ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง? – 12 องค์ประกอบที่จำเป็น
เผยแพร่แล้ว: 2022-04-11ใครก็ตามที่ตั้งธุรกิจไม่ช้าก็เร็วจะต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าและบริการที่ขาย ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง? เนื่องจากเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ เนื้อหาจึงถูกควบคุมโดยกฎหมายอย่างเข้มงวด ด้วยการใช้เคล็ดลับที่ให้ไว้ที่นี่ คุณจะรับมือกับการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้องอย่างแน่นอน
ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง? – สารบัญ:
- คำว่า INVOICE
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน
- ชื่อและที่อยู่ผู้ขาย
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- วันที่จัดหา
- รายละเอียดของสินค้าและบริการที่ให้
- ราคาและปริมาณสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการที่ให้
- จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด
- วันครบกำหนด
- วิธีการชำระเงิน
- ภาษีที่เกี่ยวข้อง
คำว่า INVOICE
ใบแจ้งหนี้ควรมี อะไรบ้าง ? หากคุณต้องการออกใบแจ้งหนี้ คำว่า "ใบแจ้งหนี้" จะต้องปรากฏอยู่บนนั้น สิ่งนี้บอกคุณว่าเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ยืนยันการขายสินค้าหรือบริการ คำนี้ทำให้ใบแจ้งหนี้แตกต่างจากเอกสารอื่นๆ ที่ใช้ในบริษัท เช่น แบบฟอร์มการเปิดตัวคลังสินค้าหรือข้อเสนอเชิงพาณิชย์ ซึ่งอาจมีองค์ประกอบบางอย่างที่เป็นแบบฉบับของใบแจ้งหนี้
หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน
ใบแจ้งหนี้แต่ละใบควรมีหมายเลขเฉพาะของตัวเอง ตัวเลขควรได้รับการกำหนดตามลำดับและไม่ควรมีการแบ่งลำดับ เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้หลายชุดได้ สิ่งนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ แต่ละชุดสามารถมีหมายเลขของตัวเองและนำไปใช้กับการขายจากคลังสินค้าและแพลตฟอร์มการซื้อขายต่างๆ ด้วยการจัดกลุ่มใบแจ้งหนี้ คุณจะพบว่าการระบุแหล่งรายได้ของบริษัทของคุณง่ายขึ้น
ชื่อและที่อยู่ผู้ขาย
ในใบแจ้งหนี้ คุณต้องระบุ รายละเอียดที่จะระบุว่าคุณเป็นผู้ขาย ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ซึ่งอาจเป็นชื่อของคุณหรือชื่อเต็มของบริษัทของคุณ ที่นี่คุณยังรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ของธุรกิจและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
ใบแจ้งหนี้ต้องระบุอย่างชัดเจนว่าคุณขายสินค้าหรือบริการให้กับใคร ในที่นี้ คุณใส่ชุดข้อมูลที่คล้ายกันในกรณีของบริษัทของคุณ หากผู้ซื้อเป็นบุคคลทั่วไป คุณไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องสร้างเอกสารดังกล่าวตามคำขอของผู้ซื้อ ในกรณีเช่นนี้ การป้อนชื่อและนามสกุลของผู้ซื้อในช่องว่างสำหรับข้อมูลของผู้ซื้อก็เพียงพอแล้ว
วันที่ออกใบแจ้งหนี้
คุณมี เวลาที่กำหนดในการออกใบแจ้งหนี้ คุณรู้ได้อย่างไรว่าจะออกเมื่อไหร่? สิ่งนี้ถูกกำหนดโดยข้อบังคับด้านภาษี เนื่องจากมีการใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อคำนวณภาษีที่ครบกำหนด คุณจึงไม่สามารถรอการออกใบแจ้งหนี้ได้นานเกินไป ทำไม ใบแจ้งหนี้ที่ออกหลังจากกำหนดเวลาอาจถือเป็นการหลีกเลี่ยงภาษีโดยเจตนา หากคุณไม่อยากพลาด ให้ถามนักบัญชีหรือใช้เครื่องมือที่จะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณต้องออกใบแจ้งหนี้นานแค่ไหน
วันที่จัดหา
ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง? คุณต้องระบุวันที่จัดหาสินค้าหรือบริการในใบแจ้งหนี้ของคุณด้วย ซึ่งมักจะเป็นวันที่ที่เฉพาะเจาะจง แต่สำหรับบริการบางอย่าง อาจเป็นเดือนที่มีการให้บริการ หากคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าล่วงหน้า วันที่จัดหาอาจหมายถึง วันที่จัดส่งตามกำหนดการของสินค้าหรือบริการ และวางไว้ในอนาคต
รายละเอียดของสินค้าและบริการที่ให้
ใบแจ้งหนี้ต้อง อธิบายสิ่งที่คุณขายได้อย่างถูกต้อง สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งสินค้าและบริการ ในกรณีของสินค้า จะง่ายกว่าเล็กน้อย เช่น คุณสามารถระบุหมายเลข EAN (หมายเลขบทความของยุโรป) หรือหมายเลข GTIN (หมายเลขสินค้าการค้าสากล) เมื่อขายบริการ คุณควรระบุด้วยว่าบริการเกี่ยวกับอะไร เพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยว่าคุณให้บริการ
ราคาและปริมาณสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการที่ให้
ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องมีราคาและปริมาณของผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการ หากลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการมากกว่าหนึ่งรายการ คุณควร ระบุมูลค่าของพวกเขา ทำอย่างไร? เพียงคูณจำนวนชิ้นที่ซื้อด้วยราคาของพวกเขา
จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด
นี่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่คุณชื่นชอบอย่างไม่ต้องสงสัยในใบแจ้งหนี้ เป็นตัวกำหนดจำนวนเงินที่คุณจะได้รับจากการขายสินค้าและบริการ โปรดทราบว่านี่จะต้องเป็นข้อมูลสรุปที่ถูกต้องของราคาสำหรับแต่ละรายการ ไม่มีที่ว่างสำหรับความผิดพลาดที่นี่ จำนวนเงินทั้งหมดที่ป้อนผิดจะต้องมีการแก้ไข ซึ่งอาจ ทำให้การชำระเงินของผู้ซื้อล่าช้า
วันครบกำหนด
นี่คือที่ที่คุณกำหนดวันที่ที่ลูกค้าของคุณต้องจ่ายสำหรับสินค้าและบริการที่ซื้อ ต้องขอบคุณแอปนี้ คุณจึงรู้ได้เมื่อคาดว่าจะได้รับการชำระเงิน เห็นได้ชัดว่ามันอาจเกิดขึ้นที่ผู้รับเหมาของคุณจ่ายเร็วกว่ามาก อย่างไรก็ตาม บางครั้งลูกค้า ไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาการชำระเงินที่ตกลงกัน ไว้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางกฎหมาย โดยการตั้งค่าวันที่ครบกำหนด คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายที่จะช่วยให้คุณได้รับการชำระเงินที่ถึงกำหนดชำระได้
วิธีการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง? เมื่อออกใบแจ้งหนี้ คุณต้องระบุวิธีการชำระเงินที่คุณยอมรับด้วย มีวิธีการชำระเงินยอดนิยมมากมายสำหรับเจ้าของธุรกิจ: เงินสด เงินสดในการจัดส่ง การโอนเงินผ่านธนาคาร PayPal เป็นต้น
ภาษีที่เกี่ยวข้อง
หากใช้ VAT ในประเทศที่คุณดำเนินธุรกิจ จะต้องรวมอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและจำนวนเงินไว้ในใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นบางประการเนื่องจากบางธุรกิจได้รับการยกเว้นไม่ต้องชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม ในกรณีเช่นนี้ คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับอัตราภาษี สถานการณ์อาจดูแตกต่างออกไปหากคุณขายสินค้าและบริการในต่างประเทศ จากนั้น แม้ว่าธุรกิจของคุณจะจดทะเบียนในประเทศที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่มหรือคุณได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณยังอาจต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับธุรกรรมต่างประเทศ
สร้างใบแจ้งหนี้ด้วย แอปการออกใบแจ้งหนี้และซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินฟรี ของเรา ตรวจสอบที่นี่!
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook และ Twitter
ผู้เขียน: Andy Nichols
นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด