ภาพรวมที่สมบูรณ์ของ Zoho Sign

ในโลกที่ทุกอย่างกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น ชีวิตของเราเริ่มขึ้นอยู่กับวิธีการดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ ลองนึกถึงเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถปิดการขายได้อย่างรวดเร็ว และสำหรับกระบวนการลงนามในระบบคลาวด์โดยไม่ต้องยุ่งยากใดๆ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้พนักงานขององค์กรขจัดความกังวลทั้งหมดที่เกิดจากการสแกน พิมพ์ และแฟกซ์เอกสาร ฟังดูราบรื่นใช่มั้ย?

ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ของ Zoho Sign ทำอย่างนั้นจริงๆ โดยพื้นฐานแล้วจะนำไปสู่การลงนามในสัญญาที่สามารถทุกที่ทุกเวลาและบนอุปกรณ์ใดก็ได้ การใช้งาน Zoho Sign มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กรทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นในอสังหาริมทรัพย์ การดูแลสุขภาพ การก่อสร้าง การผลิต และอื่นๆ สะดวก เข้าถึงได้ และเป็นมิตรกับผู้ใช้

ยิ่งไปกว่านั้น ด้วยการใช้ COVID-19 อย่างแพร่หลาย ผู้คนจำนวนมากขึ้นที่เปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้าน และทุกอย่างกลายเป็นเรื่องไร้กระดาษโดยสิ้นเชิง การใช้งาน Zoho Sign จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

ในบล็อกนี้ เราจะนำเสนอภาพรวมที่สมบูรณ์ของ Zoho Sign อย่างไรก็ตาม ก่อนอื่นเราจะเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจ ว่า Zoho Sign คืออะไร โดยละเอียด

Zoho Sign คืออะไร?

Zoho Sign เป็น เครื่องมือลายเซ็นดิจิทัล ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจเพื่อปิดข้อตกลงภายในไม่กี่นาทีในขณะที่ดำเนินการลงนามในระบบคลาวด์ให้สำเร็จได้อย่างราบรื่น เป็นบริการที่ช่วยขจัดความตึงเครียด เวลา และเงินที่ใช้ในการขนส่งและสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้และลูกค้าลงนามแบบดิจิทัลและยืนยันเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

การใช้ Zoho Sign ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการลงนามในสัญญาระหว่างเดินทางจากทุกที่และจากอุปกรณ์ใดๆ ทั้งนี้เพื่อให้ข้อตกลงดำเนินต่อไปได้ด้วยการผสานรวมแอปกับแอป Zoho ที่หลากหลายและแอปของบุคคลที่สามอื่นๆ เช่น OneDrive, DropBox, Google Drive และอื่นๆ สิ่งนี้ทำให้ Zoho Sign เป็นโซลูชันที่มีคุณค่าสำหรับ SMEs และองค์กรขนาดใหญ่ในอุตสาหกรรมที่หลากหลาย รวมถึงอสังหาริมทรัพย์ การผลิต การดูแลสุขภาพ และการก่อสร้าง

ด้วยการ เข้าสู่ระบบ Zoho Sign ระดับการรักษาความปลอดภัยสามารถสัมผัสได้เพื่อความเป็นส่วนตัวและความลับของเอกสาร ใช้เส้นทางการตรวจสอบ รหัสการเข้าถึง และการตรวจสอบยืนยันหลายปัจจัยในการปกป้องเอกสาร นอกจากนี้ยังรับประกันว่าเอกสารที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลในแอป Zoho Sign มีการจัดการทางกฎหมายที่คล้ายคลึงกัน เช่นเดียวกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือตามการกระทำทางกฎหมาย

การใช้ Zoho Sign รองรับไฟล์ต่างๆ เช่น pdf, doc, docx, txt, jpeg, png เป็นต้น นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ได้ในเว็บเบราว์เซอร์ยอดนิยมต่างๆ เช่น Google Chrome, Mozilla Firefox เป็นต้น ทำให้ Zoho Sign โซลูชันที่สะดวกสบายและเข้าถึงได้สำหรับผู้ใช้ทุกคน สิ่งที่ต้องจำไว้คือไม่จำเป็นต้องมีบัญชีเพื่อลงนามในเอกสาร จำเป็นต้องใช้อีเมลที่มีลิงก์เฉพาะสำหรับผู้รับในการเข้าถึงและลงนามในเอกสาร

Zoho Sign – การลงนาม การส่ง และการจัดการเอกสาร

Zoho Sign เสนอวิธีการเซ็น ส่ง และจัดการเอกสารอย่างรวดเร็ว คุณสามารถเรียนรู้ว่าการเซ็น ส่ง และจัดการเอกสารที่มีผลผูกพันแบบดิจิทัลนั้นง่ายเพียงใดในขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

การส่งเอกสาร

เมื่อใช้ Zoho Sign คุณสามารถส่งเอกสารไปยังผู้รับได้ภายในพริบตา ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อส่งเอกสาร

• อัปโหลด: ไปข้างหน้าและอัปโหลดเอกสารจากไดรฟ์ในเครื่องของคุณหรือนำเข้าจากบริการจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ที่คุณต้องการ
• เพิ่มผู้รับ: ตอนนี้เพิ่มผู้รับ กำหนดบทบาท และตั้งค่าลำดับการเซ็นชื่อสำหรับเอกสาร
• ส่ง: สุดท้าย ให้วางฟิลด์แบบฟอร์มสำหรับผู้ลงนามทุกคน แล้วกดปุ่มส่ง

เซ็นเอกสาร

การใช้เครื่องมือลายเซ็นดิจิทัล เช่น Zoho Sign ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเซ็นเอกสารได้อย่างง่ายดาย ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อลงนามในเอกสารจากทุกที่ที่คุณต้องการ

• เปิดลิงก์ : คุณสามารถเริ่มกระบวนการลงชื่อได้โดยคลิกลิงก์ที่ส่งไปยังอีเมลของคุณ
• Enter Authentication Code : ดำเนินการต่อและป้อนรหัสยืนยันเมื่อมีการบังคับใช้และเริ่มกระบวนการลงนาม
• กรอกข้อมูลในฟิลด์: กรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดเพื่อสิ้นสุดกระบวนการเซ็นชื่ออย่างสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพ

การจัดการเอกสาร

ด้วยการใช้ Zoho Sign คุณสามารถจัดการเอกสารได้อย่างราบรื่น ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อจัดการเอกสาร

• ตรวจสอบสถานะเอกสาร: เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสถานะเอกสารขณะดำเนินการและดำเนินการอย่างรวดเร็วตามสถานะ
• เสร็จสิ้นเส้นทางการตรวจสอบ: คุณสามารถรับประวัติที่สมบูรณ์ของการดำเนินการทั้งหมดที่ดำเนินการกับเอกสารพร้อมกับใบรับรองการเสร็จสิ้นสำหรับเอกสารที่เสร็จสิ้น
• ปรับแต่งเทมเพลต: เริ่มขั้นตอนการสร้างเทมเพลตที่ปรับแต่งได้และใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ประโยชน์ของ Zoho Sign

Zoho Sign เป็นโซลูชันที่สะดวกและเชื่อถือได้สูงสำหรับทุกธุรกิจที่จำเป็นต้องจัดการกับการลงนามในเอกสารและสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายทางออนไลน์ มันมาพร้อมกับประโยชน์มากมายที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างมาก ประโยชน์บางประการของ Zoho Sign ได้แก่:

1. กระบวนการลงนามในเอกสารที่กำหนดเอง

Zoho Sign ช่วยให้คุณสามารถลงนามและส่งเอกสารประเภทต่างๆ ตั้งแต่ข้อเสนอ กฎและนโยบายของบริษัท สัญญาอิสระ ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล สัญญาเช่า ใบสั่งซื้อ ฯลฯ ด้วยสิ่งนี้ แอปพลิเคชันมีเครื่องมือที่ช่วยในการปรับแต่งหรือ ปรับแต่งเอกสารทางการที่ส่งตามความต้องการที่แตกต่างกัน

บุคคลสามารถสร้างเทมเพลตส่วนบุคคลได้เพียงครั้งเดียวและบันทึกเทมเพลตดังกล่าวเพื่อใช้ซ้ำในอนาคต นอกจากนี้ เอกสารยังสามารถติดตราสินค้าด้วยอีเมลและโลโก้บริษัทเพื่อรวมภาพลักษณ์ของแบรนด์ เพื่อเป็นการประหยัดเวลา คุณสามารถส่งเอกสารหลายฉบับในคราวเดียวพร้อมทั้งเซ็นเอกสารทั้งหมดในคราวเดียว

นอกจากนี้ Zoho Sign ยังอนุญาตให้ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับเอกสารได้อีกด้วย มันส่งการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่เป็นความลับจะไม่ถูกมองข้ามหรือทิ้งไว้ข้างหลัง

2. ติดตามเอกสารทางการ

การนำ ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ เช่น Zoho Sign ช่วยในการควบคุมเอกสารโดยทำให้แน่ใจว่ามีการเข้าถึง ภาพรวม และการควบคุมเอกสารอย่างเป็นทางการอย่างสมบูรณ์ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะสอดคล้องกับผู้รับแต่ละคนหรือผู้รับที่แตกต่างกันอย่างสมบูรณ์ คุณยังสามารถทิ้งโน้ตไว้ในเอกสารทางการใดๆ หรือสื่อสารโดยใช้ข้อความส่วนตัวและข้อความกลุ่มของแอปพลิเคชัน

เมื่อใดก็ตามที่ผู้รับโต้ตอบกับเอกสารทางการ ผู้ส่งจะได้รับแจ้ง ผู้ลงนามจะทราบการดำเนินการทั้งหมดรวมถึงการดู การลงนาม และเสร็จสิ้นกระบวนการลงนาม เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารไม่ถูกมองข้ามในแง่ใด ๆ การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้รับเพื่อเป็นการเตือนความจำเมื่อใดก็ตามที่จำเป็นต้องลงนามในเอกสาร

3. เอกสารที่ปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมาย

พื้นฐานในการสร้าง เครื่องมือลายเซ็นดิจิทัล ของ Zoho Sign นั้นขึ้นอยู่กับการเข้ารหัสคีย์สาธารณะที่รับรองความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมายของลายเซ็นดิจิทัล เครื่องมือนี้ใช้ความปลอดภัยสูงในการเข้ารหัสและป้องกันเอกสาร เนื่องจากใช้โครงสร้างพื้นฐานของคีย์สาธารณะ

Zoho Sign ได้รับการปกป้องด้วยการเข้ารหัส AES-256 และอยู่ระหว่างการส่ง การเข้ารหัส SSL ยังปกป้องไฟล์ของคุณ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับการเข้าถึงตามบทบาทที่ช่วยในการตั้งค่าการอนุญาตและกำหนดบทบาทของผู้ใช้ สิ่งนี้ให้การควบคุมอย่างมากมายว่าใครได้รับหรือปฏิเสธการเข้าถึงเอกสาร

โดยพื้นฐานแล้ว กระบวนการรับรองความถูกต้องนั้นล้ำหน้ามากจนสามารถส่งอีเมลไปยังผู้เซ็นได้ทันทีเพื่อรับประกันว่าผู้รับหรือผู้รับที่ถูกต้องได้รับเอกสารแล้ว มันมาพร้อมกับเส้นทางการตรวจสอบที่ช่วยในการตรวจสอบกระบวนการลายเซ็นของเอกสารและการเปลี่ยนแปลง

4. การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การเซ็นชื่อ

ด้วยความช่วยเหลือจาก พันธมิตร ด้านการปรับ ใช้ Zoho สำหรับการนำ Zoho Sign มาใช้ ธุรกิจต่างๆ สามารถปรับปรุงกระบวนการด้วยตนเองที่ช่วยในการประหยัดเวลาและข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณเพิ่มผู้รับหลายคนสำหรับเอกสารในขณะที่เร่งเวลาตอบสนอง

เมื่อมีคำสั่งที่คุณต้องปฏิบัติตามในการส่งเอกสารเพื่อลงนาม สามารถกำหนดลำดับการเซ็นชื่อให้กับผู้รับได้ ด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรมดูเอกสาร คุณสามารถตรวจสอบเอกสารก่อนส่งได้อย่างง่ายดาย

กระบวนการแสดงตัวอย่างช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผู้รับและอีเมลได้ นอกเหนือจากนี้ คุณยังสามารถเลือกพิมพ์เอกสารแล้วดาวน์โหลด โดยทั่วไป กระบวนการโต้ตอบกับเอกสารจะช่วยให้คุณสามารถข้ามไปยังหน้าใดหน้าหนึ่งและย้ายไปรอบๆ ฟิลด์ต่างๆ โดยใช้ตัวเลือกลากและวาง

5. การทำงานร่วมกันระยะไกล

การใช้ Zoho Sign นำเสนอการทำงานร่วมกันจากระยะไกลในรูปแบบของคุณสมบัติต่างๆ ผู้ส่งสามารถเพิ่มบันทึกสาธารณะหรือบันทึกส่วนตัวที่อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลเอกสารและลดการส่งเอกสารไปมาเพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น

คุณยังสามารถตั้งค่าตัวเตือนทันเวลาซึ่งช่วยในการติดตามสถานะเอกสารและส่งตัวเตือนเพื่อให้กระบวนการเซ็นชื่อสามารถเร่งรัดได้ทันท่วงที นอกจากนี้ หากผู้ส่งทำผิดพลาดในเอกสารหรือส่งเอกสารให้ผิดคน ก็ไม่ต้องกังวลเพราะสามารถเรียกคืนเอกสารและยกเลิกกระบวนการลงนามได้

โดยพื้นฐานแล้ว มีการควบคุมที่สมบูรณ์ที่ช่วยให้ผู้ส่งอนุมัติ ปฏิเสธ หรือปฏิเสธเอกสารได้ตามต้องการ การนำ Zoho Sign มาใช้ทำให้ง่ายต่อการตอบสนองตามที่บุคคลต้องการ

บทสรุป

โดยพื้นฐานแล้ว Zoho Sign นั้นเป็นสิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องทำในการเซ็นชื่อแบบไร้กระดาษให้เสร็จสมบูรณ์ สามารถเซ็น ส่ง และจัดการเอกสารได้จากทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการ

หากคุณดำเนินธุรกิจ คุณสามารถทำให้กระบวนการปิดการขาย การส่ง การลงนาม และการจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายโดยติดต่อกับพันธมิตรผู้เชี่ยวชาญใน การปรับใช้ Zoho เช่น Encaptechno ใช้งาน Zoho Sign ที่โดดเด่นในวันนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าการลงนามในเอกสารที่สอดคล้องกับกฎหมายได้อย่างง่ายดาย ปลอดภัย และปฏิบัติตามกฎหมาย