เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: คำจำกัดความ ความสำคัญ เครื่องมือ และวิธีใช้งาน

ทุกธุรกิจหรือองค์กรมีขั้นตอนการทำงานที่พนักงานต้องปฏิบัติตาม อย่างไรก็ตาม บางครั้งงานเหล่านี้อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้

แม้ว่าบริษัทต่างๆ ในปัจจุบันใช้เครื่องมือการจัดการโครงการและ Excel เพื่อจัดการกับงานที่ซ้ำซ้อน แต่ก็ยังไม่เพียงพอ เพื่อปรับปรุงงานที่น่าเบื่อเหล่านั้น เราได้แนะนำเครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

แต่จริงๆ แล้วเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร และช่วยธุรกิจได้อย่างไร ในบล็อกนี้ เราจะมาดูคำจำกัดความ ความสำคัญ และเครื่องมือยอดนิยมที่คุณสามารถใช้ได้ นอกจากนี้ เราจะพูดถึงกรณีการใช้งานบางอย่างด้วย เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?

กล่าวง่ายๆ ก็คือ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติถูกกำหนดให้เป็นเทคนิคที่ทำให้งานซ้ำๆ เป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อคุณตั้งกฎ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสามารถกำหนดเวลางาน ส่งอีเมล เริ่มแคมเปญการตลาด และอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องมีการควบคุมดูแลตามปกติ

นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังเป็นวิธีการทำงานที่ทำให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และทำให้ผู้คนมีประสิทธิผลมากขึ้น มาทำความเข้าใจให้ดีขึ้นผ่านตัวอย่าง

ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับเอเจนซี่การตลาด

สมมติว่าคุณทำงานที่เอเจนซี่การตลาด และคุณส่งรายงานรายวันให้กับลูกค้า แทนที่จะรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งด้วยตนเอง คุณสามารถใช้แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างการตั้งค่าที่จะแยกรายละเอียดที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ จัดรูปแบบลงในรายงาน และกำหนดเวลาส่งอีเมลรายวัน

สิ่งนี้จะไม่เพียงประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด แต่ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณจะได้รับรายงานทันทีทุกวัน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ยังช่วยคุณในเรื่องต่อไปนี้:

• การจับลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติเพื่อระบุผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• กำหนดเวลาและเผยแพร่โพสต์บนโซเชียลมีเดียบนหลายแพลตฟอร์ม
• งานสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ
• สร้างและส่งรายงานประสิทธิภาพโดยอัตโนมัติ
• ส่งอีเมลต้อนรับและจัดการประชุมเบื้องต้น
• รวบรวมคำติชมของลูกค้าและส่งการสื่อสารเพื่อติดตามผล

เครื่องมือ 5 อันดับแรกสำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ตอนนี้คุณเข้าใจแล้วว่าระบบอัตโนมัติคืออะไรและมีความสำคัญอย่างไร เรามาดูตัวอย่างซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดบางส่วนกัน

• คลิกขึ้น
• จิรา
• ซาเปียร์
• ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์ อัตโนมัติ
• คิสโฟลว์

1. คลิกขึ้น

ClickUp เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการบนคลาวด์แบบครบวงจรซึ่งรวมถึงฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่หลากหลาย ช่วยให้คุณสร้างและทำให้งานประจำเป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายโดยใช้เทมเพลตกระบวนการ มันสามารถมอบหมายงาน วิจารณ์ ติดตามสถานะ และอื่นๆ อีกมากมายได้โดยอัตโนมัติ ClickUp ยังทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag เป็นต้น

คุณสมบัติของ ClickUp

• การปรับแต่งแบบไม่มีโค้ด
• เสนอแผนภูมิแกนต์ คัมบัง และไลบรารีเวิร์กโฟลว์
• การทำงานร่วมกันและการสื่อสารในทีมที่ราบรื่น
• รายงานแบบเรียลไทม์ด้วยภาพ
• คุณสมบัติการจัดการเวลาและงาน

ราคาของการคลิกอัพ:-

ClickUp เสนอแผนฟรีและแผนชำระเงินสามแผน

• ฟรี: แผนฟรีตลอดไปพร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 100MB และงานไม่จำกัด
• ไม่จำกัด: เริ่มต้นที่ $10/เดือน
• ธุรกิจ: เริ่มต้นที่ $19/เดือน
• องค์กร: มีให้บริการตามคำขอ

2. จิรา

Jira เป็นตัวสร้างระบบอัตโนมัติที่ไม่ต้องเขียนโค้ด ซึ่งเป็นโซลูชั่นที่ดีเยี่ยมสำหรับทีมที่ไม่ใช้เทคนิคในการปรับปรุงงานของตน มีประโยชน์ในการจัดการโครงการและงาน และช่วยให้ทีมมอบหมาย ติดตาม และสร้างงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์นี้ยังนำเสนอเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ

คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ Jira Workflow Automation

• คุณสมบัติการกำหนดอัตโนมัติและการซิงค์อัตโนมัติ
• ผสานรวมกับเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ
• เทมเพลตอัตโนมัติหลายร้อยแบบ
• กระดานต่อสู้เพื่อจัดระเบียบงาน
• รายงานและแดชบอร์ดข้อมูลเชิงลึก
• ลากและวางตัวสร้างอัตโนมัติ

ราคาของจิรา:-

• ฟรี: ใช้งานแผนฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คนและพื้นที่เก็บข้อมูล 2 Gb
• มาตรฐาน: เริ่มต้นที่ $8.15/เดือน
• พรีเมียม: เริ่มต้นที่ $16/เดือน
• องค์กร: มีให้บริการตามคำขอ

3. ซาเปียร์

เช่นเดียวกับ Jira Zapier ยังเป็นซอฟต์แวร์สร้างกระบวนการลากและวางแบบไม่ต้องเขียนโค้ด คุณสามารถทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติได้ตั้งแต่งานง่ายๆ ไปจนถึงขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งที่ทำให้ Zapier แตกต่างก็คือสามารถเชื่อมต่อกับแอพต่างๆ ได้มากกว่า 5,000 แอพ ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail, Slack, Trello หรือ Stripe, Zapier สามารถช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของคุณได้

คุณสมบัติของ Zapier

• Zaps แบบหลายขั้นตอนเพื่อทำให้งานเป็นแบบอัตโนมัติ
• สร้างเส้นทางที่มีการดำเนินการที่แตกต่างกันตามตรรกะ
• ตัวเลือกตัวกรองเพื่อค้นหางานและเงื่อนไขบางอย่าง
• กำหนดเวลาขั้นตอนการทำงานของคุณ
• แปลงสกุลเงิน วันที่ ข้อความ ฯลฯ เป็นรูปแบบที่คุณต้องการ
• รับและส่งข้อมูลโดยใช้ webhooks

ราคา Zapier

Zapier เสนอแผนห้าประเภท:-

• ฟรี: ใช้งานแผนฟรี 100 งานต่อเดือน
• เริ่มต้น: เริ่มต้นที่ $20/เดือน (โดยประมาณ)
• มืออาชีพ: เริ่มต้นที่ $49/เดือน (โดยประมาณ)
• ทีม: เริ่มต้นที่ $70/เดือน (โดยประมาณ)
• บริษัท : มีให้บริการตามคำขอ

4. ไมโครซอฟต์ พาวเวอร์ อัตโนมัติ

Microsoft Power Automate เป็นหนึ่งในเครื่องมืออัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่รู้จักกันดี ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ทำงานอัตโนมัติระหว่างแอปและบริการต่างๆ สามารถทำให้แอปเดสก์ท็อปและเว็บไซต์เป็นแบบอัตโนมัติด้วย AI และกระบวนการอัตโนมัติแบบดิจิทัลและหุ่นยนต์ คุณสามารถซิงค์ รวบรวมข้อมูล รับการแจ้งเตือน และทำให้อีเมลหรือคำขออนุมัติเป็นอัตโนมัติด้วย Power Automate

คุณสมบัติของ Microsoft Power อัตโนมัติ

• การประมวลผลและการสร้าง AI
• เดสก์ท็อปอัตโนมัติ
• งานและกระบวนการทำเหมือง
• การรายงานและการวิเคราะห์
• ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

Microsoft power กำหนดราคาอัตโนมัติ

Microsoft power automate เสนอแผน 3 ประเภท:-

• ฟรี: ใช้งานฟรีพร้อมคุณสมบัติระดับพรีเมียมเป็นเวลา 30 วัน
• Power Automate พรีเมียม: เริ่มต้นที่ $12/เดือน
• กระบวนการ Power Automate: เริ่มต้นที่ $123/เดือน

5. คิสโฟลว์

Kissflow เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุด ซึ่งช่วยให้คุณดำเนินการกระบวนการอัตโนมัติและสร้างแอปด้วยแนวทางที่ใช้ทั้งโค้ดน้อยและไม่ใช้โค้ด สามารถใช้สำหรับระบบอัตโนมัติทางการตลาด การจัดการโครงการ และการจัดการเวิร์กโฟลว์ มีแดชบอร์ดการวิเคราะห์พร้อมอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย คุณสามารถตรวจสอบรายงานง่ายๆ ด้วยตัวชี้วัดพื้นฐานเพื่อดูว่าระบบอัตโนมัติของคุณทำงานเป็นอย่างไรบ้าง หรือคุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองได้

คุณสมบัติของ Kiss Flow

• ความร่วมมือข้ามสายงาน
• แดชบอร์ดที่ไม่เกะกะและเป็นระเบียบ
• การรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง
• บูรณาการ API
• ปรับแต่งและกำหนดขั้นตอนการทำงาน

ราคาคิสโฟลว์

Kissflow เสนอสองแผน:

• ขั้นพื้นฐาน: เริ่มต้นที่ $1500/เดือน
• องค์กร: มีให้บริการตามคำขอ

ตารางเปรียบเทียบเครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ความสำคัญของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและเหตุใดคุณจึงควรเลือกใช้

เครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์กลายเป็นซอฟต์แวร์ที่ต้องใช้สำหรับธุรกิจทุกขนาด ผลการศึกษาล่าสุดที่ Zapier ระบุว่า SMB มากกว่า 66% ใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจจัดการกับงานที่น่าเบื่อ ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และอื่นๆ อีกมากมาย ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่ทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีความสำคัญ และเหตุใดคุณจึงควรพิจารณา

เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต

หากการดำเนินธุรกิจตามปกติเป็นแบบอัตโนมัติ พนักงานของคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลากับกิจกรรมหรืองานซ้ำๆ อีกต่อไป ซึ่งจะช่วยให้องค์กรต่างๆ ลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน จัดการเวลา ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพนักงาน

ลดข้อผิดพลาดและปรับปรุงความแม่นยำ

มนุษย์มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด และเป็นเรื่องปกติที่จะประสบปัญหาขณะทำงานด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ จุดสัมผัสของมนุษย์น้อยลงและมีขอบเขตข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ซึ่งสามารถช่วยให้ธุรกิจลดข้อผิดพลาดและปรับปรุงความแม่นยำได้

การทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่เพิ่มขึ้น

เมื่อคุณทำงานในพื้นที่ห่างไกล คุณอาจต้องเผชิญกับอีเมลและข้อความจำนวนมากที่อาจล้นหลาม แต่เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถช่วยได้โดยการติดตามการโต้ตอบของคุณและจัดระเบียบให้เรียบร้อย

เครื่องมืออัตโนมัติสามารถปรับแต่งตามขั้นตอนการทำงานของบริษัทของคุณ ทำให้เป็นไปตามเป้าหมาย ซึ่งหมายความว่าทุกคนในบริษัทสามารถทำงานร่วมกันเพื่อการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น

การประหยัดต้นทุนและการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถประหยัดต้นทุนได้โดยการลดต้นทุนค่าแรงและปรับปรุงประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น การทำให้งานประจำเป็นแบบอัตโนมัติช่วยให้พนักงานมีอิสระในการมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญกว่า ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการมีพนักงานเพิ่มเติมหรือค่าล่วงเวลา

ความสามารถในการปรับขนาดและการปรับตัวตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติสามารถปรับขนาดและปรับเปลี่ยนได้ตามธรรมชาติ เมื่อธุรกิจเติบโตและพัฒนา ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงปริมาณหรือความซับซ้อนของงานได้อย่างง่ายดาย ความสามารถในการปรับขนาดนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าระบบยังคงมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสำหรับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร

ส่งเสริมความรับผิดชอบ

หากดำเนินการด้วยตนเอง มักจะไม่มีบันทึก และผู้จัดการอาจประสบปัญหาขณะติดตามสิ่งเหล่านั้น เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสร้างงาน มอบหมายงานให้กับพนักงาน และกำหนดลำดับความสำคัญได้ สิ่งนี้ช่วยให้ทราบถึงบทบาทของพนักงานแต่ละคนและทำให้ทุกอย่างชัดเจน

จะนำเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติไปใช้ได้อย่างไร

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติได้โดยระบุงานที่ซ้ำ วิเคราะห์ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ ทดสอบระบบอัตโนมัติ และติดตามผล คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ:

ระบุงานและขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนแรกในการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือการระบุงานและเวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำกัน ตรวจสอบว่างานใดดีสำหรับระบบอัตโนมัติ เช่น งานที่ต้องทำด้วยมือซ้ำๆ นอกจากนี้ ให้พิจารณางานที่มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์มากกว่า

วิเคราะห์ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์และระบุทริกเกอร์และการดำเนินการ

เมื่อคุณค้นพบงานสำหรับระบบอัตโนมัติแล้ว ให้แบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการอย่างชัดเจน จากนั้นระบุทริกเกอร์ที่สามารถเริ่มการดำเนินการใดๆ ภายในเวิร์กโฟลว์ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำให้กระบวนการจ้างงานเป็นแบบอัตโนมัติ ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติสามารถทริกเกอร์ได้เมื่อมีผู้สมัครงานหรือส่งเรซูเม่ของพวกเขา

เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมและตั้งค่ากฎการทำงานอัตโนมัติ

เลือกซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดตามความต้องการทางธุรกิจและความซับซ้อนของงาน ตรวจสอบกฎการทำงานอัตโนมัติทั้งหมดภายในเครื่องมือที่เลือกและแมปทริกเกอร์ของคุณตามนั้น

ทดสอบและปรับปรุงกระบวนการอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

ตอนนี้ดำเนินการทดสอบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกอย่างละเอียด ระบุและแก้ไขปัญหา ข้อผิดพลาด หรือความไร้ประสิทธิภาพในระหว่างขั้นตอนการทดสอบ นอกจากนี้ รวบรวมคำติชมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงและปรับปรุงระบบอัตโนมัติ

ติดตามและวัดผล

เมื่อคุณทดสอบขั้นตอนการทำงานของคุณสำเร็จแล้ว ให้ติดตามและวัดผลเพื่อติดตามความคืบหน้าและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง วิเคราะห์ผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

ใช้กรณีของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ในอุตสาหกรรมไอที ด้านล่างนี้คือกรณีการใช้งานเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติบางส่วน:

การขายและการตลาด

• การจัดส่งใบแจ้งหนี้
• การสร้างลูกค้าเป้าหมาย
• การโพสต์โซเชียลมีเดีย
• การตลาดผ่านอีเมล
• การเริ่มต้นใช้งานและการติดตามลูกค้า

การธนาคาร

• การสร้างรายงาน
• KYC (รู้จักลูกค้าของคุณ)
• การสมัครบัตรเครดิต
• การประมวลผลสินเชื่อ
• การเปิดและปิดบัญชี

ทรัพยากรมนุษย์

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานอัตโนมัติ
• เอทีเอส
• การประมวลผลเงินเดือน
• บทวิจารณ์ประสิทธิภาพ

ถูกกฎหมาย

• การติดตามคดี
• การรับกรณีใหม่
• เอกสารประกอบ
• การยื่นรายงาน
• การเรียกเก็บเงิน

ดูแลสุขภาพ

• การรับเข้าและการจำหน่ายผู้ป่วย
• กำหนดการนัดหมาย
• การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ
• รายงานผู้ป่วย

บทสรุป

ท้ายที่สุดแล้ว ระบบอัตโนมัติที่มีกฎและตรรกะเป็นวิธีที่ดีในการทำให้งานของคุณง่ายขึ้น ช่วยจัดระเบียบและปรับแต่งงานของคุณและลดข้อผิดพลาด เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังทำให้สิ่งต่างๆ เชื่อถือได้มากขึ้น ช่วยให้คุณทำงานเสร็จได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบมากขึ้น ประหยัดเงิน ลดข้อผิดพลาด และอื่นๆ อีกมากมาย

ทุกองค์กรมีวิธีทำให้งานง่ายขึ้นตามความต้องการของตนเอง แต่ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรพิจารณา

เมื่อองค์กรของคุณใหญ่ขึ้น คุณจะมีหลายสิ่งที่ต้องทำมากขึ้น ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้ ดังนั้น หากคุณต้องการผลลัพธ์ที่ดีขึ้นพร้อมกับทีมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติคือคำตอบของคุณ

คำถามที่พบบ่อย