สิ่งที่คุณต้องการรู้เกี่ยวกับการใช้ Excel สำหรับการเริ่มต้นระบบของคุณ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจใหม่ คุณอาจไม่มีความหรูหราในการจ้างนักบัญชีเต็มเวลา แต่นั่นไม่ได้ทำให้คุณไม่ต้องเก็บหนังสือ บันทึกทั้งหมดของคุณจะต้องอยู่ในสภาพดีเมื่อถึงฤดูเก็บภาษี

การใช้โน้ตบุ๊กและปากกาอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของธุรกิจของคุณและพนักงานที่จำกัด นอกจากนี้ ข้อจำกัดทางการเงินอาจเป็นอุปสรรคต่อการซื้อซอฟต์แวร์การบัญชี แต่คุณมีเครื่องมือพร้อมในแพ็คเกจ Microsoft Office และมาในรูปแบบของ Microsoft Excel .

ปัจจุบันมีผู้ใช้ Excel มากกว่า 750 ล้านคน ให้บริการโซลูชั่นสำหรับการจัดการข้อมูล การวิเคราะห์ การบัญชี การสร้างรายงาน ฯลฯ

และนั่นไม่ใช่ส่วนที่ดีที่สุดด้วยซ้ำ Excel มีฟังก์ชันที่ช่วยในการจัดการธุรกิจ แผนกที่ไม่ใช่บัญชี เช่น HR การขาย การตลาด และการดูแลลูกค้าสามารถใช้ Excel ได้เช่นกัน

บทความของเราจะตรวจสอบประเด็นสำคัญที่บริษัทสตาร์ทอัพทุกคนควรรู้เกี่ยวกับ Excel

1. Excel มอบโซลูชันการบัญชีการเงิน

หนึ่งใน ผู้รับผลประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของ Excel คือแผนกบัญชี ทีมงานใช้สเปรดชีตเพื่อสร้างงบประมาณ คาดการณ์ จ่ายเงินเดือน และสรุปผลลัพธ์ทางการเงิน

อันที่จริง Excel มีองค์ประกอบสำคัญของโปรแกรมบัญชี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามรายจ่ายและรายได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนข้อมูลที่จำเป็นลงในแถวภายในสเปรดชีต

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องระมัดระวังในการป้อนข้อมูล ข้อผิดพลาดเช่นแถว/เซลล์ว่างจะทำให้ผลการคำนวณลดลง การแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นทำได้ง่ายถ้าคุณรู้วิธีลบแถวว่างใน Excel ใช้เวลาในการเรียนรู้วิธีล้างข้อมูล

จะใช้เวลานานหากคุณตัดสินใจที่จะลบช่องว่างด้วยตนเอง ทว่า Excel ให้คุณทำได้ในไม่กี่วินาที

ข้อผิดพลาดอื่นๆ ได้แก่ การซ้ำซ้อน การสะกดผิด ข้อความแทนตัวเลข และการเว้นวรรคเกิน สิ่งเหล่านี้จะส่งผลต่อความพยายามในการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนของคุณ

และได้โปรดอย่าปล่อยให้ สเปรดชีตและสูตรของ Excel ทำให้คุณตกใจ ด้วยการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย คุณจะพบว่าใช้งานง่ายและมีประโยชน์มาก

2. คุณสามารถใช้ Excel สำหรับการวิเคราะห์ธุรกิจ

การวิเคราะห์ธุรกิจเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ ใช้ได้กับทั้งสตาร์ทอัพและธุรกิจที่จัดตั้งขึ้น คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเกิดอะไรขึ้นในตลาดถ้าคุณไม่ใช้เวลาศึกษาสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก คุณต้องทำจากหลายแหล่ง รวมทั้งการขาย การตลาด การดูแลลูกค้า หรือ HR ประเภทของข้อมูลรวมถึงการวิเคราะห์แนวโน้มเพื่อวัตถุประสงค์ในการคาดการณ์

ติดตามกำไรและขาดทุนเพื่อดูว่ามีอะไรเข้าหรือออก การวิเคราะห์ทางธุรกิจจะไม่สมบูรณ์หากไม่ได้ดูคู่แข่ง

หลังจากนั้นก็มาถึงการวิเคราะห์ข้อมูล นี่คือกระบวนการแปลงข้อมูลดิบเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ ข้อมูลเชิงลึกที่เกิดจากสิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานของการตัดสินใจใดๆ

คุณสามารถเข้าถึงตาราง Pivot กราฟ และสูตรอื่นๆ ทั้งหมดนี้ช่วยในการจัดการข้อมูล การจัดระเบียบ และการแสดงภาพ อย่างหลังมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดทำรายงาน

เป็นการยากที่จะบริโภคหรือตีความข้อมูลดิบตามที่เป็นอยู่ การนำเสนอผลลัพธ์ในรูปแบบกราฟทำให้ง่ายต่อการแยกแยะข้อมูลทั้งหมด

3. Excel มีบทบาทใน HR เช่นกัน

แผนกทรัพยากรบุคคลอาจไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องการเงินในแต่ละวัน แต่ Excel มีฟังก์ชันมากมายที่เป็นประโยชน์ต่อแผนก การจัดการพนักงาน เช่น ต้องมีการสร้างฐานข้อมูล ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้เวลามากในการค้นหาข้อมูลหากไม่มีวิธีการจัดระเบียบข้อมูล

สเปรดชีต Excel อนุญาตให้ป้อนข้อมูลดังกล่าวลงในเกณฑ์เฉพาะ การค้นหาข้อมูลภายในสเปรดชีตทำได้ง่ายด้วยเครื่องมือกรอง

ในการเริ่มต้นใช้งาน คุณอาจไม่มีความสามารถในการจ้างพนักงานจำนวนมาก แต่คุณยังต้องจัดการสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว ด้วย Excel การติดตามการเข้างาน การจ่ายเงินเดือน หรือการค้นหาข้อมูลพนักงานเป็นเรื่องง่าย

ลงทะเบียนเข้าร่วมการฝึกอบรม Excel เพื่อปลดล็อกศักยภาพทั้งหมดที่อยู่ภายใน ไม่ต้องกังวลกับการใช้เวลาว่างจากธุรกิจมากในการเรียนหลักสูตร คุณมีตัวเลือกออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพเท่ากับห้องเรียนจริง

4. ปรับปรุงการขายและการตลาดด้วย Excel

การจัดการการขายและการตลาดเริ่มต้นของคุณจะง่ายขึ้นด้วย Excel ใช้สเปรดชีตเพื่อจัดระเบียบงบประมาณ การวิเคราะห์ทางการเงิน เป้าหมายการขาย และสินค้าคงคลัง

มาดูตัวอย่าง Pivot Tables กัน ตารางอย่างง่ายเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการสรุปข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลการขาย

คุณยังมีตัวเลือกในการสร้างแดชบอร์ดและรายงานอัตโนมัติอีกด้วย Microsoft Excel นั้นค่อนข้างยืดหยุ่นเช่นกัน หากคุณต้องการรวมเข้ากับแพลตฟอร์มอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเข้าหรือส่งออกข้อมูลไปยังและจากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซของคุณ อาจจำเป็นหากคุณต้องการทำงานกับข้อมูล แต่ไม่มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมบนแพลตฟอร์มของคุณ

ใช้สเปรดชีตเพื่อจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์และสินค้าคงคลัง โปรดเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ

บางหมวดหมู่อาจรวมถึงบาร์โค้ด สต็อกของ SKU และระดับการสั่งซื้อใหม่ การคำนวณระดับสต็อกอัตโนมัติจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อคุณต้องการเติมสินค้า ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลของคุณจะทันสมัยอยู่เสมอ และคุณไม่เคยทำให้ลูกค้าผิดหวังเพราะสินค้าหมด

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้สเปรดชีต Excel ร่วมกับเครื่องสแกนบาร์โค้ด ทำให้ง่ายต่อการติดตามและระบุคำสั่งซื้อและดำเนินการตามคำขอของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ความคิดสุดท้าย

เงินทุนในการดำเนินงานอาจเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่สำหรับสตาร์ทอัพหลายๆ ราย เงินที่มีอยู่จะนำไปใช้เป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ในขั้นต้นอาจไม่มีเงินเพียงพอที่จะจ้างทรัพยากรเต็มเวลา

เจ้าของธุรกิจอาจต้องรับงานส่วนใหญ่ ซึ่งรวมถึงการบัญชี ทรัพยากรบุคคล การขาย การตลาด และการจัดการสต็อก

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถช่วยได้มาก แต่การลงทุนในเทคโนโลยีดังกล่าวอาจไม่สามารถทำได้ในช่วงเริ่มต้น ทว่า โซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบนั้นอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อม Microsoft Excel สามารถจัดการงานจากแผนกใดก็ได้ภายในองค์กร

คำแนะนำที่ดีที่สุดที่เราสามารถให้ได้สำหรับการเริ่มต้นคือการลงทะเบียนในหลักสูตรการฝึกอบรมของ Excel จริงอยู่ คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้ระดับผู้เชี่ยวชาญเพื่อใช้สเปรดชีต Excel แต่มันจะจำกัดคุณให้ใช้งานฟังก์ชันพื้นฐานที่สุด

การฝึกอบรมเป็นวิธีเดียวที่จะค้นพบคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของแพ็คเกจ ด้วยความเข้าใจที่ดี Excel จะไม่น่ากลัวอย่างที่ผู้เริ่มต้นหลายคนเชื่อ

นอกจากนี้ อย่าพลาดบทความของเราเกี่ยวกับทางเลือก Excel ที่ดีที่สุด