คู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพในการสร้างสรรค์และเติบโต

ด้วยการเติบโตอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมผู้บริโภคบ่อยครั้ง องค์กรในปัจจุบันจึงอยู่ภายใต้แรงกดดันที่เพิ่มขึ้นในการสร้างสรรค์นวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง แหล่งข้อมูลของบริษัทคือทรัพยากรของบริษัทที่หัวใจสำคัญในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดที่มีการพัฒนาตลอดเวลา การบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์โดยที่ยังคงความเกี่ยวข้อง ตอบสนองความคาดหวังของลูกค้า และการเพิ่มรายได้

อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งกว่าที่องค์กรต่างๆ ยอมประนีประนอมกับผลกำไรของตน เนื่องจากการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้บรรลุความสำเร็จในระดับใหม่และหลีกเลี่ยงการนำไปสู่การสูญเสียที่มากขึ้น องค์กรใดๆ จะต้องฝึกฝนการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

โพสต์นี้อธิบายวิธีปฏิบัติจริงในการจัดการทรัพยากรขององค์กรและจัดเตรียมเทคนิคที่สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการได้ดียิ่งขึ้น

การจัดการทรัพยากรคืออะไร?

การจัดการทรัพยากรหมายถึงการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างเหมาะสม เกี่ยวข้องกับการวางแผน การจัดกำหนดการ และการจัดสรรทรัพยากรทั้งที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้เพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น เป้าหมายสูงสุดคือการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรให้สูงสุด ซึ่งจะเป็นการเพิ่มโอกาสความสำเร็จของเป้าหมายองค์กร โครงการ หรืองานของคุณ

ในระหว่างกระบวนการ เจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการกำหนดวิธีการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้ดีที่สุด ระบุทรัพยากรเพิ่มเติมที่จำเป็น และระบุทรัพยากรที่กำลังสูญเสีย

ความสำคัญของการจัดการทรัพยากร

การจัดการทรัพยากรที่ดีช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและยังคงสามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ นี่คือเหตุผลที่การจัดการทรัพยากรมีความสำคัญต่อองค์กรของคุณ

• ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งมอบโครงการโดยการจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมให้กับโครงการที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
• คาดการณ์ความต้องการทรัพยากรและระบุความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น เช่น กำหนดการข้อขัดแย้งหรือการขาดแคลนทรัพยากรล่วงหน้า เพื่อป้องกันความล้มเหลวของโครงการ
• อนุญาตให้ใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยค้นหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการเพิ่มผลิตภาพสูงสุดให้กับทีมของคุณและในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่าพวกเขาจะไม่รู้สึกว่าทำงานหนักเกินไป
• ปรับปรุงความโปร่งใสและการสื่อสาร และป้องกันความขัดแย้งในที่ทำงาน ด้วยภาพรวมของความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและปริมาณงานที่วางแผนไว้ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการจัดสรรเกินได้
• อนุญาตให้มีการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้นโดยการแสดงข้อมูลทรัพยากรของบริษัท ความพร้อมใช้งาน และกำหนดการ

ประเภทของทรัพยากรองค์กร

องค์กรอาศัยทรัพยากรหลายอย่างในการดำเนินโครงการ และสิ่งเหล่านี้แบ่งออกเป็นสองประเภท ทรัพยากรที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ ทรัพยากรเหล่านี้โดยทั่วไปประกอบด้วย

กระบวนการจัดการทรัพยากร

วงจรการจัดการทรัพยากรที่แนะนำโดย Mavenlink แสดงรายการ 5 ขั้นตอน "ที่สะท้อนวงจรชีวิตการส่งมอบโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวิเคราะห์: ประมาณการ วางแผน ดำเนินการ วิเคราะห์ และเพิ่มประสิทธิภาพ"

ระยะประมาณการ

การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการของคุณ (ประเภทและปริมาณ) ของทรัพยากรภายในและภายนอกเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ เมื่อกำหนดงานโครงการแล้ว ทรัพยากรที่จำเป็นในการทำให้สำเร็จควรได้รับการระบุ

มีอินพุต 6 รายการที่ต้องใช้ในการประมาณทรัพยากรกิจกรรม เหล่านี้คือ

• รายการกิจกรรม
• คุณลักษณะของกิจกรรม
• สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
• ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
• แผนการจัดการโครงการ
• ความพร้อมของทรัพยากร

มีเทคนิคต่างๆ มากมายในการประเมินทรัพยากรกิจกรรม

• การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ ; ถามผู้เชี่ยวชาญที่เคยทำงานที่คล้ายกันและได้รับความคิดเห็นเกี่ยวกับประเภทของทรัพยากรที่ต้องการ
• การวิเคราะห์ทางเลือก ; สิ่งนี้นำมาซึ่งการพิจารณาตัวเลือกต่างๆ ที่มีให้สำหรับการจัดสรรทรัพยากร คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนหรือประเภทของทรัพยากรที่ใช้ และสำรวจวิธีการทำงานต่างๆ และตัดสินใจเลือกทางเลือกต่างๆ
• เผยแพร่ข้อมูลประมาณการ ; ทำความเข้าใจว่าคุณต้องการทรัพยากรจำนวนเท่าใดโดยอ้างอิงถึงการศึกษา บทความ และการวิจัยที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากบุคคลและองค์กรอื่นๆ
• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ; สิ่งเหล่านี้มักนำเสนอคุณสมบัติสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อประเมินทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการและระบุข้อจำกัดได้อย่างง่ายดาย
• ค่าประมาณจากล่างขึ้นบน ; แบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยๆ และประเมินทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอน ต้นทุนของแต่ละงานสามารถนำมารวมกันเพื่อให้ได้ค่าประมาณทั้งหมด

ระยะแผน

ในระหว่างขั้นตอนนี้ของกระบวนการจัดการทรัพยากร วัตถุประสงค์ของคุณคือการระบุวิธีใช้ทรัพยากรที่ระบุในลักษณะที่มีประสิทธิภาพสูงสุด นี่หมายถึงการจองทรัพยากรของคุณสำหรับโครงการระดับสูงตามทักษะ บทบาท และความพร้อมใช้งาน

ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับแหล่งทรัพยากรของคุณ ซึ่งครอบคลุมทรัพยากร ทักษะ บทบาท และประสบการณ์ ความพร้อมใช้งาน อัตราต้นทุน และอัตราการเรียกเก็บเงิน คุณสามารถอ้างถึงพูลทรัพยากรนี้เมื่อคุณจัดสรรทรัพยากรที่พร้อมใช้งานและเหมาะสมกับงานโครงการ

การวางแผนทรัพยากรช่วยให้คุณสามารถป้องกันการใช้ทรัพยากรน้อยเกินไปและการจัดสรรทรัพยากรมากเกินไป และลดงานและการพึ่งพาทรัพยากร

ระยะดำเนินการ

ขณะนี้ทรัพยากรต่างๆ ได้รับการจัดกำหนดการและได้ดำเนินการตามแผนโครงการแล้ว ในช่วงนี้

• ติดตามประสิทธิภาพของทรัพยากรในขณะที่โครงการดำเนินไป จัดสรรทรัพยากรใหม่ที่ได้รับมอบหมายอย่างไม่เหมาะสมเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
• เช็คอินบ่อยครั้งด้วยแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานได้ดีและมีเครื่องมือที่จำเป็นในการดำเนินการตามความรับผิดชอบ
• สร้างรายการสำรองทรัพยากรในกรณีที่มีข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการ

ระยะวิเคราะห์

ระยะนี้มีขึ้นเพื่อวิเคราะห์ความถูกต้องของการจัดสรรทรัพยากร ประสิทธิภาพการทำงาน และการมีส่วนร่วมในความสำเร็จของโครงการ เพื่อดำเนินการขั้นตอนนี้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลตลอดวงจรการจัดการทรัพยากร ซึ่งรวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น ชั่วโมงทำงาน วันที่ครบกำหนดของงาน และวันที่เสร็จสิ้น การเพิ่มระดับทักษะ ฯลฯ

การทบทวนย้อนหลังเพื่อสะท้อนถึงชัยชนะและความล้มเหลวของการจัดการทรัพยากรระหว่างโครงการสามารถช่วยเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้สำหรับการฝึกอบรมในอนาคตหรือวัตถุประสงค์ในการจ้างงานและวัตถุประสงค์ในการวางแผนทรัพยากร

ระยะการปรับให้เหมาะสม

จากการวิเคราะห์ที่ทำขึ้น คุณสามารถดำเนินการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการทรัพยากรของคุณต่อไปได้ ระบุตำแหน่งที่คุณต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงเพื่อป้องกันปัญหาและจุดใดในกระบวนการที่คุณต้องทำการปรับปรุง

เคล็ดลับการจัดการทรัพยากร

เคล็ดลับที่กล่าวถึงด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณนำการจัดการทรัพยากรไปใช้ในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น

รับภาพรวมของทรัพยากรที่มีอยู่

ภาพรวมที่ชัดเจนของทรัพยากรที่คุณกำลังทำงานด้วยทำให้ง่ายต่อการวางแผนโครงการตามเป้าหมายของคุณ นอกจากนี้ ความรู้เกี่ยวกับทรัพยากรทั้งหมดที่มีจะช่วยให้คุณ

• ระบุทรัพยากรที่เหมาะสมอย่างรวดเร็วเพื่อมอบหมายให้กับงานโครงการที่เหมาะสม
• ตรวจหาปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ และทำความเข้าใจภาระผูกพันที่จะเกิดขึ้นได้ดีขึ้น
• จัดทำแผนระยะยาวที่แม่นยำยิ่งขึ้นและคาดการณ์ทรัพยากรได้อย่างน่าเชื่อถือมากขึ้น

สร้างพูลทรัพยากรแบบรวมศูนย์

พูลทรัพยากรให้ภาพรวมที่ชัดเจนของทรัพยากรที่พร้อมใช้งานเพื่อกำหนดให้กับงานโครงการ ช่วยผู้จัดการโครงการในการจัดสรรทรัพยากรและวางแผนหลายโครงการ แหล่งทรัพยากรแบบรวมศูนย์ช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจ "ภาพรวม" ว่าพวกเขาเหมาะสมกับตำแหน่งใด มีบทบาทอย่างไร และข้อจำกัดที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้พวกเขาทำงานได้ดีที่สุดเพื่อทำงานส่วนบุคคลให้เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสม

จัดทำแผนฉุกเฉิน

เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความขัดแย้ง และนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการในที่สุด มีแผนฉุกเฉินเชิงรุกเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการขาดแคลนทรัพยากรและสถานการณ์เชิงลบในกรณีฉุกเฉิน

ติดตามความคืบหน้าโครงการอย่างต่อเนื่อง

ติดตามประสิทธิภาพของทรัพยากรแต่ละรายการตลอดทั้งโครงการเพื่อระบุสถานการณ์ของการจัดสรรมากเกินไปหรือน้อยเกินไป การติดตามประสิทธิภาพจริงกับประสิทธิภาพที่คาดการณ์ไว้จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเวลาจะสูญเสียไปที่ไหน และทำการปรับเปลี่ยนการจัดสรรตามนั้น

รับรองความโปร่งใส

จัดทีมของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกันเพื่อส่งเสริมความโปร่งใสและความไว้วางใจ นอกจากนี้ยังหมายถึงการมีส่วนร่วมของทั้งทีมในระหว่างการวางแผนโครงการและขั้นตอนการส่งมอบ ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิดเมื่อหารือเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับทรัพยากรของโครงการ และสร้างความมั่นใจว่าทีมตระหนักถึงลำดับความสำคัญของโครงการ

การใช้ Visual Workspace สำหรับการจัดการทรัพยากร

พื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันเพียงแห่งเดียวเพื่อทำงานร่วมกันในการระดมสมอง วางแผน ดำเนินการ และวิเคราะห์เกี่ยวกับแผนการจัดการทรัพยากรของคุณ จะช่วยรวมศูนย์เวิร์กโฟลว์และสินทรัพย์การจัดการทรัพยากรของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมและการสื่อสาร ช่วยให้กระบวนการจัดการทรัพยากรเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

พื้นที่ทำงานที่มองเห็นได้ไม่สิ้นสุด เช่น Creately ช่วยให้คุณมีโครงสร้างการแบ่งงาน โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร กฎบัตรทีม และบอร์ดการจัดการงานเคียงข้างกันในขณะที่คุณวางแผนและดำเนินโครงการร่วมกับทีมของคุณ Creately นำเสนอเทมเพลตแบบกำหนดเองสำหรับการจัดการทรัพยากรและงานการวางแผนโครงการต่างๆ ที่ทีมสามารถใช้งานได้ทันทีเพื่อติดตามงานอย่างรวดเร็ว

เทคนิคภาพเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการทรัพยากร

สามารถใช้เครื่องมือแสดงภาพต่อไปนี้เพื่อทำความเข้าใจสถานะการใช้ทรัพยากรขององค์กรและข้อกำหนดของทรัพยากรได้ดีขึ้น จัดสรรให้ดียิ่งขึ้น และติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงานช่วยแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนๆ ที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น ซึ่งประกอบด้วยผลงานหรือผลลัพธ์ของโครงการที่จะแล้วเสร็จ ซึ่งจะช่วยให้ระบุทรัพยากรที่จำเป็นต่อการส่งมอบโครงการแต่ละโครงการได้อย่างรวดเร็ว

ดูคำแนะนำอย่างง่ายสำหรับโครงสร้างการแบ่งงานเพื่อเรียนรู้วิธีสร้าง WBS ทีละขั้นตอน

โครงสร้างการแบ่งทรัพยากร

โครงสร้างการแบ่งทรัพยากรแสดงรายการทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการบางอย่าง โดยจะแบ่งทรัพยากรที่จะเสียค่าใช้จ่าย (เช่น คน อุปกรณ์ และวัสดุ) ตามลำดับชั้นตามประเภทและประเภท ซึ่งช่วยประมาณการว่าโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใดและแจ้งงบประมาณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้โครงสร้างการแบ่งทรัพยากรที่นี่

คลังทักษะ

รายการทักษะเป็นเครื่องมือในการจัดการทรัพยากรบุคคลที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับทักษะ การศึกษา และประสบการณ์ของพนักงานปัจจุบัน ซึ่งช่วยให้คุณประเมินได้อย่างรวดเร็วว่าเจ้าหน้าที่ปัจจุบันสามารถตอบสนองความต้องการของโครงการและจัดสรรได้อย่างเหมาะสมหรือไม่

อ่านคู่มือของเราเกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรบุคคลเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการและเครื่องมือในการวางแผนกำลังคน

คณะกรรมการคัมบัง

บอร์ด Kanban ช่วยให้คุณเห็นภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณในหลายขั้นตอนของโครงการ (เช่น สิ่งที่ต้องทำ อยู่ระหว่างดำเนินการ และเสร็จสิ้น) ในแง่ของการจัดการทรัพยากร บอร์ด Kanban มีประโยชน์เมื่อจัดการโครงการที่มีทรัพยากรที่หายากหรือจำกัดซึ่งจำเป็นต้องใช้อย่างชาญฉลาด

ดูคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการของคุณให้ดีขึ้นด้วย Kanban Boards เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้บอร์ด Kanban

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์ให้ภาพรวมโดยย่อของงานโครงการตามกำหนดการ ความคืบหน้า และใครที่กำลังดำเนินการอยู่ ความสามารถในการดูดซึมปริมาณงานทั้งหมดของทั้งทีมในพริบตาทำให้ง่ายต่อการตรวจหาพื้นที่ที่มีการจัดสรรทรัพยากรโดยรวมหรือใช้งานน้อยเกินไป

พร้อมที่จะปรับปรุงกระบวนการจัดการทรัพยากรของคุณแล้วหรือยัง

แนวทางปฏิบัติของการจัดการทรัพยากรเป็นสิ่งที่ประเมินค่าไม่ได้สำหรับทุกองค์กร เนื่องจากทรัพยากรมีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ตอบสนองความต้องการของลูกค้า เพิ่มรายได้ และการเติบโตของธุรกิจ

การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสมช่วยในแง่ของการเพิ่มประสิทธิภาพของทีม ป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม ผู้จัดการ และลูกค้า การคาดการณ์ที่แม่นยำ และขจัดปัญหาคอขวดก่อนที่จะเกิดขึ้นระหว่างโครงการ แม้ว่าจะมีประโยชน์มากมาย แต่ถ้าทำไม่ถูกต้องก็อาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากเช่นกัน

เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการจัดการทรัพยากรของคุณได้ดีขึ้นและปรับปรุงโครงการของคุณ

มีเคล็ดลับเพิ่มเติมที่จะแบ่งปันหรือไม่? แจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณด้านล่าง