ERP คืออะไร (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) และทำไมคุณถึงต้องการ

การวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นหนึ่งในคำศัพท์ที่ใช้มากที่สุดเมื่อพูดถึงการจัดการธุรกิจและการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือบรรษัทข้ามชาติ ERP เป็นจุดโฟกัสสำหรับประสิทธิภาพ การทำกำไร การเติบโต และความอยู่รอดตลอด ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่าจริงๆ แล้ว ERP คืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร

ERP เต็มรูปแบบคืออะไร?

ERP แบบเต็มคือการวางแผนทรัพยากรองค์กร ERP อิงจากแอปพลิเคชันที่ผสานรวมเพื่อทำให้กระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี บริการ และทรัพยากรบุคคลเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ประกอบด้วยคำสำคัญ 3 คำ คือ

• องค์กร: เป็นองค์กรหรือบริษัทที่ประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างที่ทำงานภายใต้ร่มเดียวกัน หลายครั้งที่องค์กรมีระบบ บุคลากร และขั้นตอนการทำงานขนาดใหญ่ และพวกเขาต้องการระบบ ERP เพื่อจัดการทุกแง่มุมของธุรกิจ
• ทรัพยากร: ผู้คน เงิน สิ่งของ และเวลาทั้งหมดที่ธุรกิจมีอยู่จะเรียกว่าทรัพยากร เพื่อจัดการทรัพยากรเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพและติดตามได้ ธุรกิจจำเป็นต้องมีโซลูชัน ERP
• การวางแผน: เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ธุรกิจจำเป็นต้องมีแผน การวางแผนที่ดีอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว การวางแผนทรัพยากรองค์กรช่วยให้องค์กรวางแผนและตัดสินใจด้วยข้อมูล

ERP ใช้แอปพลิเคชัน เวิร์กโฟลว์ และข้อมูลแบบบูรณาการเพื่อจัดการการดำเนินธุรกิจทั้งหมดและทรัพยากรเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

ทำความเข้าใจระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร  

ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบบูรณาการที่ครอบคลุม ซึ่งช่วยให้ธุรกิจทำงานอัตโนมัติและจัดการฟังก์ชันการปฏิบัติงานและส่วนหลังของพวกเขาได้ โซลูชัน ERP โดยทั่วไปประกอบด้วยโมดูลที่ตอบสนองความต้องการหรือกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง เช่น การจัดการห่วงโซ่อุปทาน ทรัพยากรบุคคล การจัดการด้านการเงิน และการผลิต

โซลูชัน ERP ให้ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ช่วยให้มองเห็นแบบเรียลไทม์และแชร์ข้อมูลในทุกแผนกและที่ตั้งธุรกิจ ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์นี้เป็นหัวใจสำคัญของโซลูชัน ERP และเป็นที่เก็บและเข้าถึงข้อมูลทั้งหมด

การอ่านที่แนะนำ: รายการตรวจสอบสำหรับการติดตั้ง ERP ที่ประสบความสำเร็จและปลอดภัย: ความท้าทายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เหตุใดธุรกิจจึงควรใช้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร

มีสาเหตุหลายประการที่ธุรกิจควรใช้ระบบ ERP

• ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์: หนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของระบบนี้คือมีฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์สำหรับข้อมูลทั้งหมดของคุณ ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตจากทุกที่ในโลก ซึ่งจะช่วยลดไซโลข้อมูลและทำให้ทุกคนทำงานด้วยข้อมูลเดียวกัน
• การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจได้ดีขึ้น ด้วยข้อมูลทั้งหมดในที่เดียว ธุรกิจต่างๆ สามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลแทนการคาดเดา
• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์: เวิร์กโฟลว์ในองค์กรอาจซับซ้อนและมักเกี่ยวข้องกับหลายแผนก ระบบ ERP สามารถช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โดยทำให้งานเป็นอัตโนมัติและให้ภาพรวมที่ชัดเจนของกระบวนการทั้งหมด
• ปรับปรุงการบริการลูกค้า: ช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการบริการลูกค้าด้วยการให้ข้อมูลที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว ด้วยระบบ ERP ธุรกิจสามารถให้บริการที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าได้
• การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น: ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรสามารถช่วยให้พนักงาน แผนก สาขา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น โดยมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพวกเขาในการแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกันในโครงการ ด้วยระบบ ERP ธุรกิจต่างๆ ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ และทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น
• การบูรณาการข้อมูลทางการเงิน: ด้วยระบบ ERP ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อการบัญชี บัญชีเงินเดือน และระบบการเงินอื่นๆ ไว้ในที่เก็บข้อมูลรวมเดียว
• ประสิทธิภาพการทำงาน: ระบบ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการทำงานอัตโนมัติและลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ด้วยระบบ ERP ธุรกิจสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
• การลดต้นทุน: ธุรกิจสามารถลดต้นทุนได้ด้วยการทำงานอัตโนมัติ และลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองด้วยระบบ ERP องค์กรยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง นอกจากนี้ สิ่งนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงินได้โดยลดความจำเป็นในการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและขจัดความจำเป็นในการแก้ปัญหาซอฟต์แวร์หลายตัว
• การ ทำงานอัตโนมัติและความแม่นยำ: ระบบ ERP ทำให้งานหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การรายงานทางการเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง และการประมวลผลคำสั่งซื้อ ระบบอัตโนมัตินี้สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงความแม่นยำและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้

หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง: การผลิตซอฟต์แวร์ ERP | ซอฟต์แวร์ ERP ขายปลีก | ซอฟต์แวร์ ERP การก่อสร้าง

หน้าที่ทางธุรกิจใดที่สามารถได้รับประโยชน์จาก ERP

ระบบเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อทุกส่วนของธุรกิจ แต่บางแผนกก็เห็นประโยชน์มากกว่าแผนกอื่นๆ นี่คือฟังก์ชันทางธุรกิจบางส่วนที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจาก ERP:

• การ ขายและการตลาด: โซลูชัน ERP สามารถช่วยฝ่ายขายและการตลาดโดยมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการติดตามข้อมูลลูกค้า จัดการโอกาสในการขาย และสร้างแคมเปญ นอกจากนี้ยังผสานรวมและปรับปรุงฟังก์ชันการขายที่สำคัญทั้งหมด เช่น การจัดการคำสั่งซื้อ การเรียกเก็บเงิน การเรียกเก็บเงิน ข้อเสนอแนะ การบัญชี การกระจาย สินค้าคงคลัง และอื่นๆ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ การแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่ และต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขายและการตลาด
• การบัญชีและการเงิน: ระบบการวางแผนองค์กรยังเป็นประโยชน์ต่อแผนกบัญชีและการเงินด้วยการทำงานอัตโนมัติและการแสดงข้อมูลทางการเงินขององค์กรแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังช่วยรวมงบการเงิน คาดการณ์รายได้ สร้างงบประมาณ และติดตามการปฏิบัติตาม
• ทรัพยากรบุคคล: แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ ERP มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อแผนกทรัพยากรบุคคลในหลายๆ ด้าน พวกเขาสามารถทำให้งานหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลพนักงานเป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การติดตามบทบาทและความรับผิดชอบ ค่าตอบแทนและผลประโยชน์ และกระบวนการว่าจ้างและตรวจทานประสิทธิภาพ นอกจากนี้ โซลูชัน ERP ยังช่วยปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรโดยมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคุณในการลงประกาศตำแหน่งงานว่าง ติดตามผู้สมัคร และคัดเลือกผู้สมัคร
• การดำเนินงาน: ระบบธุรกิจแบบบูรณาการจะทำงานอัตโนมัติและรวมงานต่างๆ เช่น การวางแผนการผลิต การจัดการสินค้าคงคลัง การควบคุมคุณภาพ การจัดส่ง และการขนส่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจมองเห็นการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้สามารถระบุปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพได้
• การบริการลูกค้า: ด้วยโซลูชัน ERP ธุรกิจต่างๆ สามารถทำให้กระบวนการบริการลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การจัดการคำสั่งซื้อ การคืนสินค้า และการสนับสนุนลูกค้า นอกจากนี้ ตัวแทนฝ่ายดูแลลูกค้าของคุณสามารถติดตามประวัติการสื่อสารทั้งหมด รวมช่องทางการสื่อสารทั้งหมด และตอบคำถามของลูกค้าแบบเรียลไทม์
• ซัพพลายเชน: ธุรกิจสามารถจัดการซัพพลายเชนได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ ERP และมองเห็นได้ในทุกขั้นตอนของธุรกิจ ช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามระดับสินค้าคงคลัง วางแผนการผลิต สร้างแผนการกระจาย ติดตามงานระหว่างทำ และอื่นๆ
• การผลิต: โซลูชัน ERP สามารถทำให้กระบวนการผลิตเป็นแบบอัตโนมัติและคล่องตัว เช่น การวางแผนความต้องการวัสดุ การวางแผนกำลังการผลิต การติดตามคำสั่งซื้อ และการควบคุมคุณภาพ สิ่งนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์และเวลาในการจัดส่งพร้อมทั้งลดต้นทุนการผลิต
• การจัดการสินค้าคงคลัง: ทำให้งานการจัดการสินค้าคงคลังเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การเติมสต็อค การเรียงลำดับใหม่ และการพยากรณ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจลดระดับสินค้าคงคลังและปรับปรุงการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง
• การจัดการการจัดซื้อ: สามารถปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อผ่านระบบอัตโนมัติ การรวมระบบ และการมองเห็นที่ดีขึ้น องค์กรสามารถตัดสินใจซื้อได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วยการติดตามและจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด รวมถึงการวางแผน การติดตาม การจัดการผู้ขาย และการวิเคราะห์การใช้จ่าย

การใช้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร

มีบางสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อใช้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร:

• เลือกผู้ขายที่เหมาะสม: การทำวิจัยของคุณเป็นสิ่งสำคัญและเลือกผู้ขายที่มีชื่อเสียงและมีประวัติที่ดี อ่านบทวิจารณ์และตรวจสอบประวัติของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น
• กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เป็นจริง: ก่อนเริ่มกระบวนการดำเนินการ จำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เป็นจริง ซึ่งจะช่วยให้คุณวางแผนกระบวนการนำไปใช้งานและมั่นใจได้ว่าจะประสบความสำเร็จ
• ฝึกอบรมพนักงานของคุณ: ระบบ ERP อาจซับซ้อนและต้องได้รับการฝึกอบรมเป็นจำนวนมาก การฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• จัดการการเปลี่ยนแปลง: ระบบ ERP สามารถขัดขวางเวิร์กโฟลว์และกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ได้ สิ่งสำคัญคือต้องจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างรอบคอบและให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น

ประโยชน์ของระบบ ERP

นี่คือประโยชน์หลักๆ บางประการของการใช้โซลูชัน ERP:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล: โซลูชัน ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจทำงานอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการหลักของตน และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมและประสิทธิผลขององค์กร
• การมองเห็นแบบเรียลไทม์: ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจสามารถมองเห็นการดำเนินงานและข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้สามารถระบุปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพได้
• ลดต้นทุน: ธุรกิจลดต้นทุนด้วยการทำงานอัตโนมัติและลดกำลังคน ERP การวางแผนทรัพยากรองค์กรยังติดตามความไร้ประสิทธิภาพและช่วยในการตัดสินใจด้วยข้อมูล
• การตัดสินใจที่ดีขึ้น: ช่วยให้ผู้จัดการและ TCWG (ผู้มีหน้าที่ในการกำกับดูแล) ตัดสินใจได้ดีขึ้นโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและตรงเวลาแก่พวกเขา
• กระบวนการที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพ: ERP การวางแผนทรัพยากรองค์กรสามารถช่วยให้ธุรกิจทำงานอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการของพวกเขา เช่น การวางแผนความต้องการวัสดุ การวางแผนกำลังการผลิต การติดตามคำสั่งซื้อ และการควบคุมคุณภาพ
• ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น: โซลูชัน ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจดำเนินกระบวนการบริการลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ เช่น การจัดการคำสั่งซื้อ การคืนสินค้า และการสนับสนุนลูกค้า ด้วย ERP การวางแผนทรัพยากรองค์กร ธุรกิจสามารถมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าได้
• ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น: ธุรกิจจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของตนปลอดภัย ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ รักษาข้อมูลของตนให้ปลอดภัยโดยการให้การทดลองตรวจสอบโดยละเอียด ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ป้องกันการงัดแงะ และการเข้าถึงโดยผู้ใช้

ข้อจำกัดของระบบ ERP

มีข้อเสียบางประการของการใช้ระบบนี้เช่นกันที่ไม่ควรละเลย เหล่านี้มีดังนี้:

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและบำรุงรักษาสูง: ระบบ ERP อาจมีราคาค่อนข้างแพงในการติดตั้งและบำรุงรักษา ต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์มักสูง และธุรกิจจำเป็นต้องลงทุนในการฝึกอบรมพนักงานเพื่อใช้ระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
• โมดูลที่ซับซ้อน: ระบบ ERP นั้นค่อนข้างซับซ้อนและต้องใช้การฝึกอบรมและความเชี่ยวชาญเป็นจำนวนมาก สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความคับข้องใจของพนักงานและช่วงการเรียนรู้ที่สูง
• การฝึกอบรมและการจัดการการเปลี่ยนแปลง: พนักงานมักต้องการการฝึกอบรมอย่างกว้างขวางเพื่อใช้ระบบ ERP และธุรกิจจำเป็นต้องจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่น ไม่เช่นนั้นจะเพิ่มความไร้ประสิทธิภาพ
• การรวมและเวิร์กโฟลว์ที่ผิดพลาด: การรวม ERP ที่ผิดพลาดสามารถขัดขวางเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่และกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างข้อผิดพลาดและความไร้ประสิทธิภาพจำนวนมาก

สรุปแล้ว

ระบบ ERP มีประโยชน์มากมายที่สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการดำเนินงานได้ เมื่อนำไปใช้อย่างถูกต้อง ระบบเหล่านี้สามารถช่วยให้ธุรกิจดำเนินกระบวนการอัตโนมัติ ปรับปรุงประสิทธิภาพ และตัดสินใจได้ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม มีข้อเสียบางประการของการใช้ระบบ ERP เช่นกันที่ไม่ควรละเลย โดยรวม หากคุณกำลังพิจารณาที่จะใช้ ERP การวางแผนทรัพยากรองค์กร การทำวิจัยของคุณเป็นสิ่งสำคัญและต้องแน่ใจว่าคุณกำลังตัดสินใจได้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

การอ่านที่แนะนำ: 12 ERP ที่ดีที่สุดสำหรับอุตสาหกรรมอีคอมเมิร์ซ | บทบาทและประโยชน์ของ ERP ในการจัดการซัพพลายเชน