วิธีจัดการโครงการของคุณให้ดีขึ้นด้วย Kanban Boards

พัฒนาโดยโตโยต้าในทศวรรษ 1940 เพื่อใช้เป็นระบบการจัดตารางเวลาในการผลิตแบบทันเวลาพอดี ปัจจุบันบอร์ด Kanban ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ในเกือบทุกอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์

ไม่ว่าจะวางแผนวันหยุดครั้งต่อไปหรือสร้างแอปถัดไป บอร์ด Kanban สามารถช่วยให้โครงการของคุณก้าวไปข้างหน้าและบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีใช้บอร์ด Kanban เพื่อจัดการโครงการของคุณได้ดียิ่งขึ้น

คัมบังคืออะไร

Kanban เป็นวิธีการจัดการโครงการที่คล่องตัวซึ่งพัฒนาขึ้นเพื่อให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นวิธีการควบคุมกระบวนการที่บริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมการผลิตเคยใช้มาก่อนเพื่อจัดการสต็อกของตนได้ดีขึ้นและช่วยให้การผลิตเป็นไปอย่างทันท่วงที

กระดานภาพใช้เพื่อจัดระเบียบกระบวนการ Kanban ทั้งหมด และสรุปโครงการหรือเวิร์กโฟลว์ ในขณะที่กระดานถูกแบ่งเพื่อแสดงขั้นตอนต่าง ๆ หรือขั้นตอนของกระบวนการ การ์ดจะใช้เพื่อจดงาน การ์ดเหล่านี้จะเลื่อนผ่านขั้นตอนกระบวนการบนกระดานเมื่อแต่ละโครงการเสร็จสิ้น

ขั้นตอนการทำงานของบอร์ด Kanban จะคืบหน้าจากซ้ายไปขวาโดยเริ่มจากงานในมือและสิ้นสุดด้วยงานที่เสร็จสมบูรณ์ ในขณะที่งานใหม่จะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของคอลัมน์งานในมือ งานที่อยู่ด้านบนควรทำงานและย้ายก่อน

บอร์ด Kanban ช่วยผู้จัดการโครงการจัดการความไร้ประสิทธิภาพของโครงการโดยช่วยให้พวกเขาตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจำกัดจำนวนงานที่ติดป้ายกำกับภายใต้คอลัมน์ที่อยู่ระหว่างดำเนินการ การใช้ขีดจำกัดเหล่านี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและไม่ได้ทำงานหลายอย่างพร้อมกันในลักษณะที่อาจทำลายประสิทธิภาพการทำงาน

บอร์ด Kanban ช่วยทีมโครงการ

• ระบุกระบวนการต่าง ๆ ที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อบรรลุเป้าหมายสุดท้าย
• ดูปัญหาคอขวดในกระบวนการและค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ
• รักษาความโปร่งใสและจัดทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
• ติดตามความคืบหน้าของงานระหว่างแผนกต่างๆ
• ปรับปรุงการประชุมทีมและการสื่อสารด้วยบอร์ด Kanban ที่แสดงสถานะงาน วันที่ครบกำหนด และเจ้าของอย่างชัดเจน

คุณสมบัติของคัมบัง

คุณสมบัติหลักที่ช่วยแยกแยะ Kanban ออกจากวิธีการจัดการโครงการอื่น ๆ มีดังนี้

• ไม่มีบทบาทที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในทีม สมาชิกในทีมจะได้รับการสนับสนุนให้ช่วยเหลือเมื่อใดก็ตามที่สมาชิกในทีมคนอื่นทำงานอยู่เบื้องหลัง
• สินค้าถูกจัดส่งตามความจำเป็น และไม่มีกำหนดระยะเวลาว่าเมื่อใดควรดำเนินการคุณลักษณะให้เสร็จสิ้น แม้ว่าจะมีวันครบกำหนดอยู่ แต่จะถูกกำหนดโดยความต้องการที่แท้จริงมากกว่ากำหนดเวลา
• สมาชิกในทีมจะเริ่มทำงานในฟีเจอร์ใหม่ก็ต่อเมื่อพวกเขาทำเสร็จแล้วและส่งมอบฟีเจอร์ก่อนหน้านี้
• เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่เกิดขึ้นในช่วงกลางของสตรีมในคัมบัง จึงสามารถปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่องก่อนที่โปรเจ็กต์จะปิด

เหตุผลหนึ่งที่ Kanban กลายเป็นที่นิยมในหมู่ทีมทั่วโลกก็คือมันเป็นภาพที่มองเห็นได้ชัดเจน แม้ว่าแนวทางการจัดการโครงการที่คล่องตัวส่วนใหญ่จะมีกระดานภาพรวมอยู่ในการปฏิบัติ Kanban ได้นำเทคนิคการมองเห็นมาเป็นแกนหลักของทุกสิ่งในองค์กรของคุณ กระดาน Kanban สร้างภาพที่มีสีสันและแสดงถึงความคืบหน้าที่คุณและทีมของคุณได้ทำในโครงการ

วิธีสร้างบอร์ด Kanban ที่มีประสิทธิภาพ

เลือกเครื่องมือของคุณเพื่อสร้างบอร์ด

คุณสามารถใช้บอร์ดจริงหรือสร้างบนแพลตฟอร์มดิจิทัลก็ได้ แม้ว่าบอร์ดจริงอาจเหมาะสำหรับทีมที่จัดไว้ แต่บอร์ดดิจิทัลอาจมีประโยชน์มากกว่าสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล

เครื่องมือออนไลน์บางอย่างที่คุณพิจารณาได้คือ

อย่างสร้างสรรค์

Creately เป็นพื้นที่ทำงานแบบภาพสำหรับการทำงานร่วมกัน มันมาพร้อมกับผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุดและความสามารถในการสร้างไดอะแกรมที่ทรงพลัง อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผ่านการตัดต่อแบบซิงโครนัส การติดตามเมาส์แบบสด แสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงที่ซิงค์ หัวข้อสนทนาเกี่ยวกับความคิดเห็น และการประชุมทางวิดีโอในแอป สามารถใช้เป็นไวท์บอร์ดออนไลน์ที่คุณสามารถสร้างและจัดการบอร์ด Kanban ของคุณได้ คุณสามารถรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการไว้ที่ศูนย์กลางเพื่อให้เข้าถึงและทำงานร่วมกันได้ง่าย บอร์ด Kanban ที่ใช้งานง่าย ลิงก์การ์ดกับไฟล์ ฝังบอร์ด Kanban ของคุณในหน้า Confluence อย่างง่ายดายด้วยการเปลี่ยนแปลงที่สะท้อนให้เห็นในแบบเรียลไทม์และอีกมากมาย

Trello

Trello เป็นแอปพลิเคชันการจัดการโครงการ Kanban บนเว็บ มีบอร์ด รายการ และฟังก์ชันของการ์ดที่จับคู่กับระบบ Kanban ได้อย่างสมบูรณ์แบบ คุณสามารถแนบไฟล์กับการ์ด แยกงานออกเป็นงานย่อยด้วยรายการตรวจสอบ มอบหมายงานให้กับสมาชิกและแจ้งให้พวกเขาทราบ และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับทีมของคุณในขณะที่คุณทำงานในโครงการของคุณ

Favro

Favro คือแพลตฟอร์มการวางแผนและการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ที่คล่องตัว ใช้โดยทีมเพื่อจัดระเบียบตนเองว่าต้องทำอะไรและต้องทำอย่างไร แม้ว่าเครื่องมือนี้จะนำเสนอวิธีต่างๆ มากมายในการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณ หนึ่งในนั้นคือมุมมอง Kanban ที่คุณสามารถมองเห็นงานด้วยการ์ดที่ไหลจากซ้ายไปขวาบนกระดาน คุณสามารถกำหนดสมาชิก เพิ่มรายการตรวจสอบ และติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างง่ายดาย

อาสนะ

Asana เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์ยอดนิยมอีกตัวหนึ่งที่คุณสามารถใช้สร้างและจัดการบอร์ด Kanban ทางออนไลน์ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดการคำของาน ​​จัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ และวางแผนแผนงานผลิตภัณฑ์ได้

เครื่องมืออื่นๆ สำหรับการสร้างบอร์ด Kanban ทางออนไลน์ ได้แก่ Basecamp, Jira และ Airtable

สร้างบอร์ด Kanban ของคุณ

กระดานคัมบังถูกแบ่งออกเป็นคอลัมน์ตามแนวตั้งซึ่งแสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ เมื่อสร้างบอร์ดแล้ว ให้ระบุขั้นตอนกระบวนการต่างๆ เหล่านี้

• สิ่งที่ต้องทำ – มีงานในมือที่ต้องทำ
• อยู่ระหว่างดำเนินการ – ประกอบด้วยงานที่กำลังดำเนินการอยู่
• เสร็จสิ้น – งานที่เสร็จแล้วจะถูกย้ายไปที่คอลัมน์นี้

แม้ว่าสถานะเหล่านี้จะเป็นสถานะพื้นฐานที่สุดที่สามารถเพิ่มลงในบอร์ด Kanban ของคุณได้ โดยขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการและทีมของคุณและวิธีการทำงาน คุณสามารถรวมคอลัมน์เพิ่มเติม เช่น 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' 'ยกเลิก' หรือ ' ถูกปฏิเสธ'

งานในคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำจะถูกจัดระเบียบตามลำดับความสำคัญจากบนลงล่าง เมื่อช่องในคอลัมน์ที่อยู่ระหว่างดำเนินการเปิดขึ้น งานที่ต้องทำที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดสามารถย้ายข้ามไปได้ ดังนั้น Kanban ของคุณจึงให้ภาพรวมที่ชัดเจนของงานโครงการและความคืบหน้า ช่วยให้คุณระบุปัญหาคอขวดได้อย่างง่ายดาย

กำหนดขีดจำกัดที่ชัดเจนสำหรับ WIP

ขีดจำกัดงานระหว่างทำเป็นส่วนประกอบสำคัญของระบบคัมบัง คำนี้อธิบายตนเองได้ มันหมายถึงขีดจำกัดของจำนวนงานที่สามารถอยู่ในคอลัมน์ที่กำลังดำเนินการของบอร์ด Kanban ในเวลาใดก็ตาม เมื่อถึงขีดจำกัด WIP แล้ว ไม่ควรเพิ่มงานใหม่ใดๆ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าทีมทำงานเต็มศักยภาพโดยไม่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

แม้ว่าจำนวนที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปตามจำนวนสมาชิกในทีมของคุณ ประสิทธิภาพของพวกเขา หรือขนาดของโครงการของคุณ ให้พิจารณาความสามารถในการทำงานปัจจุบันของทีมของคุณก่อนที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับขีดจำกัด WIP ที่ดี เป้าหมายของขีด จำกัด WIP คือเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีงานเพียงพอที่ต้องทำ แต่ไม่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือนั่งเฉยๆ ขณะกำลังตรวจสอบงานของพวกเขา อย่างไรก็ตาม เมื่อตั้งค่าขีดจำกัดแล้ว ให้สังเกตกระบวนการทำงานและปรับขีดจำกัด WIP ตามความจำเป็น

เพิ่มการ์ด

เมื่อตั้งค่าบอร์ดแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มการ์ด บัตรสามารถรวมถึงข้อมูลเช่น;

• คำอธิบายสั้น ๆ ของรายการ
• สถานะ
• เจ้าของ
• วันที่ครบกำหนด

วางการ์ดบนกระดานตามลำดับความสำคัญและไทม์ไลน์สำหรับงานหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง โดยมีรายการที่สำคัญที่สุดที่ด้านบนสุดของคอลัมน์และรายการที่เหลือจะไหลตามลำดับความสำคัญ

การ์ดควรแสดงถึงรายการเดียวเท่านั้น หากขอบเขตของการ์ดดูกว้างเกินไป ให้แบ่งออกเป็นการ์ดหลายๆ ใบ

ตั้งความคาดหวัง

ระบุว่าใครมีอำนาจในการเพิ่ม จัดเรียงใหม่ ลบ หรือย้ายการ์ด Kanban จำกัดจำนวนคนที่สามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างความสับสน แม้ว่าคุณจะสามารถมอบหมายบุคคลที่มีสิทธิ์แก้ไขได้เพียงคนเดียว แต่หากผู้อื่นต้องการทำการเปลี่ยนแปลง พวกเขาสามารถนำมาถึงเขาหรือเธอได้

สิ่งสำคัญคือการชี้แจงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคณะกรรมการ Kanban เพื่อให้ทีมของคุณต้องพึ่งพาสิ่งนี้ พวกเขาควรตระหนักถึงคุณค่าของมันก่อน

รวบรวมคำติชม

เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ผลิตภัณฑ์ก็เปลี่ยนไป และทีมก็ขยายตัว กระบวนการอาจต้องปรับตัว

ทบทวนกระบวนการคัมบังเป็นครั้งคราว รวบรวมข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทำการปรับเปลี่ยนบอร์ด Kanban ของคุณ เพื่อตอบสนองความต้องการของทีมและองค์กรของคุณได้ดียิ่งขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้บอร์ด Kanban

Kanban ใช้ได้กับโปรเจ็กต์ที่มีลำดับความสำคัญที่กว้างขึ้นซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงบ่อยเมื่อเวลาผ่านไป ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่คุณสามารถใช้เพื่อดำเนินโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย Kanban

เริ่มต้นด้วยสิ่งที่คุณรู้

เมื่อตั้งค่ากระบวนการคัมบังในองค์กรของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้ว แม้ว่า Kanban สามารถใช้ร่วมกับวิธีการจัดการโครงการอื่นๆ ได้ ให้นำเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วลองปรับให้เข้ากับแนวคิดของการใช้บอร์ด Kanban คุณยังสามารถใช้กระบวนการและชื่อปัจจุบันต่อไปได้

วิธีนี้จะช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมโดยให้ทีมเห็นภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่

ลดความซับซ้อนของสิ่งต่างๆ

ละเว้นจากการเพิ่มคอลัมน์มากเกินไปในบอร์ด Kanban ทำให้ซับซ้อนเกินไปและนำไปสู่ความสับสนในที่สุด ดังนั้นควรใส่จำนวนคอลัมน์ให้น้อยที่สุดเพื่อให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น

ในขณะเดียวกัน ให้หลีกเลี่ยงการเพิ่มงานที่ยังไม่ได้หารือกับทีมอย่างเต็มที่ ลงในกระดาน การไม่ทำเช่นนั้นจะสร้างความสับสนมากขึ้นในหมู่สมาชิกในทีม และทำให้การโฟกัสและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาลดลง

อย่างไรก็ตาม บอร์ด Kanban ที่เรียบง่ายเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนได้เช่นกัน เนื่องจากบอร์ดที่ง่ายเกินไป - ขาดข้อมูลเพียงพอ - อาจทำให้มีการตีความผิดได้

ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

ระหว่างโครงการคัมบัง สิ่งต่างๆ จะดำเนินการอย่างทันท่วงที ในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าทีมมีงานเพียงพอ คุณไม่ควรวางแผนงานล่วงหน้ามากเกินไป ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเจ้าของผลิตภัณฑ์ตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญเกือบจะในทันที และทำให้ทีมมีที่ว่างในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป

โดยการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานกับงานที่สำคัญที่สุดก่อนและเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ทีมงานสามารถกำจัดของเสียได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้ไม่ค่อยตื่นเต้นกับคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์เฉพาะที่ทีมควรจะใช้งาน คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของคุณลักษณะอื่นที่มีความต้องการมากขึ้นจากลูกค้าได้

มีส่วนร่วมกับทีม

ให้สมาชิกมีส่วนร่วมจากทุกทีม/แผนกเมื่อกำหนดเวิร์กโฟลว์และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องขณะตั้งค่าบอร์ด Kanban ตัวอย่างเช่น เมื่อกำหนดคอลัมน์บอร์ด Kanban นอกเหนือจากคอลัมน์ที่ชัดเจน อาจมีตัวสร้างความแตกต่างที่แผนกอื่นๆ คุ้นเคย หรือคอลัมน์ย่อยที่แสดงขั้นตอนภายในของกระบวนการเฉพาะในเวิร์กโฟลว์ของแผนก

ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างบอร์ด Kanban ที่มีความหมายต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

พร้อมที่จะสร้างบอร์ด Kanban ของคุณเองหรือยัง

บอร์ด Kanban ใช้ประโยชน์จากพลังของการจัดการโครงการด้วยภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ลดปัญหาคอขวด และส่งมอบผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง เป็นวิธีการที่ง่ายต่อการนำไปใช้และรวมกับวิธีการจัดการโครงการอื่น ๆ เกือบทุกวิธีที่องค์กรของคุณอาจคุ้นเคย คุณสามารถใช้มันเพื่อจัดการกระบวนการของคุณได้อย่างง่ายดายโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในกิจกรรมการดำเนินงานที่มีอยู่ของทีม

เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้ว่าบอร์ดคัมบังคืออะไร และสร้างบอร์ดคัมบังสำหรับองค์กรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แบ่งปันประสบการณ์ของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง