การจัดการโครงการคืออะไร? | #2 เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ

เกือบทุกคนมีการจัดการโครงการบางอย่างในชีวิตของพวกเขา บางทีอาจเป็นการจัดงานเลี้ยงวันเกิด ทัศนศึกษา หรืออาจสวมบทบาทหัวหน้าทีมในที่ทำงาน กิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้เรียกว่าการจัดการโครงการ เนื่องจากจำเป็นต้องจัดตำแหน่งงานต่าง ๆ และประสานกิจกรรมของผู้ให้ความร่วมมืออย่างน้อยสองสามคนเพื่อให้ได้คุณค่าบางอย่าง เช่น งานเลี้ยงวันเกิดที่ดี หรือการเดินทางที่ระลึกถึงด้วยรอยยิ้ม การจัดการโครงการคืออะไร? อ่านบทความของเราและเรียนรู้เพิ่มเติม

การจัดการโครงการ – สารบัญ:

1. การจัดการโครงการคืออะไร?
2. มาตรฐานการบริหารโครงการ
3. คุณค่าของการบริหารโครงการ
4. สรุป

การจัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการอย่างมืออาชีพเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ ต้องใช้ความรู้ เครื่องมือ และเทคนิคที่เหมาะสม แต่เหนือสิ่งอื่นใด มันต้องการความสามารถในการรวมเข้าด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการโครงการช่วยให้มั่นใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ ต้องขอบคุณการจัดการโครงการ ทีมงานโครงการที่ทำงานร่วมกับผู้จัดการโครงการสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการจัดการโครงการ โครงการจะจบลงด้วยการมอบคุณค่าบางอย่างที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อบริษัทหรือลูกค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่มากกว่าการผ่านทุกขั้นตอนของกระบวนการซึ่งลงท้ายด้วยการส่งมอบผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่เป็นไปตามข้อตกลงเริ่มต้น . แม้ว่าคุณค่าที่เกี่ยวข้องกับโครงการอาจมีลักษณะทางธุรกิจล้วนๆ แต่บ่อยครั้งที่จุดประสงค์ของโครงการนั้นมีมิติทางสังคมหรือสิ่งแวดล้อม

วันนี้เราไม่เพียงอยากตอบคำถามว่าการบริหารโครงการคืออะไร นอกจากนี้เรายังจะพิจารณาว่ารูปแบบใหม่ตามมูลค่ามากกว่ามาตรฐานตามกระบวนการสำหรับการจัดการโครงการเป็นอย่างไร และตอบคำถามว่าเหตุใดการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญ

มาตรฐานการบริหารโครงการ

มาตรฐานการจัดการโครงการโดย Project Management Institute (PMI) ถูกสร้างขึ้นเพราะแม้จะมีการฝึกฝนและเครื่องมือที่ดีกว่ามานานหลายปี แต่ยังคง:

• 48% ของโครงการไม่เสร็จตรงเวลา
• 43% ของโครงการใช้งบประมาณเกินงบประมาณ
• 31% ล้มเหลวในการบรรลุวัตถุประสงค์

ทั้งหมดนี้ทำให้นักวิจัยและผู้ปฏิบัติงานด้านการจัดการโครงการพิจารณาอย่างใกล้ชิดถึงสิ่งที่ขาดหายไปจากแนวทางปฏิบัติในการจัดการโครงการในแต่ละวัน รายงานระบุว่าการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงเมื่อทำงานที่ซับซ้อน เช่น โครงการ พอร์ตโฟลิโอ และโปรแกรมเป็นปัญหา เนื่องจากความเป็นจริงที่โครงการจำเป็นต้องได้รับการจัดการกำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ซึ่งบริษัทที่ดำเนินงานตามกระบวนการแผนผังมักจะไม่สามารถตามให้ทันกับพลวัตของตนได้ ปัจจัยร่วมคือ:

• การทำธุรกิจให้เป็นดิจิทัล นั่นคือ ความจำเป็นในการปรับปรุงความสามารถในการจัดระเบียบงานของทีมไฮบริดหรือทีมระยะไกล ซึ่งมักจะทำงานแบบอะซิงโครนัสและใช้เครื่องมือในระบบคลาวด์ที่มีระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน
• การเปลี่ยนแปลงของตลาดที่เพิ่มขึ้น นั่นคือความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ เพื่อให้ผลลัพธ์ตอบสนองต่อความต้องการในปัจจุบัน

การตอบสนองของผู้ปฏิบัติงานด้านการจัดการโครงการคือการเน้น:

• การจัดการโครงการที่ยืดหยุ่น – กล่าวคือ การเปลี่ยนแปลงระดับโลกจากการวางแผนงานโดยละเอียดไปสู่การทำงานอย่างต่อเนื่องในการปรับปรุงวิธีการทำงานร่วมกันเป็นทีมและตอบสนองต่อความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแบบไดนามิก
• วัฒนธรรมองค์กรในการรักษาความสามารถ และเหนือสิ่งอื่นใด
• ผลลัพธ์ มากกว่าผลลัพธ์ของโครงการ (ที่ทำได้) ที่สอดคล้องกับแผน ดังนั้น จึงให้ความสำคัญกับคุณค่ามากขึ้นเรื่อยๆ และตอบคำถามว่า "ทำไม"

ปรากฎว่าเป้าหมายหลักของการจัดการโครงการคือการสร้างมูลค่า มันเกี่ยวข้องกับการเน้นย้ำถึงความสำคัญและความหมายของงานที่ทำอยู่อย่างต่อเนื่องและผลิตภัณฑ์ที่สร้างขึ้น และตอบคำถามว่า "ทำไม" และ "เพื่ออะไร" คำถามที่ไม่เพียงแต่เกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของบริษัทเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกิจกรรมประจำวันของผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการด้วย ทั้งหมดนี้ไม่เพียงแต่ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเท่านั้น แต่ยังทำให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมมีส่วนร่วมอย่างลึกซึ้งในโครงการด้วย

คุณค่าของการบริหารโครงการ

การจัดการโครงการสามารถให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม แม้ว่าทีมจะค่อนข้างเล็ก อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้บริหารอย่างเป็นทางการที่ครอบคลุมทุกด้านของโครงการ และสร้างรายงานในทุกรายละเอียดของประสิทธิภาพของทีม ท้ายที่สุดแล้ว การจัดการโครงการสมัยใหม่ไม่ได้มีคุณค่าในตัวเองอย่างที่เคยเป็นมาในศตวรรษที่ผ่านมา มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อช่วยดำเนินโครงการ ดังนั้นจึงใช้เฉพาะเครื่องมือที่ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง และกำหนดผู้จัดการโครงการเป็นผู้ดูแลเอาใจใส่ ไม่ใช่ผู้จัดการหรือผู้นำเผด็จการ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การจัดการโครงการควรสร้างแกนหลักที่จำเป็นในการชี้นำโครงการผ่านช่วงเวลาใหม่ ยากขึ้น หรือเสี่ยงภัยเกี่ยวกับ:

• วางแผน จัดระเบียบ และตัดสินใจโดยใช้ความรู้ - ซึ่งมักจะได้รับการสนับสนุนโดยซอฟต์แวร์เฉพาะ เช่น Firmbee, Asana หรือ Jira
• สร้างเงื่อนไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• การเตรียมและควบคุมงบประมาณ
• การติดตามและวิเคราะห์สถานะโครงการอย่างต่อเนื่อง
• ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและการจัดการความเสี่ยง

แกนหลักนี้ถูกกำหนดตามความต้องการของทีมและโครงการที่กำหนดด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือที่พิสูจน์ว่ามีประโยชน์ในช่วงเวลาที่กำหนด โครงการมีมูลค่าการจัดการด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรกเพราะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของทีม ประการที่สอง เนื่องจากฝ่ายบริหารสร้างกรอบการทำงานขององค์กรสำหรับการทำงานร่วมกัน ซึ่งหากดำเนินการได้ดี จะสะดวกและไม่ปรากฏแก่ผู้ที่ใช้ ประการที่สาม เนื่องจากฝ่ายบริหารสร้างคำสั่งเพื่อให้แผนการดำเนินการมีความชัดเจนสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคน "อยู่ในหน้าเดียวกัน"

สรุป

การจัดการโครงการแบบเดิมอยู่บนพื้นฐานของมาตรฐานของกระบวนการ นี่หมายถึงการสร้างกรอบการทำงานที่สามารถนำมาใช้ซ้ำๆ ได้ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของบริษัท อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลในศตวรรษที่ 21 นั่นเป็นเหตุผลที่ Project Management Institute ได้แนะนำมาตรฐานการจัดการใหม่ – มาตรฐานตามมูลค่า

ช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นและให้ความสำคัญกับบทบาทของทีมที่ทำงานในโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง มันขยับเข้าใกล้หลักการของการจัดการแบบ Agile (Agile) ที่มีต้นกำเนิดมาจากการพัฒนาซอฟต์แวร์มากขึ้นอย่างมาก และ PMI ถือว่าข้อเท็จจริงที่น่าสงสัยมาจนถึงปัจจุบัน

เราเพิ่งตอบคำถาม: การจัดการโครงการคืออะไร? ตรวจสอบชุดอื่นๆ ของเราเกี่ยวกับ Python และ Javascript!

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันของเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นจริง

ดูกระทู้ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. จะจัดการโครงการได้อย่างไร?
4. เปรียวกับ Scrum
5. เปรียว vs น้ำตก
6. 4 ตัวอย่างโครงการ