คุณควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด

การออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนที่น่ายินดีอย่างหนึ่งในการเป็นผู้ประกอบการ ทำไม เพราะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการรับเงิน แต่คำถามเกิดขึ้น – เมื่อใดที่จะออกใบแจ้งหนี้เพื่อให้ถูกกฎหมาย? ปรากฎว่าไม่มีคำตอบเดียวสำหรับคำถามนี้ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ส่วนใหญ่มักจะมีการออกใบแจ้งหนี้หลังจากการส่งมอบสินค้าหรือบริการ อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นบางประการ บทความนี้จะอธิบายเวลาที่คุณควรออกใบแจ้งหนี้ ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับประเภทของใบแจ้งหนี้ ดังนั้นเราจะพูดถึงเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดที่นี่

คุณควรออกใบแจ้งหนี้เมื่อใด – สารบัญ:

1. ใบกำกับสินค้า
2. ใบเสร็จสุดท้าย
3. ใบแจ้งหนี้ความคืบหน้า
4. ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า
5. ใบแจ้งหนี้ Proforma
6. ใบแจ้งหนี้ประจำ

ใบกำกับสินค้า

นี่เป็นวิธีทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งพบในร้านค้า เมื่อคุณในฐานะผู้ขาย ส่งมอบสินค้าที่ซื้อให้กับลูกค้าด้วยตนเอง คุณยังสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ทันที ในกรณีนี้มักจะเกี่ยวข้องกับการรับชำระเงินไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือการชำระเงินด้วยบัตรเครดิต อย่างไรก็ตาม อาจเกิดขึ้นนอกบริษัทของคุณที่คุณส่งสินค้าไปยังลูกค้าโดยตรง

ดูเหมือนว่าการไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ คุณจะไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้ทันที โชคดีที่คุณสามารถใช้แอปแจ้งหนี้มือถือได้ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้โดยใช้สมาร์ทโฟนของคุณ แล้วการพิมพ์ล่ะ? คุณไม่จำเป็นต้องทำเพราะคุณสามารถส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ได้ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีมูลค่าทางกฎหมายเหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ

ใบเสร็จสุดท้าย

สำหรับบริการ เป็นเรื่องปกติที่จะเห็น ใบแจ้งหนี้ที่ออกหลังจากงานเสร็จสิ้น ต่างจากใบแจ้งหนี้ที่ออกในวันที่ขายอย่างไร? ในทางทฤษฎี ทันทีที่คุณให้บริการเสร็จสิ้น คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ นี่เป็นวิธีที่ดีหากคุณมีการติดต่อส่วนตัวกับลูกค้า ในกรณีนี้ ลูกค้าจะเห็นผลงานของคุณทันที และสามารถยอมรับและอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้

อย่างไรก็ตาม หากลูกค้ายังไม่เห็นผลงานที่คุณทำเพื่อเขา ให้ตรวจสอบว่าเขาพอใจกับผลลัพธ์สุดท้ายหรือไม่ หากมีความคิดเห็น คุณสามารถแก้ไขก่อนออกใบแจ้งหนี้ได้ มิฉะนั้นอาจกลายเป็นว่าลูกค้าไม่ยอมรับใบแจ้งหนี้เพราะเขาให้ความเห็นเกี่ยวกับโครงการ การดำเนินการนี้จะยืดเยื้อกระบวนการชำระเงิน คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้ด้วยการส่งข้อความถึงลูกค้าเพื่อถามว่าพวกเขายอมรับงานที่ทำเสร็จแล้วหรือไม่ และหากไม่ใช่ ยังต้องแก้ไขอะไรอีก

ใบแจ้งหนี้ความคืบหน้า

ใบแจ้งหนี้บางส่วนสามารถพบได้โดยเฉพาะสำหรับโครงการขนาดใหญ่ ในกรณีนี้ งานสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอน หลังจากเสร็จสิ้นจะมีการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมงานที่เสร็จสมบูรณ์ คุณจะพบกับการออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ได้ที่ไหน ทุกครั้งที่งานทั้งหมดยืดเยื้อไปตามกาลเวลา

สิ่งนี้เกิดขึ้น เช่น ระหว่างการก่อสร้างบ้าน บริษัทที่ดำเนินงานสามารถออกใบแจ้งหนี้หลังจากเสร็จสิ้นแต่ละขั้นตอน วิธีการออกใบแจ้งหนี้นี้ช่วยให้มั่นใจถึงกระแสเงินสดและหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดในการชำระเงิน รวมทั้งมีการเรียกเก็บเงินที่สูงหลังจากดำเนินการทั้งหมดเสร็จสิ้น สำหรับโครงการระยะยาว ควรกำหนดกำหนดการชำระเงินตั้งแต่เริ่มต้น มันสามารถระบุเหตุการณ์สำคัญบางอย่างหลังจากนั้นจะออกใบแจ้งหนี้บางส่วน

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

หากบริการที่คุณจัดหากำหนดให้คุณต้องจ่ายเงินจำนวนมากสำหรับการซื้อส่วนประกอบที่จำเป็นต่อการทำงานตามสัญญา คุณสามารถเสนอให้ชำระเงินล่วงหน้าได้ ในกรณีนี้ คุณออกใบแจ้งหนี้ก่อนที่งานจะเสร็จ

โซลูชันนี้พิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์เมื่อบริการของคุณมีราคาค่อนข้างแพง และการยกเลิกบริการโดยไม่คาดคิดจากลูกค้าจะส่งผลด้านลบต่อคุณทางการเงิน สถานการณ์ดังกล่าวจะเกิดขึ้นเมื่อใด ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเป็นช่างภาพงานแต่งงานและงานที่ได้รับมอบหมายเกี่ยวข้องกับการถ่ายภาพพิธีแต่งงานในสถานที่ที่ลูกค้าระบุ หากลูกค้ายกเลิกบริการก่อนวันงานหนึ่งวัน คุณอาจไม่พบบุคคลอื่นที่เต็มใจจะไปถ่ายภาพที่นั่นในวันนั้น การชำระเงินล่วงหน้าจะช่วยให้ผลประโยชน์ของคุณปลอดภัย ในกรณีนี้ คุณจะไม่ขาดทุน

ใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นเรียกอีกอย่างว่าใบแจ้งหนี้ Proforma เมื่อมองแวบแรก ใบแจ้งหนี้ Proforma และใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าอาจดูคล้ายคลึงกัน อย่างไรก็ตาม พวกเขาไม่ใช่สิ่งเดียวกัน ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ากำหนดให้คุณต้องชำระเงิน ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่ได้สร้างภาระผูกพันดังกล่าว ค่อนข้างเป็นการเชิญให้ทำสัญญา

คุณออกใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นข้อเสนอราคาสำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการก่อนที่ลูกค้าจะตกลงที่จะส่งมอบ ลูกค้าขอใบกำกับสินค้าดังกล่าวเพื่อเปรียบเทียบข้อเสนอจากหลาย ๆ บริษัท หรือตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายที่กำหนดจะพอดีกับงบประมาณของพวกเขาหรือไม่ หากลูกค้ายอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณ คุณสามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อแล้วออกใบแจ้งหนี้แบบปกติ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้เบื้องต้น ซึ่งจะทำให้เกิดภาระผูกพันในการชำระค่าสินค้าหรือบริการที่จัดส่ง

ใบแจ้งหนี้ประจำ

ในธุรกิจบางประเภท ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำเป็นเรื่องปกติ เป็นที่นิยมสำหรับพวกเขาที่ จะอยู่ในรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบอัตราคงที่ นั่นคือแบบที่มีอัตราที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยไม่คำนึงถึงปริมาณงานที่เกิดขึ้น คุณสามารถหาใบแจ้งหนี้ดังกล่าวได้ที่ไหน? ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดบริษัททำความสะอาด และคุณได้ตกลงกับลูกค้าของคุณในเรื่องอัตราคงที่สำหรับการทำความสะอาดสำนักงานรายสัปดาห์ คุณจะเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณในจำนวนเท่ากันในแต่ละสัปดาห์ ไม่ว่าจะใช้เวลานานเท่าใด

ในกรณีเช่นนี้ โปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้สามารถช่วยได้มากในการออกใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนข้อมูลลูกค้าของคุณ ระบุวันที่ควรออกใบแจ้งหนี้ และป้อนจำนวนเงิน จากนั้นโปรแกรมจะออกใบแจ้งหนี้ตามรอบและส่งให้กับลูกค้าของคุณ

ตรวจสอบ 5 โซลูชันซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ฟรีที่ดีที่สุด!

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: Andy Nichols

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูกระทู้ทั้งหมด