Dünya çapında 330 milyondan fazla kişi her gün PDF belgelerinden yararlanmaktadır. PDF'ler, özellikle uzaktan çalışma kültürünün yükselişiyle birlikte, modern kurumsal çalışma operasyonlarının bel kemiği olarak ortaya çıktı.

‍

Kullanımı, saklanması ve üzerinde çalışılması kolaydır. Ancak, bunları işlemek için doğru platformu kullanıyor olmanız gerekir. Birçok PDF yazılımının kullanımı katıdır ve temel işlemler için üçüncü taraflara güvenir.

‍

Sisteminizi zorlamadan PDF'leri işleyen bir PDF yazılımı seçin. Bir PDF yazılımı seçerken dikkate alınması gereken bazı temel özelliklere bir göz atalım.

Bir PDF Yazılımı seçerken dikkate alınması gereken 10 temel özellik

Taşınabilir Belge Biçimi (PDF), adından da anlaşılacağı gibi, elektronik olarak kolaylıkla işlenebilen, korunabilen ve paylaşılabilen bilgileri içeren bir dijital belge biçimidir. Günümüzün dijital çalışma alanındaki en önemli köşe taşlarından biri olarak ortaya çıkmıştır.

‍

Tüm kurumsal işlemler, oluşturulan, düzenlenen ve platformlar arasında paylaşılan PDF'lerin kapsamlı bir şekilde kullanılmasını gerektirir . Dijital çağda bir işletme olarak, PDF'leri günlük olarak kullanmanız gerekecek.

‍

Bunun için, kullanımı kolay ve iş operasyonlarınızın doğasına ve kapsamına uygun özellikler sunan bir PDF yazılımına ihtiyacınız var . Bir PDF yazılımı seçerken dikkate alınması gereken en temel özellikleri bulduk. Bir göz at.

1. Çoklu format dönüştürme

Kaynak

‍

PDF yazılımınızda bakmanız gereken ilk ve en önemli özellik , PDF belgesinin Word, Excel, PPT, JPG vb.

‍

Bunun nedeni , PDF dosyalarının düzenlemeye karşı katı olmaları ve esnek kullanımlarıyla ünlü olmalarıdır . İşletmelerin, PDF dosyalarından optimum kullanımı elde etmek için genellikle harici araçlara güvenmeleri gerekir. Hareket halindeyken dönüştürmeye izin veren bir yazılım kullanmak, iş akışını kolaylaştırır.

‍

Smallpdf'in aracıyla PDF'yi kolayca Word'e dönüştürebilir ve belgenin kullanımına uyacak şekilde word belgesini tekrar PDF'ye dönüştürebilirsiniz. Platformda neyin kabul edildiğine bağlı olarak değiştirebildiğiniz için belgenin çeşitli platformlarda paylaşılmasını ve işlenmesini kolaylaştırır .

2. Kullanım kolaylığı

PDF yazılımları, bir ofisteki işlemlerin iş akışını kolaylaştıran günlük araçlardır. Çalışanların kullanması için bir öğrenme eğrisi gerektiren karmaşık araçlar olmaları gerekmez. Herkesin en iyi şekilde yararlanabilmesi için bir PDF yazılımının kullanımı kolay olmalıdır .

‍

Bir kullanıcı belgeleri düzenleyebilmeli ve kolaylıkla tarayabilmelidir. Görüntüdeki metni tanıyarak görüntüleri metne dönüştürdüğü için OCR özelliğini, yani Optik Karakter Tanıma'yı arayın. Bu, PDF'leri hareket halindeyken işlenebilen düzenlenebilir belgelere dönüştürmeye yardımcı olur.

‍

Bunun dışında, yazılım çözümünün iş sürecinizi hızlandırmak için kullanılabilecek şablonlar sunduğunu görün. Aralarından seçim yapabileceğiniz hazır şablonlarınız olduğunda, belgeleri sıfırdan oluşturmanız veya tasarım ve düzen gibi unsurlar üzerinde zaman harcamanız gerekmez.

3. Fiyat ve lisanslama

PDF yazılım çözümleri genellikle SaaS ürünleri olarak bulunur, yani bunları aylık veya yıllık abonelik esasına göre satın almanız gerekir . Şirketlerin her gün kullandıkları bir araç olduğu için genellikle ömür boyu abonelikleri de tercih ederler.

‍

PDF yazılımının fiyatı ve lisansı, satın alma kararınızda önemli bir rol oynar. Ücretsiz olarak sunulan ve temel ve bazen harika işlevsellik sunan PDF yazılımları vardır. Diğerleri daha yüksek bir fiyata çok sayıda özel özellik sunarken.

‍

Seçtiğiniz çözüm, bütçenize ve araçtan ihtiyaç duyduğunuz kullanıma bağlıdır. İhtiyaçlarınızı ve nihai kararı vermek için ayırabileceğiniz bütçeyi listeleyin. Çözüm ücretsiz bir deneme sunuyorsa, aracın iş yapınızla uyumlu olup olmayacağını değerlendirme fırsatını değerlendirin .

4. Platformlar arası kullanım

Bir PDF yazılımı seçerken dikkate alınması gereken bir diğer önemli özellik, üçüncü taraf platformlarla uyumlu olmasıdır. Bir PDF yazılımı, çeşitli görevler için diğer platformlarla işbirliği yapmak zorunda kalacaktır . Örneğin, bir belgede birden fazla katılımcıya izin vermek.

‍

Benzer şekilde, bir PDF belgesine çeşitli platformlardan kolaylıkla erişilebilmelidir . Yazılım, PDF belgelerinin aynı anda birden fazla tarafça kullanılmasına izin verecek esnekliği sağlamalıdır.

5. Mobil uyumlu

Kaynak

‍

Dünya çapındaki web trafiğinin yaklaşık yarısı mobil cihazlardan geliyor. Çalışanlarınızdan ortaklarınıza kadar herkesin PDF'lere erişmek ve bunlar üzerinde çalışmak için bir mobil cihaz kullanması muhtemeldir . Bu nedenle, yazılım çözümünüzü mobil kullanılabilirlik açısından kontrol etmeniz önem kazanır.

‍

PDF'lerinizin hareket halindeyken düzenlenebilir olması gerekir . Bu, bir kullanıcının masaüstünden olduğu gibi mobil cihazından da çalışması gerektiği anlamına gelir. Bu, kenar boşluklarının okunabilirliğine ve ayarlanmasına özel bir odaklanma sağlar.

‍

Akıllı telefonlar ve tabletler gibi mobil cihazların ekranları daha küçüktür, bu nedenle yazılım, metnin okunabilirliğinden ödün vermeden belgenin boyutlarını ayarlayabilmelidir . Belge sıkıştırılmışsa, daha küçük bir ekranda açıldığında kalitesinin etkilenmemesi gerekir.

6. yerleşik güvenlik

PDF'lerin kurumsal alanlarda tercih edilen biçim haline gelmesinin en önemli nedenlerinden biri sundukları güvenliktir . Herkes bunlara erişemez veya düzenleyemez. İçlerindeki içerikten ödün vermeden tüm dünyada kolayca paylaşılabilirler.

‍

Seçtiğiniz PDF yazılımının, belgelerinizdeki gizli bilgileri korumak için birinci sınıf güvenlik sunması gerekir. Bir belgeye kimlerin erişebileceğini kısıtlamanıza yardımcı olan parola koruması gibi özellikleri arayın.

‍

Bir belgeyi kimlerin okuyabileceğini veya düzenleyebileceğini seçmenize izin veren benzersiz izinler vardır. Gelişmiş güvenlik özellikleri, bir belge bir kullanıcıyla paylaşıldıktan sonra erişimi kısıtlamanıza veya iptal etmenize olanak tanır, böylece artık belgeye erişemezler.

7. Müşteri desteği ve servisi

PDF yazılımı doğası gereği kullanımı kolay yazılım çözümleri olsa da, sağlayıcınızın yine de onu tam potansiyeliyle kullanabileceğinizden emin olması gerekir. Yazılım sağlayıcının, çözümün nasıl kullanılacağına ilişkin öğreticiler ve kılavuzlarla sizi donattığını görün.

‍

Basit sorunları kolayca çözmenize yardımcı olacak SSS'ler olmalıdır. Ayrıca, daha büyük sorunların çözülmesine yardımcı olmak için anında müşteri hizmetleri olması gerekir. Bir sağlayıcının verdiği hizmetin kalitesi hakkında bilgi sahibi olmak için yorumlarına ve kullanıcıların ne söylediğine bakın.

‍

Sağlayıcınızın sorunları çözmede ne kadar verimli olduğu konusunda size gerçekçi bir fikir verecektir. Ayrıca, sağladıkları hizmetin kapsamı hakkında temel bir fikir edinmek için her zaman sağlayıcının kendisine müşteri hizmetleri hakkında soru sorabilirsiniz .

8. bulut tabanlı

Bulut tabanlı PDF yazılım çözümleri, şirketler tarafından en çok tercih edilen çözümlerden bazılarıdır. Bunun nedeni, bunların kullanımı oldukça kolay olan ve .

‍

PDF sisteminizin ağır veya yavaş olmasını istemezsiniz. Ayrıca, yavaş işleyen bir sistem, yavaş işlemesiyle tüm işlem akışınızı engelleyebilir . Bulut tabanlı bir sistemin kullanımı hızlı, çevik ve esnek olmasının yanı sıra kullanıcıların çoğu için erişimi kolaydır.

9. e-imza entegrasyonu

Kaynak

‍

E-İmza seçeneği , giderek daha fazla işletme sanal işler yürütürken, günün ihtiyacı olarak ortaya çıktı. Fiziksel belgeleri bir tarafa gönderemez ve imzalarıyla geri almak için günlerce bekleyemezsiniz.

‍

PDF yazılımınız , kullanıcıların bir belgeyi dijital olarak imzalamasına ve kalitesini bozmadan geri göndermesine olanak tanıyan bir e-İmza aracına sahip olmalıdır. Taraflar arasındaki işlemleri hızlandırmaya yardımcı olur ve süreçleri çok daha verimli hale getirir.

10. Otomasyon

Otomasyon , özellikle işletmeniz büyük ölçekte faaliyet gösteriyorsa ve günlük olarak çok sayıda belgeyi işlemeniz gerekiyorsa, tüm kurumsal süreçlerin bir ihtiyacıdır. Doğru seçimi yapabilmek için PDF yazılımınızdaki otomasyon özelliklerini arayın.

‍

Sürükle ve bırak araçları ve bul ve değiştir araçları gibi otomasyon özellikleri, görevlerinizi hatalara yer bırakmadan daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur. Ek açıklamalar ve işaretlemeler, PDF'leri daha hızlı düzenlemenize yardımcı olur.

‍

Bir sonraki kullanıcının bunları daha hızlı işlemesini kolaylaştıracağı gibi, aranacak noktaları anında bilecektir. Bu şekilde, onları hiçbir zaman işleme koyabilirler.

Günlük operasyonlarınızı kolaylaştırmak için zengin özelliklere sahip ve çevik PDF yazılım çözümlerini seçin

PDF'ler, kurumsal işlemler için go-to dosya formatları olarak ortaya çıkmıştır. Bunları işlemek ve yönetmek için doğru yazılım çözümünü seçmek, içlerindeki en iyiyi ortaya çıkarmanıza ve bir işletme olarak günlük operasyonlarınızı kolaylaştırmanıza yardımcı olacaktır.

‍

Hareket halindeyken düzenleme ve platformlar arası işbirliği gibi özellikleri PDF yazılımınızda arayın. Her tür kullanıcı için hafif ve kullanımı kolayken birinci sınıf güvenlik sunmalıdır.

‍

İşlemlerinizi kolaylaştırmak için bir PDF yazılımının sahip olması gereken en önemli özelliğin ne olduğunu düşündüğünüzü yorumlarda bize bildirin.

‍