การติดตามอย่างรวดเร็วในการจัดการโครงการคืออะไร? ประโยชน์และข้อเสียที่สำคัญ

การติดตามอย่างรวดเร็วคืออะไร?

การติดตามอย่างรวดเร็วเป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับการลดระยะเวลาของโครงการโดยการทำงานเฉพาะอย่างควบคู่กันไป ในทางปฏิบัติ นี่หมายความว่างานที่ไม่เกี่ยวข้องเชิงตรรกะจะถูกดำเนินการพร้อมกัน นี่เป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับแนวทางดั้งเดิมที่จะดำเนินการตามลำดับ โดยงานหนึ่งจะเริ่มต้นหลังจากงานก่อนหน้าเสร็จสิ้นแล้ว เป้าหมายของวิธีนี้คือการเร่งให้บรรลุเป้าหมายของโครงการโดยการกำจัดหรือลดความล่าช้าที่เกิดจากการปฏิบัติงานตามลำดับ คุณสามารถติดตามโครงการอย่างรวดเร็วได้สองวิธี:

• โดยการเริ่มต้นงานก่อนที่งานก่อนหน้าที่เกี่ยวข้องจะเสร็จสิ้น
• โดยการเพิ่มทรัพยากรหรือจำนวนคนที่กำลังทำงานเพื่อเร่งดำเนินการ

ประโยชน์ของการติดตามอย่างรวดเร็ว

ข้อดีหลักประการหนึ่งของการใช้เทคนิคนี้คือการลดระยะเวลาของโครงการอย่างไม่ต้องสงสัย ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อโครงการมีกำหนดเวลาที่จำกัด วิธีนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ถึงการใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้น การทำงานบางอย่างไปพร้อมๆ กันช่วยลดความจำเป็นในการรอให้งานอื่นๆ เสร็จสิ้น ยิ่งไปกว่านั้น การติดตามอย่างรวดเร็วช่วยให้บรรลุผลสำเร็จของโครงการที่สำคัญได้เร็วขึ้น ซึ่งอาจมีความสำคัญเมื่อต้องส่งมอบผลสำเร็จเหล่านั้นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอื่นๆ วิธีนี้สามารถนำไปใช้กับโครงการในอุตสาหกรรมหรือสาขาต่างๆ (รวมถึงการก่อสร้าง การตลาด ไอที ฯลฯ)

การติดตามอย่างรวดเร็วมีข้อเสียหรือไม่?

แม้ว่าการติดตามอย่างรวดเร็วจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็อาจมีความเสี่ยงได้ เช่น ความขัดแย้งระหว่างสมาชิกในทีมหรือปัญหาในการจัดการที่อาจเกิดขึ้นเมื่อทำงานพร้อมกัน เป็นผลให้ต้นทุนของโครงการอาจเพิ่มขึ้น เช่น เนื่องจากความจำเป็นในการจ้างคนใหม่หรือปรับปรุงทรัพยากร นอกจากนี้จำนวนข้อผิดพลาดอาจเพิ่มขึ้นซึ่งส่งผลต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่พัฒนาขึ้น ในเวลาเดียวกัน วิธีการนี้จะลดความยืดหยุ่นในการวางแผนและดำเนินโครงการ - การปฏิบัติงานไปพร้อมๆ กันอาจทำให้เหลือเพียงเล็กน้อยสำหรับการปรับเปลี่ยนตามการเปลี่ยนแปลงในระหว่างโครงการ

วิธีการใช้การติดตามอย่างรวดเร็ว?

การติดตามอย่างรวดเร็วอาจเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเมื่อคุณมีเวลาจำกัดหรือเมื่อคุณต้องการลดกำหนดเวลาของโครงการ (เช่น ในโครงการก่อสร้างที่ความล่าช้าทำให้เกิดต้นทุนสูง) อย่างไรก็ตาม ควรปฏิบัติตามหลักการสำคัญบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าเทคนิคการจัดการโครงการนี้ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สิ่งที่สำคัญที่สุดที่เราร่างไว้ด้านล่าง

• การเลือกงาน – ไม่ใช่ทุกงานจะเสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้เทคนิคนี้ ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงการพึ่งพาระหว่างงานและขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ และกำจัดงานที่ต้องรอให้งานอื่นๆ เสร็จสิ้น
• การประเมินความเสี่ยง – ด้วยเหตุผลที่ระบุไว้ข้างต้น จำเป็นต้องทำการวิเคราะห์ความเสี่ยงอย่างรอบคอบ และเพื่อพิจารณาว่าการใช้เทคนิคนี้สมเหตุสมผลหรือไม่
• การติดตามและการควบคุม – จำเป็นต้องติดตามความคืบหน้าของโครงการและสื่อสารกับทีมงานโครงการเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมที่ดำเนินการไปพร้อมๆ กันไม่ทำให้เกิดความขัดแย้งหรือความล่าช้าที่ไม่พึงประสงค์

สรุป

ในโครงการที่เวลาเป็นปัจจัยสำคัญ การติดตามอย่างรวดเร็วสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นกลยุทธ์อันล้ำค่า โดยเร่งวันส่งมอบผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ ซึ่งจะทำให้กลุ่มเป้าหมายพึงพอใจอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม ควรใช้ด้วยความระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยง ประการแรก เพิ่มต้นทุน และประการที่สอง กระทบต่อคุณภาพของโครงการ ด้วยเหตุผลนี้ ก่อนที่คุณจะใช้เทคนิคนี้ ให้ตัดสินใจว่างานใดที่สามารถทำได้พร้อมกัน จากนั้นจึงวางแผนตามนั้นและติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องเพื่อลดผลกระทบด้านลบที่อาจเกิดขึ้น

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้วิธีการติดตามด่วนหรือแนวทางตามลำดับ Firmbee จะช่วยเหลือคุณตลอดทาง ระบบนำเสนอคุณสมบัติมากมาย เช่น กระดานคัมบัง รายการที่ต้องทำ ฐานข้อมูลผู้ติดต่อ ปฏิทิน และอื่นๆ ทดลองใช้ Firmbee ฟรี!

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน : แคโรไลน์ เบกเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบขั้นตอนการทำงานที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นความจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด