ประเภทของการประชุมโครงการ | #33 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-09การเริ่มและการปิด การเผชิญหน้าและการเจรจา รายวันและการควบคุม… ต่างกันที่ผู้เข้าร่วม ระยะเวลา และระเบียบวาระการประชุม อย่างไรก็ตาม การประชุมโครงการทั้งหมดมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: ในระหว่างนั้น ผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการจะนำเสนอปัญหาหรือผลลัพธ์ และหารือเกี่ยวกับการดำเนินงานร่วมกัน
ประเภทของการประชุมโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- การวางแผน
- กำลังมองหาวิธีแก้ปัญหา
- การตัดสินใจ
- การควบคุมผลลัพธ์
- สรุปกิจกรรม
- สรุป
การแนะนำ
PMBOK แยกการประชุมได้มากถึง 16 ประเภทซึ่งมีความสำคัญต่อการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ! แต่ละคนมีวัตถุประสงค์เฉพาะและรายชื่อผู้เข้าร่วมที่จำเป็นสำหรับการประชุม เราจะไม่ลงรายการทุกประเภท แต่เราจะเน้นไปที่ประเภทพื้นฐานเหล่านี้และตอบคำถามว่า “ทำไมจึงจัดการประชุม”
การประชุมมักเกี่ยวข้องกับการเสียเวลา แต่โดยการออกแบบแล้ว การประชุมเป็นส่วนสำคัญของโครงการและเป็นเครื่องมือสื่อสารที่จำเป็น ถึงกระนั้น ในกรณีนี้ ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องทราบวัตถุประสงค์และวาระการประชุมตามอุดมคติ คุณจะต้องมีผู้รับผิดชอบเพื่อให้การทำงานราบรื่น วันนี้เรามาดูประเภทของการประชุมที่แบ่งตามวัตถุประสงค์ที่ให้บริการ
การวางแผน
การวางแผนงานสำหรับโครงการคือจุดประสงค์ของการประชุมเริ่มต้นและการประชุมที่เกิดซ้ำ ซึ่งทีมจะหารือเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ
การประชุมเริ่มต้นจะเกิดขึ้นที่จุดเริ่มต้นของโครงการ ระยะของโครงการ หรือการทำซ้ำเฉพาะเจาะจง สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งหมดเข้าร่วมและองค์ประกอบหลักคือ:
- ทำความรู้จักกันและสมาชิกในทีม
- การตั้งความคาดหวัง
- การวางแผน – การจัดทำแผนปฏิบัติการขั้นแรก
จากการประชุมเริ่มต้นที่ดำเนินการอย่างดี ผู้เข้าร่วมทุกคนควรนำแรงจูงใจมาเริ่มโครงการและความเข้าใจที่ชัดเจน:
- วัตถุประสงค์ของโครงการ
- ความคาดหวังที่มีต่อพวกเขา
- ทรัพยากรที่มีอยู่และวิธีการใช้งาน
- การแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในโครงการ
- กรอบเวลาและขอบเขตของโครงการ
- งานที่พวกเขาควรเริ่มต้นด้วย
ในระหว่างการประชุมเริ่มต้นและการประชุมวางแผน การปรับแผนโครงการอย่างค่อยเป็นค่อยไปให้เข้ากับสถานการณ์ของการนำไปปฏิบัติจะเกิดขึ้น ทีมวางแผนงานที่ละเอียดยิ่งขึ้นเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์และวิธีที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ ดังนั้นจึงมีส่วนร่วมในการหาทางออก
กำลังมองหาวิธีแก้ปัญหา
การหาวิธีจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินโครงการคือเป้าหมายของการระดมความคิดยอดนิยมและการประชุมปัญหาเชิงลึก
จุดประสงค์ของการระดมสมองคือการสร้างแนวคิดมากมายและวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาหรือความท้าทาย พวกเขามักจะเกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีมโครงการและบางครั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับเชิญ แม้ว่าพวกเขามักถูกวิจารณ์ว่าชอบพูดเร็ว พูดเยอะ และเสียงดัง แต่พวกเขาเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความคิดมากมายที่สามารถพูดคุยในบรรยากาศที่เงียบกว่าได้
การประชุมเพื่อแก้ปัญหาเป็นความต่อเนื่องตามธรรมชาติของการประชุมระดมความคิด ที่นี่ วิธีแก้ปัญหาจะถูกกล่าวถึงในรายละเอียดมากขึ้น เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและสมดุลมากขึ้น
การตัดสินใจ
มีการประชุมเพื่อตัดสินใจเพื่อหารือเกี่ยวกับตัวเลือกที่มีอยู่และบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับการดำเนินการเฉพาะ หากเกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามวัตถุประสงค์ จะมีเพียงทีมงานโครงการเท่านั้นที่เข้าร่วม ในทางกลับกัน หากการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับประเด็นที่มีนัยยะสำคัญ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักก็เข้าร่วมด้วย
การตัดสินใจที่สำคัญจะทำในการประชุม "สุดยอด" ซึ่งเป็นคณะกรรมการขับเคลื่อน PMBOK ให้คำจำกัดความว่าเป็น "การประชุมที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโสให้ทิศทางและสนับสนุนแก่ทีมงานโครงการ และทำการตัดสินใจนอกเหนืออำนาจหน้าที่ของทีมงานโครงการ"
การควบคุมผลลัพธ์
มีการประชุมเพื่อแบ่งปันและวิเคราะห์ข้อมูลผลงานโครงการเป็นระยะๆ โดยจะเรียกว่า "การประชุมการอัปเดตสถานะ" หรือเรียกง่ายๆ ว่า "การประชุมสถานะ" ช่วยให้สามารถระบุการเปลี่ยนแปลงที่ไม่เอื้ออำนวยในการทำงานของทีมได้อย่างรวดเร็วและตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่
สรุปกิจกรรม
บทสรุปตามวัฏจักรของกิจกรรมจะเกิดขึ้นระหว่างการชุมนุมที่เรียกว่าการหวนกลับ โดยจะจัดขึ้นในตอนท้ายของแต่ละขั้นตอนที่สำคัญของโครงการ เช่น เมื่อถึงเหตุการณ์สำคัญ จุดประสงค์ของพวกเขาคือการสะท้อนกับทีมเกี่ยวกับงานที่ทำและวิธีที่สมาชิกในทีมทำงานร่วมกัน
นอกจากการย้อนอดีตแล้ว PMBOK ยังกล่าวถึงการประชุมประเภทหนึ่งที่น่าสนใจซึ่งมุ่งให้บทเรียนในกิจกรรมที่ผ่านมาเรียกว่า “บทเรียน” ใช้เพื่อสรุปและแบ่งปันบทเรียนที่ได้รับจากทั้งโครงการหรือระยะที่เลือก ผลลัพธ์ควรเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมงานโครงการที่ทำได้โดยการตระหนักรู้ถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ตลอดจนการประยุกต์ใช้แนวปฏิบัติที่ดีอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถจัดการประชุม "บทเรียนที่ได้รับ" เพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ในทีมที่สามารถแก้ไขได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่มักจะอุทิศให้กับความสำเร็จที่ทีมต้องการทำซ้ำ และโซลูชันที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีมาก
สรุป
วัตถุประสงค์หลักของการประชุมโครงการคือ:
- อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร
- การแก้ปัญหา,
- การตัดสินใจ และ
- ติดตามความคืบหน้าของงานโครงการ
กุญแจสู่ประสิทธิภาพคือความโปร่งใส การประชุมโครงการแต่ละครั้งควรมีวัตถุประสงค์ วาระการประชุม และรายชื่อผู้เข้าร่วมที่ชัดเจน และถ้าเป็นไปได้ ควรมีผู้อำนวยความสะดวกที่สามารถช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ