ระบบ 5ส คืออะไร? วิธีนี้จะเปลี่ยนบรรยากาศในที่ทำงานได้อย่างไร?

ระบบ 5S ช่วยให้รักษาความสงบเรียบร้อยและจัดพื้นที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่จะใช้ในโรงงานผลิตซึ่งพนักงานใช้เครื่องมือหลายอย่าง วิธีการนี้เป็นสากลมากและสามารถใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จในอุตสาหกรรมและสาขาต่างๆ แม้กระทั่งสำนักงานและผู้ให้บริการ เป้าหมายหลักของวิธีการแบบลีน 5ส คือการป้องกันของเสีย ของเสียหมายถึงสิ่งต่าง ๆ ในสถานที่ทำงานต่างกัน แต่ผลกระทบของการลดของเสียควรเหมือนกัน วิธีการของระบบ 5ส เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานและให้ผลงานดีขึ้น วิธี 5ส เชื่อมต่อโดยตรงกับการจัดการแบบลีน และถือเป็นหนึ่งในวิธีการหลักที่ใช้สำหรับการจัดสภาพแวดล้อมการทำงานอย่างเหมาะสม

ระบบ 5ส คืออะไร? – สารบัญ:

1. ตัวย่อ 5S หมายถึงอะไร
2. เรียงลำดับ
3. เรียงตามลำดับ
4. ส่องแสง
5. ทำให้เป็นมาตรฐาน
6. ยังชีพประคับประคอง
7. ประโยชน์ของระบบ 5ส

ตัวย่อ 5S หมายถึงอะไร

ระบบ 5S ถูกใช้ในญี่ปุ่นมานานหลายทศวรรษ แต่ได้รับความนิยมในช่วงต้นทศวรรษที่ 80 ในศตวรรษที่ 20 มันถูกเผยแพร่โดยทาคาชิ โอซาดะ ชื่อของระบบมาจาก 5 กิจกรรม ที่สร้างสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพเมื่อดำเนินการต่อเนื่องกัน ชื่อเริ่มต้นของระบบถูกประกาศเกียรติคุณในภาษาญี่ปุ่นและต่อมาแปลเป็นภาษาอังกฤษ มีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

• เซริ – sort
• Seiton – ตั้งค่าตามลำดับ
• Seiso – ส่องแสง
• Seiketsu – มาตรฐาน
• ชิสึเกะ – ค้ำจุน

มันสำคัญมากที่จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมดของระบบตามลำดับที่แน่นอน แต่ละขั้นตอนจะเชื่อมโยงโดยตรงกับขั้นตอนถัดไป และสร้างกระบวนการบางประเภท ระหว่างการเลือก เราเตรียมพื้นที่ให้พร้อมสำหรับการตั้งค่าเครื่องมือตามลำดับ เราลบเครื่องมือทั้งหมดที่ไม่จำเป็นออก ขั้นตอนต่อไปคือการส่องแสง - ทำความสะอาดพื้นที่ทำงานที่เลือก หลังจากทั้งสามขั้นตอน มีช่วงเวลาของการสร้างมาตรฐานของกระบวนการเพื่อแสดงให้ทุกคนเห็นถึงวิธีการดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมด ความยั่งยืนในขั้นตอนต่อไปหมายความว่าขั้นตอนทั้งหมดจะต้องทำซ้ำได้

เรียงลำดับ

ขั้นตอนแรกคือการ ลบองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นทั้งหมดออกจากเวิร์กสเตชัน ปัจจัยหลักในการเลือกคือประโยชน์ของวัตถุ ในบางกรณี ในขั้นตอนนี้ จะต้องมีการสร้างพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับการจัดเก็บเครื่องมือชั่วคราวที่ไม่ได้จัดประเภทและอาจเป็นประโยชน์ เครื่องมือดังกล่าวจะต้องลงนามด้วยฉลากพิเศษและเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง หากหลังจากเวลาที่กำหนดไว้แล้วจะไม่ใช้วัตถุเหล่านั้น จะต้องนำวัตถุเหล่านั้นออกจากพื้นที่ทำงาน ต้องเก็บเครื่องมือที่มีประโยชน์และจำเป็นไว้ในสถานที่ทำงานเท่านั้น

จะทำอย่างไรกับเครื่องมือที่จัดว่าไร้ประโยชน์?

เครื่องมือบางอย่างที่ในระหว่างการเลือกถูกจัดประเภทว่าไม่จำเป็นจะต้องถูกนำออกจากที่ทำงาน แต่ไม่จำเป็นต้องทิ้งไป อ็อบเจ็กต์บางอย่างควรเก็บไว้ในโลคัลไลเซชันที่แตกต่างกัน ในขณะที่การระบุตำแหน่งที่เหมาะสมสำหรับอ็อบเจ็กต์เหล่านั้นอาจทำได้ยาก วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหานี้คือวิธี 5 ป้ายแดง ต้องติดป้ายกำกับกับวัตถุพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ซึ่งพบวัตถุ ออบเจ็กต์ทั้งหมดที่มีป้ายแดงติดอยู่ควรเก็บไว้ในที่เดียว ตำแหน่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะทำหน้าที่เป็นพื้นที่รอ

จะทำอย่างไรกับวัตถุที่เหลืออยู่ในพื้นที่รอ?

วิธีที่นิยมกำหนดให้ทิ้งวัตถุไว้กับป้ายแดงเป็นเวลา 30 วันในพื้นที่รอ หลังจากเวลาดังกล่าว หากวัตถุนั้นไม่ได้ใช้งาน เราอาจถือว่าไม่จำเป็นต้องใช้ในตำแหน่งที่ทำงานหลักนี้ และสามารถขยายได้ ในขณะนี้ มีความจำเป็นที่ต้องพิจารณาว่าอาจจะมีความจำเป็นสำหรับวัตถุในอนาคตหรือไม่ ถ้าคำตอบคือ ใช่ วัตถุนั้นควรถูกจัดเก็บและเก็บไว้ในที่จัดเก็บ มิฉะนั้นควรขาย รีไซเคิล หรือทิ้ง ไม่ควรเก็บสิ่งของที่ไม่จำเป็นไว้ "เผื่อไว้" เพราะมันนำไปสู่ความโกลาหล

ประโยชน์ของการเรียงลำดับคืออะไร?

ประโยชน์หลักของการคัดแยกคือการ กำจัดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการสะสมวัตถุที่ไม่จำเป็นในที่ทำงานมากเกินไป ปัญหาดูเหมือนจะไม่สำคัญ แต่เป็นสาเหตุหลักของการเสียเวลาและทรัพยากรในบริษัท เครื่องมือจำนวนมากที่เก็บไว้ในพื้นที่ทำงานทำให้การค้นหาเครื่องมือที่จำเป็นยากขึ้น ยืดเวลาที่จำเป็นสำหรับงาน และเพิ่มต้นทุนให้กับบริษัท

เรียงตามลำดับ

ขั้นตอนนี้เกี่ยวกับการค้นหาตำแหน่งที่เหมาะสมสำหรับแต่ละวัตถุที่เหลืออยู่ในพื้นที่ทำงาน ที่สำคัญที่สุดคือการ ทำให้แต่ละเครื่องมือมีปริมาณที่จำเป็นในช่วงเวลาที่กำหนด องค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดควรสามารถเข้าถึงได้ง่าย ตำแหน่งของวัตถุควรมีการทำเครื่องหมายอย่างชัดเจน ต้องขอบคุณสิ่งนี้ แม้แต่คนที่ปกติไม่ทำงานในพื้นที่ทำงานนี้ ก็สามารถทำความสะอาดพื้นที่ได้อย่างง่ายดาย ความชัดเจนควรเป็นกฎหลักในการจัดการจัดสรรตำแหน่งของเครื่องมือ

เพื่อให้ได้ความชัดเจนเต็มที่จึงใช้การทำเครื่องหมายด้วยภาพประเภทต่างๆ เครื่องหมายเหล่านี้ช่วยให้ระบุสถานที่ได้อย่างรวดเร็วซึ่งจัดเก็บวัตถุไว้ ตามประเภทของบริษัท อาจเป็นป้ายกำกับ ฟิลด์ สี หรือสัญลักษณ์ ระบบยิ่งง่ายยิ่งดี ในโรงงานผลิตมักใช้ตารางเฉดสี วิธีนี้ต้องทำให้มองเห็นร่องรอยของเครื่องมือในตารางพิเศษ ด้วยวิธีนี้ การนำสิ่งต่าง ๆ กลับมาใช้เวลาไม่นานและอาจทำได้โดยสะท้อนกลับ

การจัดของให้เป็นระเบียบมีประโยชน์อย่างไร?

การจัดรายการให้เป็นระเบียบช่วย กำจัดของเสียในบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ขยะมีหลายประเภท เช่น

• การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นในระหว่างการค้นหาเครื่องมือ
• ขาดสุขอนามัยและความปลอดภัยที่เกิดจากความโกลาหลในพื้นที่ทำงาน
• ข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาด

ส่องแสง

หลังจากการกวาดล้างพื้นที่จากองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นและค้นหาตำแหน่งที่เหมาะสมในการจัดเก็บ ก็ถึงเวลาสำหรับส่องแสงของพื้นที่ ในขั้นตอนที่สาม เราตั้งเป้าหมายที่จะกำหนดมาตรฐานสำหรับการทำความสะอาดพื้นที่ทำงานใหม่ ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้อง จัดสรรพื้นที่ทำความสะอาดให้กับพื้นที่ทำงานที่กำหนด ความสดใสของพื้นที่ทำงานจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ประจำวันของพนักงานในตำแหน่งที่กำหนด จากนี้ไปพนักงานที่ได้รับการจัดสรรจะเป็นผู้ดำเนินการโดยตรงต่อพื้นที่ทำงานนี้

เวทีส่องแสงช่วยให้ตรวจสอบ ว่าขั้นตอนก่อนหน้านี้ทั้งหมดถูกต้องหรือไม่ ในแนวทาง 5ส การส่องแสงหมายถึงการรักษาความสะอาดโดยไม่ทำความสะอาดตั้งแต่เริ่มต้น ควรมีการวิจัยปัญหาเกี่ยวกับความสะอาดเพื่อประเมินว่าอะไรคือสาเหตุของพวกเขา – พนักงานหรือการนำแนวทาง 5ส ไปปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม

ทำไมพนักงานแต่ละคนควรทำความสะอาดสถานที่ทำงานด้วยตนเอง?

การกำหนดพื้นที่ทำความสะอาดให้กับพนักงานแต่ละคนมีความหมายลึกซึ้งยิ่งขึ้น การทำความสะอาดสถานที่ทำงานทุกวันทำให้เรารู้ดีขึ้น เป็นไปได้ที่จะพบปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์และเครื่องมือในระหว่างการทำความสะอาด สิ่งนี้ให้ความหวังในการซ่อมเร็วขึ้น

เพื่อส่งเสริมให้พนักงานดูแลเวิร์กสเตชันของพวกเขา เราอาจให้เครื่องมือใหม่แก่พวกเขา เราดูแลสิ่งใหม่ ๆ อย่างกระตือรือร้น นอกจากนี้ ขั้นตอนดังกล่าวยังช่วยสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของสถานที่

ทำให้เป็นมาตรฐาน

มาตรฐานเชื่อมโยงขั้นตอนทั้งหมดของวิธี 5ส เข้ากับกระบวนการที่สม่ำเสมอ ในระหว่างขั้นตอนการกำหนดมาตรฐาน จะต้องอธิบายกิจกรรมทั้งหมดโดยละเอียดและปรับให้เป็นมาตรฐานบางอย่าง ต้องสร้างคำแนะนำที่ชัดเจนและโปร่งใสในขั้นตอนนี้ คำแนะนำดังกล่าวจะช่วยในการทำงานทั้งหมดที่มีรายละเอียดมาก คำแนะนำควรมีขอบเขตหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนด้วย ขอบคุณคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดี พนักงานควรจะสามารถเข้าควบคุมเวิร์กสเตชันและดำเนินการได้

ยังชีพประคับประคอง

การผ่านทุกขั้นตอนทำให้พนักงานพึงพอใจเป็นอย่างมาก เห็นผลได้ชัดเจนและรวดเร็ว เนื่องจากสถานที่สะอาดเป็นระเบียบ หากปราศจากวินัยในตนเอง นิสัยแย่ๆ บางอย่างก็อาจปรากฏขึ้นอีกครั้ง องค์ประกอบนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากการพัฒนานิสัยใหม่ที่ดีต้องใช้เวลา ในขณะนี้ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการทำให้พนักงานทราบว่าระบบ 5S ไม่ใช่การกระทำแบบเอกพจน์ แต่เป็นวิธีการที่มีความรู้สึกเมื่อถูกมองว่าเป็นกระบวนการเท่านั้น

เครื่องมือส่งเสริมวินัยในตนเอง

ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดที่จะเข้าถึง เพราะมันกำหนดการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท พนักงานแต่ละคนก็ต้องเปลี่ยนเช่นกัน ไอทีมีความสำคัญอย่างยิ่งในการใช้เครื่องมือสนับสนุนเพื่อเพิ่มและเสริมสร้างวินัย เครื่องมือที่ใช้บ่อยที่สุดคือการตรวจสอบสถานที่ทำงาน การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ค้นหาสิ่งผิดปกติและปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ความผิดปกติทั้งหมดสามารถกำจัดได้อย่างรวดเร็ว

เพื่อสนับสนุนการมีวินัยในตนเองก็ใช้วิธีอื่นเช่นกัน:

• การแสดงภาพสถานีงานที่แสดงพื้นที่ก่อนและหลังการแนะนำระบบ 5S
• เยี่ยมชมแผนกอื่นเพื่อทำการเปรียบเทียบ
• การสนับสนุนจากเจ้าหน้าที่บริหาร
• การประเมินผลผลิต ตารางผลลัพธ์

ระบบ 5S เป็นกระบวนการ ดังนั้นหลังจากขั้นตอนสุดท้าย เราควรไปที่ขั้นตอนแรกอีกครั้ง เราต้องจำไว้ว่ากฎและข้อบังคับเมื่อตกลงกันอาจเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป การพัฒนาอย่างต่อเนื่องและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นพื้นฐานของการจัดการแบบลีน

ประโยชน์ของระบบ 5ส

แน่นอนว่าแต่ละบริษัทจะได้รับประโยชน์ที่แตกต่างกันไปจากการนำระบบ 5ส ไปใช้งาน เหตุผลในการแนะนำระบบ 5S ก็แตกต่างกันไปตามแต่ละองค์กร แต่ประโยชน์บางประการก็เหมือนกันทุกประการ กล่าวคือ:

• การจัดระเบียบพื้นที่ทำงานที่ดีขึ้น
• พนักงานใช้เวลาให้คุ้มค่ามากขึ้น
• เพิ่มมาตรฐานความปลอดภัย
• การระบุตัวตนพนักงานภายในบริษัทได้ดีขึ้น
• เพิ่มคุณภาพสินค้า (บริการ)
• ลดของเสีย
• เพิ่มความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน

สรุป

5S เป็นเครื่องมือที่ก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย ไม่เพียงแต่สำหรับบริษัทแต่สำหรับพนักงานด้วย วิธีนี้ช่วย เพิ่มความมั่นคงในการทำงานและเปลี่ยนบรรยากาศในที่ทำงาน พนักงานอาจมุ่งความสนใจไปที่หน้าที่ของตนแทนการดูแลปัญหาขององค์กรที่ขัดขวางความพยายามของพวกเขา ระบบ 5S อาจถูกมองว่าเป็นโอกาสที่ดีสำหรับบริษัทในการปรับปรุงกระบวนการโดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมาก ที่สำคัญที่สุดคือแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน

ดูเคล็ดลับการจัดการเวลายอดนิยมของเรา

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันของเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นจริง

ดูกระทู้ทั้งหมด