เหตุใดการฟังอย่างกระตือรือร้นจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน
เผยแพร่แล้ว: 2023-01-31การสื่อสารที่ดีในทีมเป็นรากฐานของการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในที่ทำงาน จากสถิติพบว่าพนักงานมากถึง 86% ชี้ว่าการขาดการสื่อสารและความร่วมมือเป็นสาเหตุหลักของความล้มเหลว ควรทำขั้นตอนใดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ การฟังอย่างกระตือรือร้นในที่ทำงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างไร อ่านต่อเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม
เหตุใดการฟังอย่างกระตือรือร้นจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน – สารบัญ:
- การฟังอย่างกระตือรือร้นคืออะไร?
- สัญญาณของการฟังอย่างกระตือรือร้น
- การฟังอย่างกระตือรือร้นในที่ทำงาน
- การฟังที่ใช้งานอยู่ในสภาพแวดล้อมระยะไกล
- สรุป
การฟังอย่างกระตือรือร้นคืออะไร?
การฟังอย่างกระตือรือร้นเกิดขึ้นเมื่อเราตั้งใจจดจ่อกับสิ่งที่อีกฝ่ายพูด ตรงกันข้ามกับการฟังแบบเฉยเมย เราให้ความสนใจกับคำพูดของอีกฝ่าย แทนที่จะจดจ่อกับสิ่งรอบตัวหรือความคิดของเราเอง
คำจำกัดความของคำนี้มีอยู่ในสิ่งพิมพ์ปี 1987 ที่ชื่อว่า “การฟังอย่างกระตือรือร้น” ผู้เขียน Carl R. Rogers และ Richard E. Farson ให้คำอธิบายเกี่ยวกับแนวคิดดังต่อไปนี้:
“การฟังอย่างตั้งใจเป็นวิธีการสำคัญในการสร้างความเปลี่ยนแปลงในผู้คน แม้จะมีแนวคิดที่นิยมว่าการฟังเป็นวิธีการที่ไม่โต้ตอบ แต่หลักฐานทางคลินิกและการวิจัยแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าการฟังที่ละเอียดอ่อนเป็นตัวแทนที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการเปลี่ยนแปลงบุคลิกภาพส่วนบุคคลและการพัฒนากลุ่ม การฟังทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทัศนคติของผู้คนที่มีต่อตนเองและผู้อื่น นอกจากนี้ยังนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงในค่านิยมพื้นฐานและปรัชญาส่วนตัวของพวกเขา ผู้คนที่ได้รับการฟังด้วยวิธีใหม่และพิเศษนี้จะกลายเป็นผู้ใหญ่ทางอารมณ์มากขึ้น เปิดรับประสบการณ์มากขึ้น มีการป้องกันน้อยลง เป็นประชาธิปไตยมากขึ้น และเผด็จการน้อยลง”
ตามคำจำกัดความนี้ การฟังอย่างตั้งใจช่วยปรับปรุงการสื่อสาร อีกฝ่ายรู้สึกว่ารับฟัง ซึ่งสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นและสร้างความรู้สึกไว้วางใจและชื่นชม ยิ่งไปกว่านั้น การฟังอย่างตั้งใจยังช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการสนทนา เราสามารถจดจำข้อมูลได้มากขึ้นและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนโดยการจดจ่อกับคำพูดของอีกฝ่าย
สัญญาณของการฟังอย่างกระตือรือร้น
อีกฝ่ายจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังตั้งใจฟังสิ่งที่พวกเขากำลังพูด พวกเขาจะอ่านสัญญาณทั้งทางวาจาและอวัจนภาษาของคุณ สัญญาณทางวาจาของการฟังอย่างตั้งใจ ได้แก่:
- การถามคำถามที่ถูกต้อง – การถามคำถามปลายเปิดเป็นการกระตุ้นให้อีกฝ่ายสนทนาต่อ และแสดงว่าเรากำลังฟังสิ่งที่พวกเขากำลังพูดจริงๆ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องไม่หยิบยกประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำหนดหรือมีคำตอบมาให้แล้ว มิฉะนั้น เราจะเพียงแต่ปฏิเสธว่าเราเป็นผู้ฟังที่กระตือรือร้น
- การถอดความและสรุป – อีกฝ่ายจะสังเกตเห็นการมีส่วนร่วมของคุณหากคุณถอดความคำพูดของพวกเขา เช่น ใช้ถ้อยคำที่อีกฝ่ายพูดใหม่ หรือหากคุณตัดสินใจที่จะสรุปหัวข้อในประเด็นสำคัญสองสามประเด็น
สัญญาณทางวาจาอื่นๆ ของการตั้งใจฟังรวมถึงการแทรกวลีสั้นๆ เช่น “ใช่” “คุณพูดถูก” อย่างไรก็ตาม ไม่แนะนำให้ใช้บ่อยเกินไป เนื่องจากปฏิกิริยาของเราควรเป็นไปตามธรรมชาติ ไม่ใช่การบังคับ
ในขณะที่ตั้งใจฟัง อย่าขัดจังหวะผู้พูด เปลี่ยนเรื่อง หรือตัดสินและตั้งคำถามกับคำพูดของพวกเขา เพราะจะทำให้พวกเขาหมดกำลังใจจากการอภิปรายต่อไปและทำให้พวกเขารู้สึกไม่มีคุณค่า
แน่นอนว่ามุมมองของทั้งสองฝ่ายอาจแตกต่างกัน ดังนั้นการเปิดใจและพยายามเข้าใจมุมมองของอีกฝ่ายจึงเป็นสิ่งสำคัญ ขอแนะนำให้ปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณก่อนการสนทนาและจดจำชื่อของบุคคลที่คุณจะพูดคุยด้วย
สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดบางครั้งแสดงได้ง่ายกว่า ซึ่งรวมถึง:
- การสบตา – การหลีกเลี่ยงการสบตากับอีกฝ่ายอาจทำให้พวกเขาสับสนและทำให้พวกเขาสงสัยว่าคุณกำลังฟังอยู่จริงๆ หรือไม่ ให้พยายามมองพวกเขาอย่างเป็นมิตรและพยายามสร้างความผูกพันกับพวกเขา
- การพยักหน้าและยิ้ม การสบตาเพียงฝ่ายเดียวอาจทำให้อีกฝ่ายรู้สึกเคอะเขินและทำให้เสียสมาธิได้ ดังนั้น การยิ้มและพยักหน้าก็คุ้มค่าเช่นกัน ปฏิกิริยาเหล่านี้เป็นธรรมชาติและไม่ถูกบังคับ ซึ่งบ่งชี้ว่าเราพอใจกับการสนทนา ด้วยวิธีนี้แสดงว่าเราต้องการให้อีกฝ่ายพูดต่อ
- ท่าทาง – วิธีที่คุณปฏิบัติตัวในระหว่างการสนทนาบ่งบอกความผูกพันของคุณได้อย่างดี การยืนนิ่งหรือกระวนกระวายมากเกินไปอาจทำให้คุณรู้สึกเบื่อได้ ในทางกลับกัน การโน้มตัวเข้าหาคนนั้นเล็กน้อยแสดงว่าคุณจดจ่ออยู่กับสิ่งที่พวกเขากำลังพูด
การฟังอย่างกระตือรือร้นในที่ทำงาน
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้ถึง 25% การฟังอย่างกระตือรือร้นในที่ทำงานยังก่อให้เกิดประโยชน์อื่นๆ เช่น:
- การสร้างความไว้วางใจ – พนักงานมีแนวโน้มที่จะแบ่งปันความคิด ข้อสังเกต หรือปัญหากับบุคคลที่รับฟังและไม่ตัดสินหรือขัดขวางสิ่งที่พวกเขากำลังพูด ความไว้วางใจยังแปลเป็นความเคารพซึ่งกันและกันและความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น การทำงานในสภาพแวดล้อมเช่นนี้ทำให้พนักงานรู้สึกมีแรงจูงใจและตระหนักถึงเป้าหมายของตนมากขึ้น
- การเข้าใจความต้องการทางธุรกิจ – การรับฟังพนักงานและเข้าใจความต้องการของพวกเขาจะช่วยให้ผู้บริหารทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง ซึ่งจะส่งผลให้ทีมงานมีประสิทธิผลมากขึ้นและการเติบโตของธุรกิจ บางครั้งจะเป็นความต้องการขององค์กร และบางครั้งก็เกี่ยวข้องกับพนักงานเฉพาะราย (เช่น การฝึกอบรมเพิ่มเติมในพื้นที่ที่เลือก)
- หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด - การฟังอย่างกระตือรือร้นจำเป็นต้องเปิดใจให้ผู้อื่น แม้ว่าพวกเขาจะมีความคิดเห็นหรือมุมมองที่แตกต่างกันก็ตาม วิธีนี้จะช่วยให้เราหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิดในเจตนาของอีกฝ่าย หรือพูดสิ่งที่เราไม่ได้ตั้งใจจริงๆ ภาพรวมของสถานการณ์จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด
การฟังที่ใช้งานอยู่ในสภาพแวดล้อมระยะไกล
การเป็นส่วนหนึ่งของทีมเสมือนไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจอีกต่อไป การทำงานจากระยะไกลและแบบผสมผสานครอบงำในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซึ่งไม่เพียงแต่แผนกทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการโครงการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานด้วย ความสะดวกสบายที่ยอดเยี่ยมคือแพลตฟอร์มเฉพาะ เช่น Firmbee ซึ่งช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน ควบคุมใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่าย และจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นไว้ในที่เดียว
อย่างไรก็ตาม การมอบหมายงานเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่ดี ซึ่งมักจะขาดหายไปในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ดังนั้นคุณควรใช้ทุกโอกาสเพื่อใช้ประโยชน์จากการฟังอย่างกระตือรือร้น ทำอย่างไร?
- วางแผนการประชุมทางวิดีโอ – ขอให้ทุกคนเปิดเว็บแคมในระหว่างการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถดูสัญญาณอวัจนภาษาของเพื่อนร่วมงานได้
- ลดการเสียสมาธิ – ขอให้ผู้เข้าร่วมปิดเสียงอุปกรณ์ที่อาจรบกวนการสนทนาและไม่ตอบกลับข้อความ (อีเมล, SMS ฯลฯ) ในระหว่างการประชุม
- ขอร้องไม่ให้ถูกขัดจังหวะขณะพูด การขัดจังหวะบางคนไม่เพียงบ่งบอกถึงการขาดความเคารพต่ออีกฝ่าย แต่ยังทำให้เกิดความสับสนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมออนไลน์ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ขอให้เพื่อนร่วมงานงดแสดงความคิดเห็นจนกว่าผู้เข้าร่วมจะพูดจบ
- สรุปสั้นๆ สรุปทุกสิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากเพื่อนร่วมงานของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะพิสูจน์ได้ว่าคุณรับฟังพวกเขาอย่างกระตือรือร้น และคุณเปิดรับแนวคิด ข้อเสนอแนะ และพร้อมที่จะช่วยเหลือพวกเขาในทุกปัญหา
สรุป
การฟังอย่างกระตือรือร้นในที่ทำงานมีความสำคัญมากเนื่องจากส่งเสริมความเคารพซึ่งกันและกันและสร้างความไว้วางใจ บรรยากาศดังกล่าวกระตุ้นให้พนักงานมีความมุ่งมั่นในงานของตนมากขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น การฟังอย่างตั้งใจมีผลกระทบโดยตรงต่อการสร้างการสื่อสารที่ดีขึ้น ด้วยเหตุนี้จึงง่ายต่อการระบุความเสี่ยง ปัญหา และตัดสินใจได้ดีขึ้น
อ่านเพิ่มเติม: การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้แต่ง: Piotr Pawlowski
เจ้าของผลิตภัณฑ์ที่มีประสบการณ์มากกว่า 15 ปีในด้านการตลาดทางอินเทอร์เน็ตที่เข้าใจอย่างกว้างขวาง โดยไม่มีปัญหาแม้แต่น้อย เขาสามารถจัดการโครงการและทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว เขาหลงใหลเกี่ยวกับการเจาะระบบเพื่อการเติบโต งานที่เขาสนใจ ได้แก่ การจัดการโครงการ การพัฒนาธุรกิจ และการตลาดเนื้อหา เขายังเป็นนักทรัพยากรบุคคลตัวยงอีกด้วย