Harika Bir Sanal İşyeri Yaratmak İçin Olması Gereken 5 Şey

Ben bir yatak odasında çalışıyorum (peki… ne yatak ne de bir kanepe var - bu bir ofise dönüştürülmüş bir yatak odası, bu yüzden aslında bir öğleden sonra gizlice uyumak için ofisten ayrılmam gerekiyor).

PMG tamamen sanal bir iş yeridir , bu nedenle 19 çalışanımız yalnızca evlerinde çalışmaktadır. Ofis alanımız yok. Ve 10 yıldır çalışmasını sağladık ve ekibimiz kesinlikle düzenlemeye değer veriyor. Ayrıca yalnız olmadığımızı da biliyoruz - diğer birçok küçük ve orta ölçekli firma sanal işyerleri işletiyor ve giderek artan sayıda daha büyük şirket, telekomünikasyon veya çalışanların en az birkaç gün evden çalıştığı hibrit bir durum fikrini benimsiyor. hafta.

Aileler ve Çalışma Enstitüsü'nün 2014 Ulusal İşverenler Araştırması, 2009'da gerçekleştirilen son araştırmadan bu yana, çalışanlarının en az bir kısmının ara sıra evden çalışmasına izin veren işverenlerin sayısında %17'lik bir artış ve %15'lik bir artış olduğunu bildirdi. çalışanlarının düzenli olarak evden çalışmasına izin veren işverenlerin sayısında.

Şirketiniz ister zaman zaman ister her gün sanal bir işyeri olsun, bu ayarların özel dikkat gerektirdiğini anlamak çok önemlidir. Meslektaşımız ve arkadaşımız Nancy Settle-Murphy, tüm işini firmaların sanal ekipleri başarılı bir şekilde yönetmesine yardımcı olmaya adadı ve müşteri listesinde Procter & Gamble, IBM ve Partners Healthcare gibi isimler var - bu nedenle, dikkate almaya değer olduğu açıktır! Nancy, yakın zamanda The Wall Street Journal'dan Sue Shellanbarger ile Work & Family makalelerinden biri için temasa geçti. (Not: Makalenin tamamını yalnızca WSJ aboneleri görecektir.)

Başarılı bir sanal işyerinde yararlanılabilecek temel avantajlardan bazıları şunlardır:

• En iyi yetenekleri çekmek ve elde tutmak
• İş-yaşam dengesini gerçekten tanıyan bir kültür yaratmak
• Ofis alanını ve ilgili masrafları genişletmek zorunda kalmadan daha az genel gider ve daha fazla ölçeklendirme yeteneği
• Bireyler ve ekipler arasında daha yüksek üretkenlik

Tabii ki, çalışmak hem işverenler hem de çalışanlar için potansiyel tuzaklar olmadan gelmez. İş adaylarıyla görüşürken, her zaman sanal bir iş yerinin herkese göre olmadığına dikkat çekiyoruz.

Sanal olarak çalışmaktan kaynaklanabilecek daha yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:

• Özellikle başkaları tarafından enerji verilen dışa dönükler için bir izolasyon hissi
• Ekiplerinin fiziksel olarak hazır bulunmasını seven yöneticiler için daha az kontrol hissi.
• İşin nabzını tutmak için daha az beceri (fiziksel su soğutucusu, dinlenme odası veya bölme sohbeti yok).
• Projeler hakkında iletişim eksikliği.
• İş ve ev hayatı arasındaki dikkat dağıtıcılar ve bulanık çizgiler. İşinizden hiç uzak kalmadığınızı hissedebilirsiniz ya da tam tersine işinize tam olarak odaklanabileceğinizi asla hissetmeyebilirsiniz.

15 yılı aşkın bir süredir sanal bir iş yeri işlettikten sonra, çok şey öğrendiğimizi hissediyoruz - ve hem avantajlardan yararlanmak hem de tuzaklardan kaçınmak için bu tür bir işletmenin neye ihtiyacı olduğuna dair sağlam bir fikre sahibiz. Hatta, özellikle tüm çalışanlarımız adaylığımıza katkıda bulunduğu için, gurur duyduğumuz En İyi Çalışan Kadın İş Yeri için 2015 Stevie Ödülünü bile kazandık!

İşte harika bir sanal iş yeri yaratmak için bir işletmenin sahip olması gereken beş şey:

1. Teknoloji

Ekipler kısmen veya tamamen sanal olduğunda iletişim ve işbirliği kritik öneme sahiptir, bu nedenle teknik araçlarınızın birinci sınıf olması gerekir. Neyse ki, bazı harikalar mevcut - Trello'dan Dropbox'a, Zoom'dan Slack'e.

Doğru teknoloji araçları, ekip üyelerinizi iletişim halinde tutmak, projelerin sorunsuz çalışmasını sağlamak ve tüm belge ve bilgileri hızlı bir şekilde erişilebilir kılmak için çalışacaktır. Yöneticilerin geri bildirim toplamasına ve işi takip etmesine yardımcı olabilirler. Ayrıca güçlü bir şirket kültürünün desteklenmesine de yardımcı olabilirler - evet, bu sanal bir işyerinde, insanlar yan yana çalışmadığında bile mümkündür (ve önemli!).

2. Güven

Bir yönetici veya işletme sahibi, işlerini uzaktan yapmaları için çalışanlarına güvenemezse, sanal bir iş yeri başarısız olur. Esnek bir çalışma ortamını destekleyen kuruluşun tepesinden tam bir katılım olması gerekir.

PMG'de adaylarımıza, kendilerini konumlarında mükemmelliğe ulaşmaya adamış oldukları için mikro yönetime ihtiyaç duymayan profesyonelleri işe aldığımızı söyleriz. Ekip üyelerimizin iş gününün her anında nerede olduğunu bilmemize gerek yok.

Şimdi, normal çalışma saatlerine uyulması gerektiğini de öğrendik - her gün 23:00 - 7:00 arası çalışmak isteyen veya sadece hafta sonları çalışmak isteyen birini istihdam etmek istemeyiz, çünkü bu makul bir şekilde planlanmış müşteriye izin vermez. toplantılar vb.

Ayrıca, çalışanlar için şirketteki rolleri, sahip oldukları iş ve performansın nasıl ölçüleceği hakkında belirli beklentiler belirlenmelidir. Bu bilgi ilgili tüm taraflar için açıksa, işlerini nasıl yaptıklarına ilişkin lojistik ayrıntılar daha az önemlidir.

3. Zaman Yönetimi

Sanal olarak çalışmak herkes için uygun değildir. Bazı insanlar işi kişisel yaşamlarından ayırmayı çok zor bulacak ve sonuç olarak iş günü boyunca ev hayatıyla meşgul olacak ve bunun tersi de geçerli olacaktır. Ekibinizin, çalışma süreleri boyunca verimli bir şekilde odaklanabilmeleri ve ardından zengin bir kişisel yaşama sahip olabilmeleri için kendilerini kapatabilmeleri için kendilerine sınırlar koymalarına yardımcı olmak, sanal iş yerinizin başarısını artıracak ve harika çalışanları elde tutmanıza yardımcı olacaktır.

Doğru teknoloji ve araçlara erişim kadar, evde belirlenmiş bir çalışma alanına sahip olmak da çok önemlidir. İş günü ve genel olarak hafta için bir plan oluşturmak da yararlıdır. Ekip üyelerimizden bazıları, yazma, tasarım, analiz veya diğer odaklanmış işler için yoğun zamana ihtiyaçları varsa sanal bir "meşgul" veya "ofis dışında" mesajı koymayı yararlı buluyor. Ayrıca, ekip arkadaşlarının hızlı bir beyin fırtınası için ne zaman ulaşabileceklerini veya sadece sohbet etmek için birlikte sanal bir mola verebileceklerini bilmeleri için gün içinde "ofis saatleri" olup olmadığını Skype durumlarına not etmeye teşvik ettim.

4. Seyahat Bütçesi

Tamamen sanal bir işyerinde harika bir kültür yaratmak ve yüksek üretkenlik elde etmek kesinlikle mümkündür. Ancak, en iyi sonuçlar için yüz yüze kalmanın gerçekleşmesi gerektiği gerçeğinin etrafında bir yol yoktur. İnsanları altı ayda bir veya üç ayda bir şirket toplantısı için bir araya getirmek için bir seyahat bütçeniz olması gerekir, çünkü bu canlı etkinlikler daha da güçlü bağlantılar kurmaya yardımcı olacaktır.

Herkesi bir araya getirmeye yatırım yaptığınızda, iş ve sosyal için zaman planlamanın en başarılı olacağını öğrendik. Çalışma zamanınız için sağlam bir gündem planlayın ve ardından iş arkadaşlarınızın ziyaret edip bağlantı kurabileceği sıradan bir akşam yemeği veya gezi için biraz zaman ayırın.

5. Birliktelik Duygusu

Çalışanlarınız bütün gün birlikte olmasalar ve yılda sadece birkaç kez birbirlerini görseler bile, yine de harika bir birliktelik duygusunun tadını çıkarabilir ve bir ekip olarak yüksek düzeyde işlev görebilirler. Yukarıdaki ipuçları çok yardımcı olacaktır - onlara güvenmek, doğru teknolojiyi sağlamak ve onlara güçlü bağlantılar kurmaları için zaman tanımak.

Ayrıca ekip görüşmeleri ve sanal toplantılar için mümkün olduğunca çok video kullanmak için bunu yapmaya yeni başladık. Konferans görüşmesindeyken hepimiz çoklu görevlere maruz kalırız, ancak kamera önündeyken bunu yapmak çok daha zordur. Ayrıca, ekibiniz birbirlerini görebildikleri zaman çok daha güçlü bağlantılar kuracaktır.

Ayrıca, e-posta yoluyla veya toplantılar sırasında başarıları kutlamanın, şirkette olan tüm iyi şeyleri vurgulamanın harika bir yolu olduğunu gördük. Güzel bir galibiyet elde eden ekip üyelerini tebrik etmeyi seviyoruz ve takdir için teşekkür ediyorlar. Ayrıca, müşteri projelerinde sanal beyin fırtınaları planlamak veya başka bir takıma fayda sağlayabilecek bir vaka çalışmasını paylaşmak için hesap ekiplerine zaman ayırdık.

Şirket haberlerini ve bilgilerini düzenli olarak paylaşmak, herkesin ev ofislerinde çalışırken bile daha büyük bir şeyin parçası olduklarını hatırlamalarına yardımcı olmak için değerlidir.

Doğru teknoloji, çalışanlarınıza olan sarsılmaz güven, zaman yönetimine bağlılık, canlı toplantılar için periyodik seyahatler ve bir ekip duygusu ve daha büyük resim ile sanal iş yeriniz gelişecek.