เอกสารไวท์เปเปอร์คืออะไร?

แตกต่างจากช่องทางการตลาดแบบดั้งเดิม การเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์มีมากกว่าเทคนิคการโน้มน้าวใจ เครื่องมือทางการตลาดเหล่านี้มีต้นกำเนิดมาจากรายงานของรัฐบาลอย่างเป็นทางการและงานเขียนเชิงเทคนิค ซึ่งได้ออกจากสำนักงานรูปไข่ไปนานแล้วและกลายเป็นการวิจัยที่อิงกับโซลูชันเพื่อสนับสนุนผลิตภัณฑ์หรือบริการ

เอกสารไวท์เปเปอร์คือโฆษณาตามข้อเท็จจริงที่ได้รับการวิจัยอย่างดีในหัวข้อเฉพาะ พวกเขามักถูกพิจารณาว่าเป็นเนื้อหาที่มีรั้วรอบขอบชิดเนื่องจากมักต้องการให้ผู้อ่านลงชื่อสมัครใช้หรือกรอกแบบฟอร์มเพื่อเข้าถึง พวกเขาเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์เนื้อหาที่ครอบคลุม

เอกสารไวท์เปเปอร์อาจเกี่ยวข้องกับการเจาะลึกความลับของบริษัท วิทยานิพนธ์เกี่ยวกับหลักการสำคัญของธุรกิจ หรือการประเมินอุตสาหกรรมหนึ่งๆ

ดังนั้น คุณจะสร้างกลยุทธ์การส่งข้อความทางการตลาดที่น่าเชื่อถือ และ โน้มน้าวใจได้อย่างไร เราได้กล่าวถึงคุณในโพสต์บล็อกนี้

สมุดปกขาวคืออะไร และมีวัตถุประสงค์อย่างไร

เมื่อใช้ในเชิงพาณิชย์ สมุดปกขาวคือเอกสารข้อมูลที่ใช้ร่วมกันโดยองค์กรเพื่อวัตถุประสงค์ด้านการขายและการตลาด มักใช้ในบริบทของธุรกิจกับธุรกิจ (การตลาดเนื้อหา B2B)

ในขณะที่เอกสารรายงานมุ่งไปที่วัตถุประสงค์ทางการตลาด เป้าหมายหลักคือการแจ้งผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือผู้ชมเป้าหมายเกี่ยวกับบางสิ่งที่องค์กรต้องการนำเสนอ ซึ่งอาจรวมถึง: ¹

• สินค้า
• กระบวนการ
• ปฏิบัติที่ดีที่สุด
• กรณีศึกษา
• เนื้อหาความเป็นผู้นำทางความคิด
• บริการ
• วิธีแก้ปัญหาที่เสนอ
• ผลการวิจัย

เอกสารไวท์เปเปอร์ยังใช้โดยทั่วไปเพื่อแบ่งปันสิ่งที่ค้นพบหลังจากที่องค์กรได้ทำการวิจัยต้นฉบับในอุตสาหกรรมของตน โดยพื้นฐานแล้ว สมุดปกขาวนำเสนอโอกาสสำหรับองค์กรของคุณในการแบ่งปันและแสดงความเชี่ยวชาญในขณะที่สร้างความน่าเชื่อถือให้กับผู้อ่าน

เอกสารไวท์เปเปอร์ที่รอบด้านสามารถสร้างความสมดุลระหว่างภาษาที่โน้มน้าวใจอย่างละเอียด (เมื่อเหมาะสม) กับหลักฐานข้อเท็จจริงจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ ในการทำเช่นนั้น พวกเขาสร้างองค์กรเป็นแหล่งที่เชื่อถือได้

ประเภทของกระดาษขาว

คุณมีตัวเลือกมากมายในการตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดระเบียบสมุดปกขาวอย่างไร สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณกำลังเขียนและเป้าหมายของคุณคืออะไร

เฟรมเวิร์กต่อไปนี้มักใช้ในการเขียนเอกสารรายงานสำหรับธุรกิจและองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร:

• เทคนิคหรือพื้นหลัง – เบื้องหลังเป็นเนื้อหาประเภทกระดาษขาวแบบดั้งเดิมที่สุด เป้าหมายหลักคือการอธิบายแนวคิดหรือเทคโนโลยีใหม่หรือไม่คุ้นเคยแก่ผู้ชมเฉพาะกลุ่ม ซึ่งมักจะเป็นผู้ที่มีความรู้ด้านเทคนิคในอุตสาหกรรม บทความนี้อาจอธิบายเพิ่มเติมและสรุปประโยชน์ของการใช้แนวคิดหรือเทคโนโลยีดังกล่าว ²
• รายการที่มีลำดับเลข – เอกสารไวท์เปเปอร์รายการที่มีลำดับเลขนั้นน่าสนใจเพราะสามารถแบ่งแนวคิดและกระบวนการออกเป็นขั้นตอนที่ย่อยได้ง่ายขึ้น
• ปัญหาและแนวทางแก้ไข – เอกสารรายงานปัญหา/แนวทางแก้ไขจะวิเคราะห์ปัญหาที่กลุ่มเป้าหมายเผชิญอยู่ จากนั้นใช้องค์ประกอบที่โน้มน้าวใจซึ่งได้รับการสนับสนุนจากการวิจัยข้อเท็จจริงเพื่อนำเสนอแนวทางแก้ไข ซึ่งเป็นแนวทางที่องค์กรสามารถจัดหาให้ได้

วิธีเตรียมเอกสารไวท์เปเปอร์

เมื่อคุณเตรียมพร้อมที่จะเขียนรายงานของคุณ การอ่านเอกสารรายงานอื่น ๆ ที่เผยแพร่ในอุตสาหกรรมของคุณจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าผู้บริโภคกำลังมองหาอะไร และวิธีสร้างเนื้อหาส่งเสริมการขายที่มีประสิทธิภาพและมีคุณภาพ

เอกสารไวท์เปเปอร์มักจะใช้น้ำเสียงเชิงวิชาการหรือทางการที่ยังคงสอดคล้องกับเสียงของแบรนด์ของคุณ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ขายอุปกรณ์กลางแจ้งที่มีแคมเปญการตลาดที่ขับเคลื่อนด้วยเรื่องราวจะต้องสร้างสมดุลของเสียงบรรยายด้วยน้ำเสียงที่เชี่ยวชาญเพื่อกำหนดเอกสารไวท์เปเปอร์ที่ประสบความสำเร็จและโน้มน้าวใจซึ่งดึงดูดและ แจ้ง ฐานลูกค้า

หากต้องการสร้างเอกสารไวท์เปเปอร์ที่น่าสนใจ โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้:

• ค้นคว้าอย่างกว้างขวาง – โดยพื้นฐานแล้วเอกสารสีขาวคือรายงานการวิจัยที่มีการโน้มน้าวใจ เพื่อรักษาน้ำเสียงที่เชื่อถือได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้แหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและอ้างอิงจากแหล่งต่างๆ เมื่อต้องการค้นหาหลักฐานที่เป็นข้อเท็จจริงเพื่ออ้างอิง ให้พยายามไปให้ไกลกว่าที่ลูกค้าจะพบด้วยตนเองด้วยการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็ว ให้จัดลำดับความสำคัญของแหล่งข้อมูลหลักที่ให้ความรู้โดยตรงเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณกำลังพูดด้วย หากแหล่งข้อมูลในเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณมีไฮเปอร์ลิงก์ อย่าลืมใส่รายชื่อแหล่งที่มานั้นไว้ที่ส่วนท้ายของเอกสารสำหรับผู้อ่านที่อาจพิมพ์รายงานของคุณหรืออ่านแบบออฟไลน์ ³
• เห็นภาพ – ใช้ประโยชน์จากตัวช่วยด้านภาพ เช่น กราฟหรือแผนภูมิ (เมื่อเหมาะสม) เพื่อทำให้กระดาษดูน่าสนใจยิ่งขึ้นและเข้าใจง่ายขึ้นสำหรับผู้ชม กราฟิกสามารถปรับปรุงการอ่านเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณ และทำให้ผู้อ่านเข้าใจหัวข้อที่ซับซ้อนลึกซึ้งยิ่งขึ้น ⁴
• เตรียมพร้อมสำหรับการทำงานระยะยาว – แม้ว่าลักษณะของข้อมูลที่คุณแบ่งปันจะเป็นตัวกำหนดความยาวของสมุดปกขาวของคุณ แต่สมุดปกขาวส่วนใหญ่จะอยู่ระหว่างห้าถึงหกหน้า หรือเพียงประมาณ 2,500 คำ ⁵

วิธีการเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์

เมื่อคุณพร้อมที่จะดำดิ่งสู่เนื้อหาแล้ว มีแปดขั้นตอนที่คุณจะต้องปฏิบัติตาม คิดว่ามันเป็นถนนอิฐสีเหลืองของกระดาษสีขาว

ขั้นตอนที่ 1: ระบุวัตถุประสงค์และผู้ชม

โดยพื้นฐานแล้ว จุดประสงค์ของเอกสารรายงานคือการมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของลูกค้าที่คาดหวัง ในการทำเช่นนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องระบุผู้ชมของคุณและวิธีดึงดูดความต้องการและความต้องการของพวกเขาให้ดีที่สุด

ในการกำหนดขอบเขตของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเช่น:

• ข้อมูลที่ต้องการสื่อสารคืออะไร?
• ผลิตภัณฑ์หรือบริการนี้แก้ปัญหาอะไรได้บ้าง?
• อะไรคือข้อค้นพบที่สำคัญในการสำรวจ/การศึกษาล่าสุด?
• เรื่องนี้เขียนเพื่อใคร? ความกังวลและความท้าทายหลักของพวกเขาคืออะไร? สิ่งที่น่าสนใจสำหรับพวกเขา?

การปฏิบัติตามข้อมูลเฉพาะเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถพูดคุยกับผู้ที่น่าจะสนใจมากที่สุดและได้รับประโยชน์จากผลิตภัณฑ์ บริการ หรือโซลูชันของคุณโดยตรง

ขั้นตอนที่ 2: ดำเนินการวิจัยของคุณ

เมื่อคุณได้คำตอบว่า "ทำไม" และ "ใครเป็น" แล้ว ก็ถึงเวลาเจาะลึกกระบวนการวิจัยและรวบรวม "อะไร" ของคุณ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าเนื้อหาที่จะสนับสนุนข้อโต้แย้งหลักของคุณ

ระบุแหล่งข้อมูลสำคัญของคุณ—โดยหลักแล้วคือแหล่งข้อมูลหลัก—ที่สนับสนุน ขยายความ หรือให้ข้อมูลเบื้องหลังที่สำคัญเกี่ยวกับหัวข้อของเอกสารรายงานของคุณ ซึ่งอาจรวมถึง:

• กรณีศึกษา
• สถิติ
• บทความวิชาการ

เมื่อคุณรู้สึกว่ามีข้อมูลอยู่ในมือเพียงพอแล้ว คุณยังสามารถรวบรวมและสร้างภาพช่วยที่เกี่ยวข้อง เช่น แผนภูมิ กราฟ หรือภาพถ่ายเพื่อเสริมการค้นคว้าของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกรอบงานและร่างโครงร่างของคุณ

เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ ผู้ชม และสื่อภาพของคุณแล้ว คุณสามารถเลือกโครงสร้างสมุดปกขาวที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

โดยทั่วไป คุณจะต้องรวมสิ่งต่อไปนี้ไว้ในโครงร่าง:

• บทนำ – ในส่วนแรก คุณจะแสดงภาพรวมหรือบทสรุปของหัวข้อและสิ่งที่คุณตั้งเป้าจะสำรวจ
• ภูมิหลัง – ภูมิหลังจะให้บริบทสำหรับหัวข้อที่คุณกำลังพูดด้วย ระบุปัญหาเฉพาะ (ถ้ามี) และแสดงหลักฐานเพื่อสนับสนุนข้อค้นพบหรือการอ้างสิทธิ์ของคุณ
• วิธีแก้ไข – เมื่อใช้การวิจัยที่มีการดำเนินการอย่างดี คุณจะให้วิธีแก้ปัญหาที่ได้รับการแนะนำ
• การ โน้มน้าว ใจ – สำหรับองค์กรการค้า โฆษณาที่สอดคล้องกับงานวิจัยของคุณจะเป็นไปตามข้อเสนอโซลูชันเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ หรือข้อเสนอคุณค่าเฉพาะ
• บทสรุป – ให้ข้อมูลสรุปสุดท้ายที่กล่าวถึงเพื่อเพิ่มความเข้าใจของผู้ฟัง
• แหล่งที่มา – ในตอนท้ายของสมุดปกขาว คุณจะอ้างอิงแหล่งที่มาของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างบทนำและบทสรุปของคุณ

รายการวิธีการมากมายจะทำให้การเขียนแนะนำตัวของคุณอยู่ในอันดับที่สูงขึ้นในรายการนี้ แต่โปรดฟังเรา การเปลี่ยนแปลงมากมายสามารถเกิดขึ้นได้ในระหว่างขั้นตอนการเขียน และการแนะนำตัวมักจะมีประสิทธิภาพ กระชับ และให้ข้อมูลมากกว่าเมื่อสร้างขึ้นจากข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าเส้นทางของสมุดปกขาวของคุณนำไปสู่ที่ใด คุณสามารถสรุปงานวิจัย คุณค่าที่นำเสนอ และรายละเอียดผลิตภัณฑ์ของคุณในคำกระตุ้นการตัดสินใจขั้นสุดท้าย สิ่งนี้จะต้องสร้างสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างการโน้มน้าวใจและข้อมูลเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารของคุณ การรับรองที่ฉูดฉาดอาจทำให้ความน่าเชื่อถือของเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณลดลง

ขั้นตอนที่ 5: เลือกชื่อเรื่องที่สะดุดตา

เมื่อคุณทราบเนื้อหาทั้งหมดของเอกสารไวท์เปเปอร์แล้ว ก็ถึงเวลาเลือกชื่อเรื่องที่จะดึงดูดผู้อ่านและช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าควรคาดหวังอะไรจากการอ่าน นอกจากนี้ยังสามารถแก้ไขปัญหาที่กำลังกล่าวถึงในเอกสาร

พิจารณาเสียงของแบรนด์ของคุณและช่วงเวลาสำคัญที่กำหนดในเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณ ในขณะที่คุณมองหาแรงบันดาลใจของชื่อเรื่อง บ่อยครั้ง ชื่อที่ยาวจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการดึงดูดความสนใจของผู้ชม

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบ แก้ไข และทำซ้ำ

การเขียนไวท์เปเปอร์เป็นกระบวนการที่ลื่นไหลและสร้างสรรค์ แม้ว่าจะเป็นเรื่องทางเทคนิคก็ตาม เมื่อคุณทำร่างฉบับเต็มฉบับแรกเสร็จแล้ว คุณควรอ่านเอกสารไวท์เปเปอร์อย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้และสอดคล้องกับเสียงของแบรนด์ของคุณ

ในขณะที่คุณแก้ไข ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:

• โครงสร้าง
• สไตล์และการจัดรูปแบบ
• องค์กรและกระแส
• อ่านง่าย
• ที่มาและทัศนูปกรณ์

เมื่ออ่านใหม่แต่ละครั้ง คุณอาจพบว่าตัวเองต้องพลิกไปมาระหว่างขั้นตอนด้านบน ซึ่งก็ไม่เป็นไร—นี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ เมื่อคุณขัดเกลาโครงการของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถส่งต่อไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่นเพื่อประทับตราการอนุมัติขั้นสุดท้าย—หรืออาจปรับแต่งเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแง่มุมบางประการของข้อความของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับค่านิยมของบริษัทและความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ

ขยายกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณด้วย Power Digital

สมุดปกขาวเป็นเอกสารเกี่ยวกับโซลูชันที่ส่งเสริมข้อเสนอขององค์กรผ่านการวิจัยเชิงลึกและเสียงโน้มน้าวใจ ที่ Power Digital เราใช้โซลูชันเป็นหลักเช่นกัน

Power Digital เป็นบริษัทการตลาดเพื่อการเติบโตและหน่วยงานการตลาดดิจิทัลที่ใช้ข้อมูลเชิงลึกของผู้ใช้จำนวนมากเพื่อสร้างแคมเปญการตลาดหลายช่องทางที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ และนำการรับรู้ถึงแบรนด์มาสู่ธุรกิจของคุณ

การทำงานเป็นทั้งบริษัท SEO และเอเจนซี่การตลาดเนื้อหา เรานำเสนอโซลูชันการเติบโตที่คุณวางใจได้ ติดต่อกับ Power Digital วันนี้

แหล่งที่มา:

1. ห้องปฏิบัติการเขียน Purdue Online เอกสารไวท์เปเปอร์: องค์กรและเคล็ดลับอื่นๆ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/white_papers/organization_and_other_tips.html
2. มหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด. คำจำกัดความของเอกสารไวท์เปเปอร์ หนังสือบรรยายสรุป บันทึก ช่วยจำ http://law.stanford.edu/wp-content/uploads/2015/04/Definitions-of-White-Papers-Briefing-Books-Memos-2.pdf
3. มหาวิทยาลัยแมสซาชูเซตส์ โลเวลล์ คู่มือสไตล์กระดาษขาว https://libguides.uml.edu/whitepaper_style
4. อินเวสโทพีเดีย. กระดาษสีขาวคืออะไร? https://www.investopedia.com/terms/w/whitepaper.asp
5. ซาเปียร์. เอกสารไวท์เปเปอร์คืออะไร? และวิธีการเขียน https://zapier.com/blog/what-is-a-whitepaper/#definition
6. สถาบันการเงินองค์กร. กระดาษสีขาว. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/white-paper/
7. ระดับผู้เชี่ยวชาญ. คู่มือเอกสารไวท์เปเปอร์: วิธีการเขียนไวท์เปเปอร์ https://www.masterclass.com/articles/white-paper-guide#how-to-write-a-white-paper