10 ข้อผิดพลาดทั่วไปของ Zoho CRM และวิธีหลีกเลี่ยง

ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ช่วยให้ธุรกิจจำนวนมากเติบโตด้วยการปรับปรุงกระบวนการขายทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดสำหรับ โครงสร้าง CRM เพื่อให้ทำงานได้ดีคือการปรับใช้ระบบที่ประสบความสำเร็จ มีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของ ระบบ CRM ออนไลน์ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมคุณลักษณะทั้งหมด การใช้งานที่เน้นกระบวนการ และการผสานรวมของบุคคลที่สามที่ถูกต้อง

ไม่ว่าจะเน้นที่การไม่ทำผิดพลาดในขณะใช้งาน CRM มากน้อยเพียงใด บางสิ่งหรืออย่างอื่นก็ผิดพลาดได้ง่าย เมื่อระบบ CRM ถูกนำมาใช้ในตอนเริ่มต้น พวกเขาเสนอกลยุทธ์ระยะยาวให้กับธุรกิจเพื่อดึงดูดและจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าในทันที ปิดดีลได้มากขึ้น และทำให้งานที่เกิดซ้ำประเภทใดก็ได้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ความเข้าใจผิดทั่วไปที่มาพร้อมกับการใช้ งาน Zoho CRM คือถูกมองว่าเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว ผู้คนคิดผิดว่าหลังจากใช้งาน Zoho แล้ว ลีดที่สูญหายทั้งหมด วิธีการขายที่เสียหาย และการขาดการติดตามจะได้รับการซ่อมแซม แม้ว่าจะเป็นความจริงที่ระบบ Zoho CRM ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับกระบวนการขายตลอดมา แต่ก็ต้องจำไว้ด้วยว่าระบบจะไม่ทำให้ธุรกิจเติบโตด้วยตัวมันเอง

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพิจารณาการนำ CRM มาใช้เป็นกระบวนการที่สำคัญในระยะยาวและทั่วทั้งบริษัท แทนที่จะเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว บ่อยครั้ง ผู้จัดการมีความตั้งใจดีที่สุด แต่กลยุทธ์ของพวกเขากลับกลายเป็นว่าล้มเหลวในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ ในบล็อกนี้ เราจะเห็นว่าเหตุใดจึงเป็นเช่นนี้โดยดูจาก ข้อผิดพลาดทั่วไปของ Zoho CRM 10 ข้อและวิธีหลีก เลี่ยง

1. ไม่สามารถขีดเส้นใต้ปัญหาได้

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้มักจะเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในระหว่างกระบวนการ ใช้ งาน Zoho CRM การทำความเข้าใจว่าคุณมีปัญหาคือขั้นตอนหลัก คุณอาจเคยได้ยินเรื่องนี้มาก่อน แต่ให้เราพิจารณาประเด็นนี้โดยอ้างอิงถึงวงจรการขาย

คุณต้องเข้าใจกลยุทธ์ CRM เริ่มเปิดเผยเมื่อคุณกำลังพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกระบบ CRM เป็นไปได้มากที่จะคิดว่าคุณไม่มีปัญหา คุณต้องรู้วิธีจัดการจุดสัมผัสทั้งหมดที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอาจมีกับธุรกิจของคุณ

ปัจจัยต่างๆ เช่น การรู้วิธีกรองอีเมล จุดสำคัญในแผ่นจดบันทึก การจัดการบันทึกการโทร ลูกค้าที่อยู่ในขั้นตอนการขายของคุณ และรายได้ที่คาดว่าจะได้รับในเดือนหน้าล้วนมีความสำคัญ หากคุณรู้สึกว่าคุณไม่เข้าใจหรือไม่ทราบปัจจัยเหล่านี้ มีโอกาสสูงที่จะเกิดปัญหาในวงจรการขายของคุณ

เมื่อคุณทราบปัญหาทั้งหมดแล้ว คุณจะสามารถใช้คุณลักษณะที่นำเสนอโดยระบบ CRM ได้ดีขึ้นมาก ท้ายที่สุด ระบบ CRM ก็พร้อมให้การสนับสนุนคุณและทำให้ชีวิตการทำงานของคุณจัดการได้ง่าย ดังนั้นคุณต้องมองเห็นปัญหาว่ามันคืออะไรและเป็นเจ้าของมันเพราะข่าวดีก็คือว่ามันมีทางแก้ไขอยู่เสมอ

2. ความล้มเหลวในการซื้อมูลค่าของ CRM

คุณต้องจำไว้ว่าการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในสถานการณ์นี้ ในฐานะผู้จัดการ คุณควรเข้าใจคุณค่าที่ระบบ CRM สามารถนำมาสู่ธุรกิจของคุณได้ เมื่อคุณเข้าใจคุณค่านี้อย่างถูกต้องแล้ว คุณจะสามารถเข้าใจภาพรวมและคุณค่าที่ CRM สามารถนำมาสู่องค์กรของคุณได้ดีขึ้น

พนักงานทุกคนเปรียบเสมือนชิ้นส่วนจิ๊กซอว์ที่เข้ากับภาพที่ใหญ่ขึ้นของการเติบโตของธุรกิจของคุณ การได้รับบริบทที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่ CRM สามารถสนับสนุนบทบาทเหล่านี้สามารถช่วยให้พนักงานซื้อกลยุทธ์ CRM ได้ คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากคุณค่าของ CRM โดยการพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น กลยุทธ์การเติบโตของธุรกิจของ CRM คุณค่าที่ CRM มอบให้ในแต่ละเวลาและองค์กร และบริบทของกระบวนการ CRM ที่มีอยู่

ทั้งหมดนี้ ส่วนสำคัญคือต้องจำไว้ว่าทีมขายต้องการความเอาใจใส่เป็นพิเศษระหว่างการเปลี่ยนแปลง คุณไม่ต้องการให้ทีมขายคิดว่าคุณกำลังเพิ่มงานทางโลกให้กับวันที่วุ่นวายที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถรับซื้อจากนักขายที่มีประสบการณ์โดยเสนอบริบทว่าระบบ CRM ได้รับการออกแบบมาให้ทำงานที่น่าเบื่อและปัญหาต่างๆ ได้อย่างไร เพื่อให้สามารถโฟกัสไปที่การปิดการขายได้

3. ความล้มเหลวในการสื่อสารเป้าหมาย

การเปลี่ยนแปลงใดๆ สามารถเปิดประตูสู่ความเข้าใจผิด การสูญเสียแรงจูงใจ และความคับข้องใจ การเป็นผู้จัดการคุณสามารถกำหนดความคาดหวังได้ตั้งแต่เริ่มต้น ไม่สำคัญว่าเป้าหมายของคุณจะไม่ชัดเจนในขณะนี้ คุณสามารถให้ทีมของคุณทราบว่าคุณต้องการไปที่ใด และวิธีที่ ระบบ CRM ออนไลน์ จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนั้น

ต้องชัดเจนว่า CRM เป็นเหมือนกลยุทธ์การทำงานอย่างต่อเนื่องที่ช่วยให้ทีมปิดดีลได้มากขึ้นเพื่อให้ธุรกิจเติบโตได้ คุณสามารถให้ทีมของคุณมีแรงจูงใจโดยการตอบคำถาม เช่น ความจำเป็นในการใช้ระบบ CRM คืออะไร ระบบ CRM จะสนับสนุนบทบาทแต่ละบุคคลอย่างไร และระบบ CRM สามารถนำเสนอบริบทที่ดีขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการเหล่านี้ได้อย่างไร

4. ไม่มีการสนับสนุนผู้บริหารอย่างต่อเนื่อง

หลีกเลี่ยงการเป็นมืออาชีพที่มีการพบปะกับเจ้าหน้าที่เพียงครั้งเดียวเท่านั้นที่จะหายไปในภายหลัง มีความจำเป็นต้องนำเสนอและมีส่วนร่วมในกระบวนการบูรณาการ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแต่ให้กระบวนการใหม่แก่พนักงานของคุณเท่านั้น แต่คุณยังรวมระบบเข้ากับกระบวนการที่มีอยู่แล้วด้วย

พนักงานของคุณควรสามารถไว้วางใจคุณได้ และเมื่อคุณมีความกระตือรือร้นในขณะที่ทำให้ทีมของคุณมีความรับผิดชอบในการรวมกระบวนการ การ ใช้งานและฟังก์ชัน CRM ออนไลน์ จะกลายเป็นเรื่องง่าย ควรเน้นเพื่อให้ทีมมีความรู้โดยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานรวม CRM เข้ากับกระบวนการ

นอกเหนือจากนี้ คุณต้องสามารถกำหนดเวลาการประชุมกับพนักงานเป็นรายบุคคลและขอข้อมูลพิเศษจากพนักงานเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการภายในระบบ CRM ได้ นอกจากนี้ คุณควรสามารถให้หัวหน้าทีมรับผิดชอบในการสนับสนุนกลยุทธ์ระยะยาวด้วยการผสานรวมระบบ CRM

5. ไม่มีกลยุทธ์ที่มีผล

มันง่ายที่จะรู้ว่าเราต้องการระบบ CRM แต่ยากกว่ามากในการติดตั้งและใช้ระบบ CRM อย่างเหมาะสม เป็นไปได้ว่าคุณได้ปรับใช้ระบบ CRM ของคุณเพื่อตรวจสอบรายการที่สำคัญทั้งหมด คุณยังสามารถสร้างบทบาทและโปรไฟล์ ย้ายข้อมูลที่ถูกต้อง ตั้งค่าระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ วางเว็บฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณ กำหนดเวลารายงานไปป์ไลน์การขาย และตั้งค่าการมอบหมายลูกค้าเป้าหมาย

อย่างไรก็ตาม ความท้าทายหลักๆ จะเกิดขึ้นเมื่อคุณทำให้ทีมของคุณใช้งานได้ทั้งหมด คุณต้องคำนึงถึงส่วนนี้อย่างเหมาะสมเพื่อให้งานประสบความสำเร็จ การตั้งค่า ระบบ CRM ออนไลน์ และการปรับใช้เป็นส่วนเล็กๆ ของกลยุทธ์ CRM ทั้งหมด การนำระบบ CRM ไปใช้จริงจะดำเนินต่อไปหลังจากการปรับใช้เช่นกัน นี่เป็นกลยุทธ์ระยะยาว

คุณสามารถพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น วิธีที่ทีมของคุณจะใช้ CRM วิธีที่ทีมจะสนับสนุนการขาย การตลาด และการสนับสนุนลูกค้า วิธีที่ทีมจะรับผิดชอบในการอัปเดตข้อมูลอย่างต่อเนื่อง วิธีการฝึกอบรมพนักงาน และอะไร การฝึกอบรม CRM ออนไลน์จะทำให้คุณพร้อมสำหรับทีมของคุณ

กลยุทธ์ การนำ Zoho CRM ไปใช้ อย่างมีประสิทธิภาพ จะรวมถึงการพัฒนาวัฒนธรรมของบริษัทโดยที่ลูกค้าเป็นศูนย์กลางของธุรกิจ คุณต้องทุ่มเทและสอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ของคุณ เพื่อให้ระบบ CRM สามารถรองรับการเติบโตทางธุรกิจของคุณได้อย่างเหมาะสม

6. ใช้คุณสมบัติมากกว่าที่จำเป็น

ข้อผิดพลาดทั่วไประหว่างการเลือกและการนำระบบ CRM ไปใช้กำลังดึงดูดคุณลักษณะหลายอย่างโดยไม่เข้าใจจริงๆ ว่าธุรกิจของคุณจำเป็นต้องใช้หรือไม่ มีผู้ใช้จำนวนมากที่ไม่ได้ใช้คุณสมบัติของ CRM อย่างถูกต้อง

คุณไม่จำเป็นต้องเลือกการใช้งานที่ล้ำสมัยและเต็มไปด้วยคุณสมบัติมากมาย คุณควรกำหนดคุณลักษณะที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณโดยพิจารณาจากความต้องการทางธุรกิจที่คุณมี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกับงบประมาณและลำดับความสำคัญของคุณ

ก่อนใช้งาน ให้จัดทำรายการคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการใช้ นอกจากนี้ยังจะเป็นประโยชน์หากคุณได้รับข้อมูลของผู้ใช้ปลายทางในขณะที่ถามพวกเขาเกี่ยวกับจุดปวดของเวิร์กโฟลว์ที่พวกเขาต้องการแก้ไข

7.ไม่ซ้อมทีม

การเลือกและการนำ โครงสร้าง CRM ไปใช้ เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการต่อสู้ที่ยาวนาน ระบบ CRM ออนไลน์ที่แข็งแกร่งจะไม่มีความหมายใดๆ หากไม่มีใครเข้าใจวิธีใช้งาน ดังนั้น การใช้งานที่ถูกต้องและการฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบ CRM เป็นสิ่งสำคัญ

เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจความต้องการและประโยชน์ของการใช้ระบบ และยังสนับสนุนให้พวกเขารวม CRM เข้ากับงานประจำวันของพวกเขาด้วย นี้จะช่วยให้คุณมีอัตราการนำไปใช้ที่ต่ำ ธุรกิจมีหนทางอีกยาวไกลในการปรับใช้ CRM

ธุรกิจต้องตระหนักถึงความสำคัญที่ระบบ CRM สามารถนำมาในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการขาย วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้คือการมีโปรแกรมการฝึกอบรมที่เหมาะสมในสถานที่ที่เหมาะสม เพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางมีโอกาสสำรวจระบบก่อนที่จะนำไปใช้อย่างเป็นทางการในกิจกรรมประจำวัน

การรับการสนับสนุนจากที่ ปรึกษาของ Zoho สามารถช่วยให้คุณฝึกอบรมทีมเพื่อใช้ CRM ได้ คุณสามารถค้นพบเคล็ดลับการฝึกอบรม เช่น การวางแผน การใช้ทรัพยากร การกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และการสร้างโมดูลการฝึกอบรมสำหรับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุน CRM

8. ไม่ใช้ Mobile CRM

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดในการเข้าถึง CRM ด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่คือคุณทำได้ทุกที่ทุกเวลา นี่เป็นหนึ่งใน ข้อผิดพลาดทั่วไปของ CRM ใน หลายบริษัท คุณต้องตระหนักว่า CRM บนมือถือช่วยให้คุณทำงานได้โดยไม่ต้องอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ตลอดเวลา

การไม่ใช้แอป CRM บนมือถืออย่างถูกต้องอาจทำให้เวลาในการตอบสนองต่อลูกค้าช้าลงและเพิ่มโอกาสในการพลาดการอัปเดตที่สำคัญของลูกค้า พนักงานขายส่วนใหญ่ที่ใช้โทรศัพท์มือถือสามารถบรรลุโควตาการขายได้เมื่อเทียบกับผู้ที่ไม่ได้ใช้

ทีมส่วนใหญ่ที่ใช้ CRM สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่นั้นจบลงด้วยการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม คุณสามารถเลือกระบบ CRM ที่มีแอป CRM บนมือถือที่ยอดเยี่ยม และมั่นใจได้ว่าทีมขายจะดาวน์โหลดและใช้งาน

9. ความล้มเหลวในการรักษาข้อมูลที่สะอาดและแม่นยำ

ข้อมูลลูกค้าเป็นเหมือนเส้นเลือดใหญ่ของระบบ CRM จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ย้ายและบำรุงรักษาข้อมูลลูกค้าที่ถูกต้องและอัปเดตไปยัง ระบบ CRM ออนไลน์

แม้จะเข้าใจถึงความสำคัญของสิ่งนี้ ธุรกิจจำนวนมากก็ตกหลุมพรางของการรักษาข้อมูลที่ไม่ดีซึ่งส่งผลให้การคาดการณ์ยอดขายที่ไม่ถูกต้องและข้อมูลลูกค้าที่ล้าสมัย ข้อมูลที่ขาดหายไป ล้าสมัย และไม่สมบูรณ์ทำให้บริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก

เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น องค์กรสามารถสร้างหลักปฏิบัติในการป้อนข้อมูลเพื่อให้ทีมปฏิบัติตามได้ ตัวอย่างเช่น กระบวนการระบุฟิลด์บังคับที่ควรกรอกเมื่อสร้างโปรไฟล์ลูกค้าใหม่เพื่อลบการซ้ำซ้อน

ซึ่งอาจรวมถึงชื่อเต็ม ชื่อบริษัท รายละเอียดการติดต่อ โทรศัพท์บ้าน รายละเอียดมือถือ ที่อยู่ และโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย นอกเหนือจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดเวลาการตั้งค่าเป็นระยะเพื่อทำความสะอาดระบบบำรุงรักษา การทำเช่นนี้สามารถช่วยในการดูข้อมูลที่ซ้ำกันหรือขาดหายไปหลังจากขั้นตอนในการแก้ไขสิ่งต่าง ๆ สามารถดำเนินการได้ทันทีเมื่อดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ

10. ขาดการบูรณาการ

ประโยชน์ที่สำคัญประการหนึ่งของการใช้เครื่องมือทางธุรกิจและแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์หลายตัวคือความสามารถในการรวมเครื่องมือเข้าด้วยกัน ความล้มเหลวใดๆ ในการดำเนินการเดียวกันนี้จะทำให้ระดับผลิตภาพลดลง เนื่องจากเป็นการบังคับให้ผู้ใช้ใช้ระบบต่างๆ และสลับไปมาระหว่างเครื่องมือทางธุรกิจต่างๆ

เป็นผลให้โอกาสในการทำซ้ำข้อมูลและความรู้ทางธุรกิจที่กระจัดกระจายจะเพิ่มขึ้น คนส่วนใหญ่เข้าใจว่าการขาดการรวมธุรกิจกับเครื่องมืออื่นๆ เป็นความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้ โครงสร้าง CRM

ก่อนการนำ CRM ไปใช้ ให้จัดทำรายการเครื่องมือทางธุรกิจโดยละเอียดและดูว่าเครื่องมือเหล่านี้เข้ากันได้หรือไม่ ผู้ให้บริการ CRM ต้องมีรายการการผสานรวมดั้งเดิมและของบุคคลที่สามที่พร้อมใช้งานระบบ หากคุณมีระบบ CRM และกำลังวางแผนที่จะสมัครใช้งานเครื่องมืออื่นๆ คุณสามารถทำได้โดยตรวจสอบว่า CRM รวมเข้ากับเครื่องมือเหล่านี้หรือไม่

ในกรณีที่คุณพบว่า CRM ไม่ได้รวมเข้ากับเครื่องมือทางธุรกิจ คุณสามารถปรึกษาที่ปรึกษา Zoho ได้ ที่ปรึกษาจะแนะนำเครื่องมืออัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อแอพและบริการต่างๆ แอปพลิเคชันสองรายการขึ้นไปจะเชื่อมต่อกันอย่างง่ายดายเพื่อทำงานซ้ำ ๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดหรือขึ้นอยู่กับนักพัฒนาสำหรับการผสานรวม

บทสรุป

การทำผิดพลาดของ CRM อาจมีค่าใช้จ่ายสูง สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่รวมผลกระทบทางการเงินเท่านั้น แต่ยังนำไปสู่การสูญเสียเวลาอันมีค่าและการจัดการข้อมูลลูกค้าที่สำคัญ สิ่งที่ดีคือการวิจัยอย่างรอบคอบในแง่มุมที่สำคัญ เช่น การรู้คุณลักษณะที่ถูกต้อง การผสานรวมอย่างเหมาะสม และการปฏิบัติตามขั้นตอนการดำเนินการ สามารถหลีกเลี่ยง ข้อผิดพลาด ทั่วไป ของ CRM

คุณสามารถพิจารณาข้อผิดพลาดทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้น เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือคุณสามารถทำงานได้ดีขึ้นและรับการสนับสนุนจากที่ ปรึกษา ของ Zoho ด้วยวิธีนี้ ธุรกิจของคุณจะป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นระหว่างทาง