İş Organizasyonu: İş organizasyonunda ustalaşmak için 10 İpucu

İşlerinde başarılı insanların sırrı nedir merak mı ediyorsunuz? Doğal olarak, bunun tamamen bireysel bir mesele olduğunu hemen fark edersiniz, çünkü her çalışan benzersiz bir dizi sert ve yumuşak beceriye, kişilik veya karakter özelliğine sahiptir. Bununla birlikte, günlük görevlerinizin performansını iyileştirmek ve beklenen sonuçlara ulaşılmasını artırmak için ilgilenebileceğiniz bir unsur vardır: İyi bir iş organizasyonu. Nasıl? Aşağıda bunu gerçekleştirebilecek 10 organizasyon ipucu listemizi bulacaksınız.

İş organizasyonu – içindekiler tablosu:

1. İşinizi planlayın
2. Her seferinde bir hedefe (ve göreve) odaklanın
3. Düzenli molalar vermeyi unutmayın
4. Öncelikleri belirleyin
5. Tahmin ve kontrol süresi
6. Bireysel üretkenlik döngüleri oluşturun
7. Dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulun
8. Kanban panolarıyla çalışın
9. İşinizi kolaylaştırmak için araçlar kullanın
10. Meslektaşlar için sınırlar belirleyin
11. Daha iyi iş organizasyonu – artık ne yapacağınızı biliyorsunuz

İşinizi planlayın

Programınızı özel bir çevrimiçi araçta, çevrimiçi bir not defterinde, geleneksel olarak kağıt üzerinde düzenleyebilirsiniz (sizin için en uygun yol hangisiyse) - kuruluşunuzu geliştirmekle ilgileniyorsanız çalışmanızı planlamayı unutamazsınız. Belirli bir gün veya hafta için yapılacak tüm görevleri yazmak, bahsettiğimiz sonraki adımların temelini oluşturur. Ancak, işteki zamanınızın yalnızca %80'ini planladığınızı unutmayın; geri kalanı öngörülemeyen olaylar için ayrılmalıdır.

Her seferinde bir hedefe (ve göreve) odaklanın

Kendiniz için belirlediğiniz her şeye hemen ulaşamayacaksınız - tıpkı öğleden önceki gün için planladığınız tüm görevleri tamamlayamayacağınız gibi. Şu anda en önemli olan şeye odaklanın ve olumlu sonuçlar göreceksiniz.

Düzenli molalar vermeyi unutmayın

Molalarınızı her gün aynı saatte planlamak en iyisidir (elbette mümkün olduğu kadar) - bu şekilde vücudunuz belirli bir çalışma ritmine girerek hedeflerinize ulaşmanızı kolaylaştıracaktır.

Öncelikleri belirleyin

Hangi görev önemli ve acil ve hangisini geri koymalı? İşinizi planladıktan sonra, çeşitli sorumlulukları hangi sırayla yerine getirmeniz gerektiğini belirlemelisiniz (Eisenhower matrisi bu konuda size yardımcı olacaktır). Bu şekilde, tam olarak ne yapacağınızı ve kendinize bir an bile tereddüt etmeden bir görevden diğerine nasıl sorunsuzca geçeceğinizi bileceksiniz.

Tahmin ve kontrol süresi

İşteki zamanınızı en iyi şekilde düzenlemek için, belirli bir görevi tamamlamanızın ne kadar süreceğini tahmin etmeye de güvenmelisiniz. Bu şekilde, tamamlama motivasyonunuzu artırırken, zaman üzerinde kontrol sahibi olacaksınız. Görevlerinizin hızını sürekli olarak kontrol etmek, darboğazları tahmin etmenize ve gelecek için dersler çıkarmanıza olanak tanır (örneğin, belirli bir görev türünün uzatılmış bir son teslim tarihi gerektirdiği gerçeği açısından). Bu iki eylem, iş organizasyonunu önemli ölçüde geliştirir.

Bireysel üretkenlik döngüleri oluşturun

En iyi hangi saatlerde çalışırsın? Sabah, öğlen veya öğleden sonra daha üretken olup olmadığınızı (ve bu gerçeğin işteki öğünlerinizle nasıl ilişkili olduğunu) keşfetmek, günlük işlerinizi daha iyi organize etmenin başlangıç ​​noktasıdır. Ne de olsa, en zorlu görevleri kendinize en üretken olduğunuz zamana bırakmak en iyisidir, böylece onları tamamlamak en azından biraz daha kolay gelmelidir. Verimliliğin en düşük olduğu dönemde ise otomatik ve fazla taahhüt gerektirmeyen tekrarlayan işler yapmalısınız. Bu yaklaşım, işte boşa harcanmış zaman hissinden kurtulmanıza yardımcı olacaktır.

Dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulun

Günlük görevleri yerine getirmek için sosyal medyayı kontrol etmek, iş arkadaşlarını ziyaret etmek veya e-postaları incelemek gibi her türlü dikkat dağıtıcı şeye sürekli yenik düşmek kadar kötü bir şey olmadığını unutmayın. Neden? Çünkü kafamızın önündeki işe odaklanması biraz zaman alıyor ve her dikkat dağınıklığı konsantrasyonumuzu bozuyor ve sıfırdan başlamak zorunda kalıyoruz. Bu nedenle, iş süreniz boyunca belirli siteleri bloke etmek veya Pomodoro tekniğini (döngüler halinde çalışmayı destekleyen) kullanmak, dikkatinizin dağılmasına yenik düşmemek için iyi bir fikirdir.

Bu bağlamda, hem ofiste hem de evde çalışırken dikkatinizi dağıtacak şeylerle karşılaştığınızı unutmayın - sizi işinizden en çok neyin uzaklaştırdığını belirleyin ve ardından iş akışınızı iyileştirmek için bu sorunları ortadan kaldırmaya çalışın.

Kanban panolarıyla çalışın

Yapılacak işlerinizi Kanban tahtasında görselleştirmek (sütun bölümü yap-yap-yap-yap-yap-yap-yap-yap-yap-yap-yap-yapma şeklindedir) iş akışları üzerindeki kontrolü geliştirir. Dahası, başkalarının şu anda kaynaklarınızı kullanıp kullanamayacaklarını görmelerini sağlar veya belki de önemli bir göreve odaklanıyorsunuz ve yardım edecek alan bulamıyorsunuz.

İşinizi kolaylaştırmak için araçlar kullanın

Bir ekipte çalışıyorsanız ve bireysel ekip üyeleri arasındaki iletişimi geliştirme ihtiyacı hissediyorsanız, bu tür yazılımları (Firmbee proje yönetim yazılımımız gibi) düşünün. Gerçekleşen süreçlerle ilgili tüm gerekli bilgileri tek bir yerde saklamanıza izin veren çözümler, ilgili kişilerin işlerinin organizasyonunu çok hızlı ve etkili bir şekilde iyileştirebilir. Ancak, (sorunlara neden olan alanları analiz ederek) ekibinizin ihtiyaçlarına uygun şekilde seçmeyi unutmamalısınız.

Meslektaşlar için sınırlar belirleyin

Son tavsiye, çok az kişinin almak isteyeceği bir tavsiyedir çünkü bunu yaparak "yardımcı olmayan arkadaş" etiketi alacağınıza inanılır. Bununla birlikte, bazen meslektaşlarınıza şu anda onlara yardım etmeyeceğinizi iletmek, başkalarını zorla desteklemekten ve daha sonra görevlerinizde hem size zarar verebilecek (stres ve fazla mesai ile ilgili fiziksel ve zihinsel sağlık sonuçları) hem de görevlerinizde gecikmelerle karşılaşmaktan daha iyidir. organizasyon (kaçırılan teslim tarihleri ​​nedeniyle).

Daha iyi iş organizasyonu – artık ne yapacağınızı biliyorsunuz

Yukarıda sıraladığımız ipuçlarının “önemsiz” olduğunu ve iş hayatınızdaki karmaşayı gidermek için kesinlikle yeterli olmadığını düşünebilirsiniz. Ancak, bazılarını günlük aktivitelerinize dahil etmeye çalışın ve sonuçların tahminlerinizi çok aşacağını hemen fark edeceksiniz. Tabii ki, yukarıda listelenen tüm ipuçları sizin durumunuzda tam olarak işe yarayacak değildir (hepsi şimdiye kadar çalışmanızı organize ederken hangi sorunları yaşadığınıza bağlıdır), ancak hiç şüphesiz bunlar bir fikir edinmek için uygun bir başlangıç ​​​​noktasıdır. değiştirin, uygulayın ve ardından – sonuçların tadını çıkarın.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle