คู่มือง่ายๆ ในการสร้างกฎบัตรโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนแรกในขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการคือการพัฒนากฎบัตรโครงการ ช่วยแจ้งให้ทุกคนในทีมทราบถึงสิ่งที่พวกเขารับผิดชอบและสิ่งที่ต้องทำ

มากำหนดกฎบัตรโครงการและหารือเกี่ยวกับวิธีการสร้าง เราได้เพิ่มเทมเพลตกฎบัตรโครงการที่มีประโยชน์ซึ่งจะช่วยให้คุณเริ่มต้นโครงการได้ ปรับแต่งตามที่คุณต้องการและส่งออกเป็นรูปภาพหรือ SVG เพื่อเพิ่มในงานนำเสนอหรือเอกสาร

กฎบัตรโครงการคืออะไร?

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารที่แสดงถึงวิสัยทัศน์ของโครงการ ขอบเขต วัตถุประสงค์ ทีมงานโครงการ และความรับผิดชอบ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และวิธีที่จะดำเนินการหรือแผนการดำเนินงาน เรียกอีกอย่างว่าคำสั่งโครงการและรายงานข้อกำหนดโครงการ

ช่วยกำหนดระดับอำนาจหน้าที่ของผู้จัดการโครงการและทิศทางของโครงการ

กฎบัตรโครงการ

• อธิบายวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ของโครงการ
• อนุญาตให้เริ่มโครงการได้ตามกฎหมาย
• ช่วยติดตามกำหนดเวลาของโครงการ
• ช่วยระบุข้อจำกัดและความเสี่ยงและกำหนดมาตรการป้องกัน
• สรุปภาพรวมทั่วไปของงบประมาณ
• ช่วยปรับเป้าหมายโครงการให้สอดคล้องกับผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กฎบัตรโครงการเทียบกับแผนโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารการเริ่มต้นระดับสูงที่ประกอบด้วยเพียงไม่กี่หน้า มันแสดงรายการวัตถุประสงค์ของโครงการ ขอบเขต วิสัยทัศน์ ทีมงาน ความรับผิดชอบและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในทางกลับกัน แผนโครงการเป็นเอกสารรายละเอียดที่อธิบายวิธีการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ อธิบายผลลัพธ์ของโครงการ แผนปฏิบัติการ ทรัพยากรที่จำเป็น และเหตุการณ์สำคัญ

วิธีการพัฒนากฎบัตรโครงการ

เราจะมาดูวิธีการสร้างกฎบัตรของโครงการในขณะที่ระบุองค์ประกอบหลัก

1. ระบุวิสัยทัศน์โครงการ

วิสัยทัศน์ของโครงการแสดงผ่านเป้าหมายสุดท้ายและวัตถุประสงค์ของโครงการ แบ่งได้เป็น

ขอบเขต: อธิบายขอบเขตของโครงการในแง่ของเป้าหมายของโครงการ ผลงาน ต้นทุน กำหนดเวลา และงานที่จะทำ การกำหนดขอบเขตโครงการในช่วงต้นของวงจรโครงการมีความสำคัญ เนื่องจากจะส่งผลต่อต้นทุนโครงการและกำหนดการ

วัตถุประสงค์: เมื่อตั้งวัตถุประสงค์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามเกณฑ์ SMART หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งว่ามีความเฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้จริง และทันเวลา โดยคำนึงถึงเป้าหมายโดยรวมขององค์กร โดยกำหนดวัตถุประสงค์ไว้ประมาณ 5 ประการที่ต้องทำให้สำเร็จเมื่อสิ้นสุดโครงการ

สิ่งที่ส่ง มอบ: ลงรายการสิ่งที่ส่งมอบที่จะผลิตขึ้นเมื่อสิ้นสุดการบรรลุผลสำเร็จแต่ละครั้งของวัตถุประสงค์

2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลที่มีส่วนได้เสียหลักหรือมีส่วนได้เสียในความสำเร็จของโครงการ พวกเขาอาจอยู่ภายในหรือภายนอกบริษัท และรวมถึงผู้ที่ให้ทุนสนับสนุนโครงการของคุณ สมาชิกในทีมและลูกค้า

คุณสามารถใช้แผนที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดังที่แสดงด้านล่างเพื่อจัดหมวดหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทำให้ข้อมูลในมือของคุณมีความเรียบร้อยและเข้าใจง่ายยิ่งขึ้น

3. สร้างแผนผังองค์กร

ตอนนี้คุณได้ระบุทีมโครงการแล้ว ให้ชี้แจงความรับผิดชอบของพวกเขา

ใช้แผนผังองค์กรเพื่อระบุชื่อ บทบาท และความรับผิดชอบ ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถเน้นความสัมพันธ์การรายงานระหว่างสมาชิกโดยใช้สายเชื่อมต่อ

4. กำหนดความคืบหน้าของโครงการ

เหตุการณ์สำคัญแสดงถึงเหตุการณ์สำคัญภายในวงจรชีวิตโครงการ และรวมถึงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ ความสำเร็จของการส่งมอบที่สำคัญ ฯลฯ

5. สร้างแผนทรัพยากร

แสดงรายการทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับโครงการ อุปกรณ์ เครื่องจักร คน วัสดุ ฯลฯ ซึ่งจะช่วยคุณในการจัดสรรงบประมาณ

6. กำหนดงบประมาณโครงการ

ระบุค่าใช้จ่ายที่องค์กรของคุณต้องแบกรับเพื่อดำเนินการตามแผน เนื่องจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ในระหว่างโครงการ คุณจึงสามารถประมาณการคร่าวๆ ได้ นอกจากนี้ ให้จดชื่อผู้ที่จะรับผิดชอบในการอนุมัติค่าใช้จ่ายด้วย

7. ลงรายการการพึ่งพา ข้อจำกัด และความเสี่ยง

การ พึ่งพาอาศัยกัน: ระบุและแสดงรายการการพึ่งพาโครงการ หรือกิจกรรมที่จะมีผลกระทบต่อการเริ่มต้นหรือความสมบูรณ์ของงานอื่น

ข้อจำกัด: หาปัจจัยที่จะขัดขวางความก้าวหน้าของผลลัพธ์ของโครงการ เช่น ขาดทรัพยากรหรือเวลา

ความเสี่ยง: ความเสี่ยงอาจเกิดขึ้นได้ในทุกช่วงของวงจรชีวิตของโครงการ สิ่งสำคัญคือคุณต้องระบุสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้าและได้ใช้มาตรการป้องกัน ต่อไปนี้คือเทคนิคการจัดการความเสี่ยงที่ดีบางส่วนที่อาจมีประโยชน์ที่นี่

8. จัดทำแผนปฏิบัติการ

นี่คือที่ที่คุณจะจัดทำแผนปฏิบัติการ โดยเน้นที่วันสำคัญหรือเหตุการณ์สำคัญ

เห็นภาพกฎบัตรโครงการของคุณ

โดยปกติ กฎบัตรโครงการจะครอบคลุม 5-6 หน้า นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลหลักว่าทำไมพวกเขาถึงถูกมองข้ามในกระบวนการจัดการโครงการ วิธีที่ง่ายกว่าในการเขียนกฎบัตรโครงการที่ทุกคนสามารถอ่านและทำความเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยคือการสร้างภาพข้อมูล

กฎบัตรโครงการที่รวมองค์ประกอบกราฟิกเช่นองค์ประกอบด้านล่างช่วยให้คุณรวบรวมองค์ประกอบกฎบัตรของโครงการทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว พวกมันอ่านง่ายและน่าพึงพอใจ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าคุณเห็นภาพโครงการเช่าเหมาลำได้อย่างไร คุณสามารถแก้ไขออนไลน์เพื่อเพิ่มหรือลบองค์ประกอบและปรับแต่งตามความต้องการของโครงการของคุณ ดาวน์โหลดเป็น SVG หรือเป็นรูปภาพเพื่อเพิ่มในการนำเสนอ เว็บไซต์ วิกิของบริษัท เอกสาร ฯลฯ

แม่แบบ 1

แม่แบบ2

แบบที่ 3

คุณคิดอย่างไรกับคู่มือนี้

ตลอดวงจรชีวิตโครงการ กฎบัตรโครงการมีบทบาทสำคัญในการรักษาสิ่งต่างๆ ให้เป็นไปตามแผน ในคู่มือนี้ เราได้กล่าวถึงกฎบัตรของโครงการแล้ว วิธีสร้างกฎบัตรร่วมกับเทมเพลตกฎบัตรโครงการที่แก้ไขได้บางส่วน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดใด ๆ ที่คุณปฏิบัติตามเมื่อสร้างกฎบัตรโครงการ แชร์กับผู้อ่านของเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง