Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün Aşamalarını Anlamak İçin Kolay Kılavuz

Kaynakların, zamanın ve paranın kötüye kullanılmasını önlerken projenizi baştan sona doğru yolda tutmak, proje yaşam döngüsü aşamalarını ne kadar iyi yönettiğinize bağlıdır.

Artık, projenin türüne ve gereksinimlerine bağlı olarak proje yönetimi yaşam döngüsünün aşamalarının sayısı değişebilir; ancak bu yazıda bunların beşini ve her birinde izlemeniz gereken adımları tartışacağız.

Proje Yaşam Döngüsü Nedir?

Proje yaşam döngüsü, proje yöneticilerinin bir projeyi tamamlarken izlediği bir süreçtir. Bir projenin başlangıcından kapanmasına kadar geçen bir dizi aşamayı içerir.

Proje Yaşam Döngüsünün Beş Aşaması Nelerdir?

Projeleri birkaç aşamaya bölmek, aslında onu yönetmeyi ve kontrol etmeyi ve kalitesini iyileştirmeye çalışmayı kolaylaştırır.

Proje başlangıcı

Başlangıç ​​aşamasının ilk aşaması, proje yönetiminin sonraki birkaç aşamasının temelini oluşturacaktır. Projeyi geniş bir düzeyde tanımlayacağınız yer burasıdır.

Burada yapacaksın,

• Devam edip etmeyeceğinize karar vermek için projenin değerini ve fizibilitesini değerlendirin. Fizibilite çalışması sırasında, mevcut kaynaklarla proje gereksinimlerini karşılayıp karşılayamayacağınıza ve bir iş gerekçesi geliştirip geliştiremeyeceğinize bakacaksınız.

• Projenin paydaşlarını belirleyin. Burada, onları ve ihtiyaçlarını belirlemek ve etkilerine göre önceliklerini belirlemek için bir paydaş analizi yapacaksınız.

• Projenin çıktılarını belirleyin. Karmaşık çıktıları daha küçük parçalara ayırmak için kilometre taşlarını kullanabilirsiniz, böylece izlemesi daha kolay olur.

• Projenin amacını ve gereksinimlerini (kaynaklar, bütçe ve ihtiyaç duyulan zaman gibi) tanımlayın. Bu bilgileri içeren bir proje başlatma belgesi veya proje başlatma belgesi oluşturun. Ayrıca iş ihtiyaçlarını, hedeflerini, paydaşları ve proje risklerini de listelemelidir.

Yararlı Kaynaklar

Paydaş Yönetimi için Kolay Kılavuz

Yazılımınız için Gereksinimleri Toplayacak 9 Görsel Araç

Proje planlaması

Proje yönetimi yaşam döngüsünün planlama aşamasında, proje adımlarını gerçekleştirmek için bir strateji geliştirecek veya başka bir deyişle daha önce tanımladığınız hedeflere ulaşmak için tam olarak ne yapılması gerektiğini belirleyeceksiniz.

Burada yapacaksın,

• Projenin hedeflerini ve proje kapsamını açıkça tanımlayarak başlayın. Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanlı hedefler belirlemenize rehberlik eden SMART kriterlerini kullanabilirsiniz.

• Yapılması gerekenleri düzenleyin ve proje teslimatlarına dayalı olarak projeyi yönetilebilir görevlere ayırmanıza yardımcı olacak bir iş kırılım yapısı oluşturun.

• Ekip için proje zaman çizelgesini ve proje kilometre taşlarını özetleyen önemli kilometre taşlarını ve ürün yol haritalarını görüntüleyebileceğiniz kilometre taşı çizelgeleri veya Gantt çizelgeleri oluşturma

Proje zamanlama şablonu

Ürün yol haritası şablonu

• Gerekli kaynakları tahmin edin ve tahsis edin ve yetkin bir ekip oluşturun ve rollerini ve sorumluluklarını netleştirin.

• Projenin ilerlemesini engelleyebilecek potansiyel riskleri belirleyerek ve bunları azaltmak için atmanız gereken adımları özetleyerek bir risk yönetim planı oluşturun.
• Paydaşlar için iletişim stratejinizi belirleyen bir iletişim planı oluşturun.

• Her şeyin bütçenize uyduğundan emin olmak için bir maliyet analizi yapın. İlerlemeyi değerlendirmek ve projenin yolunda kalmasını sağlamak için proje kapsamına, maliyete ve programa dayalı performans ölçütleri oluşturun.

Faydalı Kaynaklar;

Bir Proje Planlamak için Görsel Kılavuz

Görsel Risk Yönetimi Tekniklerinin Nihai Listesi

Etkili Bir İletişim Planı Oluşturmanın Kolay Kılavuzu

Proje Planlamada Gantt Şemaları ve Akış Şemalarını Kullanma

Proje Yürütme

Yürütme aşamalarında planladığınız şeyi uygularsınız. Buradaki proje yöneticisinin görevi, hataları göz önünde bulundurmak ve ekibi denetlerken herkesin orijinal plana bağlı kalmasını sağlamaktır.

• Ekibin/bireyin her bir dönüm noktasını tamamlamak ve gerekli kaynakları sağlamak için atması gereken adımları özetleyen iş akışı şemaları veya süreç haritaları oluşturun.
  

• Ekibinizle oluşturduğunuz iş akış şemaları, kilometre taşı çizelgeleri, iş kırılım yapıları vb. üzerinde çalışabileceğiniz bir proje başlangıç ​​toplantısı düzenleyin. Kendilerinden tam olarak ne beklendiğini anlamalarına yardımcı olun.
• Proje güncellemelerini paydaşlara iletin ve gerektiğinde durum toplantıları yapın
• İlerlemeyi takip edin ve proje programlarını güncelleyin ve proje planlarında gerektiği gibi değişiklik yapın

Faydalı Kaynaklar;

İş Akışları için Kolay Kılavuz | Düzenlenebilir İş Akışı Şablonları ile

Proje izleme

Bu aşama, proje yöneticisinin proje performansını izlemesini ve durumu paydaşlara iletmesini gerektirir.

İlerlemeyi ölçmek için zaman çizelgesine bağlı kalmak, bütçeyi kontrol altında tutmak, proje sonuçlarını başarıyla teslim etmek gibi Temel Performans Göstergelerini (KPI'lar) kullanabilirsiniz.

Gerektiğinde, performansı optimize etmenin yollarını bulun ve en iyi performansı ortaya çıkardığından emin olmak için proje yönetim planında değişiklikler yapın.

Proje Kapanışı

Bu aşama, nihai sonuç teslim edildiğinde projenin kapanışını işaret eder. Gelecekteki projeler sırasında proje süreçlerini ve ekip çabalarını optimize etmek için öğrenilen dersten yararlanabilirsiniz.

Burada yapacaksın,

• Proje için kullanılan kaynakları serbest bırakın ve gelecekteki projeler için kalan bütçe de dahil olmak üzere bunları tahsis edin.
• Projenin başarısını değerlendirin ve raporları paydaşlarla paylaşın. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirleyin ve gelecekte başvurmak üzere bilgileri uygun şekilde belgeleyin.
• Takımın nasıl performans gösterdiğini değerlendirin ve onları iyileştirmeleri gereken noktalar hakkında bilgilendirin ve başarıları için onları tanıyın.
• Proje için işe alınan tüm müteahhitleri resmi olarak feshedin.
• Proje sırasında tamamlanmayan görevleri tamamlamak için ekiple birlikte bir plan oluşturun.

Proje yaşam döngüsünün sonu, başarıyı kutlamak ve ekibi tebrik etmek için bir kapanış toplantısı veya bir parti ile işaretlenebilir.

Proje Yönetim Stratejiniz Nedir?

Büyük veya küçük, basit veya karmaşık her proje bu birkaç aşamadan geçer. Her şeyi yolunda tutmak için sağlam bir proje yaşam döngüsü yönetimi stratejisine sahip olmak proje yöneticisinin işidir.

Stratejin nedir? Aşağıdaki yorum bölümünde deneyiminizi bizimle paylaşın.