิตวันนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม