5 yaygın faturalandırma hatası

Hatalar kaçınılmazdır. Fatura düzenlerken, arada bir olma eğilimindedirler. En sık yapılan faturalandırma hataları nelerdir? Fatura hatalarından nasıl kaçınılır? Ne gibi sonuçları olabilir? Bu soruların yanıtlarını öğrenmek istiyorsanız, yaygın 5 faturalama hatasıyla ilgili makalemizi okuyun.

5 yaygın faturalandırma hatası - içindekiler

1. Yanlış fatura numarası
2. Yanlış karşı taraf verileri
3. Ödeme yöntemi hakkında bilgi yok
4. Mal veya hizmetlerin yanlış tanımı
5. Faturalandırma hataları
6. Özet

Yanlış fatura numarası

Her faturanın benzersiz bir numarası olmalıdır. Bu bariz bir şey ama bazı durumlarda bu faturalandırma hatalarını yapmak çok kolay. Bu, özellikle fatura düzenlemek için Word veya Excel gibi programları veya eşdeğerlerini kullanıyorsanız geçerlidir. İlk bakışta faturalandırma işinizi kolaylaştıracak gibi görünebilir. Bu tür programlarda, yalnızca sonraki belgeleri düzenlerken verileri değiştirmeniz gereken hazır fatura şablonları hazırlayabilirsiniz. Ancak bu çözümün büyük bir dezavantajı var.

Sonraki dosyaların üzerine yazmak, numaralandırmada kaybolmanıza neden olabilir. Faturaları bir Word belgesinde birbirini izleyen sayfalar veya Excel'de birbirini izleyen sayfalar olarak kaydetmek de yanlışlıklara yol açabilir.

Fatura numaralandırmasında en yaygın faturalama hataları nelerdir? İki tür vardır: mükerrer fatura numaraları ve numaralandırmadaki boşluklar. Bu faturalandırma hatalarının her ikisi de vergi makamları tarafından kontrol edildiğinde hoş olmayan sonuçlar doğurabilir. Boşluk içeren numaralandırma, düzenlenen tüm faturaların vergi hesaplamalarına dahil edilmediğini gösterebilir. Numaralandırmadaki boşluklar, tesadüfi olsalar ve vergi makamlarını yanıltma amacı taşımasalar bile ciddi şüphelere yol açacaktır.

İkinci tür hata, yani aynı numaraya sahip ancak farklı içeriğe sahip iki veya daha fazla fatura, vergiden kaçınmak için kasıtlı olarak bu şekilde düzenlendiğini düşündürebilir. Bu durumda, muhasebe yazılımı aynı numara ile iki veya daha fazla belge girmenize izin vermeyebileceğinden, bu tür faturaların kaydedilmesi konusunda da bir sorun olabilir.

Özellikle müşterilerinize bu tür hatalı faturalar gönderdiyseniz ve ancak daha sonra yanlış numaralandırma yaptığınızı fark ettiyseniz, bu tür hataları düzeltmek kolay olmayabilir. Müteahhitleriniz için çok önemli değiller çünkü faturalarınızın doğru numaralandırmasını kontrol etmiyorlar. Bu nedenle bu tür faturaları sorunsuz bir şekilde ödeyebilirler. Ancak vergi denetimi durumunda bunun için cezalandırılabilirsiniz. Bu nedenle, örneğin, numaralandırmanın otomatik olarak atanacağı bir faturalandırma programı veya uygulaması kullanarak bunları önlemek daha iyidir. Bu sayede fatura hatalarından kaçınacak ve yanlış numara ile fatura kesmediğinizden emin olacaksınız.

Yanlış karşı taraf verileri

Biz sadece insanız ve zaman zaman hepimizin başına yanlış adımlar gelir. Faturalandırdığınız şirketin adında bir yazım hatası veya müşterinizin adının yanlış yazılmış olması olabilir. Tipik bir tanesi de yüklenicinin yanlış adresidir. Böyle bir durumda çeşitli hatalar olabilir: yanlış bina numarası, yanlış posta kodu, yanlış sokak adı ve hatta şirket merkezinin yanlış yazılmış bir şehri. Müşterinizin vergi kimlik numarasını faturaya yanlış yazmanız da söz konusu olabilir.

Görünüşe göre bunlar sadece küçük şeyler. Ancak adı veya soyadı yazım hataları içerdiğinde kimse bundan hoşlanmaz. Ek olarak, vergi sonuçlarına yol açabilirler. Yanlış yüklenici verileri, bu faturayı işinin bir maliyeti olarak kabul edememesine neden olabilir. Böyle bir durumda verilerin düzeltilmesi gerekecektir. Bu, böyle bir faturanın ödenmesi için beklemeniz gereken süreyi uzatacaktır, çünkü müşteriniz belgeyi doğru verilerle alana kadar ödemeyi durdurabilir.

Başka bir kusur türü, tamamen farklı bir alıcının verilerine fatura düzenlemektir. Bu, özellikle faturalar bir dosyadaki verilerin üzerine yazılarak manuel olarak oluşturulduğunda olabilir. Bu durumda, satılan mal veya hizmetlerin doğru miktarları faturaya dahil edilir, ancak alıcı verileri önceki faturadan kalır.

Bu gecikme, böyle bir faturayı, üzerinde listelenen ürünleri sizden satın almayan yanlış alıcıya göndermenize neden olabilir. Sizden satın alan bir yükleniciye de gönderebilirsiniz, ancak alıcının bilgileri o faturada yanlış olacaktır. Onları düzeltene kadar, kesinlikle böyle bir fatura için ödeme alacağınıza güvenemezsiniz.

Onlardan nasıl kaçınılır? Bir faturalandırma programının yardımınıza gelebileceği yer burasıdır. Müşterilerinizin bir veritabanını oluşturmak için kullanabilirsiniz. Verilerini yalnızca bir kez kontrol etmeniz yeterlidir, böylece daha sonra kusursuz bir şekilde faturalandırabilirsiniz. Bazı programlar, şirket verilerini devlet kayıtlarından indirmenize olanak tanır, böylece fatura keserken bu hataları önleyebilirsiniz.

Ödeme yöntemi hakkında bilgi yok

Herkes hesabına para yatırılmasını sever. Ancak nasıl ödeme yapılacağına dair bilgi eksikliği, fatura ödemeyi imkansız hale getirebilir.

Burada banka hesap numarası olmamasından yanlış hesap numarasına, faturanın ne zaman ve nasıl ödeneceğini bilememeye kadar çeşitli hatalar meydana gelebilir. Buradaki yanlışlıkların çeşitli sonuçları olabilir. Vade tarihini kaçırmak, muhtemelen müşterinin faturayı yasal süre içinde size ödemesine neden olacaktır. Ancak yanlış bir hesap numarası veya hatta eksikliği, yüklenicinin size ödeme yapamamasına neden olacaktır. Yalnızca bu verileri düzelttiğinizde veya tamamladığınızda, faturanın ödenmesine güvenebilirsiniz.

Mal veya hizmetlerin yanlış tanımı

Faturalar, satılan mal ve hizmetlerin doğru tanımlarını içermelidir. Mallar söz konusu olduğunda hatalar çok daha az yaygın olsa da, hizmetlerin iyi bir şekilde tanımlanması birçok soruna neden olabilir. Müşteriniz, sipariş ettiği şey için ödeme yaptığından şüphe etmemelidir. Bu nedenle faturadaki bilgilerin siparişteki verilerle eşleşmesi gerekir.

Yüklenicilerinizin sahip olduğu prosedürlere bağlı olarak, bazıları sağladığınız hizmetlerin daha ayrıntılı açıklamalarını gerektirebilirken bazıları gerekmeyebilir. Yine de, daha sonra ödeme almakta sorun yaşamamak için doğruluğu sağlamak iyi bir fikirdir. Yanlış bir açıklamanın düzeltilmesi gerekecek ve bu muhtemelen biraz zaman alacaktır. Sonuç olarak, böyle bir fatura için beklediğinizden daha geç ödeme alabilirsiniz. Bu soruna bir çözüm, satılan malların bir kataloğunu ve bireysel hizmetlerin doğru tanımlarını oluşturmak olabilir. Bu şekilde, teklifinizin faturada her zaman açık ve okunaklı açıklamalarına sahip olursunuz.

Faturalandırma hataları

Bir fatura herhangi bir muhasebe hatası içermemelidir, ancak bu durumlar ortaya çıkabilir. En sık göründükleri birkaç yer var. Bunlara ödenecek toplam tutar dahildir. Yanlış eklenmiş olabilir, bu da faturayı ya eksik ya da abartılı yapar. Bu seçeneklerin hiçbiri yararlı değildir. Neden? Niye? Çünkü faturayı kesen kişiye kötü yansır.

Müşteri, sizin tarafınızdan düzenlenen belgenin muhasebe hataları içerip içermediğini dikkatli bir şekilde kontrol etmeyebilir ve böyle bir fatura için ödeme yapabilir. Ancak sonuç olarak, çok az veya çok fazla para alabilirsiniz. İlk durumda, müşteriden fazladan ödeme yapmasını istemeniz gerekecek, bu da sizi kötü bir duruma sokabilir. İkinci durumda, müşteri fazla ödemenin geri ödenmesini talep edebilir ve bu da şirketinizin itibarına kötü bir şekilde yansıyabilir. Her iki durumda da, böyle bir faturaya vergi denetimi tarafından itiraz edilebilir, bu nedenle bundan kaçınmak daha iyidir.

Faturada muhasebe hatalarının meydana geldiği bir diğer yer de satılan malın değerinin hesaplanmasıdır. Bu durumda adet sayısı ile tek parça fiyatının çarpılmasında hata olabilir. Bu genellikle hesaplamalar manuel olarak yapıldığında olur. KDV değeri hesaplanırken de bir hata meydana gelebilir. Bir faturalama programı kullanmak, hesaplamalar otomatik olarak orada yapıldığından, bu tür faturalama hatalarından kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Faturalama hataları – özet

Faturalama hataları herkesin başına gelir. Ancak, yasal sonuçları olabileceğinin farkında olmalısınız. Fatura hataları da ödemelerdeki gecikmelere katkıda bulunur ve şirketinizin güvenilirliğini olumsuz yönde etkileyebilir. Çözümlerden biri, birçok işlemi otomatikleştiren ve aynı zamanda temel hatalardan kaçınmanıza olanak tanıyan özel faturalama platformları kullanmaktır.

Ayrıca okuyun: Bir fatura neleri içermelidir? – 12 temel unsur

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube'daki meşgul arılar topluluğumuza katılın .

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışanları ve ortakları ararken, dünyaya açıklık ve merak, en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle