การประมวลผลเงินเดือนคืออะไร? วิธีดำเนินการบัญชีเงินเดือนใน 7 ขั้นตอน

การประมวลผลเงินเดือนเป็นวิธีที่มีระเบียบวิธีสำหรับธุรกิจในการจัดการการชำระเงินของพนักงาน โดยเกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน ติดตามการหักเงิน เช่น ภาษีและผลประโยชน์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับเงินอย่างถูกต้องและตรงเวลา

นอกจากนี้ กระบวนการที่เป็นระบบนี้ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการค่าตอบแทนพนักงานให้สอดคล้องกับกฎระเบียบและนโยบายของบริษัท เมื่อเวลาผ่านไป วิวัฒนาการของการประมวลผลบัญชีเงินเดือนได้ปฏิวัติวิธีดำเนินธุรกิจโดยการแนะนำเทคโนโลยีขั้นสูงที่มีการปรับปรุงความถูกต้องแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการทางการเงิน

ด้วยสิทธิพิเศษเหล่านี้ บริษัทต่างๆ จึงสามารถจัดการนโยบายด้านกฎระเบียบที่ซับซ้อน ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่เอื้ออำนวย

การประมวลผลเงินเดือนคืออะไร?

​​การประมวลผลบัญชีเงินเดือนหมายถึงการจัดการการชำระเงินของพนักงานภายในบริษัทโดยสมบูรณ์ โดยเกี่ยวข้องกับการคำนวณ ติดตาม และจ่ายเงินเดือนอย่างรอบคอบ ขณะเดียวกันก็รับประกันการหักภาษี สวัสดิการ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ได้อย่างแม่นยำ

องค์กรอาจใช้แนวทางที่หลากหลายในการจัดการบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองผ่านบุคลากรที่ได้รับมอบหมายหรือแผนกทรัพยากรบุคคล หรือใช้ระบบประมวลผลบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติที่สามารถเปลี่ยนและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีเงินเดือนได้

เป้าหมายของการประมวลผลบัญชีเงินเดือนคือการจ่ายเงินให้พนักงานอย่างถูกต้องโดยปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับ นี่หมายถึงการทำความเข้าใจขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะจัดการภายในบริษัทหรือผ่านระบบเฉพาะทาง เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับกฎหมาย

วิธีดำเนินการบัญชีเงินเดือนใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ

ระบบบัญชีเงินเดือนเป็นมากกว่าการชดเชยพนักงานของคุณ เป็นส่วนสำคัญของการดำเนินธุรกิจซึ่งเกี่ยวพันกับกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางที่ส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณ การทำความเข้าใจกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนพื้นฐาน 7 ประการในการประมวลผลบัญชีเงินเดือนและรายละเอียดทางกฎหมายบางประการที่มีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด ดังนั้นโปรดอ่านล่วงหน้าเพื่อทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนกระบวนการบัญชีเงินเดือนที่สำคัญและวิธีสร้างบัญชีเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมข้อมูลภาษีพนักงาน

ขั้นตอนหลักในการประมวลผลเงินเดือนเกี่ยวข้องกับการรวบรวมรายละเอียดภาษีที่สำคัญจากพนักงานของคุณ ตามเนื้อผ้า นายจ้างจะรวบรวมรายละเอียดภาษีโดยให้ลูกจ้างกรอกแบบฟอร์มภาษีต่างๆ เพื่อตรวจสอบคุณสมบัติและปฏิบัติตามการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่รัฐกำหนด

อย่างไรก็ตาม ระบบบัญชีเงินเดือนที่ทันสมัยทำให้งานนี้ง่ายขึ้นโดยจัดให้มีแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ใช้งานง่าย แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้พนักงานกรอกและส่งเอกสารภาษีออนไลน์ได้อย่างปลอดภัย ลดงานเอกสาร และรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีที่กำหนดโดยกรมสรรพากรของอินเดียและแผนกสรรพากรของรัฐ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างกระบวนการจัดการบันทึก

การเก็บบันทึกเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น สัญญาจ้างงานและเอกสารที่อธิบายข้อดีพิเศษที่พวกเขาได้รับจากการทำงาน การบำรุงรักษากระบวนการจัดการบันทึกพนักงานที่เป็นระบบช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องในการหักเงินเดือนและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานอื่นๆ ซึ่งจำเป็นสำหรับกระบวนการบัญชีเงินเดือนในฝ่ายทรัพยากรบุคคล

วิธีการต่างๆ รวมถึงระบบจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ เซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ หรือพื้นที่จัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ ซึ่งแต่ละวิธีมีข้อดีในแง่ของความสามารถในการเข้าถึงและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ไฟล์กระดาษเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสำเนาทางกายภาพอย่างปลอดภัย แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การดูแลไฟล์เหล่านี้อาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากได้ เซิร์ฟเวอร์นอกสถานที่เสนอทางเลือกดิจิทัล ซึ่งช่วยประหยัดพื้นที่ทางกายภาพ แต่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ที่เพียงพอและสิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัย

พื้นที่จัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ซึ่งเป็นที่ชื่นชอบของหลายๆ คน ช่วยให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ภาระการบริหารจัดการ และความต้องการอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่กว้างขวาง แพลตฟอร์มบนคลาวด์เหล่านี้นำเสนอประสิทธิภาพที่เหนือชั้นและการยึดมั่นในมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทำให้เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจร่วมสมัย

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดตารางการจ่ายเงิน

ข้อมูลพนักงานที่ถูกต้องช่วยปูทางในการตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ในการชำระเงินในกระบวนการจ่ายเงินเดือน ระยะเวลาการจ่ายเงินโดยทั่วไป เช่น รายปักษ์ รายครึ่งเดือน หรือรายเดือนถือเป็นมาตรฐานสำหรับธุรกิจ

การแบ่งปันกำหนดการนี้กับพนักงานถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อความโปร่งใส และช่วยให้พวกเขาคาดการณ์ลำดับเวลาการชำระเงินได้ ความถี่ในการชำระเงินแต่ละครั้งมีความแตกต่างด้านการบริหารซึ่งส่งผลต่อเวลาที่ใช้ในการประมวลผลเช็คเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 4: ติดตามเวลาและการเข้าร่วม

การติดตามชั่วโมงทำงาน การพัก และการเข้าร่วมประชุมของพนักงานอย่างแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับระบบบัญชีเงินเดือนในฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่แม่นยำ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการบันทึกเมื่อพนักงานเริ่มและสิ้นสุดงาน รวมถึงเวลาพักด้วย

การใช้วิธีการต่างๆ เช่น บัตรลงเวลา แผ่นเวลา หรือแอปมือถือ จะช่วยตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกัน ทำให้มั่นใจได้ว่าชั่วโมงการทำงานของพนักงานทุกคนได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง

การเปลี่ยนจากการติดตามด้วยตนเองไปเป็นการติดตามอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ HRMS เช่น SkizzleHR นำเสนอวิธีการที่หลากหลายแก่ธุรกิจ เช่น ไบโอเมตริกซ์ แอพมือถือ การจดจำใบหน้า และการแท็กภูมิศาสตร์ ช่วยให้มั่นใจในการติดตามการเข้างานที่แม่นยำและอำนวยความสะดวกในการคำนวณค่าจ้างที่แม่นยำตามชั่วโมงการทำงานที่บันทึกไว้

ขั้นตอนที่ 5: คำนวณการหักเงิน

การคำนวณการหักลดเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจประเภทต่างๆ เช่น การหักลดก่อนภาษี ภาษี และหลังหักภาษีในกระบวนการจ่ายเงินเดือน การหักเงินเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อค่าจ้างสุทธิของพนักงาน และต้องมีการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างรวมและการหักบังคับที่บังคับ

การหักเงินก่อนหักภาษีคือจำนวนเงินที่หักออกจากเช็คเงินเดือนก่อนหักภาษี เช่น ประกันสุขภาพหรือเงินสมทบเกษียณอายุ การหักภาษีครอบคลุมจำนวนเงินที่เป็นหนี้รัฐบาลซึ่งกำหนดโดยนายจ้างและส่งไปยังเจ้าหน้าที่

การหักเงินหลังหักภาษีเกิดขึ้นหลังหักภาษี และอาจรวมถึงการชำระค่าประกันพิเศษ เงินสมทบหลังเกษียณเฉพาะ หรือคำสั่งจ่ายเงินทางกฎหมาย เช่น การอายัดค่าจ้าง การกำหนดค่าตอบแทนการรับกลับบ้านครั้งสุดท้ายสำหรับพนักงาน

หลังจากทราบว่าพนักงานมีรายได้เท่าใดก่อนหักเงินใดๆ (เรียกว่าค่าจ้างขั้นต้น) คุณจะนำเงินสำหรับหักภาษีก่อนหักภาษี ภาษีบังคับ และหลังหักภาษีออกจากรายได้รวมนั้น จำนวนเงินที่เหลือหลังจากลบการหักเหล่านี้คือจำนวนเงินที่พนักงานได้รับจริง (ซึ่งเรียกว่าค่าจ้างสุทธิ)

ลองนึกภาพคุณมีรายได้ 1,000 ดอลลาร์ก่อนที่จะหักเงินใดๆ หากหัก $200 สำหรับภาษี $50 สำหรับประกัน และ $30 สำหรับการเกษียณอายุ คุณจะต้องลบ $200 + $50 + $30 จาก $1,000 ของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณได้รับจำนวนเงินตามจริงที่คุณจะได้รับในเช็คเงินเดือน ซึ่งเรียกว่าค่าจ้างสุทธิ

ขั้นตอนที่ 6: จ่ายเงินพนักงาน

หลังจากคำนวณค่าจ้างกลับบ้านแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มการประมวลผลบัญชีเงินเดือน การรับรองความถูกต้องและทันเวลาในการจ่ายค่าตอบแทนพนักงาน ไม่ว่าจะผ่านการฝากโดยตรง บัตรจ่ายเงิน หรือเช็คที่พิมพ์ออกมา เป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการจ่ายเงินเดือน

การพิจารณาวันหยุดที่อาจส่งผลต่อกำหนดการประมวลผลถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการประมวลผลด้วยตนเองหรือเมื่อใช้ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน SkizzleHR มีชื่อเสียงในด้านอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและฟีเจอร์การชำระเงินอัตโนมัติ ช่วยลดความยุ่งยากในการเบิกจ่ายเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการนำเสนอวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย ซอฟต์แวร์นี้ทำให้การประมวลผลบัญชีเงินเดือนง่ายขึ้น รับประกันการจ่ายเงินที่ถูกต้องและรวดเร็วให้กับพนักงาน แม้ในช่วงวันหยุดหรือวิธีการประมวลผลที่หลากหลาย ช่วยให้มั่นใจได้ถึงประสบการณ์การจ่ายเงินเดือนที่ราบรื่นในขณะที่ยังคงความถูกต้องและประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 7: ส่งการชำระภาษีเงินเดือนและการยื่นภาษี

หลังจากเสร็จสิ้นการประมวลผลเงินเดือนแล้ว นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามภาระภาษีของตน รวมทั้งส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้กับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง การปฏิบัติตามหน่วยงานภาษีท้องถิ่นและผู้ดูแลภาษีเงินเดือนเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากข้อกำหนดเฉพาะอาจแตกต่างกันไปตามสถานที่ตั้งธุรกิจ

SkizzleHR ทำให้ขั้นตอนเหล่านี้ง่ายขึ้นผ่านการปฏิบัติตามภาษี และทำให้กระบวนการชำระภาษีเงินเดือนและยื่นแบบอัตโนมัติ ระบบบูรณาการจะปรับปรุงกฎระเบียบด้านภาษีล่าสุดอย่างต่อเนื่อง อำนวยความสะดวกให้ธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามภาระผูกพันด้านภาษีได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

บทสรุป

การประมวลผลบัญชีเงินเดือนถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ โดยต้องอาศัยความเอาใจใส่อย่างพิถีพิถันในรายละเอียด และการปฏิบัติตามบรรทัดฐานด้านกฎระเบียบที่มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เพื่อดำเนินการคำนวณและจัดทำเอกสารร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล โซลูชันสมัยใหม่อย่าง SkizzleHR ช่วยลดความยุ่งยากในงานบัญชีเงินเดือนที่ซับซ้อน ขณะเดียวกันก็รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านภาษี

คุณสมบัติที่ใช้งานง่ายช่วยปรับปรุงการยื่นภาษี หักเงินอัตโนมัติ และอำนวยความสะดวกในกระบวนการชำระเงินที่ราบรื่น นอกจากนี้ อินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ยังรับประกันการเบิกจ่ายที่แม่นยำและรวดเร็ว ส่งผลให้ได้รับประสบการณ์บัญชีเงินเดือนที่ไม่ยุ่งยาก

ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลบัญชีเงินเดือน ธุรกิจต่างๆ สามารถจัดการข้อกำหนดด้านบัญชีเงินเดือนได้อย่างมั่นใจ ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงการดำเนินงานที่จะเพิ่มประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายในกระบวนการบัญชีเงินเดือนของตน