Etkili Bir Masaüstü Egzersizi Tasarlamak ve Yürütmek için 4 Adım

Genellikle TTX veya TTE olarak kısaltılan masa üstü egzersiz, bir kriz için özel bir hazırlık şeklidir. Diğer risk yönetimi yaklaşımlarından en karakteristik özelliği olan stressiz bir atmosfer ile ayrılır. Bu nedenle ekip, alınması gereken önlemlerin bireysel kapsamlarını, belirli ekip üyelerinin rollerini ve olası senaryoları, kolaylaştırılmış grup tartışması biçiminde konuşur.

Her şey, saha egzersizlerinde olduğu gibi, yaparak veya eyleme geçirerek değil, konuşarak, paylaşarak ve çözüm bularak gerçekleşir. Böyle bir biçimde, en önemli şey, teorik hükümlerin gerçek acil durumlara dönüşüp dönüşmediğini öğrenmek ve görmektir. Bu makaleden, masa üstü alıştırmaların bir kuruluşa hangi değerleri getirebileceğini, bunları ne zaman yapmaya değer olduğunu ve nasıl doğru bir şekilde yürütüleceğini öğreneceksiniz.

Bir masaüstü egzersizi yapmak için temel kurallar

Bir masa başı tatbikatı, acil bir durumda izlenecek prosedürleri ve alınacak önlemleri tasarlamayı amaçlayan bir toplantıdır. Kuruluşun türüne bağlı olarak, bir siber saldırıya, deprem gibi bir doğal afete veya ani bir terör saldırısına yanıt vermenin ana hatlarını içerebilir. Aynı zamanda, temel ekip üyelerinin kaybıyla nasıl başa çıkılacağını bulmak veya bir rakibin pazarda aniden ortaya çıkması gibi daha gündelik bir kapsamı da olabilir.

Acil durumun derecesi ne olursa olsun, masa üstü tatbikatların ortak bir noktası vardır: Alınacak özel önlemler ve bunların ilerlemesi ile hazır bir senaryo. Senaryo olmadan, bir TXT yürütmenin hiçbir anlamı yoktur. Çünkü bu tatbikatların temel amacı, organizasyonda işleyen teorik hükümlerin gerçeğe yansıtılıp yansıtılmadığını ve değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini kontrol etmektir. Bu nedenle, kuruluşunuzun acil bir durumda tanımlanmış bir eylem planı yoksa, ilk adım böyle bir senaryo yazmak olmalıdır.

Alıştırmalar, tüm ekip üyelerinin belirli durumlara özgürce yanıt vermedeki rollerini tanımlamalarına ve rahatsız edici sorunları korkmadan veya utanmadan tartışmalarına olanak sağlamak için rahat bir ortamda gerçekleştirilir. Burada önemli olan rekabet ve çalışanların baskı altında hareket edip edemeyeceklerini test etmek değil, öğrenmek ve ekip olarak çalışmaktır.

Bir masaüstü egzersizi yapmanın getirdiği değer nedir?

Bir masa başı tatbikatını yürütmek, saha tatbikatı kadar zaman alıcı değildir, ancak yine de zaman ayırmayı ve bireysel ekip üyelerini bir araya getirmeyi gerektirir. Bazı kaynakları ayırmanız gerekecek, ancak karşılığında alacağınız şey yalnızca kuruluşa değil, ekip üyelerine de pek çok fayda sağlayacaktır.

TXT'nin kuruluşa getirebileceği değer

• Sıradan bir toplantı sırasında prosedürleri doğrulamak, bir kriz sırasında "canlı" test yapmaktan çok daha fazla tercih edilir
• Kuralları iyileştirme, boşlukları kapatma ve düzeltici eylemleri uygulama fırsatı
• Acil müdahale tekniklerini geliştirme fırsatı
• Bireysel ekip üyeleri arasındaki bağları güçlendirin
• Çalışanların protokollerin teorik hükümlerini bildiğini ve takip ettiğini doğrulayın

TXT'nin ekip üyelerine getirebileceği değer

• Rolünüz üzerinde rahat bir formatta çalışma fırsatı
• Belirli bir durumla başa çıkmanın sonraki adımlarını hatırlamak için daha iyi koşullar
• Soru sorma fırsatı, bilginizi genişletin
• Senaryoları ve testleri çalıştırmak, bireysel kayıtlarda değişiklik veya iyileştirme önerilerinde bulunmayı kolaylaştırır

Masa üstü egzersiz nasıl yapılır?

1. Bir masaüstü egzersizi yürütmenin amacını belirleyin

Bir masaüstü egzersizi için planlama, gerçekleştirildikten sonra ulaşmak istediğiniz hedefi ve elde edilen sonuçları nasıl uygulamayı planladığınızı tanımlayarak başlamalıdır. Bazıları için kilit konu, daha önce planlardaki çeşitli hükümleri analiz etme fırsatını kaçıran ekip üyelerini eğitmeyi içerecektir. Diğerleri, içinde teorik ilkelerin gerçekliğe yansıtılıp yansıtılmadığını değerlendirme şansı bulacaktır. Bu tür egzersizleri yürütmek için ana teşvikiniz ne olursa olsun, planladığınızdan çok daha fazla fayda sağlamaları kaçınılmazdır.

2. İlgili kişileri belirleyin ve alıştırmadaki rollerini tanımlayın

Masa başı alıştırma statik olmasına ve sıradan bir grup sohbeti şeklinde gerçekleştirilmesine rağmen, yine de uyulması gereken belirli kurallar vardır. Alıştırmaya katılacak kişileri belirlemeli ve onlara belirli roller atamalısınız. Diğer insanlar senaryoyu izleyebilir ve takip edebilir, ancak kaosu önlemek için tatbikatın kendisi sırasında aktif rol almamalıdırlar. Gözlemciler ayrıca tatbikatın değerlendirilmesi ve belgelenmesi sırasında faydalı olabilecek kendi bakış açılarını da dile getirebilirler, bu nedenle TXT'den hemen sonra soru sormak ve önerilerde bulunmak için bir zaman ayırmaya değer.

Tüm çabanın hayati bir unsuru, doğru liderin/kolaylaştırıcının atanmasıdır. Ekibinizden birini seçebilir veya bu görev için bir profesyonel tutabilirsiniz. Her iki durumda da, yalnızca senaryoyu ve şirketin kurallarını ve bireysel ekip üyelerinin görevlerini çok iyi bilen değil, aynı zamanda alıştırmayı düzgün bir şekilde yürütmek için belirli kişiler arası niteliklere sahip biri olmalıdır.



Kolaylaştırıcı, grubu ne zaman takip edeceğini ve ne zaman gruba liderlik edeceğini bilmeli ve dikkatlice karar vermelidir. Bir kişinin sahip olması gereken en önemli değer, yaratıcı tartışma için rahat koşullar sağlama ve tartışmayı amacına uygun tutmak için başkanlık etme becerisidir. Yerleşik bir masa üstü egzersiz lideri, grubu hissedecek ve gevşeklik ile katı kurallar arasında sağlam bir denge kuracaktır.

3. Belirli bir senaryo tanımlayın

Senaryo, kuruluş için en gerçek olan potansiyel tehdide yanıt vermelidir. Çoğu, işin türüne ve aynı zamanda genel merkezin konumuna da bağlıdır. Böyle bir eylem planı, bir kasırganın veya başka bir unsurun meydana gelmesini ele alabilir, ancak aynı zamanda büyük bir bilgisayar korsanlığı saldırısıyla başa çıkmak için sonraki adımları da belirleyebilir.

Hedefiniz ne olursa olsun, senaryo oldukça gerçekçi bir durumu tanımlamalı ve ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Bireyleri doğru zihniyete sokmak ve doğru kararları aldıklarını kontrol etmek için sorular içermelidir. Bunun nedeni, her ekip üyesinin bir kriz durumunda kiminle iletişime geçeceğini, hangi eylemlerin gerekli olduğunu ve kalan kaynakları önceliklendirip koruyacağını bilmesi gerektiğidir. Planlanan toplantıdan önce genel senaryoyu tanımaya alışmalılar ki ona iyi hazırlanabilsinler.

Senaryo belirli bir komut dosyası içermelidir, ancak burada biraz esneklik üzerine bahse girmeye değer. Belki de tartışma sırasında daha fazla nokta değişecek ve ekip üyelerinin yaklaşımı tüm duruma yeni bir ışık tutacaktır. Böyle bir durumda liderin tartışmayı kesmemesi, akışına bırakması ve daha iyi, güncellenmiş bir senaryo oluşturmak için orijinal senaryodan biraz uzaklaşması en iyisidir.

4. Son analizi hatırla

Alıştırmalar, ekip üyelerinin rollerini anlamalarını ve acil bir durumda doğru şekilde yanıt vermek için çeşitli hükümleri bilip bilmediklerini test etmelerini sağlar. Bununla birlikte, masaüstü alıştırmanın gerçek değeri bu tartışmanın analizinden gelir ve iyileştirme yapma ve halihazırda var olan çözümleri geliştirme fırsatında yatar. Bu nedenle, alıştırma yapıldıktan sonra tüm olayı analiz etmek ve buna dayalı bir rapor hazırlamak eşit derecede önemlidir. Bu bilgi acil durum planını iyileştirebilir ve plandaki boşlukları doğrulayabilir.

Masaüstü her zaman doğru çözüm mü?

Doğal olarak, risk yönetimi ve acil durum hazırlıklarına yönelik her yaklaşımın artıları ve eksileri vardır. Sağladıkları sonuçlar, ortaya çıkan çeşitli değişkenler, ortamlar, koşullar ve insanlar tarafından şekillendirilir. Aynısı masaüstü egzersizi için de geçerlidir. Kuşkusuz, bu alıştırma mevcut yönergeleri test etmenize ve çevreyi ve insanları değerlendirmenize olanak tanır. Ayrıca diğer ekip üyelerinin önerilerini öğrenmenizi sağlar.

Aynı zamanda çok fazla kaynak gerektirmeyen ve fazla emek yoğun olmayan harika bir öğrenme ve sorgulama fırsatıdır. Dahası, bu tür tatbikatlar uzaktan da yapılabilir, bu nedenle dünyanın farklı yerlerinde bulunan kuruluşlar için iyi sonuç verecektir.

Ancak bu, bu yöntemin ideal bir çözüm olduğu anlamına gelmez, dezavantajları da vardır. İlk olarak, rahat bir atmosfer ve teorik konuşma, iyi hazırlanmış çalışanların bile başarısız olabileceği gerçek olayı asla yansıtmaz, stres ve acele etme ihtiyacı da eklenir. Masa başı bir alıştırma sırasında, herkesin rolünü bilip bilmediğini kontrol edebilirsiniz, ancak plandaki tüm kusurları her zaman tespit edemezsiniz. Bazıları teorik tartışmalar sırasında değil, yalnızca gerçek hayattaki durumlarda ortaya çıkacaktır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle