ข้ามระดับการประชุม: คำถามที่ชาญฉลาดเพื่อรับคำติชมของพนักงานที่ซื่อสัตย์

ยิ่งคุณปีนบันไดในงานของคุณสูงขึ้น การประชุมข้ามระดับที่สำคัญยิ่งสำหรับคุณ!

การสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานจากล่างขึ้นบนขององค์กรเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ ควรตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงหรือการปรับปรุงที่เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละวัน โดยสังเขป คุณต้องมององค์กรจากมุมมองของพวกเขาเพื่อขยายธุรกิจของคุณไปสู่ระดับใหม่

นี่คือสิ่งที่การประชุมระดับข้ามมีไว้เพื่อ! โดยพื้นฐานแล้ว การประชุมเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพนักงานทุกระดับในองค์กรของคุณ ให้เราลงลึกในรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมข้ามระดับ!

การประชุมข้ามระดับคืออะไร

ตามความหมายของชื่อ การประชุมระดับข้ามคือการประชุมที่ผู้นำระดับสูงขององค์กร 'ข้าม' ระดับลงไปเพื่อโต้ตอบกับผู้คนโดยตรง โดยไม่ต้องให้ผู้จัดการเข้ามาเกี่ยวข้อง การประชุมเหล่านี้ดำเนินการค่อนข้างน่าพอใจโดยผู้นำตามกฎของบริษัท อย่างไรก็ตาม ควรมีการวางแผนอย่างดี ไม่เช่นนั้นอาจมีความเสี่ยงสูง

การประชุมข้ามระดับเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้นำในการทำความเข้าใจว่าผู้บริหารระดับกลางทำงานอย่างไร และในขณะเดียวกันก็ได้รับแนวคิดอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับระดับความสนใจ/ความพึงพอใจโดยทั่วไปของทีม อันที่จริงแล้วการประชุมเหล่านี้ควรได้รับการสนับสนุนเพื่อให้เกิดความโปร่งใสในองค์กร

วัตถุประสงค์ของการประชุมข้ามระดับ

การสนทนาข้ามระดับเป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการประชุมแบบตัวต่อตัวที่คุณน่าจะทำกับผู้จัดการการรายงานโดยตรงของคุณอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม ในโครงสร้างองค์กรแบบลำดับชั้น อาจมีการจัดการหลายชั้นระหว่างคุณกับบุคคลที่รายงานถึงคุณโดยตรง นี่คือจุดที่การประชุมข้ามระดับพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ นี่คือจุดประสงค์หลักของการข้ามผ่าน

• เพื่อสร้างสายสัมพันธ์กับพนักงานในทีมของคุณที่ไม่รายงานถึงคุณโดยตรง
• รับคำติชมที่ถูกต้องเกี่ยวกับผู้จัดการที่คุณจัดการ (และแม้แต่ตัวคุณเอง)
• รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับองค์กร ทีมงาน และกิจกรรมประจำวันของคุณ
• สร้างความไว้วางใจด้วยระดับที่ต่ำกว่าในองค์กรเพื่อให้พวกเขาอยู่ในฐานะสมาชิกที่มีส่วนร่วม

กายวิภาคของการประชุมข้ามระดับ

แม้ว่าจะมีหลายสิ่งที่กำหนดวาระการประชุมระดับข้าม แต่องค์ประกอบหลัก ได้แก่:

• ความถี่ในการประชุม

คุณต้องรู้วิธีวางแนวทางปฏิบัติเพื่อให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม อย่าพยายามทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อน โดยทั่วไป ความถี่ของการประชุมข้ามระดับจะพิจารณาจากขนาดขององค์กร ความต้องการของบริษัท และอื่นๆ

บริษัทขนาดกลางส่วนใหญ่จัดอภิปรายข้ามระดับทุกๆ ไตรมาส ในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่มักต้องการทำทุกๆ 30 วัน จำไว้ว่า หากคุณทำบ่อยๆ คุณสามารถคาดหวังการป้อนข้อมูลที่ดีขึ้นจากพนักงานเมื่อเวลาผ่านไป

• จัดตารางเวลา

ขอแนะนำให้บริษัทต่างๆ เพิ่มการอภิปรายข้ามระดับลงในวาระของตนทุกๆ 30 วัน ตารางที่จำง่ายทำให้สะดวกสำหรับทั้งผู้จัดการและพนักงานในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม

• ทำตามเทมเพลตคำถามพื้นฐาน

อย่าลืมทำสิ่งต่างๆ ให้เรียบง่ายในการประชุมด้วยคำถามที่คุณถาม เราขอแนะนำให้คุณถามคำถามเช่น:

1. พนักงานต้องเผชิญกับอุปสรรคอะไรบ้างในการทำงาน หากมี?
2. อะไรจะทำให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น?
3. พวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับความรับผิดชอบในงานเป็นต้น

คุณสามารถดูรายการคำถามโดยละเอียดเพื่อถามในระหว่างการประชุมได้ในบทความนี้

• รับคำติชม

สิ่งสำคัญคือต้องได้รับมุมมองเกี่ยวกับการทำงานของสิ่งต่างๆ ในบริษัทจากระดับพื้นฐาน พนักงานอาจจะไม่เปิดใจ แต่คุณต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อให้พวกเขาสบายใจ

• จดบันทึก

การจดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างการประชุมข้ามระดับจะช่วยให้คุณจำข้อมูลได้เร็วขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น มันหมายความว่าคุณฟังสิ่งที่คนอื่นพูดและต้องการดำเนินการตามความคิดเห็นของใครบางคนจริงๆ

• สรุป

ขอขอบคุณทุกท่านที่เข้าร่วมประชุมเพื่อสละเวลาและมีส่วนร่วม แจ้งขั้นตอนต่อไป และให้เกียรติโดยสรุปการประชุมให้ตรงเวลา

หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ให้แชร์อีเมลติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนโดยเน้นประเด็นสำคัญของการอภิปรายในระหว่างการประชุม และหากจำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ในส่วนของคุณ ให้ระบุไทม์ไลน์ที่สมจริง

การอ่านที่แนะนำ: ทางเลือกการซูมที่ดีที่สุดสำหรับการโทรวิดีโอ [ฟรีและจ่ายเงิน]

เคล็ดลับสำหรับการดำเนินการประชุมข้ามระดับ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการที่คุณต้องทราบเพื่อใช้การสนทนาข้ามระดับ!

• นัดประชุมกับทุกคน

ในฐานะผู้นำ การประชุมข้ามระดับเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการใช้ประโยชน์จากพลังที่คุณมีเพื่อสร้างการเชื่อมต่อและรวบรวมข้อมูลที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นในท้ายที่สุด ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องโต้ตอบกับทุกคนในองค์กร

• ทำให้ผู้จัดการพนักงานของคุณไม่อยู่ในวงกว้าง

บอกหัวหน้างานของพนักงานล่วงหน้าว่าคุณจะเข้าพบผู้ใต้บังคับบัญชา วิธีที่ดีในการดำเนินการคือส่งวาระการประชุมสำหรับการอภิปรายระดับข้ามของคุณ จำไว้ว่าการประชุมเหล่านี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นความลับ จุดประสงค์คือเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานทุกคนในองค์กร

• ทำให้ผู้มาร่วมงานรู้สึกสบายใจ

สำหรับผู้เริ่มต้น อย่าคาดหวังให้พนักงานของคุณเปิดเผยความคิดเห็นของตนอย่างตรงไปตรงมา หากพวกเขามีบางสิ่งที่ไม่ค่อยดีที่จะแบ่งปัน สิ่งนั้นอาจไม่ปรากฏต่อหน้าคุณในทันที ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้พยายามมีส่วนร่วมกับพวกเขาบ่อยขึ้นเพื่อให้พวกเขารู้สึกสบายใจกับคุณมากขึ้นในระหว่างการประชุม

ประโยชน์ของการดำเนินการประชุมข้ามระดับ

มีประโยชน์มากมายในการจัดประชุมข้ามระดับกับทีมของคุณ ด้านบนบางส่วนคือ:

1. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ข้ามการประชุมทั้งหมดเกี่ยวกับการปรับปรุงการไหลของการสื่อสาร ทำให้พนักงานสามารถเข้าไปที่ผู้บริหารระดับสูงได้โดยตรงพร้อมคำถามใดๆ หรือคำติชมทั่วไปที่พวกเขาอาจมี พวกเขายังทำให้แน่ใจว่าทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่คล้ายกันได้ และไม่มีสิ่งใดถูกตีความผิด

2. สร้างสัมพันธ์อันแน่นแฟ้น

การประชุมข้ามระดับทำให้ผู้นำสามารถสื่อสารอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมากับบุคคลทุกประเภทในองค์กร สิ่งนี้สร้างรากฐานของความไว้วางใจและพนักงานรู้สึกว่าพวกเขามีค่า และเสียงของพวกเขาจะถูกได้ยินจากผู้นำระดับอาวุโสของธุรกิจ

3. ปรับปรุงความผูกพันของพนักงาน

การประชุมเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ข้ามการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน และทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น สิ่งนี้จะสนับสนุนความโปร่งใสในที่ทำงาน

4. บูสต์นวัตกรรม

นวัตกรรมมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในองค์กรที่สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันและทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียว และข้ามระดับการประชุมจะมีประโยชน์ในเรื่องนี้ ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเปิดกว้างสำหรับพนักงานในการแบ่งปันความคิด

5. ช่วยให้ผู้นำตัดสินใจได้ดี

เพื่อการตัดสินใจที่ดี ผู้นำจำเป็นต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในระดับล่าง และนั่นคือที่มาของประโยชน์ของการประชุมข้ามระดับ พวกเขายังต้องการข้อมูลเพื่อให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผลแก่ผู้จัดการ

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์ Webinar ที่ดีที่สุดสำหรับผู้ชมออนไลน์ [ฟรีและจ่ายเงิน]

ข้ามระดับ การประชุม เชิญตัวอย่าง

อีเมลตัวอย่างนี้จะช่วยคุณเตรียมการเชิญเข้าร่วมการประชุมที่ยอดเยี่ยม! ลองดูสิ!

สวัสดี XYZ

ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าฉันจะใช้การประชุมข้ามระดับในอนาคต นี่จะเป็นโอกาสอันยอดเยี่ยมที่จะได้รู้จักกันและรับฟังความคิดเห็น/ความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับการทำงานของสิ่งต่างๆ ในองค์กร

ฉันยินดีที่จะรับฟังความคิดและแนวคิดของคุณเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร กลยุทธ์ และข้อเสนอแนะทั่วไปเกี่ยวกับผู้จัดการของคุณ

ฉันหวังว่าจะได้ติดต่อกับคุณใน [วันที่และเวลา]

ดีที่สุด,

ABC

คำถามที่ถามระหว่างการประชุมข้ามระดับ

นอกเหนือจากการจัดทำแผนชัดเจน ข้ามการประชุมระดับต้องการให้คุณถามคำถามที่ดี หากคุณสงสัยว่าจะถามคำถามอะไรในการประชุมข้ามระดับ เราได้รวบรวมคำถามยอดนิยมบางส่วนไว้ที่นี่เพื่อให้คุณใช้อ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว

สำหรับการเชื่อมต่ออาคาร:

• อะไรเป็นแรงบันดาลใจให้คุณในที่ทำงานเมื่อเร็วๆ นี้?
• อะไรนำคุณมาสู่ตำแหน่งบริษัทนี้
• คุณชอบอะไรเกี่ยวกับบทบาทนี้?

สำหรับการรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับองค์กร:

• หากได้รับโอกาส สิ่งหนึ่งที่คุณอยากจะทำแตกต่างไปจากที่นี่คืออะไร?
• หากคุณสามารถแก้ไขกระบวนการใด ๆ ในองค์กรได้ จะแก้ไขอย่างไร?
• วัฒนธรรมองค์กรที่คุณรักคืออะไรและเพราะเหตุใด

สำหรับการรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับผู้จัดการ:

• คุณจะทำอย่างไรถ้าคุณอยู่ในบทบาทของผู้จัดการของคุณ?
• คุณคิดว่าผู้จัดการของคุณมีประสิทธิภาพในการบริหารทีมมากแค่ไหน?
• อะไรคือสิ่งที่คุณชอบมากที่สุดในการทำงานร่วมกับผู้จัดการของคุณ?

แม้ว่าคำถามเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญ แต่อย่าลืมให้เวลาพนักงานเพิ่มหัวข้อที่ต้องการจะพูดถึง ในตอนท้าย เป้าหมายของคุณคือการได้รับข้อมูล/ข้อเสนอแนะที่ไม่ผ่านการกรอง!

เครื่องมือที่จะช่วยคุณในการประชุมข้ามระดับ

การประชุมข้ามระดับเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการรับคำติชม/ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับบริษัทของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม หากคุณกำหนดเวลาการประชุมด้วยตนเอง อาจเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อหน่าย ในส่วนนี้ เราได้แสดงรายการเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณดำเนินการสนทนาข้ามระดับได้อย่างราบรื่น!

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ

รู้จักเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณดำเนินการสนทนาข้ามระดับได้อย่างมีประสิทธิภาพ!

1. ซูม

Zoom Meets เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่เชื่อถือได้ซึ่งครอบคลุมทุกความต้องการด้านการสื่อสารของคุณในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการแชท โทรศัพท์ การสัมมนาทางเว็บ ซอฟต์แวร์รองรับการประชุมทางวิดีโอ HD แบบเรียลไทม์ และยังมีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันสำหรับผู้ใช้ เช่น การเปิดใช้งานการแชร์หน้าจอ

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams คือพื้นที่ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้สำนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์นี้ให้การประชุมทางวิดีโอคุณภาพสูงสำหรับการโทร การประชุม ไฟล์ แชท และอื่นๆ ไม่เพียงแค่นี้ แต่ผู้ใช้ยังสามารถแชร์หน้าจอระหว่างการนำเสนอได้ ทำให้ทีมติดตามได้ง่ายขึ้น

3. พื้นที่ทำงาน

แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจรสำหรับธุรกิจทุกขนาด – Google Workspace คือชุดเครื่องมือและซอฟต์แวร์ในการทำงานร่วมกัน ซึ่งรวมถึง Meet, Gmail, ไดรฟ์ และอีกมากมาย!

แอพโน้ต

แอพเหล่านี้เป็นแอพจดบันทึกที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณจดบันทึกระหว่างการประชุมได้ง่าย

1. OneNote

Microsoft OneNote เป็นสมุดบันทึกดิจิทัลที่คุณสามารถบันทึกความคิด แนวคิด และซิงค์กับอุปกรณ์ของคุณ ส่วนที่ดีที่สุดคือมันไม่หมดอายุและด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถใช้งานได้นานเท่าที่คุณต้องการ!

ดังนั้น รวบรวมความคิดของคุณหรือจดบันทึกระหว่างการประชุมอย่างง่ายดายด้วย OneNote สามารถใช้ได้บนเว็บ, Windows Store, Mac, iPhone, iPad และ Android!

2. Evernote

Evernote เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่ออกแบบมาสำหรับการจดบันทึก จัดระเบียบ และอื่นๆ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณรวบรวมและจัดเรียงความคิดของคุณได้ดี และเก็บข้อมูลสำคัญไว้ใกล้ตัวแม้หลังจากการประชุม นอกจากนี้ คุณยังสามารถเน้นส่วนสำคัญในบันทึกย่อของคุณโดยการเพิ่มรูปภาพ งาน เสียง หรือการสแกน

3. Google Keep

Google Keep เป็นเครื่องมือจดบันทึกชั้นนำที่ช่วยให้คุณจดความคิดหรือระบุประเด็นสำคัญในการประชุมและแชร์กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย บริการจดบันทึกนี้ช่วยให้คุณจดบันทึก แก้ไข แชร์ และทำงานร่วมกับใครก็ได้และทุกเวลาได้อย่างง่ายดาย

กำหนดการปฏิทิน

กำลังมองหาเครื่องมือจัดตารางเวลาปฏิทินที่ดีที่สุดเพื่อจัดระเบียบวันทำงานของคุณอยู่ใช่ไหม อ่านต่อ!

1. โปรแกรมนัดหมาย Calendly

เป็นซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาที่ดีที่สุดที่ใช้งานง่าย ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับเอเจนซี่ สตาร์ทอัพ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ซอฟต์แวร์นี้ไม่เพียงแต่ช่วยในการแจ้งเตือน ขีดจำกัดรายวัน คุณลักษณะของผู้ดูแลระบบ แต่ยังช่วยในการปรับแต่ง การเรียกเก็บเงิน และปฏิทินอีกด้วย

2. กำหนดการครั้งเดียว

ScheduleOnce เป็นแพลตฟอร์มการตั้งเวลาออนไลน์ที่ทำงานร่วมกับ Google Meet หรือ Google ปฏิทิน เพื่อช่วยจัดกำหนดการธุรกิจของคุณและจัดการการโต้ตอบออนไลน์ ดังนั้น หากคุณต้องการจัดการตารางการจองของคุณในลักษณะที่ไม่ยุ่งยาก ScheduleOnce ควรเป็นตัวเลือกของคุณ

3. ต่อสู้

Grapple เป็นซอฟต์แวร์จัดการงานที่มีชื่อเสียงซึ่งช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมได้อย่างสะดวก แอปนี้ทำให้การจัดกำหนดการประชุมเป็นเรื่องง่ายโดยให้คุณค้นหาเวลาที่ดีที่สุดกับสมาชิกในทีมจากเขตเวลาต่างๆ

อะไรอีก? ผู้ใช้สามารถเลือกเวลาที่ว่างและกำหนดเวลาการประชุมโดยไม่ต้องส่งอีเมล รวมทั้งดูความพร้อมของสมาชิกในทีมทั้งหมดในที่เดียว

บทสรุป

สรุป การประชุมข้ามระดับที่ถูกต้องเป็นวิธีที่ดีในการทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นในบริษัท หัวข้อที่ต้องให้ความสนใจทันที และอื่นๆ สิ่งที่คุณต้องจำไว้คือ 3 ประเด็นสำคัญเหล่านี้:

• เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ข้ามการสนทนาระดับเป็นนิสัย
• สื่อสารล่วงหน้าเกี่ยวกับการประชุมกับผู้จัดการที่เกี่ยวข้อง
• หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ให้ใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูล นอกจากนี้หากมีการดำเนินการใด ๆ ที่จำเป็นต้องดำเนินการ แบ่งปันไทม์ไลน์ที่เหมือนจริงกับทีม!

การอ่านที่แนะนำ: เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กร

ข้ามคำถามการประชุมระดับ: