เหตุใดองค์กรต่างๆ จึงทุ่มอย่างเต็มที่ด้วยการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัว

หากคุณอยู่ภายใต้สมมติฐานว่าไม่มีใครอ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ เป็นไปได้ว่าคุณไม่ได้ใส่ใจที่จะอัปเดตนโยบายมาระยะหนึ่งแล้ว

ท้ายที่สุดแล้ว การอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวจะมีประโยชน์อะไรหาก คน 36% ตามข้อมูลของ Pew Research ไม่อ่านนโยบายจนจบก่อนคลิก "ตกลง"

นี่คือสิ่งที่ ผู้คน 36% เหล่านั้นอาจไม่อ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ แต่ส่วนที่เหลืออ่าน

ข้ามไปที่:

• นโยบายความเป็นส่วนตัวคืออะไร?
• เหตุใดองค์กรต่างๆ จึงอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของตน
• สิ่งที่จะรวมไว้ในการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัว?
• คุณจะสื่อสารการเปลี่ยนแปลงนโยบายความเป็นส่วนตัวได้อย่างไร?

ในความเป็นจริง 22% ของผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์กล่าวว่าพวกเขา “เสมอหรือบ่อยครั้ง” อ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวก่อนที่จะยอมรับ

ผู้ใช้เหล่านี้ใส่ใจในความเป็นส่วนตัวและยินดีที่จะหยุดทำธุรกิจกับคุณหากคุณไม่สามารถปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพวกเขาได้

แต่มีอีกสาเหตุสำคัญที่ทำให้องค์กรต่างๆ อัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของตนเป็นประจำ และเหตุผลนั้นก็คือกฎหมาย

เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล และ เฟรมเวิร์กความปลอดภัยทางไซเบอร์ของ NIST (หากมีผลบังคับใช้กับองค์กรของคุณ ) คุณต้องมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่อัปเดตและถูกต้องบนเว็บไซต์ของคุณ

ค่าปรับ GDPR จำนวนมากที่ออกให้กับแบรนด์ยักษ์ใหญ่อย่าง Amazon และ Meta พิสูจน์ให้เห็นว่านี่ไม่ใช่สิ่งที่ควรมองข้าม

องค์กรทุกขนาดกำลังดำเนินการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่ซับซ้อนด้วยความพยายามอย่างยิ่งยวดเพื่อหลีกเลี่ยงชะตากรรมที่มีค่าใช้จ่ายสูงเช่นเดียวกัน

แต่เดี๋ยวก่อน ก่อนที่เราจะพูดถึงสาเหตุที่จำเป็นต้องอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัว เรามาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

นโยบายความเป็นส่วนตัวคืออะไร?

ใช้ภาพที่มาจาก Pexels ได้ฟรี

นโยบายความเป็นส่วนตัวคือเอกสารทางกฎหมายที่โพสต์บนเว็บไซต์ขององค์กรของคุณ เปิดเผยว่าเว็บไซต์ของคุณจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่รวบรวมจากผู้เยี่ยมชมอย่างไร

โดยพื้นฐานแล้ว จะอธิบายกระบวนการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณ — วิธีการรวบรวม จัดเก็บ ใช้ และปกป้องข้อมูล — และวัตถุประสงค์ของการรวบรวมข้อมูลของคุณ

นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ เช่น สิทธิ์ที่ผู้ใช้มีต่อข้อมูลของตน และไม่ว่าจะมีการแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลที่สามหรือไม่

แต่แม้แต่นโยบายความเป็นส่วนตัวที่ละเอียดถี่ถ้วนที่สุดก็ไม่สามารถให้บริการธุรกิจได้เป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปี ซึ่งนำเราไปสู่จุดต่อไป

เหตุใดองค์กรต่างๆ จึงอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของตน

นโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณควรเป็นเอกสารที่มีชีวิต ซึ่งหมายความว่าควรปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงเมื่อเกิดขึ้น มาดูสาเหตุหลักว่าทำไมองค์กรต่างๆ ถึงอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของตน

• เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ธุรกิจใดก็ตามที่รวบรวมข้อมูล ไม่ว่าจะจากผู้เยี่ยมชมเว็บ ลูกค้า หรือพนักงาน จะต้องปฏิบัติตามกฎความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น GDPR และ CCPA

กฎระเบียบเหล่านี้บังคับใช้วิธีการที่เหมาะสมในการรวบรวม จัดเก็บ และใช้ข้อมูลอย่างถูกกฎหมาย และในเชิงวิพากษ์วิจารณ์ พวกเขากำหนดว่าควรสื่อสารการกระทำเหล่านี้อย่างไร

กฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงทุกปี แม้ว่ากฎหมายดังกล่าวอาจเกิดขึ้นบ่อยกว่านั้นและคาดเดาไม่ได้ก็ตาม

ไม่ว่ากฎหมายใหม่จะผ่านหรือมีการแก้ไขกฎหมายก่อนหน้านี้ กฎหมายกำหนดให้องค์กรต่างๆ ต้องอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของตนให้สอดคล้องกับกฎหมายดังกล่าว

หากไม่ทำเช่นนั้นและเตรียมพร้อมที่จะจ่ายราคา ค่าปรับ GDPR โดยเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 1,755,366 ยูโร (1,874,729 ดอลลาร์) ในทุกประเทศ ดังนั้นจึงปลอดภัยที่จะบอกว่าคุณต้องการหลีกเลี่ยงการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม!

การตรวจสอบภายในประเภท ต่างๆ สามารถช่วยคุณระบุประเด็นที่ต้องการความสนใจได้

แหล่งที่มา

แต่คุณควรคำนึงถึงกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลใดบ้าง ต่อไปนี้เป็นกฎหมายหลักบางส่วนที่ควบคุมการใช้ข้อมูลผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์:

• • กฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR): หากเว็บไซต์ของคุณรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากพลเมืองสหภาพยุโรป คุณต้องสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เปิดเผยข้อมูลเฉพาะ เช่น วิธีและเหตุผลที่คุณใช้ข้อมูลของพวกเขา
  • พระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งแคลิฟอร์เนีย (CCPA): หากคุณทำธุรกิจในแคลิฟอร์เนีย CCPA จะกำหนดว่าคุณต้องเผยแพร่นโยบายความเป็นส่วนตัวที่อัปเดตทุกปี ลูกค้าจะต้องได้รับแจ้งถึงการอัปเดตเหล่านี้ และเช่นเดียวกับ GDPR จะต้องรู้ว่าข้อมูลของตนถูกนำไปใช้อย่างไรและทำไม และสามารถเลือกไม่รับได้หากต้องการ
  • พระราชบัญญัติคุ้มครองความเป็นส่วนตัวออนไลน์แห่งแคลิฟอร์เนีย (CalOPPA): CalOPPA กำหนดให้เว็บไซต์เชิงพาณิชย์หรือบริการออนไลน์ทุกแห่งต้องแสดงนโยบายความเป็นส่วนตัว แม้ว่าจะคล้ายกับ CCPA แต่ก็ควบคุมเฉพาะข้อมูลที่ควรรวมไว้ในนโยบายความเป็นส่วนตัว
  • กฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวออนไลน์ของเด็ก (COPPA): หากเว็บไซต์ของคุณรวบรวมข้อมูลจากเด็กอายุต่ำกว่า 13 ปี นโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณจะต้องสอดคล้องกับกฎที่ COPPA กำหนด

• เพื่อหลีกเลี่ยงคดีความ

ไม่ใช่แค่ค่าปรับตามกฎระเบียบที่คุณควรระวัง นโยบายความเป็นส่วนตัวที่ได้รับการปรับปรุงสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อพิพาทที่มีราคาแพงและทำลายชื่อเสียงได้

สมมติว่านโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณระบุว่าคุณจะปฏิเสธที่จะเปิดเผยข้อมูลกับบุคคลที่สามเสมอ

แต่หากคุณพบสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลตามกฎหมาย คุณต้องเปลี่ยนนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณให้รวมข้อกำหนดนี้ด้วย หากคุณไม่ทำการอัปเดตนี้ หรือแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าคุณได้อัปเดตแล้ว ลูกค้าก็สามารถฟ้องร้องคุณได้แม้ว่าคุณจะได้ดำเนินการตามกฎหมายแล้วก็ตาม

ทำไม เพราะสามารถโต้แย้งได้ว่าไม่ได้รับแจ้งถึงการเปลี่ยนแปลงจึงไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว และหากมีสิ่งหนึ่งที่คุณต้องได้รับอย่างแน่นอนก่อนที่จะใช้ข้อมูลลูกค้า นั่นก็คือความยินยอมของพวกเขา

การอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณเป็นประจำและการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบจะป้องกันไม่ให้เกิดการโต้แย้งกับคุณ ผู้ใช้จะได้รับโอกาสในการยกเลิกหากพวกเขาไม่เห็นด้วยกับข้อกำหนดใหม่ของคุณ

• เพื่อตอบสนองความคาดหวังของผู้ใช้และได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า

คุณต้องได้รับความไว้วางใจจากพวกเขาในการเปลี่ยนผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ให้กลายเป็นลูกค้า—และลูกค้าให้กลายเป็นผู้สนับสนุนแบรนด์ที่ภักดี ในยุคของอินเทอร์เน็ต สิ่งนี้มีความลึกมากกว่าแค่การจัดหาผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอ

คุณต้องสร้างเนื้อหาที่ผู้ใช้ไว้วางใจและให้ความสำคัญ มอบประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม และปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าอย่างเข้มงวด

ผู้ใช้ต้องไว้วางใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่ธุรกิจของคุณรวบรวมได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่รวบรวมผ่านทางเว็บไซต์และแอปของคุณ โทรศัพท์ อีเมลฝ่ายบริการลูกค้า และแชทสด

ไม่ว่าคุณจะจัดเก็บข้อมูลของคุณอย่างไร โดยใช้ HDFS ( HDFS คืออะไร ) หรือเฟรมเวิร์กอื่น ให้ใช้กฎหมายเดียวกัน

Pew Research ให้ความกระจ่างถึงความกังวลของผู้บริโภคเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ซึ่งบ่งชี้ว่าลูกค้าใส่ใจเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลของพวกเขา จริงๆ หรือไม่

81% ของชาวอเมริกันกังวลเป็นส่วนใหญ่เกี่ยวกับวิธีที่บริษัทต่างๆ ใช้ข้อมูลของตน และ 71% แสดงความกังวลและความกังขาแบบเดียวกันต่อการใช้ข้อมูลของรัฐบาล

แหล่งที่มา

นอกจากนี้ ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าหากคุณใช้ AI ในการรวบรวมข้อมูล คุณอาจต้องทำงานหนักขึ้นอีกเล็กน้อยเพื่อสร้างความไว้วางใจกับผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ

Pew Research ยังค้นพบว่าผู้คน 70% ระมัดระวังบริษัทที่ใช้ AI ในการรวบรวมข้อมูล แม้จะตระหนักถึงประโยชน์หลายประการของการทำเช่นนั้นก็ตาม

การสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวเชิงลึกและการดำเนินการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวเป็นประจำจะช่วยลดความวิตกกังวลนี้ได้

มันพิสูจน์ให้ลูกค้าเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอย่างจริงจัง นอกจากนี้ยังสร้างความโปร่งใสซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าของคุณ

สิ่งที่ควรรวมไว้ในการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัว

เมื่อตรวจสอบนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ คุณควรพิจารณาการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานภายในบริษัทของคุณและการเปลี่ยนแปลงกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ตัวอย่างเช่น บางทีคุณอาจเพิ่งดำเนิน การปรับปรุงเมนเฟรมให้ทันสมัย บาง อย่าง ในส่วนหนึ่งของสิ่งนี้ คุณอาจต้องการเปิดเผยว่าคุณได้ย้ายข้อมูลบางส่วนไปยังระบบคลาวด์แล้ว

ใช้งานรูปภาพฟรีที่มาจาก Unsplash

นี่คือข้อมูลหลักบางส่วนที่คุณควรพิจารณาอัปเดตในนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ:

• ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่เว็บไซต์ของคุณรวบรวม
• ข้อมูลที่คุณรวบรวมจะถูกนำไปใช้เพื่ออะไร
• องค์กรของคุณรวบรวมและประมวลผลข้อมูลอย่างไร
• แนวปฏิบัติและขั้นตอนของคุณในการจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยข้อมูล (เช่น การใช้การเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง การอนุญาตผู้ใช้ที่เข้มงวด รวมถึงการสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบ ส่วนต่าง และส่วนเพิ่ม)
• ผู้ใช้สามารถเข้าถึง ตรวจสอบ และอัพเดตข้อมูลส่วนบุคคลของตนได้อย่างไร
• ผู้ใช้สามารถยกเลิกการรวบรวมข้อมูลได้อย่างไร
• นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของคุณ
• นโยบายการแบ่งปันข้อมูลของคุณเกี่ยวกับบุคคลที่สามและหน่วยงาน

คุณจะสื่อสารการเปลี่ยนแปลงนโยบายความเป็นส่วนตัวได้อย่างไร?

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการแจ้งเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัว

โดยสรุป มันช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อพิพาททางกฎหมายและได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าของคุณ

นอกจากนี้ กฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลหลายฉบับกำหนดว่าผู้เยี่ยมชมเว็บต้องรับทราบถึงการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัว ดังนั้นคุณจึงปฏิบัติตามข้อกำหนดเช่นกัน

แต่คุณจะสื่อสารการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับผู้ใช้เว็บไซต์และลูกค้าของคุณอย่างไร สามวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการสื่อสารการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวคือ:

1. อีเมล: ส่งอีเมลจำนวนมากไปยังรายชื่ออีเมลของคุณเพื่อประกาศว่าคุณได้เปลี่ยนแปลงนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณ คุณสามารถสื่อสารการเปลี่ยนแปลงภายในเนื้อหาของอีเมล หรือหากต้องการ ให้ลิงก์ไปยังนโยบายความเป็นส่วนตัวเพื่อให้ผู้ใช้สามารถยินยอมต่อการเปลี่ยนแปลงได้
2. ป๊อปอัปเว็บไซต์: สร้างป๊อปอัปเว็บไซต์ที่สื่อสารการอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวให้กับผู้เยี่ยมชมใหม่และผู้เข้าชมที่กลับมา เชิญผู้ใช้ให้อ่านนโยบายและยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ทำ
3. การแจ้งเตือนแบบพุช: ส่งการแจ้งเตือนแบบพุชให้กับผู้ใช้ที่ดาวน์โหลดแอปของคุณเพื่อประกาศการอัปเดตของคุณ

ใช้งานรูปภาพฟรีที่มาจาก Unsplash

ห่อ

เช่นเดียวกับราคาของผลิตภัณฑ์ ลักษณะของลูกค้า และสัญญาที่คุณกำหนดกับซัพพลายเออร์ นโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณอาจมีการเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับภูมิทัศน์ในปัจจุบัน

กฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลใหม่อาจมีผลบังคับใช้ กฎหมายที่มีอยู่อาจมีการปรับปรุง

คุณอาจเปลี่ยนประเภทข้อมูลที่คุณรวบรวมหรือใช้วิธีการรวบรวมข้อมูลที่แตกต่างกัน ไม่ว่าในกรณีใด นโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณควรได้รับการแก้ไขและปรับปรุงเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้

เพื่อ ให้เป็นไปตามข้อกำหนด และตอบสนองความคาดหวังของผู้ใช้ ตั้งเป้าที่จะอัปเดตนโยบายความเป็นส่วนตัวทุกปี และอย่าลืมแจ้งให้ลูกค้าทราบทุกครั้งที่ทำการเปลี่ยนแปลง