จดหมายธุรกิจคืออะไร: ประเภท เคล็ดลับ และรูปแบบ

จดหมายธุรกิจมีความสำคัญต่อการสื่อสารอย่างมืออาชีพ โดยมีบทบาทสำคัญในภาพรวมขององค์กร เอกสารที่เป็นทางการเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นวิธีการที่มีโครงสร้างในการถ่ายทอดข้อมูล คำร้องขอ หรือข้อเสนอระหว่างบุคคล องค์กร หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

จดหมายธุรกิจประกอบด้วยมาตรฐานความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และมารยาท ทำให้เป็นเครื่องมือพื้นฐานสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนจดหมายธุรกิจ ประเภทของจดหมาย และวิธีสร้างจดหมายเพื่อการสื่อสารอย่างมืออาชีพ

จดหมายธุรกิจคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญ

จดหมายธุรกิจคือจดหมายอย่างเป็นทางการประเภทหนึ่งที่บริษัทต่างๆ ใช้เพื่อโต้ตอบอย่างมืออาชีพกับลูกค้า พนักงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือบุคคลอื่นใด จดหมายธุรกิจสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น การโปรโมตผลิตภัณฑ์ของคุณ การส่งคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม คำเชิญให้ร่วมงานกับบริษัท บันทึกวันขอบคุณพระเจ้า ฯลฯ

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจอยู่ที่ว่าเป็นวิธีการแบ่งปันข้อมูลอย่างเป็นทางการซึ่งรักษาความสัมพันธ์ทางวิชาชีพกับลูกค้าและองค์กรต่างๆ นอกจากนี้ยังมีการแบ่งปันในรูปแบบลายลักษณ์อักษรซึ่งสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตสำหรับข้อมูลที่แบ่งปันอย่างมืออาชีพ

ประเภทของจดหมายในการสื่อสารทางธุรกิจ

มีจดหมายธุรกิจหลายประเภทที่คุณสามารถใช้เพื่อสื่อสารอย่างมืออาชีพ จดหมายที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่ จดหมายต้อนรับบันทึกข้อตกลงของสำนักงาน, จดหมายร้องขอ, จดหมายประกาศ, จดหมายเลิกจ้าง ฯลฯ ต่อไปนี้เป็นจดหมายธุรกิจที่สำคัญอื่น ๆ ที่แจกแจงโดยละเอียด:

• จดหมายสมัครงาน: เป็นจดหมายธุรกิจที่ผู้สมัครส่งมาพร้อมกับเรซูเม่เมื่อสมัครงาน ช่วยให้ผู้สมัครมีประสบการณ์วิชาชีพ คุณสมบัติ และสื่อสารว่าทำไมพวกเขาถึงสนใจงานที่สมัคร
• จดหมายแนะนำ: จดหมายแนะนำตัวจัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญอีกคนเพื่อยืนยันจรรยาบรรณในการทำงาน คุณสมบัติ และความเชี่ยวชาญของตน
• คำเชิญทางธุรกิจ: จดหมายเหล่านี้เป็นวิธีอย่างเป็นทางการในการติดต่อบุคคลหรือบริษัทเพื่อเชิญพวกเขาเข้าร่วมกิจกรรม จดหมายควรเขียนในลักษณะที่สร้างความตื่นเต้นและความคาดหวังในหมู่ผู้ได้รับเชิญ
• จดหมายร้องเรียน: จดหมายธุรกิจประเภทนี้ใช้เพื่อแจ้งข้อกังวลและความคับข้องใจที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ใช้เพื่อแก้ไขปัญหาและหาแนวทางแก้ไข
• จดหมายสั่งซื้อ: จดหมายสั่งซื้อเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการที่อนุมัติการขายและการซื้อสินค้าและบริการและระบุข้อกำหนด เหล่านี้เป็นเอกสารทางกฎหมายที่บันทึกธุรกรรมระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
• จดหมายลาออก: พนักงานใช้จดหมายประเภทนี้เพื่อแจ้งให้นายจ้างทราบเกี่ยวกับการลาออกและเหตุผลที่อยู่เบื้องหลัง จดหมายลาออกประกอบด้วยใบลาออก เหตุผลในการลาออก วันทำการสุดท้าย และบันทึกขอบคุณ
• จดหมายเสนอ: จดหมายเสนอจะมอบให้กับผู้สมัครเมื่อเขาได้รับเลือกให้ดำรงตำแหน่งที่เปิดรับ จดหมายระบุแพ็คเกจเงินเดือน ตำแหน่ง แผนกที่โพสต์ มอบผลประโยชน์ทั้งหมดที่เขาจะได้รับในกรณีที่เขาเข้าร่วมบริษัท
• จดหมายการขาย: จดหมายการขายในการสื่อสารทางธุรกิจใช้เพื่อแนะนำผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าของคุณ ทีมขายมักใช้จดหมายเหล่านี้เพื่อติดต่อผู้ซื้อที่มีศักยภาพหรือโปรโมตผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าที่มีอยู่

รูปแบบจดหมายธุรกิจและวิธีการเขียน

การใช้รูปแบบที่ชัดเจนถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับรูปลักษณ์และความสามารถในการอ่านจดหมายธุรกิจ หากคุณกำลังวางแผนที่จะเขียนจดหมายสื่อสารทางธุรกิจ รูปแบบจดหมายสื่อสารทางธุรกิจเหล่านี้จะช่วยคุณในการสร้างเอกสารที่มีประสิทธิภาพ:

• การเปิดจดหมาย: การเปิดจดหมายจะประกอบด้วยที่อยู่อีเมลของคุณ วันที่กรอก ชื่อผู้รับ บริษัท และที่อยู่ ข้ามหนึ่งบรรทัดระหว่างที่อยู่ ข้อมูลผู้รับ และวันที่ คุณจำเป็นต้องเพิ่มที่อยู่ของคุณหากคุณใช้หัวจดหมายที่มีอยู่
• คำทักทาย: กล่าวถึงผู้รับของคุณโดยใช้คำว่า “เรียน พร้อมด้วยคำนำหน้าชื่อและนามสกุลของพวกเขาว่า “เรียนคุณเกรนเจอร์” ในกรณีที่คุณไม่ทราบเพศ ให้ระบุชื่อเต็มของพวกเขา เช่น “Dear Taylor Dean” อย่าลืมเพิ่มเครื่องหมายทวิภาคเมื่อคำทักทายสิ้นสุดลง
• เนื้อความ: เริ่มย่อหน้าแรกด้วยการกล่าวถึงตัวเองและจุดประสงค์ของจดหมาย ย่อหน้าถัดไปควรเน้นรายละเอียดของประเด็นหลัก ย่อหน้าสุดท้ายควรเน้นย้ำวัตถุประสงค์ของจดหมายและควรระบุคำกระตุ้นการตัดสินใจที่จำเป็น
• การลงท้าย: จดหมายของคุณควรลงท้ายด้วยคำลงท้ายอย่างเป็นทางการ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” หากเป็นจดหมายที่ไม่เป็นทางการ คุณสามารถใช้คำลงท้าย เช่น “Cordially” หรือ “Best Regially” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มลูกน้ำที่ส่วนท้ายของมัน
• ลายเซ็นต์: หลังจากปิดแล้ว ให้ข้ามสี่บรรทัดและเพิ่มชื่อของคุณ จากนั้น ข้ามอีกหนึ่งบรรทัดและเพิ่มตำแหน่งงานและชื่อองค์กรของคุณ กรณีส่งฉบับพิมพ์ให้เซ็นชื่อในช่องว่างด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
• สิ่งที่ส่งมาด้วย: คุณจะต้องแนบเอกสารและแสดงรายการไว้ที่นี่อย่างถูกต้อง

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจ

ในขณะที่เขียนจดหมายสื่อสารทางธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดให้ถูกต้องก่อนที่จะส่ง นอกจากนี้ พยายามเขียนจดหมายให้ถูกต้องและครบถ้วนในหน้าเดียว ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเขียนจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ:

• เขียนจดหมายให้สั้นและเรียบง่าย และหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทางเทคนิค
• ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษร เช่น เป็นทางการ ไม่เป็นทางการ กล้าแสดงออก หรือมีอารมณ์ขัน
• ตรวจสอบตัวอักษรสองสามครั้งเพื่อดูว่ามีการสะกดและไวยากรณ์ผิดพลาดหรือไม่
• วางแผนจดหมายของคุณอย่างรอบคอบโดยจดประเด็นสำคัญทั้งหมดที่จะกล่าวถึงในจดหมาย
• พิสูจน์อักษรเนื้อหาของจดหมายและลบคำและวลีที่ไม่จำเป็นออก
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่เลือกปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับเพศ เชื้อชาติ หรือศาสนา

เทมเพลตจดหมายธุรกิจ

ต่อไปนี้คือเทมเพลตจดหมายธุรกิจทั่วไปบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างจดหมายสื่อสารทางธุรกิจที่ดูเป็นมืออาชีพ

1. เทมเพลตจดหมายการขาย

จดหมายขายใช้เพื่อโน้มน้าวผู้อ่านให้ดำเนินการบางอย่าง เช่น ซื้อสินค้าหรือบริการ จดหมายขายที่เขียนอย่างดีสามารถเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจในการเพิ่มยอดขายและจัดการความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

2. เทมเพลตจดหมายเสนอ

จดหมายตอบรับก็เหมือนกับเอกสารทางการที่ประกอบด้วยเงื่อนไขการจ้างงาน โดยทำหน้าที่เป็นข้อตกลงระหว่างลูกจ้างและนายจ้างโดยมีรายละเอียดต่างๆ เช่น เงินเดือน สวัสดิการ และรายละเอียดอื่นๆ ของงาน

3. เทมเพลตจดหมายแนะนำ

จดหมายแนะนำเป็นเอกสารที่เขียนโดยบุคคลที่สามารถยืนยันทักษะ คุณสมบัติ และคุณลักษณะของบุคคลได้ จดหมายนี้ใช้เพื่อสนับสนุนทุนการศึกษา งาน และโปรแกรมการศึกษาเป็นหลัก

4. จดหมายบอกเลิกสัญญา

จดหมายเลิกจ้างหรือจดหมายเลิกจ้างหรือหนังสือแจ้งการเลิกจ้างเป็นเอกสารที่กล่าวถึงการสิ้นสุดการจ้างงานหรือความร่วมมือทางธุรกิจอื่น ๆ ระหว่างทั้งสองฝ่าย ตัวอย่างเช่น นายจ้างสามารถให้จดหมายเลิกจ้างแก่ลูกจ้างโดยระบุว่าเขา/เธอถูกเลิกจ้างแล้ว

5. เทมเพลตจดหมายร้องเรียน

จดหมายร้องเรียนคือการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่แจ้งข้อกังวลใดๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือการร้องทุกข์อื่นๆ วัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือการแสวงหาแนวทางแก้ไขปัญหาใดๆ

6. จดหมายสมัครงาน

จดหมายสมัครงานหรือ CV เป็นจดหมายหนึ่งหน้า (คำ 250-350) ที่คุณแนบไปกับเรซูเม่ของคุณขณะสมัครงาน เอกสารโน้มน้าวใจนี้จะอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเหมาะสมกับตำแหน่งหรืองานนั้น

7. เทมเพลตจดหมายขอบคุณ

ตามชื่อ จดหมายขอบคุณเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่แสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือหรือการกระทำของใครบางคน คุณสามารถส่งจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ การประชุม หรือหลังจากได้รับของขวัญหรือการแสดงน้ำใจอื่นใด

8. คำเชิญทางธุรกิจ

การเชิญทางธุรกิจหรือจดหมายเชิญทางธุรกิจเป็นวิธีที่เป็นทางการในการเชิญบุคคล กลุ่ม บริษัท หรือบุคคลใด ๆ ให้เข้าร่วมการประชุมหรืองานกิจกรรม

ซอฟต์แวร์ยอดนิยมสำหรับการเขียนจดหมายสื่อสารทางธุรกิจ

มีซอฟต์แวร์หลายประเภทที่มีเครื่องมือและเทมเพลตที่หลากหลายสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจที่ดูเป็นมืออาชีพ เทมเพลตที่มาจากเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สร้างจดหมายธุรกิจได้อย่างรวดเร็วได้ง่ายขึ้น นี่คือบางส่วนที่แนะนำ:

• ไมโครซอฟต์ เวิร์ด
• Google Docs
• นักเขียน LibreOffice
• แอปเปิลเพจ
• นักเขียน OpenOffice

บทสรุป

คำถามที่พบบ่อย