เจ็ดวิธีในการทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ยากขึ้น

เราได้ยินมันอยู่ตลอดเวลา หนึ่งในสุภาษิตของผู้ประกอบการ – ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น แต่นั่นแปลว่าอะไรในชีวิตประจำวันของเรา? ทำงานให้นานขึ้นแต่ได้ประโยชน์มากขึ้น แต่คุณจะทำอย่างไรให้สำเร็จ? เช่นเดียวกับหลายๆ อย่าง แนวคิดนี้เป็นนามธรรมดูเหมือนจะยากที่จะบรรลุผล แต่เมื่อแยกย่อยลง แสดงว่ามีวิธีมากมายในการปรับปรุงรูปแบบการทำงานของคุณ ลองนำแนวคิดเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งหรือสองแนวคิดไปปฏิบัติในแต่ละวัน และในที่สุดคุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในคุณภาพงานของคุณ

หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ

คิดถึงวันทำงานปกติของคุณ คุณยอมให้เวลากับตัวเองเป็นเวลานานซึ่งคุณสามารถจมลงในงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างแท้จริง หรือคุณมักจะทำงานในช่วงเวลาสั้นๆ ระหว่างการหยุดชะงักหลังจากการหยุดชะงักหรือไม่? คุณตวัดไปมาระหว่างโครงการและอีเมลหรือไซต์โซเชียลมีเดียของคุณอย่างต่อเนื่องหรือไม่? พนักงานของคุณมักจะเข้ามาถามคำถามหรือขอคำแนะนำหรือไม่? ทำให้มันหยุด!

คุณรู้หรือไม่ว่าคนทั่วไปใช้เวลา 15 นาทีในการฟื้นฟูจากความฟุ้งซ่าน ? นั่นหมายความว่าเป็นเวลาหนึ่งในสี่ของชั่วโมงที่คุณกำลังดิ้นรน พยายามทำให้จิตใจของคุณกลับมาที่เดิมก่อนที่จะถูกขัดจังหวะ – แล้วคุณอาจจะถูกขัดจังหวะอีกครั้ง! ต่อไปนี้คือแนวคิดบางประการในการลดการรบกวนในสำนักงาน:

• ให้โทรไปที่วอยซ์เมลแล้วรับสายในบล็อกเดียว
• มีเวลาหนึ่งหรือสองครั้งเฉพาะเพื่อตรวจสอบและตอบกลับอีเมลระหว่างวัน แทนที่จะตรวจสอบเมื่อเข้ามา
• ปิดการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลขาเข้า ข้อความ หรือการแจ้งเตือนจากเว็บไซต์โซเชียล ใช่ นี่อาจหมายถึงการปิดโทรศัพท์ของคุณด้วย
• หากสำนักงานของคุณใช้โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ให้ปิดหรือตั้งค่าตัวเองให้ “ไม่อยู่” ขณะที่คุณกำลังพยายามจดจ่อ
• ปิดประตูสำนักงานของคุณ แขวนป้ายบนห้องเล็ก ๆ เพื่อขอไม่ให้ถูกรบกวน หรือถ้าคุณหมดหวังจริงๆ ให้สวมหูฟังขนาดใหญ่หรือแกล้งทำเป็นคุยโทรศัพท์

สิ่งรบกวนมากมายที่อาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของเรา

จัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญ

มีคนจำนวนมากเกินไปที่เร่งรีบในแต่ละวันโดยไม่มีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน และนำไปสู่ความหงุดหงิดและเสียเวลาเมื่อคุณคิดว่าจะเน้นที่จุดใดเป็นอันดับแรก เป้าหมายของคุณสำหรับวันนี้คืออะไร? สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จอย่างแน่นอน คุณต้องทำอะไรเพื่อความก้าวหน้า และอะไรที่สามารถนั่งบนแบ็คเบิร์นเนอร์เพื่อกล่อม? จัดสรรเวลาในช่วงท้ายของวันทำงานเพื่อสร้างโครงสร้างสำหรับวันที่จะมาถึง สำหรับบางคน นี่หมายถึงการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ซับซ้อน สำหรับคนอื่นๆ นั่นหมายถึงการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำยาวๆ และโปรยกระดาษโพสต์อิทไว้บนโต๊ะ บางคนอาจชอบแผนภูมิแกนต์แบบง่ายสำหรับคำแนะนำด้วยภาพ ไม่ว่าคุณจะชอบอะไร หากคุณกำลังจะข้ามส่วนใดส่วนหนึ่งของวัน อย่า ข้ามสิบหรือสิบห้านาทีที่คุณใช้ไปในการจัดและจัดลำดับความสำคัญของวัน

อย่าทำงานหลายอย่างพร้อมกัน – ทำงานแบบคู่ขนาน

แม้ว่าคุณจะเชื่ออะไรก็ตาม ให้เผชิญหน้า: คุณไม่สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ ใครก็ตามที่เคยพยายามคุยโทรศัพท์ขณะตอบอีเมลจะเข้าใจ สิ่งที่เราเรียกว่า “มัลติทาสก์” ไม่ได้ทำสองอย่าง (หรือมากกว่านั้น – คุณละอายใจ!) อย่างแท้จริง มันเป็นเพียงสมองของคุณที่สลับไปมาอย่างรวดเร็วระหว่างสองสิ่งซ้ำแล้วซ้ำอีก สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลเสียต่อการโฟกัสของคุณ – จำได้ไหมว่าต้องใช้เวลา 15 นาทีในการฟื้นฟูจากความฟุ้งซ่าน? – แต่ยังทำให้สมองเสื่อม ทำให้คุณเหนื่อยเร็วขึ้น

คุณ จะ ทำอย่างไรถ้าไม่ใช่มัลติทาสก์? ให้ลองทำงานควบคู่กันแทน เทคนิคนี้ถูกใช้อย่างหนักโดยทีมงานที่ทำงานเกี่ยวกับวัสดุเดียวกัน – คิดว่าทีมออกแบบหรือโปรแกรมเมอร์ – แต่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้เช่นกัน โครงการของคุณบางโครงการได้รับการส่งกลับไปกลับมาหรือไม่? ทำโปรเจ็กต์เหล่านั้นก่อน และในขณะที่รอให้คนอื่นส่งกลับ ให้ทำงานอย่างอื่น ซึ่งหมายความว่าคุณและเพื่อนร่วมงานมีเวลารอที่ผิดหวังน้อยลง และมีเวลาทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จมากขึ้น อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถลองใช้การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับทีมหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งเป็นอีกวิธีหนึ่งในการทำงานอย่างชาญฉลาดและประหยัดเวลา

เรียนรู้ว่างานใช้เวลานานแค่ไหน

เมื่อคุณขจัดหรือควบคุมสิ่งรบกวนสมาธิได้แล้ว ให้ทำความรู้จักกับตารางเวลาและวิธีการทำงานของคุณ เมื่อเวลาผ่านไป คุณควรเห็นรูปแบบต่างๆ ปรากฏขึ้น โดยคุณต้องใช้เวลาอย่างน้อยสามชั่วโมงในการทำรายงานประเภทนี้ ในขณะที่โครงการอื่นที่คุณสามารถดำเนินการได้ภายในสามสิบนาที คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าถ้าคุณไม่คล้องจองกับการหยุดชะงักเหล่านั้น? สิ่งนี้มีประโยชน์ไม่เพียงแต่ในการปิดกั้นตารางเวลาสำหรับตัวคุณเอง แต่ยังรวมถึงการรู้ว่าเมื่อใดที่คุณต้องปฏิเสธงานหรือโครงการ

ผู้รับมอบสิทธิ์: ทักษะที่ต้องมีในการทำงานอย่างชาญฉลาด

ทุกคนรู้ดีว่าการมอบหมายงานมีความสำคัญ แต่ด้วยเหตุผลบางอย่าง มีคนจำนวนมากเกินไปที่ยังคงทำงานที่คนอื่นสามารถทำงานให้ลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือดีขึ้นกว่าเดิม ลองคิดดูว่าเหตุใดคุณจึงทำงานบางอย่าง – ถ้าคำตอบคือ “เพราะฉันมีเสมอ” คุณต้องคิดให้หนักว่างานนั้นควรเป็นของคุณจริงๆ หรือไม่ งานบางอย่าง – โดยเฉพาะงานที่น่าเบื่อ หรืองานที่คนอื่นสามารถฝึกทำได้ง่าย – ไม่ใช่เกมง่ายๆ

ปรับปรุงกระบวนการของคุณอย่างต่อเนื่อง

การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแปลเป็นการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ความได้เปรียบมากขึ้น หรือต้นทุนที่ต่ำลง บริษัทล่าสุดที่ฉันทำงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้รางวัล แม้ว่าของคุณจะไม่เป็นเช่นนั้น คุณควรมองหาวิธีที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ซึ่งอาจหมายความว่าคุณมีเวลาจัดการวันทำงานได้ง่ายขึ้น หรือคุณอาจได้รับเงินเดือนเพิ่มขึ้น

รับทราบจุดผลตอบแทนที่ลดลง

นี่อาจเป็นจุดที่ใหญ่ที่สุดที่อยู่เบื้องหลังสุภาษิตที่ว่า "ทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ยาก" - มีจุดที่การทำงานมากขึ้นไม่ได้หมายความว่าคุณจะทำสำเร็จมากขึ้น ผลผลิตลดลง และอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดมากขึ้นเรื่อยๆ ที่จะบรรลุเป้าหมายเดิมที่คุณเคยทำได้ง่ายๆ ไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังทำงานได้ไม่ดี แต่อาจหมายความว่าคุณจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ใหม่ หรือแม้กระทั่งพักสมองและกลับไปทำงานใหม่ หากคุณยอมรับว่ามีประเด็นดังกล่าว คุณจะรู้สึกหงุดหงิดน้อยลงในที่ทำงาน

ข้างต้นคือสิ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ได้จริงเพื่อทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นแทนที่จะทำงานหนักขึ้น มีเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมกว่านี้ไหม แบ่งปันพวกเขาในความคิดเห็นและถ้ามันยอดเยี่ยมจริง ๆ เราจะเพิ่มลงในบทความ

Adrienne Erin เป็นบล็อกเกอร์และนักเขียน เมื่อเธอไม่ได้เขียนบล็อกเกี่ยวกับเทคโนโลยีและโซเชียลมีเดีย คุณอาจพบว่าเธอกำลังฝึกภาษาฝรั่งเศส คิดค้นสูตรอาหารที่เธอพบใน Pinterest หรือหมกมุ่นอยู่กับโปสการ์ดและแสตมป์โบราณ