คู่มือง่าย ๆ ในการรื้อปรับรื้อกระบวนการทางธุรกิจ

การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญในวาระของบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็กหลายแห่งในหลายอุตสาหกรรม โดยภาคการผลิตและการธนาคาร/การเงินเป็นภาคส่วนชั้นนำ ช่วยให้องค์กรสามารถดูกระบวนการทางธุรกิจจากมุมมองใหม่ เพื่อทำความเข้าใจวิธีการออกแบบใหม่เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงาน

ในคู่มือนี้ เรามุ่งหวังที่จะลดความซับซ้อนของแนวคิดของการปรับรงกระบวนการทางธุรกิจโดยอธิบายว่ามันคืออะไรและขั้นตอนของกระบวนการ เรายังได้จัดเตรียมเทมเพลตกระบวนการทางธุรกิจที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีเพื่อเริ่มต้นโครงการ BPR ของคุณเอง

การรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร

“การรื้อปรับระบบธุรกิจคือการคิดใหม่ขั้นพื้นฐานและการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่อย่างสิ้นเชิง เพื่อให้บรรลุการปรับปรุงอย่างมากในการวัดประสิทธิภาพร่วมสมัยที่สำคัญและสำคัญ เช่น ต้นทุน คุณภาพ บริการ และความรวดเร็ว” - Michael Hammer และ James Champy

การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่เป็นแนวทางที่ใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร โดยการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการที่มีอยู่ทั่วทั้งองค์กร นอกเหนือจากการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ยังรวมถึงการออกแบบระบบที่เกี่ยวข้องและโครงสร้างองค์กรใหม่ด้วย

โดยปกติ เหตุผลต่างๆ เช่น โอกาสทางการตลาดใหม่ การแข่งขันที่เพิ่มขึ้น ประสิทธิภาพทางการเงินที่ไม่ดี และส่วนแบ่งการตลาดที่ลดลง ทำให้เกิดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ

BPR เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และการเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบหลักหลายประการของธุรกิจ ซึ่งรวมถึง

• กลยุทธ์
• องค์กร
• กระบวนการ
• เทคโนโลยี
• วัฒนธรรม

BPR ประกอบด้วยสามขั้นตอน ขั้นตอนการวิเคราะห์ ขั้นตอนการออกแบบ และขั้นตอนการดำเนินการ นอกจากนี้ยังเรียกว่าการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ การจัดการการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจ และการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

ประโยชน์ของการรื้อปรับระบบกระบวนการทางธุรกิจ

BPR มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพองค์กรในแง่ของต้นทุน คุณภาพ การส่งมอบ ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ฯลฯ นอกจากนี้ยังช่วย

• ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและระบบ
• บริษัทปรับตัวเข้ากับเวลาที่เปลี่ยนแปลงได้ง่ายและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
• ปรับปรุงความสามารถในการทำกำไรของบริษัทและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วยการปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการ

หลักการรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจ

ต่อไปนี้เป็นหลักการรื้อปรับระบบ 7 ประการที่เสนอโดย Michael Hammer และ James Champy

1. จัดระเบียบรอบๆ ผลลัพธ์ ไม่ใช่งาน
2. ระบุกระบวนการทั้งหมดขององค์กรและจัดลำดับความสำคัญตามลำดับความเร่งด่วนในการออกแบบใหม่
3. บูรณาการงานประมวลผลข้อมูลเข้ากับงานจริงที่สร้างข้อมูล
4. ปฏิบัติต่อทรัพยากรที่กระจัดกระจายทางภูมิศาสตร์ราวกับว่าพวกมันถูกรวมศูนย์
5. เชื่อมโยงกิจกรรมคู่ขนานในเวิร์กโฟลว์แทนการรวมผลลัพธ์เข้าด้วยกัน
6. วางจุดตัดสินใจในที่ทำงาน และสร้างการควบคุมในกระบวนการ
7. เก็บข้อมูลครั้งเดียวและที่แหล่งที่มา

หากต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับหลักการเหล่านี้โดยละเอียดยิ่งขึ้น ให้อ้างอิงกับแหล่งข้อมูลนี้

การนำ BPR ไปใช้ | ขั้นตอนการปรับรื้อกระบวนการทางธุรกิจ

การปรับรื้อกระบวนการมุ่งเน้นไปที่การออกแบบกระบวนการใหม่โดยรวมซึ่งรวมถึงการคิดใหม่โดยพื้นฐานว่างานขององค์กรควรทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงอย่างมาก นั่นคือสิ่งที่ทำให้ BPR แตกต่างจากการปรับปรุงกระบวนการซึ่งมุ่งเน้นเฉพาะการปรับปรุงการทำงานหรือการปรับปรุงส่วนเพิ่มเท่านั้น

การรื้อปรับระบบใหม่อาจไม่เหมาะสมในทุกสถานการณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกระบวนการของคุณต้องการเพียงแค่การเพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น และหากองค์กรของคุณไม่ต้องการรับการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก ในกรณีเช่นนี้ คุณสามารถเลือกเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการได้

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวิสัยทัศน์และเป้าหมายทางธุรกิจ

นี่คือจุดที่ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องระบุสถานการณ์ทางธุรกิจ ความคาดหวังของลูกค้า การแข่งขัน โอกาส ฯลฯ

ซึ่งจะทำให้เข้าใจความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น และสร้างวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนว่าบริษัทจะต้องอยู่ตรงไหนในอนาคต จากนั้นชี้แจงวัตถุประสงค์ทั้งเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างทีมที่มีความสามารถ

ทีมที่คุณเลือกต้องทำงานข้ามสายงาน เนื่องจากความเชี่ยวชาญและการรับรู้จากทุกระดับขององค์กรมีความจำเป็นในการลดโอกาสในการล้มเหลว

ควรเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูงในการมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับกิจกรรมที่ต้องดำเนินการและกำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์ คุณต้องมีผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการที่รู้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการ สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือต้องมีวิศวกรที่เหมาะสมและมีความเชี่ยวชาญที่แตกต่างจากสาขาต่างๆ เพื่อให้ทีมสมบูรณ์

ในขั้นตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องมีเป้าหมายและกลยุทธ์ที่สรุปไว้อย่างเหมาะสม คุณยังสามารถทำแบบสำรวจและกิจกรรมการเปรียบเทียบเพื่อระบุความต้องการของลูกค้าและวิเคราะห์การแข่งขัน

ในขั้นตอนนี้ ยังจำเป็นต้องสื่อสารกรณีธุรกิจเพื่อการเปลี่ยนแปลงและวัตถุประสงค์ของโครงการให้พนักงานคนอื่นๆ ทราบด้วย สิ่งนี้จะส่งเสริมความคิดเห็นของพวกเขาเช่นกัน และช่วยให้พวกเขาเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: ทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบัน

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องเลือกกระบวนการที่คุณจะออกแบบใหม่ กระบวนการดังกล่าวที่เสียหาย ข้ามสายงาน เพิ่มมูลค่า มีคอขวด หรือมีผลกระทบสูงต่อองค์กร ฯลฯ สามารถจัดลำดับความสำคัญได้

เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้แมปออกโดยใช้ผังงานหรือแผนผังกระบวนการเพื่อวิเคราะห์อย่างละเอียดเพื่อระบุช่องว่าง ความไร้ประสิทธิภาพ ตัวบล็อก ฯลฯ

จากนั้นกำหนด KPI ที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการเพื่อตรวจสอบว่ากระบวนการได้รับผลตามที่ต้องการเมื่อคุณนำไปใช้งาน

ขั้นตอนที่ 4: ออกแบบกระบวนการใหม่

โดยคำนึงถึงวิสัยทัศน์ของคุณ ออกแบบกระบวนการใหม่ที่จะเอาชนะความไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการก่อนหน้านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่นี่ คุณจะสร้างแผนที่สถานะในอนาคตที่เน้นวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณระบุสำหรับปัญหาของกระบวนการสถานะปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 5: ใช้กระบวนการปรับโครงสร้างใหม่

เมื่อกระบวนการได้รับการออกแบบใหม่ คุณสามารถทำการทดสอบเล็กๆ น้อยๆ เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไรโดยการตรวจสอบด้วย KPI ที่คุณได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการที่จำเป็นก่อนที่จะนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท หากกระบวนการใหม่ทำงานได้ดีกว่ากระบวนการปัจจุบัน คุณสามารถนำไปใช้ในขนาดที่ใหญ่ขึ้นได้

ระเบียบวิธี BPR

มีวิธีการรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจหลายวิธี และเราได้ระบุวิธีการเหล่านี้ไว้ด้านล่างพร้อมกับขั้นตอนต่างๆ พวกเขาเน้นย้ำถึงวิธีการรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่นอกเหนือจากสิ่งที่เราได้กล่าวถึงข้างต้น

วิธีค้อน / Champy

วิธีการที่แนะนำโดย Hammer และ Champy ทำให้การรื้อปรับรื้อกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นที่นิยม ประกอบด้วยหกขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: CEO ที่เริ่มกระบวนการปรับรื้อระบบใหม่ควรแนะนำให้พนักงานทราบโดยอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทและวิสัยทัศน์ในอนาคตของเขา/เธอสำหรับบริษัท

ขั้นตอนที่ 2: ระบุกระบวนการทางธุรกิจในแง่ของการโต้ตอบภายในบริษัทและสัมพันธ์กับโลกภายนอก ที่นี่สามารถใช้แผนที่กระบวนการเพื่อแสดงภาพกระบวนการได้

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกระบวนการที่มีศักยภาพในการสร้างมูลค่าให้กับบริษัทเมื่อมีการปรับโครงสร้างใหม่ และกระบวนการที่ง่ายต่อการปรับโครงสร้าง

ขั้นตอนที่ 4: วิเคราะห์ประสิทธิภาพปัจจุบันของกระบวนการซึ่งต่างจากที่คาดหวังจากกระบวนการเหล่านี้ในอนาคต

ขั้นตอนที่ 5: ออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่เลือกใหม่โดยใช้ความคิดสร้างสรรค์ การคิดนอกกรอบ และจินตนาการ

ขั้นตอนที่ 6: ใช้กระบวนการที่ออกแบบใหม่

ระเบียบวิธีดาเวนพอร์ต

ดาเวนพอร์ตทำให้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นหัวใจสำคัญของการรื้อปรับระบบธุรกิจ โมเดล Davenport ครอบคลุมหกขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: พัฒนาวิสัยทัศน์ทางธุรกิจและวัตถุประสงค์ของกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุกระบวนการทางธุรกิจที่ควรปรับรื้อระบบ Davenport แนะนำให้เลือกครั้งละไม่เกิน 15 กระบวนการ

ขั้นตอนที่ 3: ทำความเข้าใจการทำงานและประสิทธิภาพของกระบวนการที่เลือก และตั้งค่าเกณฑ์มาตรฐานประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการปรับรื้อระบบ

ขั้นตอนที่ 4: ศึกษาว่าเครื่องมือและแอปพลิเคชันเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถนำไปใช้กับกระบวนการทางธุรกิจที่ออกแบบใหม่ได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 5: ออกแบบต้นแบบที่ใช้งานได้ของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ให้ทีมศึกษาต้นแบบและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

ขั้นตอนที่ 6: ใช้ต้นแบบที่ทดสอบแล้วทั่วทั้งองค์กร

ระเบียบวิธีของ Manganelli/ Klein

Manganelli และ Klein ระบุว่าจะมุ่งเน้นเฉพาะกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญต่อเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัทและความต้องการของลูกค้าเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 1: ขอให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกำหนดเป้าหมายและเตรียมพร้อมสำหรับโครงการปรับรื้อธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับการออกแบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3: ศึกษาประสิทธิภาพปัจจุบันของกระบวนการที่เลือก และกำหนดประสิทธิภาพในอนาคตที่คุณต้องการบรรลุ

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนาการออกแบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อรองรับกระบวนการใหม่ และออกแบบสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ให้กับผู้คน

ขั้นตอนที่ 5: ใช้กระบวนการที่ออกแบบใหม่และสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ภายในองค์กร

ระเบียบวิธีของโกดัก

วิธีการที่พัฒนาโดยองค์กร Kodak ระดับนานาชาติ มีการใช้ระเบียบวิธีของ Kodak กับโรงงานของ Kodak ทั่วโลก

ขั้นตอนที่ 1: วางแผนกระบวนการรื้อปรับโปรเจ็กต์และกำหนดกฎและขั้นตอนการบริหารโครงการทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมทีมโครงการของคุณ มอบหมายผู้จัดการโครงการ และออกแบบแบบจำลองกระบวนการที่ครอบคลุมสำหรับองค์กร

ขั้นตอนที่ 3: ออกแบบกระบวนการที่เลือกใหม่ ขั้นตอนนี้ควรสรุปด้วยแผนการดำเนินการนำร่องของกระบวนการที่ออกแบบใหม่

ขั้นตอนที่ 4: ใช้กระบวนการที่ออกแบบใหม่ทั่วทั้งองค์กร ปรับโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรตามความต้องการของกระบวนการใหม่

ขั้นตอนที่ 5: ขั้นตอนสุดท้ายจะดำเนินการควบคู่ไปกับขั้นตอนอื่นๆ ทีมงานโครงการควรหาวิธีจัดการกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการปรับรื้อระบบใหม่

คุณมีความคิดอย่างไรเกี่ยวกับ BPR?

เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจใหม่ มีคำถามเพิ่มเติม? แชร์ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง