เครื่องมือ Office Automation คืออะไร และเครื่องมือ Office Automation 7 ประเภท

เครื่องมือระบบอัตโนมัติในสำนักงานกลายเป็นทรัพย์สินอันทรงคุณค่าสำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเวิร์กโฟลว์ เครื่องมือเหล่านี้นำเสนอซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีที่หลากหลายซึ่งออกแบบมาเพื่อทำงานที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ ปรับปรุงการสื่อสาร ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยในการตัดสินใจได้ดีขึ้นภายในสำนักงาน

ตั้งแต่การทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นไปจนถึงการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เครื่องมือเหล่านี้ได้ปฏิวัติสถานที่ทำงานสมัยใหม่ แต่จริงๆ แล้วเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร และเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไร ในบทความนี้ เราจะพูดถึงระบบอัตโนมัติในสำนักงาน และดูเครื่องมือสำคัญที่ปรับเปลี่ยนงานในสำนักงาน

มาเริ่มกันเลย!

ออฟฟิศอัตโนมัติคืออะไร?

ระบบอัตโนมัติในสำนักงานหมายถึงกระบวนการรวบรวม วิเคราะห์ จัดการ และจัดเก็บข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีแทนที่จะอาศัยมนุษย์

เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น เรามาดูตัวอย่างระบบสำนักงานอัตโนมัติกัน สมมติว่าคุณทำงานในเอเจนซี่การตลาด คุณได้รับมอบหมายให้ส่งข้อเสนอ สร้างรายงาน และกำหนดเวลาการประชุมกับลูกค้า ต่อไปนี้คือวิธีที่ระบบอัตโนมัติในสำนักงานสามารถปรับปรุงงานของคุณ

• วิธีการด้วยตนเอง: คุณต้องกรอกรายละเอียดลูกค้าและโครงการในแต่ละข้อเสนอด้วยตนเอง จัดทำเอกสาร จากนั้นส่งอีเมล ซึ่งอาจทำให้คุณเสียเวลามากและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดเช่นกัน
• วิธีอัตโนมัติ: ลองจินตนาการว่าคุณใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในสำนักงาน และซอฟต์แวร์นี้จะช่วยคุณสร้างเทมเพลตที่มีแบรนด์ของเอเจนซี่ของคุณและข้อมูลการกรอกล่วงหน้า เช่น รายละเอียดการติดต่อ เมื่อมีลูกค้าใหม่เข้ามา คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เกี่ยวข้อง เพิ่มข้อมูลเฉพาะ และส่งอีเมลได้ ซอฟต์แวร์จะสร้างข้อเสนอส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติภายในไม่กี่วินาทีและส่งมอบทันที

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในสำนักงาน

เมื่อคุณใช้เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ คุณสามารถประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และแม้กระทั่งปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า นี่คือสาเหตุบางประการที่คุณควรใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในสำนักงาน:

• การเติบโตของพนักงาน: เป็นความลับที่งานที่มีมูลค่าสูงจะส่งเสริมทักษะที่ดีขึ้นและมีส่วนทำให้พนักงานเติบโต เมื่อพนักงานมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญอื่นๆ แทนที่จะทำงานซ้ำๆ พวกเขาจะมีเวลาทำงานให้กับงานที่มีคุณค่าและคุ้มค่ามากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์จุดแข็งของตนเองและช่วยให้พวกเขาเติบโตในอาชีพการงานได้
• การสื่อสารที่ง่ายดาย: เครื่องมืออัตโนมัติมักมาพร้อมกับคุณสมบัติที่อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัติต่างๆ เช่น การเข้าถึงไฟล์ร่วมกัน การอัพเดตแบบเรียลไทม์ และเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกัน ช่วยให้การสื่อสารและการทำงานเป็นทีมดีขึ้น
• การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ: ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการป้อนข้อมูล การดึงข้อมูล และการวิเคราะห์ข้อมูล การจัดเก็บและการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ช่วยให้องค์กรและการเข้าถึงข้อมูลดีขึ้น
• ความสามารถในการปรับขนาด: ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติมักจะปรับขนาดได้ ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงปริมาณงานและข้อกำหนดทางธุรกิจ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น เครื่องมืออัตโนมัติสามารถปรับและขยายตามปริมาณงานที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือ Office Automation 7 ประเภท

เครื่องมืออัตโนมัติในสำนักงานช่วยสำนักงานได้หลายวิธี เช่น การจัดการโครงการ การเตรียมความพร้อมของพนักงาน การจัดการทางการเงิน การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน การรักษาความปลอดภัย และอื่นๆ อีกมากมาย ด้านล่างนี้เป็นประเภทที่ควรพิจารณา

1. การจัดการงานและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์การจัดการงานและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ทีมติดตามการมอบหมายหรืองานของตนได้ ระบบสำนักงานอัตโนมัติเหล่านี้สามารถช่วยเหลือคุณในการมอบหมายงาน ติดตาม และดำเนินการให้เสร็จสิ้น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานโดยรวม

มักมาพร้อมกับบอร์ดคัมบังซึ่งประกอบด้วย " สิ่งที่ต้องทำ " " อยู่ระหว่างดำเนินการ " และ " เสร็จสมบูรณ์ " คุณสามารถย้ายงานตามสถานะได้

ซอฟต์แวร์การจัดการงานและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ดีที่สุดบางส่วน ได้แก่:

• คลิกขึ้น
• คิสโฟลว์
• อาสนะ
• เทรลโล
• ซาเปียร์

2. การดูแลพนักงานและบัญชีเงินเดือน

ซอฟต์แวร์การเตรียมความพร้อมพนักงานและระบบบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการจ้างพนักงานใหม่ในองค์กร ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการจัดการงานต่างๆ เช่น งานเอกสาร การฝึกอบรม การปฐมนิเทศ เงินเดือน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพื่อการเปลี่ยนผ่านของพนักงานใหม่ได้อย่างราบรื่น

เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่ดีที่สุดบางส่วนสำหรับการเริ่มต้นพนักงานและการจัดการเงินเดือน ได้แก่:

• แบมบูเอชอาร์
• ผู้คนโซโห
• GreytHR
• เคก้า เอชอาร์
• พ็อกเก็ต HRMS

3. เครื่องมือการเงินและงบประมาณ Office Automation

สำนักงานทุกแห่งมีทีมงานการเงินและงบประมาณที่ควบคุมเงินสดเข้าหรือออก เครื่องมืออัตโนมัติด้านการเงินและการจัดทำงบประมาณช่วยในการจัดการงานทางการเงิน เช่น การติดตามค่าใช้จ่าย การออกใบแจ้งหนี้ และการจัดสรรงบประมาณ ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง และปรับปรุงการมองเห็นทางการเงิน

เครื่องมืออัตโนมัติที่ดีที่สุดในการจัดการการเงินและการจัดทำงบประมาณ ได้แก่:

• ซีโร
• ควิกบุ๊คส์
• FreshBooks
• เฟล็กคิวบ์

4. ระบบรักษาความปลอดภัยอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติด้านความปลอดภัยหมายถึงการใช้เทคโนโลยีที่ทำงานโดยลดความช่วยเหลือของมนุษย์เพื่อรวมกระบวนการรักษาความปลอดภัย แอปพลิเคชัน และโครงสร้างพื้นฐาน

เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติเหล่านี้ทำให้โปรโตคอลความปลอดภัยเป็นอัตโนมัติ เช่น การตรวจจับภัยคุกคาม การควบคุมการเข้าถึง และการตอบสนองต่อเหตุการณ์ เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรับรองสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย

รายการซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยอัตโนมัติที่ดีที่สุด:

• สปลั๊งค์
• สปรินโต
• ลอจิกฮับ
• ล็อกพอยต์

5. การสื่อสาร

เครื่องมือสื่อสารอัตโนมัติเป็นโปรแกรมที่ช่วยให้สำนักงานปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กร รวมถึงระบบอีเมลอัตโนมัติ แชทบอท และผู้ช่วยเสมือนซึ่งปรับปรุงกระบวนการสื่อสารภายในและภายนอก

เครื่องมืออัตโนมัติในสำนักงานชั้นนำสำหรับการสื่อสาร ได้แก่:

• เซนเดสก์
• ผู้ส่ง
• แลนด์บอท
• ออมนิเซนด์
• Salesforce Pardot

6. การวิเคราะห์และการรายงาน

เครื่องมืออัตโนมัติประเภทนี้ทำให้การรวบรวม การวิเคราะห์ และการรายงานข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกในด้านต่างๆ ของธุรกิจเพื่อการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล

เครื่องมืออัตโนมัติด้านการวิเคราะห์และการรายงานยอดนิยม:

• Google Analytics
• ฮับสปอต มาร์เก็ตติ้ง
• โซโห การวิเคราะห์
• อะโดบี อนาลิติกส์
• SEMrush
• QlikView

7. การจัดการลูกค้าสัมพันธ์

การจัดการลูกค้าสัมพันธ์หรือระบบ CRM อัตโนมัติหมายถึงชุดเครื่องมือที่ช่วยให้สำนักงานปรับปรุงการตลาด การขาย และการบริการลูกค้า เครื่องมืออัตโนมัติ CRM ยังช่วยให้ทีมติดตามและจัดการการมีส่วนร่วมกับลูกค้า

เครื่องมืออัตโนมัติ CRM ยอดนิยม:

• HubSpot CRM
• โซโห CRM
• LeadSquared
• เฟรชเวิร์ค 360
• CRM ของเซลส์ฟอร์ซ

อะไรคือความท้าทายของเครื่องมือ Office Automation?

แม้ว่าซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในสำนักงานจะมีประโยชน์หลายประการ แต่ก็มีความท้าทายหลายประการที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน สำนักงานจัดการกับความท้าทายต่างๆ เช่น การฝึกอบรมพนักงาน ต้นทุนเริ่มต้นและการบำรุงรักษาที่สูง การพึ่งพาทางเทคนิค และอื่นๆ

• ต้นทุนการลงทุนเริ่มแรกสูง
• ทีมของคุณอาจพึ่งพากระบวนการอัตโนมัติมากเกินไปได้
• การผสานรวมเครื่องมือและซอฟต์แวร์ต่างๆ อาจยุ่งยากและใช้เวลานาน

บทสรุป

ท้ายที่สุดแล้ว เครื่องมือระบบอัตโนมัติในสำนักงานเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพงานและขั้นตอนการทำงานต่างๆ

ด้วยการใช้เครื่องมือเหล่านี้ องค์กรสามารถลดต้นทุนการดำเนินงาน ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้ในที่สุด ด้วยซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในสำนักงาน ทีมสามารถทำงานได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น

คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือและการใช้งาน Office Automation