ใบแจ้งหนี้คืออะไร?
เผยแพร่แล้ว: 2022-03-04ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารยืนยันการทำธุรกรรม สิ่งนี้ใช้กับทั้งการให้บริการและการจัดหาสินค้า รวมถึงการจัดหาเนื้อหาดิจิทัล อาจเป็นกระดาษหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ใบกำกับสินค้ากำหนดมูลค่าของสินค้าและบริการและเป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณภาษีที่ครบกำหนดชำระ แม้ว่าใบแจ้งหนี้มักปรากฏในความสัมพันธ์แบบ B2B (ธุรกิจกับธุรกิจ) แต่ก็ไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่ของผู้ประกอบการเท่านั้น บุคคลทั่วไปยังพบกับใบแจ้งหนี้ที่ออกในรูปแบบ B2C (ธุรกิจถึงผู้บริโภค) ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้คืออะไรและมีจุดประสงค์อะไร
ใบแจ้งหนี้คืออะไร? จุดประสงค์ของมันคืออะไร? – สารบัญ:
- ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
- ใบแจ้งหนี้เพื่อยืนยันการขาย
- ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางบัญชี
- ใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องใช้การรับประกันหรือไม่?
- คุณจะออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายได้อย่างไร
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารยืนยันการสรุปธุรกรรมระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ด้วยเหตุผลนี้ ใบแจ้งหนี้ต้องมีรายละเอียดทั้งหมดของทั้งสองอย่าง มันควรจะออกเป็นสองชุด หนึ่งฉบับสำหรับแต่ละฝ่ายในการทำธุรกรรม
องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของใบแจ้งหนี้คือหมายเลขและวันที่ออกโดยเฉพาะ ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและบริการที่ขาย เช่น ปริมาณ ราคา และมูลค่า สำหรับประเทศที่มีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) ใบแจ้งหนี้จะแสดงอัตราและมูลค่าของภาษีนี้ด้วย
ใบแจ้งหนี้ระบุวิธีการชำระเงินสำหรับสินค้าและบริการที่ให้มา อาจเป็นการชำระเงินล่วงหน้า การชำระเงินด้วยเงินสด การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือบัตรเครดิต ในกรณีที่ขายโดยมีวันที่ชำระเงินที่เลื่อนออกไป ใบแจ้งหนี้จะรวมวันที่ที่ต้องชำระภาระผูกพันดังกล่าวด้วย
สามารถออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษ แต่อาจร่างขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีผลบังคับทางกฎหมายเช่นเดียวกัน ตาม E-Invoicing / E-Billing รายงานการแปลงเป็นดิจิทัลและระบบอัตโนมัติ มีการออกใบแจ้งหนี้มากกว่า 370 พันล้านใบทุกปี โดยมีเพียง 10% เท่านั้นที่เป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีราคาถูกกว่าบริการแบบกระดาษมาก โซลูชันดังกล่าวจึงเป็นที่นิยมมากขึ้นทุกปี ด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติในการออกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถลดต้นทุนได้มากถึง 30%
ใบแจ้งหนี้เพื่อยืนยันการขาย
เมื่อขายสินค้าหรือบริการใด ๆ คุณต้องจัดทำเอกสารเหตุการณ์ดังกล่าวในรูปแบบที่เหมาะสม เมื่อขายให้กับบุคคลทั่วไป คุณจะต้องมีเครื่องบันทึกเงินสดและออกใบเสร็จรับเงิน อย่างไรก็ตาม ตามคำขอของลูกค้า คุณต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อยืนยันการซื้อ เมื่อดำเนินธุรกิจในรูปแบบ B2B เอกสารพื้นฐานที่ยืนยันการขายคือใบแจ้งหนี้
หลายบริษัทที่จำหน่ายในตลาดกลางต่างๆ จะออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับลูกค้าของตนตามค่าเริ่มต้น นี่เป็นทางออกที่สะดวกกว่าการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้แบบกระดาษอย่างแน่นอน การจัดส่งเอกสารดังกล่าวทำได้ง่ายโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจัดการกับงานเอกสาร และคุณสามารถมีสมาธิกับการดำเนินธุรกิจของคุณได้
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางบัญชี
ตาม IFRS (มาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ) ใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในเอกสารทางบัญชีที่สำคัญที่สุดซึ่งมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ ใบแจ้งหนี้จะคำนวณรายได้ของคุณและภาษีที่คุณต้องจ่าย ใบแจ้งหนี้ยังบันทึกค่าใช้จ่ายที่คุณต้องแบกรับในการดำเนินธุรกิจของคุณด้วย ขึ้นอยู่กับรูปแบบการจัดเก็บภาษีที่เลือก อาจส่งผลต่อจำนวนภาษีที่ต้องชำระ เนื่องจากหน่วยงานด้านภาษีสามารถควบคุมใบแจ้งหนี้ได้ จึงต้องเก็บรักษาใบกำกับภาษีไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในกฎหมายของประเทศนั้นๆ
สำนักงานบัญชีเมื่อจัดทำรายการราคาสำหรับบริการมักจะอ้างถึงจำนวนใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้ใช้กับทั้งที่ออกโดยคุณ ซึ่งเรียกว่าอินวอยซ์การขาย และใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยผู้รับเหมาของคุณสำหรับสินค้าและบริการที่มอบให้กับคุณ หลังจะเรียกว่าใบแจ้งหนี้ต้นทุน
สำนักงานบัญชีในราคาแพ็คเกจบริการพื้นฐานมักจะเสนอการจองตามจำนวนใบแจ้งหนี้ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แต่สำหรับเอกสารที่ตามมาแต่ละฉบับที่เกินขีดจำกัดนี้ อาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม หากคุณไม่ได้ออกเอกสารมากเกินไป การใช้บริการบัญชีอาจเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันที่จะช่วยให้คุณออกและจองใบแจ้งหนี้ได้ด้วยตัวเอง สะดวกยิ่งขึ้นด้วยเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและรายการข้อมูลแบบเลื่อนลง ด้วยโซลูชันนี้ คุณจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนในการดำเนินธุรกิจของคุณเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องใช้การรับประกันหรือไม่?
คุณไม่จำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้เพื่อใช้การรับประกัน เพื่อจุดประสงค์นี้ การยืนยันการซื้อใดๆ ก็เพียงพอแล้ว ซึ่งอาจเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดบัญชี หรือการยืนยันการชำระเงินด้วยบัตรเครดิต สิ่งสำคัญคือต้องมีเอกสารยืนยันการทำธุรกรรม อย่างไรก็ตาม ผู้คนจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อซื้อสินค้าที่มีมูลค่ามากกว่า เลือกใบแจ้งหนี้ ทำไม
มันง่ายมากที่จะสูญเสียใบเสร็จรับเงิน นอกจากนี้ หากเก็บไว้ไม่ดี ก็จะจางหายไปอย่างรวดเร็วและอ่านไม่ออก ไม่มีปัญหาดังกล่าวกับใบแจ้งหนี้ พวกเขามักจะมีรูปแบบที่ใหญ่กว่าและมักจะเป็นหน้า A4 ด้วยเหตุนี้จึงสามารถจัดเก็บได้ง่ายในสารยึดประสานมาตรฐาน ใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางออกที่ดี การเข้าถึงเอกสารดังกล่าวง่ายกว่ามากและในกรณีที่คุณต้องการใช้การรับประกัน คุณสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว
คุณจะออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายได้อย่างไร?
คุณจะพบโซลูชันมากมายที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้ เริ่มจากระบบบัญชีและการเงิน ผ่าน CRMs (Customer Relationship Management System) หรือระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่ซับซ้อน ไปจนถึงแอปพลิเคชันเฉพาะ เช่น Firmbee ซึ่งเป็นการออกใบแจ้งหนี้ฟรี แอป. ด้วยเครื่องมือดังกล่าว คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และแม้แต่ทำให้กระบวนการบางอย่างเป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการชำระเงินที่เกิดซ้ำ
ไม่จำเป็นต้องเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการซื้อซอฟต์แวร์ดังกล่าวเสมอไป ควรใช้โซลูชันที่ได้รับการพิสูจน์แล้วซึ่งมีฟังก์ชันการทำงานครบถ้วนเมื่อออกใบแจ้งหนี้ และในขณะเดียวกันก็ไม่มีค่าใช้จ่าย เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณสามารถใช้แอปออกใบแจ้งหนี้ฟรี ซึ่งทำให้การออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นมาก แม้แต่กับผู้ที่ยังไม่เคยทำบัญชีมาก่อน
อ่านบทความล่าสุดของเรา: สตอรี่บอร์ด – มันคืออะไรและใช้อย่างไรในการผลิตวิดีโอ
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook และ Twitter
ผู้เขียน: Andy Nichols
นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด