ตัวชี้วัด KPI การจัดการโครงการที่สำคัญคืออะไร

ในภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่มีพลวัตในปัจจุบัน การจัดการโครงการที่มีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร การทำความเข้าใจและการใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เป็นส่วนสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ

ตั้งแต่การวัดความคืบหน้าไปจนถึงการระบุจุดที่ต้องปรับปรุง ตัวชี้วัด KPI มีบทบาทสำคัญ บทความนี้พูดถึงความสำคัญของตัวชี้วัด KPI การจัดการโครงการที่สำคัญ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการและขับเคลื่อนความสำเร็จโดยรวม

กล่าวง่ายๆ ก็คือ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) สำหรับการจัดการโครงการเป็นตัวชี้วัดเชิงปริมาณที่ใช้ในการประเมินผลการดำเนินงานและความคืบหน้าของโครงการในด้านต่างๆ ช่วยในการวัดความสำเร็จและรวมตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกำหนดเวลา การจัดการงบประมาณ คุณภาพ ความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดการความเสี่ยง การใช้ทรัพยากร และอื่นๆ

KPI การจัดการโครงการทั่วไป ได้แก่ Schedule Variance , Cost Performance Index , Customer Satisfaction Score และ Resource Utilization และอื่นๆ อีกมากมาย KPI ในโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียวัดความสำเร็จและประสิทธิภาพของโครงการ ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง และตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักโครงการ (KPI) คืออะไร?

KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicators ในการจัดการโครงการ นี่หมายถึงตัวชี้วัดเฉพาะที่ใช้ในการวัดหรือวัดประสิทธิผลของการปฏิบัติงานของทีมในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

โดยทั่วไป KPI เหล่านี้จะถูกกำหนดไว้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ และสอดคล้องกับวิสัยทัศน์โครงการโดยรวมขององค์กร เพื่อส่งเสริมการทำงานเป็นทีมข้ามแผนก

แม้ว่าแต่ละทีมจะมีชุดความรับผิดชอบของตนเอง แต่ทุกคนต่างก็มีส่วนร่วมใน KPI ของตนเอง การทำความเข้าใจบทบาทของ KPI ในการจัดการโครงการสามารถอำนวยความสะดวกในการพัฒนาการทำงานร่วมกันของทีมและเป็นกรอบในการติดตามความสำเร็จโดยรวมของโครงการขององค์กร

โดยทั่วไป KPI จะแบ่งออกเป็น 4 ประเภท:

• ความทันเวลา: เป็นการประเมินว่าโครงการจะแล้วเสร็จภายในกรอบเวลาที่วางแผนไว้หรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้น การติดตามว่าส่วนใดเบี่ยงเบนไปจากกำหนดการและดำเนินการเพื่อกำหนดวันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จใหม่เป็นสิ่งสำคัญ
• งบประมาณ: หมวดหมู่นี้มุ่งเน้นไปที่การติดตามว่าโครงการอยู่ภายในงบประมาณที่จัดสรร เกินงบประมาณ หรือจับคู่ตามข้อจำกัดด้านงบประมาณที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือไม่
• คุณภาพ: ในที่นี้ การประเมินมุ่งเน้นไปที่ว่าโครงการมีความคืบหน้าตามที่คาดไว้หรือไม่ รักษามาตรฐานคุณภาพระดับสูง และตอบสนองความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
• ประสิทธิผล: หมวดหมู่นี้เกี่ยวข้องกับการประเมินว่าโครงการได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ โดยทำให้แน่ใจว่าทั้งเวลาและทรัพยากรทางการเงินถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการทำความเข้าใจและการใช้ KPI เหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมผู้บริหารโครงการจึงสามารถปรับปรุงแนวทางและรับประกันการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

จะสร้างและใช้ KPI ของโครงการอย่างมีประสิทธิผลได้อย่างไร

การสร้างและการใช้ KPI การจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิผลเกี่ยวข้องกับแนวทางที่เป็นระบบเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผลตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการสร้างและใช้ KPI ของโครงการอย่างมีประสิทธิผล:

• กำหนด KPI ของคุณอย่างชัดเจน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่า KPI ของคุณมีความชาญฉลาด: เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีกำหนดเวลา ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของรัฐบาลท้องถิ่นในการจัดหาทางเลือกที่อยู่อาศัยที่มีคุณภาพที่หลากหลายสามารถวัดได้โดยการเพิ่มจำนวนยูนิตที่อยู่อาศัยราคาไม่แพง โดยมีเป้าหมายในการฟื้นฟูโครงสร้างที่มีอยู่ 1,000 หลังต่อปีเพื่อตอบสนองความต้องการของสาธารณะ
• เลือกมาตรการของคุณอย่างตั้งใจ: องค์กรจำนวนมากติดตามมาตรการต่างๆ โดยไม่คำนึงถึงความเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า สิ่งสำคัญคือต้องมุ่งเน้นไปที่มาตรการสำคัญบางประการที่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณโดยตรง หาก KPI หนึ่งๆ ไม่สามารถจัดได้ว่ามีความสำคัญ ก็ควรพิจารณาใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงความพยายามในการรายงานที่ไม่จำเป็นและข้อมูลที่มากเกินไป
• ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับ KPI ของคุณเสมอ: การกำหนดเป้าหมายให้กับ KPI แต่ละรายการจะเป็นพื้นฐานสำหรับการวัดและประเมินผล ข้อมูลในอดีตหรือการวิจัยอุตสาหกรรมสามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมาย แม้กระทั่งสำหรับโครงการริเริ่มใหม่ๆ
• รู้ว่าเมื่อใดควรละทิ้ง KPI: หาก KPI ไม่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจหรือมีส่วนสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กร ก็อาจไม่คุ้มค่ากับความพยายามในการติดตาม จำเป็นต้องประเมินคุณค่าที่ได้รับจาก KPI แต่ละรายการเป็นระยะๆ และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่ามีความเกี่ยวข้องและประสิทธิผล

ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะสามารถสร้างและใช้ KPI ของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงาน วัดความสำเร็จ และบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

15 ตัวชี้วัด KPI การจัดการโครงการที่สำคัญสำหรับผู้จัดการที่ต้องพิจารณา

• มูลค่าที่วางแผนไว้
• ต้นทุนที่แท้จริง
• มูลค่าที่ได้รับ
• ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)
• ความแปรปรวนของต้นทุน
• ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI)
• ต้นทุนของกระบวนการจัดการ
• ชั่วโมงการทำงานที่วางแผนไว้เทียบกับสถานการณ์จริง
• งานโครงการที่ค้างชำระ/ข้ามกำหนดเวลา
• กำหนดการผลต่าง
• เหตุการณ์สำคัญที่พลาดไป
• กำหนดการดัชนีประสิทธิภาพ
• เปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์
• การใช้ทรัพยากร
• เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่แล้วเสร็จตรงเวลา

ต่อไปนี้คือตัวชี้วัด KPI ของการจัดการโครงการที่ดีที่สุดหรือตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพของโครงการที่ช่วยผู้จัดการโครงการในการติดตาม KPI และการเรียนรู้ที่สำคัญจากโครงการ ซึ่งรวมถึง:

1. มูลค่าตามแผน: KPI ของโครงการมูลค่าตามแผน (PV) หรือต้นทุนตามงบประมาณของงานที่กำหนดเวลาไว้ (BCWS) แสดงถึงต้นทุนโดยประมาณของกิจกรรมโครงการตามกำหนดการ ณ วันที่รายงาน ด้วยการเปรียบเทียบมูลค่าตามแผนกับ KPI ของโครงการอื่นๆ คุณสามารถวิเคราะห์ได้ว่าโครงการเกิดก่อนกำหนดหรือเกินงบประมาณหรือไม่

PV สามารถหาได้โดยใช้สูตรตามเวลาที่กำหนดของโครงการและเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของงบประมาณ ตัวอย่างเช่น ในโครงการหนึ่งปีที่มีงบประมาณตามแผน 10,000 USD มูลค่าตามแผนหลังจาก 9 เดือน หากเป็นไปตามกำหนดเวลาจะเป็น 2,500 USD (25% ของงบประมาณทั้งหมด) ต้นทุนจริงใดๆ ที่เกินจำนวนนี้บ่งชี้ว่าต้นทุนจริงสูงกว่ามูลค่าที่วางแผนไว้

2. ต้นทุนจริง: KPI ของโครงการต้นทุนจริง (AC) หรือที่เรียกว่า ต้นทุนจริงของงานที่ทำ (ACWP) บ่งบอกถึงค่าใช้จ่ายรวมของโครงการจนถึงปัจจุบัน ไม่มีสูตรเฉพาะสำหรับการคำนวณต้นทุนจริง แต่เกี่ยวข้องกับการสรุปค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดที่เกิดขึ้น งบประมาณโครงการขึ้นอยู่กับชั่วโมงที่วางแผนไว้ ดังนั้นเวลาที่ใช้ในงานจึงถูกนำมาใช้เพื่อกำหนดต้นทุนจริงที่ใช้ไปกับเงินเดือนและทรัพยากร

3. มูลค่าที่ได้รับ: ตัวชี้วัด KPI ของโครงการมูลค่าที่ได้รับ (EV) หรือที่เรียกว่าต้นทุนงานที่ทำตามงบประมาณ (BCWP) จะแสดงงบประมาณที่จัดสรรสำหรับกิจกรรมโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ตามวันที่ที่ระบุ ซึ่งระบุความคืบหน้าและการใช้งบประมาณที่เกี่ยวข้อง

การใช้แดชบอร์ด KPI หลายรายการและแดชบอร์ดสรุปสำหรับประสิทธิภาพของโครงการทั้งหมดเป็นประโยชน์ในการจัดการหลายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การรวม KPI ของโครงการขั้นสูงไว้ในแดชบอร์ดการติดตามโครงการจะให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของผลการดำเนินงานของโครงการและธุรกิจ ซึ่งจำเป็นสำหรับการจัดการที่มีประสิทธิภาพ

4. ผลตอบแทนจากการลงทุน: ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) วัดความสามารถในการทำกำไรของโครงการและเปรียบเทียบผลประโยชน์กับต้นทุน สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าไม่ใช่ทุกโครงการที่ให้ ROI เป็นบวกในทันที เนื่องจากบางโครงการอาจใช้เวลานานกว่าในการสร้างผลกำไร การใช้องค์ประกอบที่วัดได้ เช่น ต้นทุนจริงของโครงการและมูลค่าที่ได้รับ เพื่อรับการวัด ROI บนแดชบอร์ด KPI ของโครงการถือเป็นสิ่งสำคัญ

5. ความแปรปรวนของต้นทุน: ความแปรปรวนของต้นทุน (CV) จะวัดค่าใช้จ่ายของโครงการและพิจารณาว่าต้นทุนของโครงการโดยประมาณนั้นเบี่ยงเบนไปจากเส้นฐานที่วางแผนไว้หรือไม่ โดยการเปรียบเทียบงบประมาณที่วางแผนไว้กับงบประมาณจริง ณ เวลาที่กำหนด จะสามารถคำนวณผลต่างต้นทุนเพื่อประเมินว่าโครงการสูงหรือต่ำกว่างบประมาณที่ได้รับอนุมัติ

การวิเคราะห์นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการติดตามการปฏิบัติตามงบประมาณและระบุความเบี่ยงเบนจากงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ

6. ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน: ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) ช่วยในการกำหนดสถานะกำหนดการของโครงการโดยระบุว่าล่าช้าหรือข้างหน้า คำนวณเป็นอัตราส่วนของงบประมาณที่วางแผนไว้ต่อค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นเพื่อให้งานสำเร็จ ดัชนีนี้ทำหน้าที่เป็นตัววัดประสิทธิภาพด้านต้นทุนของโครงการและให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับมูลค่าสัมพัทธ์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์

7. ต้นทุนของกระบวนการจัดการ: รวมตัวชี้วัด "ต้นทุนของกระบวนการจัดการ" ในแดชบอร์ดโครงการของคุณเพื่อตรวจสอบเวลาและทรัพยากรที่จัดสรรสำหรับการควบคุมดูแลและการจัดการโครงการ ต้นทุนการจัดการที่สูงส่งสัญญาณถึงความไร้ประสิทธิภาพในการจัดการโครงการ ในขณะที่ต้นทุนที่ต่ำเกินไปบ่งชี้ว่าการจัดทีมไม่ดี

เป็นเรื่องปกติที่ทีมจะอุทิศเวลาให้กับการประชุมโครงการและการประสานงาน พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินเวลาอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาภาระงานของผู้จัดการโครงการและประหยัดเวลาทุกสัปดาห์

8. ชั่วโมงการทำงานที่วางแผนไว้เทียบกับสถานการณ์จริง: การเปรียบเทียบชั่วโมงการทำงานที่วางแผนไว้กับสถานการณ์จริงจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความแปรปรวนระหว่างเวลาที่กำหนดและเวลาจริงที่ใช้ในกระบวนการของโครงการ การประเมินตัวชี้วัดนี้ในกรอบเวลาและระยะโครงการต่างๆ เป็นสิ่งที่มีคุณค่า

หากชั่วโมงจริงเกินเวลาที่วางแผนไว้อย่างมาก จะต้องมีการประเมินกำหนดการโครงการใหม่ การใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางงานและการวางแผนโครงการสามารถช่วยในการจัดการโครงการและกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

9. งานโครงการที่เกินกำหนด/ กำหนดเวลาที่เกินกำหนด: รวมตัวชี้วัด " งานโครงการที่เกินกำหนด " ลงในแดชบอร์ดการติดตามโครงการของคุณเพื่อตรวจสอบจำนวนกิจกรรมโครงการที่ค้างชำระ KPI นี้จะคำนวณเปอร์เซ็นต์ของงานที่เกินกำหนดเวลาซึ่งสัมพันธ์กับกิจกรรมโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด

เปอร์เซ็นต์งานที่ค้างชำระสูงบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการประเมินกำหนดการของโครงการอีกครั้ง และพิจารณาการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนร่วมรายใหม่

10. ความแปรปรวนของกำหนดการ: ความแปรปรวนของกำหนดการ (SV) บ่งชี้ว่าโครงการของคุณอยู่ข้างหน้าหรือช้ากว่างบประมาณและกำหนดการที่วางแผนไว้ ได้มาจากการลบมูลค่าที่ได้รับของโครงการออกจากมูลค่าตามแผน โดยพื้นฐานแล้ว SV เกี่ยวข้องกับการหักเวลาและงบประมาณที่วางแผนไว้เริ่มแรกจากเวลาจริงและงบประมาณที่ใช้ไป

ผลลัพธ์ที่เป็นลบบ่งบอกว่าคุณได้บรรลุผลสำเร็จมากกว่าที่วางแผนไว้ และมีงบประมาณเหลือสำหรับงานที่เหลือมากขึ้น

11. เหตุการณ์สำคัญที่พลาด: ความล่าช้าของเหตุการณ์สำคัญ ซึ่งเป็นตัวชี้วัดแดชบอร์ดโครงการทั่วไป เปิดเผยว่าคุณล่าช้ากว่ากำหนดการเนื่องจากการประเมินค่าสูงเกินไปหรือบรรลุเหตุการณ์สำคัญอย่างสม่ำเสมอ แม้ว่าความล่าช้าเป็นครั้งคราวจะเป็นที่ยอมรับได้ในโครงการระยะยาว แต่รูปแบบที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการทบทวนกระบวนการของโครงการทั้งหมด

12. ดัชนีประสิทธิภาพกำหนดการ: ดัชนีประสิทธิภาพกำหนดการ (SPI) บ่งชี้ว่าโครงการของคุณอยู่ข้างหน้าหรือช้ากว่ากำหนดการที่วางแผนไว้ ซึ่งโดยทั่วไปจะใกล้เคียงกัน

คำนวณโดยการหาร มูลค่าที่ได้รับ (EV) ด้วย มูลค่าตามแผน (PV) โดยผลลัพธ์ที่ต่ำกว่าค่าหนึ่งบ่งบอกถึงความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น และค่าที่สูงกว่าบ่งชี้ว่าโครงการอยู่ก่อนกำหนด KPI นี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกำหนดการของโครงการและการปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่วางแผนไว้

13. เปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์: เพื่อการสรุปประสิทธิภาพของโครงการอย่างรวดเร็ว ให้สร้าง KPI ที่แสดงเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ ป้อนเวลาที่วางแผนไว้สำหรับกิจกรรมโครงการแต่ละรายการเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้อง โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระยะปัจจุบันของโครงการ

แนวทางนี้นำเสนอภาพความคืบหน้าของงานให้เสร็จสิ้นได้แม่นยำยิ่งขึ้นโดยอิงตามเวลาที่ใช้มากกว่าจำนวนงาน

14. การใช้ทรัพยากร: การใช้ทรัพยากรให้ภาพรวมของประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณโดยการวัดเวลาทำงานของพวกเขาในกิจกรรมที่เรียกเก็บเงินได้และที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ทำงานร่วมกับลูกค้าหลายราย เนื่องจากจะเผยให้เห็นว่ามีการจัดสรรเวลาให้กับงานโครงการที่เรียกเก็บเงินได้มากเพียงใด เทียบกับกิจกรรมที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เช่น การประชุมและการกำหนดเวลา KPI นี้นำเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้เวลาของสมาชิกในทีมอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของพวกเขา

15. เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ตรงเวลา: KPI “เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลาหรือเวลา” เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการหลายโครงการ โดยสะท้อนถึงสัดส่วนของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาเทียบกับโครงการที่เกินกำหนดเวลา การรักษาเปอร์เซ็นต์นี้ให้สูงกว่า 80% เป็นสิ่งสำคัญ และการที่ต่ำกว่าการรับประกันจะจ้างสมาชิกในทีมใหม่หรือลดจำนวนโครงการที่ดำเนินการ

เหตุใดจึงใช้ KPI สำหรับการบริหารโครงการ

การใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) สำหรับการจัดการโครงการให้ประโยชน์หลายประการ เช่น การมอบหมายความรับผิดชอบ การตัดสินใจ การวัดประสิทธิภาพ การระบุปัญหา และอื่นๆ มาอ่านรายละเอียดด้านล่าง:

• การวัดประสิทธิภาพ: KPI ให้ตัวชี้วัดเชิงปริมาณสำหรับการประเมินความคืบหน้า ประสิทธิภาพ และความสำเร็จ ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามความสอดคล้องของโครงการกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์
• การตัดสินใจ: สิ่งเหล่านี้นำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ช่วยให้สามารถทำการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูล ระบุพื้นที่ประสิทธิภาพหลักสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อปรับปรุง และการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
• ความรับผิดชอบ: KPI กำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนโดยการกำหนดเป้าหมายที่วัดผลได้ และส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบและความโปร่งใสในหมู่สมาชิกในทีมโครงการ
• การระบุปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ: ด้วยการติดตาม KPI ผู้จัดการโครงการสามารถระบุปัญหาหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้มีการแทรกแซงเชิงรุกเพื่อลดผลกระทบ
• การสื่อสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: KPI อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่โปร่งใสและมีประสิทธิภาพกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยจัดให้มีการวัดผลการปฏิบัติงานและความสำเร็จของโครงการอย่างเป็นกลาง
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: การประเมิน KPI ปกติส่งเสริมการมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การขับเคลื่อนการปรับปรุงในกระบวนการ ประสิทธิภาพ และผลลัพธ์
• การจัดตำแหน่งเป้าหมาย: ช่วยจัดกิจกรรมโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าความพยายามของโครงการมีส่วนทำให้วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ที่กว้างขึ้น

โดยสรุป การใช้ KPI ในการจัดการโครงการนำเสนอแนวทางที่มีโครงสร้างในการติดตาม ประเมิน และเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วมีส่วนทำให้การส่งมอบโครงการประสบความสำเร็จ

ประเภทของ KPI การจัดการโครงการ

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักบางส่วนในการจัดการโครงการที่อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่าง KPI การจัดการโครงการต่างๆ ได้แก่:

• KPI การดำเนินงาน/เชิงกลยุทธ์หรือกระบวนการ: วัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการทางธุรกิจ เช่น เวลาที่ใช้ในการส่งมอบผลิตภัณฑ์
• KPI ทรัพยากรหรืออินพุต: ติดตามสินทรัพย์และทรัพยากรที่ใช้ในการสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการวิจัยและพัฒนา กองทุนฝึกอบรมพนักงาน และคุณภาพวัตถุดิบ
• KPI ผลลัพธ์หรือผลลัพธ์: สิ่งเหล่านี้จะประเมินผลที่ตามมาทางการเงินและไม่ใช่ทางการเงินของกิจกรรมทางธุรกิจ เช่น รายได้ที่สร้างขึ้น
• KPI ชั้นนำ: การติดตามการดำเนินงานที่สามารถมีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพการทำงานในอนาคตอย่างมีนัยสำคัญ
• KPI ที่ล้าหลัง: สะท้อนถึงผลลัพธ์ของเหตุการณ์หลังเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ซึ่งสังเกตได้ทั่วไปใน KPI ทางการเงินที่วัดผลลัพธ์ของกิจกรรมในอดีต
• KPI ผลกระทบ: สะท้อนถึงผลกระทบโดยรวมหรือผลประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินธุรกิจ ครอบคลุมตัวชี้วัดเช่นการรักษาลูกค้าและการรับรู้แบรนด์
• KPI เชิงคุณภาพ: คุณลักษณะเชิงพรรณนา คุณสมบัติ ความคิดเห็น หรือลักษณะ มักได้รับการประเมินผ่านวิธีการต่างๆ เช่น การสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน
• KPI เชิงปริมาณ: คุณลักษณะที่สามารถวัดได้ที่ได้จากการวัดเชิงตัวเลข ทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับ KPI ส่วนใหญ่ ตัวอย่างได้แก่หน่วยต่อชั่วโมงบุคคล

จะติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักในการจัดการโครงการได้อย่างไร

การติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักสำหรับการจัดการโครงการต้องใช้แนวทางที่มีโครงสร้างเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการ ต่อไปนี้คือวิธีการติดตาม KPI อย่างมีประสิทธิภาพ:

• กำหนด KPI ที่ชัดเจน: กำหนดเมทริกซ์ KPI ที่ชัดเจนซึ่งสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่ามีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และมีขอบเขตเวลา (SMART)
• สร้างเส้นฐาน: ตั้งค่าพื้นฐานหรือค่าเกณฑ์มาตรฐานสำหรับแต่ละ KPI เพื่อเป็นจุดอ้างอิงสำหรับการเปรียบเทียบและประเมินความคืบหน้า
• เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: เลือกเครื่องมือการจัดการโครงการและการรายงานที่เหมาะสมซึ่งสามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล KPI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การรวบรวมข้อมูลเป็นประจำ: ใช้กระบวนการที่เป็นระบบในการรวบรวมข้อมูล KPI ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้มั่นใจถึงความสอดคล้องและความถูกต้อง
• การวิเคราะห์ข้อมูล: วิเคราะห์ข้อมูล KPI ที่รวบรวมไว้เพื่อระบุแนวโน้ม รูปแบบ และพื้นที่ที่เป็นไปได้สำหรับการปรับปรุง อำนวยความสะดวกในการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
• การรายงานและการแสดงภาพ: นำเสนอข้อมูล KPI ในรูปแบบที่ชัดเจนและเข้าใจได้ผ่านแดชบอร์ด รายงาน หรือการแสดงภาพเพื่อสื่อสารประสิทธิภาพอย่างมีประสิทธิภาพไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ข้อมูลเชิงลึกที่ดำเนินการได้: ใช้ข้อมูล KPI เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งสามารถขับเคลื่อนการดำเนินการหรือมาตรการแก้ไข การปรับปรุงกระบวนการ และการตัดสินใจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ
• การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง: ติดตาม KPI อย่างต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ช่วยให้ทีมงานโครงการสามารถตอบสนองในเชิงรุกต่อการเปลี่ยนแปลงและปัญหาต่างๆ

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ผู้จัดการโครงการสามารถติดตาม KPI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า และตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเพื่อขับเคลื่อนประสิทธิภาพและความสำเร็จของโครงการ

บทสรุป

โดยสรุป ตัวชี้วัด KPI ของการจัดการโครงการมีความสำคัญสำหรับการประเมินความสำเร็จของโครงการ ติดตามความคืบหน้า และการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ตั้งแต่ตัวชี้วัดทางการเงิน เช่น ROI และผลต่างต้นทุนไปจนถึง CPI และมูลค่าที่ได้รับ KPI เหล่านี้นำเสนอข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเพื่อขับเคลื่อนการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ด้วยการใช้ KPI อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมงานโครงการสามารถวัดประสิทธิภาพ ระบุขอบเขตการปรับปรุง และรับประกันการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จผ่านการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

KPI การบริหารโครงการ: คำถามที่ถามบ่อย