ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร? | #18 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-14เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว ก็ถึงเวลาเตรียมกำหนดการ ก่อนที่ทีมงานโครงการจะพบกันเป็นครั้งแรก ผู้จัดการโครงการจะเตรียมโครงสร้างของโครงการ
กำหนดการโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- จะสร้างกำหนดการโครงการได้อย่างไร?
- กำหนดการโครงการแตกต่างจากแผนงานโครงการอย่างไร?
- ตัวอย่างกำหนดการของโครงการ
- สรุป
การแนะนำ
กำหนดการโครงการเป็นเอกสารทั่วไปที่ช่วยให้คุณเห็น ภาพรวมของงานแต่ละรายการที่มีไว้สำหรับการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้มีอยู่ในงานค้างโดยละเอียด หรือนำเสนอบนกระดานคัมบัง กำหนดการประกอบด้วยเหตุการณ์สำคัญ งาน และเหตุการณ์สำคัญ ตลอดจนมุมมองของจุดที่โครงการยืนอยู่บนเส้นทางสู่เป้าหมาย
บ่อยครั้ง ตารางเวลาคือการแสดงภาพว่าเป้าหมายของโครงการขึ้นอยู่กับเป้าหมายแต่ละอย่างอย่างไร และต้องดำเนินการอย่างไร ตารางโครงการยังแสดงกรอบเวลาพร้อมวันที่กำหนด
จะสร้างกำหนดการโครงการได้อย่างไร?
เมื่อสร้างตารางเวลา วิธีที่ดีที่สุดคือใช้ วิธีจากล่างขึ้นบน แบ่งโครงการโดยรวมออกเป็นบล็อกหรือพื้นที่ปัญหาหลัก สิ่งเหล่านี้อาจเป็นพื้นที่ทั่วไป เช่น การสร้างทีม การออกแบบ UX งานเขียนโปรแกรม หรือการตลาด กำหนดการโครงการนั้นง่ายที่สุดในการเตรียมโดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ มันจะทำให้เป็นไปได้:
- เพิ่มและจัดกลุ่มเหตุการณ์ได้ง่าย เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น อาจเป็นไปได้ว่าเราแยกงานที่แยกจากการออกแบบ UX ออกเป็นกลุ่มแยกของการออกแบบภาพและการเตรียมข้อความ ด้วยซอฟต์แวร์ เราสามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง แทนที่จะต้องจัดเรียงไฟล์ข้อความหรือสเปรดชีตใหม่
- การแสดงภาพระยะเวลาของแต่ละงาน - เพื่อให้เราสามารถกำหนดเวลางานโดยคำนึงถึงความพร้อมใช้งานของบุคคลและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น
- ระบุการพึ่งพาระหว่างกันระหว่างงาน – การตั้งค่าคำเตือนเกี่ยวกับการพึ่งพาเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากในบางโปรแกรม ด้วยเหตุนี้ เราจึงมั่นใจได้ว่าจะไม่มีใครทำงานให้เสร็จในอาคารที่ยังไม่ได้วางการติดตั้ง
สิ่งนี้จะทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถอ่านกำหนดการได้ การปรับปรุงและเสริมมัน
กำหนดการมักแสดงด้วยมุมมองต่อไปนี้:
- ปฏิทินที่ปรับขนาดได้ – พร้อมงานที่ทำเครื่องหมายไว้ให้เสร็จ การใช้ปฏิทิน จะง่ายกว่าในมุมมองอื่นๆ ในการวางแผน เช่น การมอบหมายงานให้กับบุคคลที่เฉพาะเจาะจงและการจัดกำหนดการการประชุม
- แผนภูมิ Gantt หรือการแสดงภาพงานที่คล้ายกันบนไทม์ไลน์ มุม มองทั่วไปที่แสดงระยะเวลาทั้งหมดของโครงการคือกำหนดการ ในขณะที่เวอร์ชันขยายจะใช้เพื่อสร้างและให้รายละเอียดแผนโครงการ
- แผนที่ของมหากาพย์หรือที่เรียกว่างานรวม - นั่นคือการแสดงภาพที่แสดงเปอร์เซ็นต์ของงานที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่เฉพาะของการดำเนินโครงการ ตัวอย่างเช่นมหากาพย์ "การทดสอบ" อาจรวมถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการทดสอบภายใน ของต้นแบบซอฟต์แวร์ ตลอดจนการทดสอบขั้นสุดท้ายที่ไซต์ของลูกค้า
กำหนดการโครงการแตกต่างจากแผนงานโครงการอย่างไร?
กำหนดการแตกต่างจากแผนโครงการ โดยหลักๆ แล้วอยู่ที่วัตถุประสงค์และระดับรายละเอียด กำหนดการคือโครงร่างหนึ่งของโครงการ ที่แสดงให้เห็นพื้นที่สำคัญและเหตุการณ์สำคัญเป็นหลัก จุดประสงค์คือเพื่อร่างภาพที่ชัดเจนและเรียบง่ายของโครงการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม แผนโครงการถูกสร้างขึ้นเพื่อแยกแยะการดำเนินการแต่ละงาน ไปจนถึงรายละเอียดที่เล็กที่สุดที่ควรค่าแก่การเขียน
ตารางตอบคำถามของสิ่งที่เรากำลังดำเนินการ เราจะพบแนวทางทั่วไปสำหรับระยะเวลาของขั้นตอนต่างๆ ของโครงการและการทำเครื่องหมายช่วงเวลาสำคัญ ในทางกลับกัน แผนโครงการทำหน้าที่อธิบายวิธีดำเนินการแต่ละงาน
จากกำหนดการที่ดี เป็นเรื่องง่ายที่จะอ่านเส้นทางที่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายโครงการ เนื่องจากจะแสดงเฉพาะเหตุการณ์สำคัญที่นำเสนอช่วงเวลาทั่วไปและสำคัญที่สุดของการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เส้นแบ่งระหว่างกำหนดการและแผนโครงการจึงค่อนข้างลื่นไหล เนื่องจากวิธีการแสดงภาพข้อมูลมีหลายวิธีทำให้สามารถสลับระหว่างมุมมองโดยละเอียดของงานแต่ละรายการและภาพรวมทั่วไปของกำหนดการของโครงการทั้งหมดได้อย่างราบรื่น
ตัวอย่างกำหนดการของโครงการ
ลองจินตนาการว่าเราต้องการดำเนินโครงการเพื่อนำเสนอเกมผจญภัยที่เกิดขึ้นในโลกเสมือนจริงที่งานแสดงสินค้านานาชาติ
ในการสร้างกำหนดการ เราจำเป็นต้องทำเครื่องหมายวันที่สำคัญ – จุดเริ่มต้นของโครงการ กำหนดเวลาสำหรับการสมัครของผู้แสดงสินค้าเข้าสู่งาน ตลอดจนวันที่ของงานและสิ้นสุดโครงการ ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดวัตถุประสงค์และป้อนลงในโปรแกรมที่เลือกเป็นงานสรุป มหากาพย์ หรือแท็กที่เป็นไปได้ ในตัวอย่างของเรา สิ่งเหล่านี้จะรวมถึง:
- การเตรียมเกม – มหากาพย์นี้จะรวมถึงงานต่าง ๆ เช่น การเตรียมเวอร์ชันทดสอบที่เสถียรของเกมที่สามารถเปิดให้สาธารณชนเข้าชมได้ การทดสอบ การติดตั้งบนฮาร์ดแวร์ที่จะวางจำหน่ายในงาน
- การเตรียมสแตนด์ – การเตรียมอุปกรณ์ สื่อส่งเสริมการขาย การแข่งขันสำหรับผู้เข้าชม การซื้อและการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์
- วางแผนการเดินทาง – จองโรงแรม ซื้อตั๋วงาน จัดหารถรับ-ส่ง
- การวิเคราะห์ความสำเร็จของงานนำเสนอเมื่อกลับมา - ไม่ว่าเกมจะดึงดูดลูกค้าได้ตามจำนวนที่คาดไว้หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างการติดต่อทางธุรกิจและความร่วมมือ รวมถึงเหมาะสมกับงบประมาณที่จัดสรรสำหรับการส่งเสริมการขาย
มหากาพย์แต่ละเรื่องอาจมี ผู้บังคับบัญชา ที่ได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบการดำเนินการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ในหลายโครงการ บุคคลนี้คือผู้จัดการโครงการ ในขณะที่สมาชิกในทีมรับผิดชอบเฉพาะงานแต่ละอย่างเท่านั้น
ขั้นตอนต่อไปเกี่ยวข้องกับ การทำเครื่องหมายเหตุการณ์สำคัญ ความสำเร็จของแต่ละเหตุการณ์สำคัญจะประกอบด้วยงานที่เป็นของมหากาพย์หลายรายการ หากก้าวแรกคือการยอมรับการนำเสนอสำหรับงานแสดงสินค้าโดยผู้จัดงาน งานนั้นจะรวมถึงงานที่เป็นของกลุ่ม "เครือข่าย" "การเตรียมเกม" และ "การเตรียมการนำเสนอ" และอื่น ๆ
กำหนดการสำหรับแต่ละโครงการได้รับการพัฒนาแยกกัน แม้ว่าคุณจะสามารถช่วยตัวเองสร้างเทมเพลตสำเร็จรูปได้ แต่ก็ยังคงต้องมีการปรับเปลี่ยนที่สำคัญ การปรับปรุงที่ใหญ่ที่สุดคือการใช้กำหนดการของคุณที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้ในโครงการที่คล้ายกัน
สรุป
ตารางเวลาที่เตรียมไว้อย่างดีตั้งแต่เริ่มต้นโครงการช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานอย่างมาก บริการนี้ไม่เพียงแต่ทำหน้าที่ผู้จัดการโครงการเท่านั้นที่ได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกลยุทธ์ในการดำเนินการ แต่ยังรวมถึงทีมงานโครงการด้วย ซึ่งสามารถดูได้ง่ายว่างานที่กำลังดำเนินการอยู่ในขั้นตอนใดและมุ่งเป้าไปที่อะไร ตารางเวลายังเป็นเครื่องมืออันมีค่าที่สนับสนุนความโปร่งใส ของการดำเนินการ เนื่องจากช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมองเห็นโครงสร้างของโครงการและเปรียบเทียบสถานะของการดำเนินการกับเป้าหมายโครงการที่ตั้งไว้ได้อย่างอิสระ
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
ฉันต้องสร้างกำหนดการหรือไม่หากจะทำโครงการให้เสร็จ
ไม่ การสร้างกำหนดการไม่ใช่ส่วนบังคับของการดำเนินโครงการ อย่างไรก็ตาม การทำงานโดยไม่มีแผนมักจะยากและไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากโครงการเป็นความพยายามที่มีขอบเขตของเวลาโดยมีเป้าหมายเฉพาะ วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการกับงานให้ตรงเวลาคือการสร้างตารางเวลา
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ