แผนผังองค์กรคืออะไร?

สิ่งที่จำเป็นสำหรับบริษัทหรือสถาบัน ไม่ว่าจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม ในการทำงานอย่างมีประสิทธิผลและสอดคล้องกัน โดยบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้แต่ละข้อตามลำดับ คุณอาจจะตั้งชื่อองค์ประกอบต่างๆ มากมาย ตั้งแต่ทีมที่ได้รับการคัดเลือกมาอย่างดีพร้อมความสามารถที่จำเป็น กลยุทธ์การดำเนินการที่ปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย หรือการได้มาซึ่งทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมด

ยังมีอีกองค์ประกอบหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่คุณอาจมองข้ามไป นั่นคือโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพที่บริษัทหรือองค์กรสร้างขึ้น โครงสร้างนี้ประกอบด้วยการพึ่งพาและความรับผิดชอบที่มองเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยสิ่งที่เรียกว่าแผนผังองค์กร ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าเครื่องมือนี้คืออะไร รวมถึงชี้ให้เห็นว่าการใช้งานเครื่องมือนี้มีประโยชน์ต่อบริษัทและสถาบันที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมต่างๆ อย่างไร

แผนผังองค์กร – หรืออะไร?

แผนผังองค์กรไม่ได้เป็นเพียงภาพวาดที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา แต่ยังเป็นเครื่องมือการจัดการที่ซับซ้อนในการพรรณนา - แต่ที่สำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจ - โครงสร้างของบริษัท สถาบัน หรือหน่วยงานอื่น ๆ เป็นการแสดงภาพกราฟิกของลำดับชั้น (จากระดับสูงสุดไประดับต่ำสุด) การแบ่งความรับผิดชอบตลอดจนการเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานต่างๆ (ทีมหรือบุคคลที่แตกต่างกัน)

เป็นวิธีที่สะดวกสำหรับพนักงาน (โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งเริ่มต้น) เนื่องจากช่วยให้พวกเขาเห็นโครงสร้างของบริษัทหรือสถาบันโดยการกำหนดบทบาทของแต่ละหน่วยงาน รวมถึงขอบเขตความรับผิดชอบและความสามารถอย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้ได้จริงสำหรับบุคคลภายนอก (เช่น ผู้มีโอกาสเป็นนักลงทุนหรือหุ้นส่วน) ที่ต้องการทราบว่าบริษัทหรือสถาบันดำเนินธุรกิจอย่างไร สาระสำคัญของแผนผังองค์กรจึงอยู่ที่การรับรองความโปร่งใสและการจัดการทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิผล

แผนผังองค์กรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

มีเครื่องมือหลายประเภทที่อธิบายไว้ (ตั้งแต่ลำดับชั้น ไปจนถึงฟังก์ชัน ไปจนถึงเมทริกซ์ เช่น มุ่งเน้นไปที่โครงการที่กำลังดำเนินอยู่) องค์ประกอบที่รวมอยู่นั้นขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะ (โดยเฉพาะขนาดของกิจการและอุตสาหกรรมที่ดำเนินธุรกิจ) อย่างไรก็ตาม โดยส่วนใหญ่จะมีข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบต่างๆ เช่น:

• ผู้บริหาร - ในส่วนสูงสุดของการแสดงภาพจะถูกจัดวางในตำแหน่งผู้บริหารที่สำคัญที่สุดที่รับผิดชอบในการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับทั้งบริษัทหรือสถาบัน โดยปกติจะปรากฏที่นี่ เช่น ประธาน รองประธาน ผู้จัดการทั่วไป (ในสาขาต่างๆ เช่น ทรัพยากรบุคคล การตลาด การพัฒนา การขาย ฯลฯ) และบางครั้งก็เป็นผู้จัดการระดับสูง
• แต่ละแผนกหรือแผนก – แต่ละแผนก (เช่น การตลาด ทรัพยากรบุคคล ไอที การขาย กฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ฯลฯ) จะถูกนำเสนอโดยบล็อกที่แยกจากกัน และในนั้นมีตำแหน่งและบทบาทส่วนบุคคล (ภายในแผนกก็อาจมีทีมที่รับผิดชอบด้วย สำหรับพื้นที่เฉพาะ เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายสื่อสาร ประสิทธิภาพ และทีมประชาสัมพันธ์)
• รายละเอียดตำแหน่ง – ภายในแต่ละแผนกหรือแผนก ตำแหน่งเฉพาะที่มีอยู่ในบริษัทหรือสถาบันจะถูกระบุไว้ด้วย (ตั้งแต่ผู้อำนวยการไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญอาวุโสและรุ่นน้อง จนถึงนักศึกษาฝึกงานและผู้เข้ารับการฝึกอบรม) ซึ่งมักจะมีความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย
• สายการสื่อสารและการอยู่ใต้บังคับบัญชา - ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการแสดงกราฟิกของโครงสร้าง ยังระบุด้วยว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการรายงานกิจกรรมของตน และใครที่ต้องส่งรายงานดังกล่าว
• คีย์/คำอธิบาย – การแสดงภาพกราฟิกมักประกอบด้วยคีย์หรือคำอธิบายที่อธิบายความหมายของสัญลักษณ์และเส้นต่างๆ ที่ใช้ในไดอะแกรม ทำให้ผู้ใช้ทุกคนเห็นโครงสร้างและเข้าใจความหมายขององค์ประกอบต่างๆ ทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

เหตุใดบริษัทจึงต้องมีแผนผังองค์กร?

การจัดทำแผนผังองค์กรมีประโยชน์อย่างไร? ประการแรก ด้วยวิธีนี้ พนักงานสามารถเข้าใจตำแหน่งของตนเองในโครงสร้างได้ง่ายขึ้น - พวกเขารู้ว่างานของตนคืออะไร รับผิดชอบกับใครกันแน่ (ทั้งในระดับพื้นฐานและระดับสูงกว่า) และใครที่พวกเขาสามารถส่งมอบได้ในกรณีที่เกิดปัญหา

ยิ่งไปกว่านั้น หากพวกเขาต้องการการสนับสนุนจากบุคคลจากแผนกอื่น พวกเขาสามารถตรวจสอบตัวเองในแผนผังองค์กรที่รับผิดชอบในพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่ง และให้แน่ใจว่า (ในกรณีส่วนใหญ่) ว่าพวกเขาได้ส่งปัญหาไปยังบุคคลที่ถูกต้องแล้ว ด้วยวิธีนี้ สายการสื่อสารและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและการหยุดงาน ในเวลาเดียวกัน การแสดงภาพกราฟิกที่อธิบายยังทำให้สามารถระบุพื้นที่ที่มีช่องว่างหรือภาระงานมากเกินไป ช่วยให้สามารถกระจายกิจกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนผังองค์กร – สรุป

เมื่อพิจารณาถึงประโยชน์ที่กล่าวมาข้างต้น เราสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าการจัดการบริษัท สถาบัน หรือหน่วยงานอื่นๆ โดยไม่มีแผนผังองค์กรจะเป็นงานที่ยุ่งยากและยากมาก การสื่อสารจะถูกดึงออกมามากขึ้น การตัดสินใจจะใช้ความคิดที่ดีน้อยลง (เนื่องจากขาดความรู้ที่สมบูรณ์เกี่ยวกับโครงสร้างภายในและความสัมพันธ์) และทรัพยากรจะถูกปรับใช้ในลักษณะที่ไม่ได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสม

แผนผังองค์กรอำนวยความสะดวกในการจัดการ ขณะเดียวกันก็ช่วยให้เข้าใจบริษัทหรือสถาบันโดยรวม และระบุส่วนที่สามารถนำการปรับปรุงและการเปลี่ยนแปลงไปใช้เพื่อการเติบโตและความสำเร็จต่อไป ดังนั้น ทุกบริษัทและสถาบัน – แม้แต่บริษัทเล็กๆ – ควรระมัดระวังในการสร้างแผนผังองค์กรที่ถูกต้องและ (สำคัญ) ใหม่ล่าสุด

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน : เคลาเดีย โควาลซิค

นักออกแบบกราฟิกและ UX ที่สื่อถึงการออกแบบในสิ่งที่ไม่สามารถสื่อเป็นคำพูดได้ สำหรับเขาแล้ว ทุกสี เส้น หรือฟอนต์ที่ใช้ล้วนมีความหมาย มีความหลงใหลในการออกแบบกราฟิกและเว็บ

ดูโพสต์ทั้งหมด