เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ | #10 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ

การดำเนินงานทุกโครงการจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือไม่? ไม่น่าจะใช่ อย่างไรก็ตาม มันคุ้มไหมที่จะทำการคำนวณที่ซับซ้อนในหน่วยความจำของคุณด้วยเครื่องคิดเลขในมือ เมื่อเวลาและความแม่นยำของผลลัพธ์มีความสำคัญ คุ้มไหมที่จะเข้าร่วมการประชุมพร้อมกับแฟ้มที่เต็มไปด้วยโน้ต เมื่อผู้เข้าร่วมต้องการอ่านงานนำเสนอที่น่าสนใจและกระชับ?

เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ – สารบัญ:

1. บทนำ
2. ประหยัดเวลา
3. ตรวจสอบสถานะของโครงการ
4. ให้ข้อมูลที่มีอยู่
5. ตรวจสอบความต่อเนื่องของโครงการ
6. สรุป

เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ บทนำ

ไม่น่าจะมีใครต้องการการโน้มน้าวให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเรากำลังพูดถึงโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนที่ไม่สามารถดำเนินการบนกระดาษได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรพิจารณาว่า ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คืออะไร ประการแรก พิจารณาว่าในทางปฏิบัติ PM ของเรามีพื้นที่เหล่านี้อยู่ภายใต้การควบคุมหรือไม่ ประการที่สอง เราสามารถเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการและการทำงานเป็นทีมของเรา

เราต้องการเน้นสี่ส่วนที่การปรับปรุงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เหล่านี้คือ:

• ประหยัดเวลา
• ติดตามสถานะของโครงการ
• ยืนยันความพร้อมใช้งานของข้อมูล
• รับประกันความต่อเนื่องของโครงการ

เราจะดูทีละรายการด้านล่าง ตามด้วยการอภิปรายเกี่ยวกับคุณลักษณะของซอฟต์แวร์ที่ควรค่าแก่การสังเกต ตลอดจนดูโซลูชันที่ได้รับความนิยมสูงสุดในตลาด

ประหยัดเวลา

ประโยชน์ด้านการประหยัดเวลาของซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่อยู่ที่การจัดระเบียบโครงการที่ได้รับการปรับปรุง นี่เป็นเพราะมันหมายถึง การวางแผนที่เรียบง่ายและการร่างกรอบโครงการที่ยืดหยุ่น การเตรียมกฎบัตรโครงการหรือแผนภูมิ Gantt นั้นง่ายกว่ามากและใช้งานได้จริงมากขึ้นเมื่อทำเสร็จทันทีในโปรแกรมที่เราจะใช้ในการจัดการโครงการในภายหลัง

อันที่จริง แทนที่จะใช้เครื่องมือภายนอก แผนสามารถได้รับการเสริมเมื่อโครงการดำเนินไปพร้อมกับงานโดยละเอียดที่โพสต์บน กระดาน Kanban หรือใน Backlog ของโครงการ สิ่งนี้จะช่วยให้การวัดเวลาที่ใช้ในงานเฉพาะอย่างเป็นจริงโดยสมาชิกในทีมโครงการที่เป็นรูปธรรม

อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงการจัดการเวลาของโครงการ การเลือกซอฟต์แวร์เองและพิจารณาว่าซอฟต์แวร์นั้นคุ้นเคยกับทีมหรือไม่นั้นมีความสำคัญมาก ท้ายที่สุดแล้ว โปรแกรมการจัดการโครงการมีความแตกต่างกันอย่างมากในความซับซ้อน และช่วงการเรียนรู้อาจกลายเป็นเรื่องยากที่จะนำทาง ในขณะที่ Firmbee เป็นสภาพแวดล้อมที่โปร่งใสซึ่งมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดการโครงการ แต่ Jira เป็นเครื่องมือขนาดใหญ่และซับซ้อนมากที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติและการผสานรวมกับโปรแกรมภายนอก

ตรวจสอบสถานะของโครงการ

ส่วนที่สองของโฟกัสสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือ การตรวจสอบสถานะโครงการแบบเรียลไทม์ แต่ละโปรแกรมมีเครื่องมือวิเคราะห์สำหรับการแสดงสถิติ พวกเขาแสดงให้เห็นเหนือสิ่งอื่นใด:

• สถานะปัจจุบันของการดำเนินงาน - จำนวนงานที่ทำเสร็จและเวลาใด ใครทำงานเสร็จแล้วบ้าง
• การเปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับสมมติฐาน ตัวอย่างเช่น การใช้แผนภูมิเปรียบเทียบเวลาเฉลี่ยของงานกับหลักสูตรจริง
• สถานะของการใช้งบประมาณ ตลอดจน
• เครื่องมือทำนายเพื่อประเมิน ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่

ให้ข้อมูลที่มีอยู่

ปัญหาอื่นที่ซอฟต์แวร์ช่วยแก้ไขคือ ความพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ของข้อมูลโครงการสำหรับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อได้เปรียบหลักของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือความสามารถในการเข้าสู่ระบบได้ตลอดเวลา เช่นเดียวกับการแยกสิทธิ์ เช่น แก้ไขงานหรือดูสถิติประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมแต่ละคน ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจได้รับความสามารถในการดูงานที่เสร็จสิ้นในสัปดาห์ที่กำหนด แต่ไม่สามารถแก้ไขรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จในวันถัดไป

พื้นที่สำคัญประการที่สามคือการ อำนวยความสะดวกในการรักษาความสงบเรียบร้อยในโครงการตลอดจนความโปร่งใสของการสื่อสาร สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด การใช้เอกสารโครงการที่แก้ไขได้ทันทีและทำงานร่วมกันช่วยสร้างความรู้สึกของการเป็นสมาชิกในทีมและความรับผิดชอบในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จซึ่งนำไปสู่เป้าหมายโครงการ

ตรวจสอบความต่อเนื่องของโครงการ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญแต่มักถูกมองข้ามของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือ การรักษาความต่อเนื่องในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร สิ่งเหล่านี้อาจส่งผลต่อทั้งผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ด้วยความพร้อมใช้งานของข้อมูลโครงการในอดีตและเครื่องมือวิเคราะห์ บุคคลใหม่สามารถเข้าใจสถานการณ์ได้ค่อนข้างง่ายและได้รับการแนะนำให้รู้จักกับงานใหม่อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องตรวจสอบเอกสารโครงการฉบับเต็ม เธอสามารถค้นหาสิ่งที่ได้ทำไปแล้ว งานใดบ้างที่ทำให้ทีมมีปัญหา และโครงการดำเนินการตามกำหนดเวลาและงบประมาณหรือไม่ โดยไม่ต้องตรวจสอบเอกสารโครงการฉบับเต็ม

สรุป

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการมอบหมายงาน ไปจนถึงการตรวจสอบความเสร็จสิ้นโดยสมาชิกในทีม ซึ่งผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกครั้ง ขั้นตอนทั้งหมดนี้ดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นการลงทุนเวลาในการเรียนรู้โปรแกรมที่เหมาะสมจึงคุ้มค่า

นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการติดตามสถานการณ์ปัจจุบันและทำให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ตลอดเวลา เราต้องเพิ่มความสะดวกสบายอย่างมากในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวซึ่งง่ายต่อการจัดการ คุณลักษณะเหล่านี้ยังช่วยให้โครงการมีความต่อเนื่องได้ง่ายขึ้น แม้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรอย่างรุนแรง

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
8. พื้นที่กิจกรรมโครงการ
9. ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
10. เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ