ทั้งหมดเกี่ยวกับการแมปกระบวนการทางธุรกิจ ใช้ในอีคอมเมิร์ซได้ไหม
เผยแพร่แล้ว: 2023-03-08การดำเนินธุรกิจขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่ซับซ้อนมากมาย ในแต่ละวัน ในแต่ละรายการอาจมีข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องที่สังเกตเห็นได้ช้าเกินไป ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียทางการเงินในที่สุด คุณรู้วิธีตรวจจับสิ่งผิดปกติตั้งแต่เนิ่นๆ และหลีกเลี่ยงการสิ้นเปลืองทรัพยากรหรือไม่? ใช้ประโยชน์จากการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ อ่านต่อเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม
การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ – สารบัญ:
- การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?
- ประเภทของแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
- ซอฟต์แวร์แผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
- ประโยชน์ของการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
- ข้อเสียของการแมปกระบวนการทางธุรกิจ
- การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจในอีคอมเมิร์ซ
- สรุป
การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?
ทุกกระบวนการที่เกิดขึ้นในบริษัท (การจัดการผลิตภัณฑ์ กระบวนการขาย ฯลฯ) สามารถแยกย่อยออกเป็นกิจกรรมเฉพาะที่นำไปสู่ การบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจคือการแสดงภาพของสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัทและใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละอย่าง
เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณมองบริษัทจากมุมมองที่กว้างขึ้น ด้วย การแมปกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถตรวจพบความผิดปกติในกระบวนการ กำจัดหรือลดผลกระทบ เพิ่มผลิตภาพและลดต้นทุน ขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นกุญแจสำคัญในการทำกำไร
ประเภทของแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
เพื่อแสดงให้เห็น ขั้นตอนของแต่ละกระบวนการ คุณสามารถใช้เครื่องมือบางอย่างที่สร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ เราจะแสดงรายการที่ใช้บ่อยที่สุดในทางปฏิบัติด้านล่าง:
ผังงานพื้นฐาน
สัญลักษณ์ผังงานบางอย่างถูกใช้เพื่อสร้างมัน เช่น สี่เหลี่ยมที่แสดงถึงขั้นตอนใดๆ ในกระบวนการ ลูกศรที่ระบุทิศทางของการกระทำ และเพชรที่เป็นสัญลักษณ์ของการตัดสินใจที่จำเป็นในการก้าวไปข้างหน้า การสร้างแผนภูมิดังกล่าวค่อนข้างง่าย และช่วยให้คุณเห็นภาพกระบวนการต่างๆ เช่น การขายและการผลิต
แผนที่สายธารคุณค่า
ซึ่งคล้ายกับผังงานพื้นฐานที่อธิบายไว้ข้างต้น และมักใช้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การจัดการแบบลีน สายธารคุณค่าสามารถเข้าใจได้ว่าเป็น กิจกรรมทั้งหมดที่บริษัทดำเนิน การในกระบวนการปฏิบัติงาน ในทางกลับกัน การสร้างแผนที่สายธารแห่งคุณค่าเกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบสถานะปัจจุบันกับสถานะในอนาคต
เมื่อวิเคราะห์สถานะปัจจุบัน ให้ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมบางอย่าง สถานะในอนาคต (สถานะในอุดมคติที่เราควรมุ่งมั่น) หมายถึงเวลาที่ผลิตภัณฑ์ควรพร้อมและเข้าถึงลูกค้าเพื่อตอบสนองความต้องการของพวกเขา ความแตกต่างที่เกิดขึ้น ระหว่างสถานะปัจจุบันและสถานะในอนาคตเรียกว่าปัญหาคอขวด ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียทรัพยากรและผลผลิตที่ลดลง
ว่ายน้ำ
นี่คือแผนผังลำดับงานพื้นฐานที่ละเอียดขึ้นเล็กน้อย นอกเหนือจากการอธิบายกิจกรรมแต่ละรายการภายในกระบวนการแล้ว ยัง ระบุหน้าที่ที่แผนกหรือพนักงาน รับผิดชอบด้วย ต้องขอบคุณสิ่งนี้ มันง่ายกว่าที่จะเห็นความเชื่อมโยงระหว่างฝ่ายต่างๆ ที่เข้าร่วมในกระบวนการ
SIPOC
SIPOC ย่อมาจาก Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customer ดึงความสนใจไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับการคัดเลือกที่เกี่ยวข้องในกระบวนการของบริษัทและกิจกรรมที่เกิดจากกระบวนการเหล่านั้น
ซอฟต์แวร์แผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
มีเครื่องมือ BPM มากมายในตลาดที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการธุรกิจอย่างมาก เราสามารถพูดถึง Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard และอื่น ๆ อีกมากมาย คุณสามารถมองหาซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
ประโยชน์ของการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ
การพัฒนาแผนผังกระบวนการทางธุรกิจต้องใช้เวลาและความพยายามพอสมควร อย่างไรก็ตาม เป็นการลงทุนที่คุณจะเห็นผลลัพธ์ ในความก้าวหน้าของธุรกิจของคุณ การใช้การแมปกระบวนการทางธุรกิจมีประโยชน์อย่างไร
มองธุรกิจของคุณจากมุมมองที่กว้างขึ้น
การแสดงภาพแต่ละกระบวนการช่วยให้คุณ มองกระบวนการเหล่านั้นอย่างเป็นกลาง ซึ่งจะช่วยคุณในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และปรับปรุงกระบวนการ
การแก้ปัญหา
การระบุคอขวด ที่ลดประสิทธิภาพของกระบวนการเป็นขั้นตอนแรกในการขจัดหรือลดผลกระทบด้านลบ
การบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ
การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจของคุณช่วยให้คุณ ตรวจพบสิ่งผิดปกติ ก่อนที่ความสูญเสียทางการเงินและการละเมิดกฎหมายจะเกิดขึ้น
การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทีม
ด้วยการแมปกระบวนการทางธุรกิจ การมอบหมายความรับผิดชอบให้กับแต่ละบุคคล ทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น
การพัฒนาและประยุกต์ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
เทคนิคดังกล่าวเป็นโอกาสที่ดีในการ เรียนรู้จากข้อผิดพลาดของคุณเอง เพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและเพื่อกำหนดรูปแบบพฤติกรรมที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของบริษัท
ข้อเสียของการแมปกระบวนการทางธุรกิจ
ข้อมูลไม่สมบูรณ์
ข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานมักมาจากผู้ที่รู้กระบวนการดีที่สุด นั่นคือพนักงาน อย่างไรก็ตาม ความคิดเห็นของพวกเขา ยังคงเป็นเรื่องส่วนตัว และจะไม่อธิบายสถานการณ์จริงอย่างเพียงพอ หรืออาจขึ้นอยู่กับทัศนคติของพวกเขา (ความไม่พอใจ ความคับข้องใจ ฯลฯ)
ต้องใช้ความละเอียดมาก
ไม่มีมาตรฐานสำหรับกลไกการรวบรวมข้อมูลทำให้ผลลัพธ์ที่ได้รับมีความน่าเชื่อถือน้อยลง การวาดแผนที่ที่จะแสดงถึงสถานะที่แท้จริงขององค์กรอย่างถูกต้องนั้นต้องใช้ความอดทนและมีระเบียบวินัย ยิ่งไปกว่านั้น การเจาะลึกองค์ประกอบบางอย่างของกระบวนการ อาจดูซับซ้อนเกินไป ซึ่งนำไปสู่การตีความที่มากเกินไปและความสับสน
การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจในอีคอมเมิร์ซ
การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ สามารถใช้ได้ในหลายอุตสาหกรรม ด้านล่าง เราจะแสดงแอปพลิเคชันในอีคอมเมิร์ซด้วยความช่วยเหลือของผังงานพื้นฐานและ SIPOC
กำหนดวัตถุประสงค์ของการสร้างแผนที่
อาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพในทางใดทางหนึ่ง
เน้นขั้นตอนที่สำคัญ
กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการที่กำหนด เช่น การค้นหาสินค้าใน e-store (จุดเริ่มต้นของกระบวนการขาย) และ การส่งคำสั่งซื้อไปยังลูกค้า (จุดสิ้นสุดของกระบวนการขาย) จากนั้น เน้นลำดับกิจกรรมที่เหลือ ซึ่งจำเป็นต่อการทำให้โฟลว์สมบูรณ์ เป็นตัวแทนของพวกเขาโดยใช้แผนผังกระบวนการทางธุรกิจประเภทใดประเภทหนึ่งที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้
ปรึกษากับผู้อื่น
นำเสนอแผนภูมิที่เตรียมไว้ให้ทีมของคุณและหารือเกี่ยวกับจุดที่จำเป็นต้องปรับปรุง
แนะนำการเปลี่ยนแปลง
ระบุพื้นที่ที่ ต้องปรับปรุง คุณสามารถใช้กลยุทธ์การจัดการแบบลีนเพื่อทำเช่นนั้น เมื่อดูแผนที่ที่วาดขึ้น ลองคิดว่าขั้นตอนใดของกระบวนการคอขวดที่สามารถเกิดขึ้นได้ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:
- ความล่าช้าในการประมวลผลข้อมูลเมื่อทำการสั่งซื้อ
- ความล่าช้าในการชำระเงินให้เสร็จสิ้น
- ในขั้นตอนการป้อนข้อมูลและการสั่งซื้อให้เสร็จสิ้น (ซึ่งดำเนินการโดยพนักงาน) มีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดและความล่าช้า
- ไม่ปรับแพลตฟอร์มให้เข้ากับอุปกรณ์เคลื่อนที่ คนส่วนใหญ่ใช้โทรศัพท์เพื่อซื้อของ หากเว็บไซต์ของคุณทำงานไม่ถูกต้อง ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะเลิกใช้บริการของคุณ
- ขั้นตอนการสั่งซื้อที่ซับซ้อน – ยิ่งมีหน้าย่อยหรือการคลิกที่จำเป็นในการสั่งซื้อน้อยเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น
- มีวิธีการชำระเงินและการจัดส่งไม่มากนัก – มีความยืดหยุ่นและเสนอตัวเลือกที่หลากหลายสำหรับการซื้อ เช่น การชำระเงินเป็นงวดหรือเลื่อนการชำระเงิน การจัดส่งไปยังที่อยู่ที่กำหนด เครื่องพัสดุ จุดรับและในต่างประเทศ
- สื่อสารกับลูกค้าได้ไม่ดี - อย่าลืมเกี่ยวกับลูกค้าของคุณหลังการขายสิ้นสุดลง ผู้ที่มีประสบการณ์ (เชิงบวก) กับร้านค้าแล้วมีแนวโน้มที่จะซื้อซ้ำ แต่ควรเตือนพวกเขาให้นึกถึงร้านของคุณ คุณสามารถส่งอีเมลที่มีการอัปเดต โปรโมชัน ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ รวมถึงขอให้พวกเขาให้คะแนนคุณภาพการบริการลูกค้าและความพึงพอใจต่อการทำธุรกรรม
สรุป
การใช้การแมปกระบวนการทางธุรกิจสามารถเป็นองค์ประกอบสำคัญในการปรับปรุงการจัดการโครงการเฉพาะ ไม่เพียงแต่ในอุตสาหกรรมอีคอมเมิร์ซ เท่านั้น แต่ยังรวมถึงภาคธุรกิจอื่นๆ ส่วนใหญ่ด้วย การแสดงตัวอย่างเส้นทางภายในและภายนอกของกิจกรรมบางอย่างสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีความจำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรพิจารณาที่ระยะเวลาและคุณภาพของกระบวนการ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น การมีส่วนร่วมของพนักงานและบุคคลภายนอก
อ่านเพิ่มเติม: การวิเคราะห์ทางสัณฐานวิทยาเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แอนดี้ นิโคลส์
นักแก้ปัญหาที่มี 5 ระดับที่แตกต่างกันและแรงจูงใจที่ไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของและผู้จัดการธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า ความใจกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด