คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์เสมือนจริง

ใกล้จะหมดปี 2020 แล้ว (*ถอนหายใจ*)

แม้ว่าจะไม่ได้ใจดีกับเรามากนัก แต่ก็ได้สอนบทเรียนต่างๆ ให้กับธุรกิจมากมาย สิ่งสำคัญที่สุดคืออนาคตที่คาดเดาไม่ได้ และคุณไม่สามารถเตรียมตัวได้เพียงพอ

มองไปข้างหน้าในปี 2564 โลกที่เรารู้จักได้เปลี่ยนไป นำมาซึ่งความท้าทายใหม่ๆ ที่ธุรกิจต้องเตรียมพร้อม ด้วยผลกระทบของ COVID-19 ต่อธุรกิจที่คาดว่าจะยังคงอยู่จนถึงสิ้นปี 2564 เป็นอย่างน้อย ความจำเป็นในการวางแผนเชิงกลยุทธ์จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

อย่างไรก็ตาม ด้วยทีมงานส่วนใหญ่ (ถ้าไม่ใช่ทุกคน) ที่ทำงานจากที่บ้าน ธุรกิจต่างๆ จึงต้องหันไปใช้การวางแผนเชิงกลยุทธ์เสมือนจริง

หากปราศจากความสะดวกของทุกคนในห้องเดียวกันในการประสานงาน การวางแผนเชิงกลยุทธ์จะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพทางออนไลน์หรือไม่ ในโพสต์นี้ เรากำลังแบ่งปันเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพสำหรับการดำเนินการวางแผนเชิงกลยุทธ์จากระยะไกล โดยหวังว่าจะช่วยให้คุณดำเนินการประชุมได้สำเร็จ

การวางแผนกลยุทธ์เสมือนจริง

การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นกระบวนการที่องค์กรกำหนดวิสัยทัศน์สำหรับอนาคตและพัฒนากลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มันเกี่ยวข้องกับ:

• ดำเนินการวิเคราะห์สถานการณ์เพื่อประเมินสภาพแวดล้อมปัจจุบัน
• การสร้างวิสัยทัศน์ในสิ่งที่องค์กรต้องการจะเป็น
• พัฒนาแผนปฏิบัติการและกลยุทธ์เพื่อไปให้ถึงที่นั่น

คู่มือที่ครอบคลุมสำหรับ การ วางแผนเชิงกลยุทธ์ ครอบคลุมกระบวนการทีละขั้นตอน และให้เทคนิคที่มีประโยชน์ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ง่ายขึ้น

แม้ว่าการทำเซสชั่นการวางแผนเชิงกลยุทธ์แบบตัวต่อตัวนั้นยากพอสมควร การทำออนไลน์โดยที่ผู้เข้าร่วมมีตัวเลือกในการปิดกล้องและไมโครโฟน และทำงานอื่นๆ ต่อไปนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทายยิ่งกว่า

มาดูกันว่าคุณจะทำการประชุมวางแผนเชิงกลยุทธ์เสมือนจริงได้อย่างไร โดยที่ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมจริงและมีประสิทธิผลอยู่เสมอ

การวางแผนเซสชั่น

เซสชั่นการวางแผนเชิงกลยุทธ์จำเป็นต้องมีผู้บริหารของบริษัท ซึ่งมักจะมีความรับผิดชอบอื่น ๆ ในแต่ละวันอยู่แล้ว แต่ความสนใจที่แน่วแน่ของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินการเซสชั่นการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผล ดังนั้น เมื่อจัดตารางเวลาเซสชั่นของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมไม่มีภาระหน้าที่อื่นที่พวกเขาควรเข้าร่วมในวันที่เลือก

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร รายงาน และการเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดที่จะใช้ในระหว่างเซสชั่นมีการแชร์กับผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมแล้ว
• กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมเข้าร่วมจากพื้นที่ที่ปราศจากสิ่งรบกวนในบ้านของพวกเขา
• มีวาระสรุปกิจกรรมการประชุม กล่องเวลาแต่ละอันและยึดติดกับเวลาให้มากที่สุด

ช่วยให้ทีมเข้าสู่กรอบความคิดเชิงกลยุทธ์ก่อนการประชุมโดย

• การสร้างพื้นที่ที่เป็นกลางโดยปราศจากลำดับชั้นการรายงานที่ซึ่งการมีส่วนร่วมของทุกคนได้รับการยอมรับอย่างเท่าเทียมกัน
• ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันความคิดเห็นและข้อเสนอแนะอย่างเปิดเผย และปล่อยให้พวกเขาทำเช่นนั้นโดยไม่ขัดจังหวะหรือคัดค้าน

เพิ่มการมีส่วนร่วมผ่านเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอเป็นสื่อกลางที่ดีที่สุดในการสื่อสารแบบตัวต่อตัวในสภาพแวดล้อมทางไกล การเปิดกล้องเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนให้ความสนใจและยังคงมีส่วนร่วม

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype และ Slack เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอและการประชุมที่ใช้กันมากที่สุดซึ่งใช้โดยทีมทางไกล และคุณสามารถใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้ที่นี่เพื่อดำเนินการเซสชันการวางแผนได้เช่นกัน

ใช้พื้นที่ทำงานแบบเห็นภาพเพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์

ไวท์บอร์ดเป็นเครื่องมือสำคัญในเซสชั่นการวางแผนเชิงกลยุทธ์ในสำนักงาน เป็นที่เก็บบันทึก จัดหมวดหมู่ และจัดลำดับความสำคัญของแนวคิดที่แบ่งปัน ช่วยกระตุ้นและติดตามการสนทนา และปรับปรุงเซสชันการวางแผนทั้งหมด

โชคดีที่คุณสามารถใช้ผืนผ้าใบออนไลน์อย่าง Creately เพื่อจำลองประสบการณ์นี้รอบๆ ไวท์บอร์ดในสำนักงานของคุณ แม้ในระหว่างเซสชั่นการวางแผนเชิงกลยุทธ์เสมือนจริง

Creately นำเสนอผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุดพร้อมการเข้าถึงไลบรารีรูปร่างมากกว่า 50 ประเภทของไดอะแกรมและแผนภูมิ พร้อมด้วยความสามารถในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ รวมถึงการประชุมทางวิดีโอในแอป การแก้ไขแบบซิงโครนัส เธรดการสนทนาเกี่ยวกับความคิดเห็น การแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ และการติดตามเมาส์ ด้วยสิ่งนี้ คุณและทีมของคุณสามารถ

• แบ่งปันข้อมูลบนผืนผ้าใบเดียวกัน ขณะพูดคุยกันด้วยวิดีโอแชทในแอพ
• ทำงานร่วมกันในการระดมความคิด วิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญโดยใช้เครื่องมือง่ายๆ เช่น แผนที่ความคิด และแผนภาพความสัมพันธ์
• วางแผนงานที่จะทำควบคู่ไปกับการกำหนดผู้รับผิดชอบและติดตามความคืบหน้า
• ใช้หนึ่งผืนผ้าใบ (หรือหนึ่งโฟลเดอร์ที่มีผืนผ้าใบการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด) เพื่อวางแผนและจัดระเบียบทุกสิ่งที่กล่าวถึงในระหว่างเซสชันการวางแผน
• แบ่งปันผืนผ้าใบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกและรวบรวมความคิดเห็นของพวกเขาในหัวข้อการสนทนาความคิดเห็นที่คุณสามารถแก้ไขได้เมื่อคุณดำเนินการต่อไป
• ส่งออกแผนภูมิข้อมูลและไดอะแกรม (เป็น PNG, SVG, PDF หรือ JPEG) ที่คุณใช้งานในระหว่างเซสชันเพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ แชร์ ฝัง หรือเผยแพร่ได้

นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตตามสถานการณ์ต่างๆ รวมถึงเทมเพลตสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์

การวิเคราะห์ SWOT

ในระหว่างการวิเคราะห์สถานการณ์ คุณสามารถใช้การวิเคราะห์ SWOT เพื่อตรวจสอบจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาสและภัยคุกคาม

แผนปฏิบัติการ

วางแผนและจัดระเบียบขั้นตอนหรืองานที่คุณต้องทำให้เสร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่คุณตั้งไว้ด้วยเทมเพลตแผนปฏิบัติการนี้

แผนภาพความสัมพันธ์

สามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์เพื่อจัดระเบียบข้อมูลที่รวบรวมจากการระดมความคิด การอภิปราย การวิเคราะห์ และการวิจัยระหว่างการวางแผนเชิงกลยุทธ์

ผ้าใบการวางแผนกลยุทธ์

ปรับปรุงกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์เสมือนจริงและการสื่อสารโดยนำการวางแผนทุกด้านมาไว้ในที่เดียว เทมเพลตด้านล่างประกอบด้วยการวิเคราะห์ SWOT โฟลว์กระบวนการ แผนที่กลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ และไทม์ไลน์ทั้งหมดบนผืนผ้าใบเดียวเพื่อให้เข้าถึงและจัดการได้ง่าย ซูมเข้าในพื้นที่เฉพาะเมื่อคุณทำงานกับทีม

เทมเพลต OGSM

OGSM ย่อมาจาก Objectives, Goals, Strategies, and Measures และเป็นรูปแบบการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ใช้ในการเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของบริษัทให้เป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจและการตลาดที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้งานกับแหล่งข้อมูลของเราที่นี่

OKR

คุณสามารถใช้เทมเพลตวัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลักนี้เพื่อทำงานร่วมกันในการตั้งและจัดการเป้าหมายกับทีมของคุณในระหว่างการวางแผนเชิงกลยุทธ์

ทำชุดของช่วงการวางแผนที่สั้นลง

แทนที่จะใช้เซสชันการวางแผนตลอดวันที่อาจจะทำให้ผู้เข้าร่วมหมดพลัง ให้วางแผนสำหรับเซสชันที่สั้นกว่านี้หลายๆ ช่วงในช่วง 3-5 สัปดาห์

สำหรับช่วงการวางแผนที่ยาวขึ้น ให้หยุดพักบ่อยและนานขึ้นเป็นเวลา 20-30 นาที เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถจัดการสภาพแวดล้อมในบ้านของตนเองและดูแลปัญหาที่อาจเกิดขึ้น (เช่น การให้อาหารสัตว์เลี้ยง) และฟื้นฟูตัวเองเป็นครั้งคราว

ให้ผู้เข้าร่วมทำการบ้านก่อนการประชุม

ให้ผู้เข้าอบรมทบทวนและวิเคราะห์รายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง และจดคำถาม ข้อสังเกต และข้อเสนอแนะก่อนแต่ละช่วง ซึ่งจะช่วยอุทิศเวลาให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้นสำหรับการวางแผน การตัดสินใจ และการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในระหว่างการประชุม

จัดเก็บเอกสารทั้งหมดให้เป็นระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย

รายงาน การนำเสนอ เอกสาร สเปรดชีต และสินทรัพย์ทางการตลาดจำนวนมากได้รับการแลกเปลี่ยนและอ้างอิงระหว่างการวางแผนเชิงกลยุทธ์ และบ่อยครั้งที่สิ่งเหล่านี้กระจัดกระจายไปตามแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ต่างๆ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานจากระยะไกล ซึ่งการขอรายงานข้อมูลอย่างง่ายอาจกลายเป็นการแชทแบบ Slack ที่ยืดเยื้อ หรือแม้กระทั่งแฮงเอาท์วิดีโอที่น่ากลัว สิ่งสำคัญคือต้องรักษาตำแหน่งศูนย์กลางเพื่อจัดเก็บและจัดการไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะหาอะไรได้จากที่ไหน พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องถามคนอื่น

ใช้ระบบการจัดการเอกสารและไฟล์ เช่น Google Drive หรือ OneDrive เพื่อทำให้การทำงานร่วมกันบนเอกสารที่แชร์ง่ายขึ้น

คุณคิดอย่างไรกับการวางแผนกลยุทธ์เสมือนจริง

แผนกลยุทธ์ที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจใดๆ ที่จะเติบโตและเติบโตในตลาดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาที่พวกเขากำลังแข่งขันอยู่ ด้วยความท้าทายชุดใหม่ที่เกิดจากโควิด-19 การวางกลยุทธ์สำหรับอนาคตจึงมีความสำคัญยิ่งขึ้นไปอีก

ณ ตอนนี้ ยังไม่ชัดเจนว่าเมื่อใดที่เราจะสามารถดำเนินการวางแผนทางกายภาพได้ในอนาคต อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะทำแบบออนไลน์ โดยคั่นด้วยหน้าจอ ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาที่แตกต่างกัน แต่การวางแผนเชิงกลยุทธ์เสมือนเป็นวิธีเดียวที่ใช้งานได้จริงสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลในการดำเนินการนี้ในตอนนี้ จากประเด็นข้างต้น เราหวังว่าคุณจะสามารถปรับปรุงกระบวนการวางแผนกลยุทธ์เสมือนจริงได้สำเร็จ

มีเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนกลยุทธ์เสมือนจริงหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง