Proje Değerini En Üst Düzeye Çıkarmanın 5 Adımı

Tüm küçük işletmelerin ortak noktası, büyüme arzusu ve hayallerini gerçekleştirme dürtüsüdür. Ancak başarıya giden yol her zaman açık değildir. Bu makalede, büyümeye yönelik proje bazlı bir yaklaşımı benimsemenin proje değerini nasıl en üst düzeye çıkarabileceğini ve işinize hızla nasıl fayda sağlayabileceğini inceleyeceğiz.

1. Odaklanma

Büyüme başladığında, küçük işletme sahiplerinin günlük görevlere kapılmaları veya aynı anda çok fazla projeyi hevesle başlatmaları yaygındır. Ancak bu yaklaşımların hiçbiri sürdürülebilir büyümeyi teşvik etmiyor.

Bir işi sürdürülebilir bir şekilde büyütmek, merdiven çıkmak gibidir; her seferinde bilinçli bir adım ilerlemeniz gerekir. Kullanabileceğiniz farklı proje seçeneklerinin bir listesini yaparak başlayın. Daha sonra her projeyi üç şey açısından dikkatlice inceleyin:

• Bu proje işim için ne kadar önemli?
• Bu proje ne kadar uygulanabilir?
• Bu projeyi yapmazsam sonuçları ne olur?

Listenizin en üstüne, en uygulanabilir, önemli ve tamamlanmadığı takdirde en büyük sonuçları doğuracak projeleri yerleştirin. Bu şekilde ilerlemek için net bir yolunuz olacak.

2. Anlamak

Bir projenin anlamlı olması için kuruluşunuza nasıl değer katacağını anlamalısınız. Bu nedenle, projeyi uyumlu hale getirecek bir iş hedefi belirleyerek başlayın. Bir hedefin yazılması bazen birkaç tekrar gerektirebilir; bu nedenle aşağıdaki gibi ifadelerle başlamayı deneyin:

• Bu projeyi x hedefine ulaşmak ve y riskinden kaçınmak için üstleniyoruz .
• Bu projeyi x değerini sunmak için üstleniyoruz çünkü bu, kuruluşumuzu z için konumlandırıyor .
• Bu projeyi üstleniyoruz çünkü yapmazsak x sonucu olacak.
• Bu projeyi kuruluşumuzun bu bölümünü geliştirmek ve böylece z'yi üstlenmek için üstleniyoruz .

Projelerinize rehberlik edecek iyi iş hedefleri belirlemek, başarıyı nasıl ölçeceğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır. Hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı belirlemek için hangi sonuçların ölçülebileceğini düşünün. Projeler, ekibiniz projelerin değerini ve başarı ya da başarısızlıklarının etkisini anladığında en güçlü hale gelir. Bu projelerin arkasında, proje başarısına yönelik daha güçlü bir kararlılığa sahip, motivasyonu yüksek bir ekibin olması daha olasıdır.

3. Planlama

Bir proje ve onun hedefi konusunda heyecanlanmak kolaydır, özellikle de projeyi kendiniz veya küçük bir ekiple yürütüyorsanız. Bu, mümkün olan en kısa sürede başlamayı son derece cazip hale getiriyor.

Bir plan oluşturmak zaman kaybı gibi görünse de bu adımı ihmal etmek önemli bir hatadır. Gerçek şu ki, iyi yapılandırılmış bir plan, proje performansının daha sonra değerlendirilmesi için gerekli verileri sağlar. Sınırlı proje deneyimine sahip genç bir kuruluşta bu veriler, proje teslimini sürekli olarak iyileştirmenize yardımcı olmak açısından kritik öneme sahiptir. Projeler değerle bağlantılı olduğunda değeri gerçekleştirme yeteneğinizi de geliştirirsiniz.

Planlar aynı zamanda bir projenin yolunda gidip gitmediğini değerlendirmek ve projenin teslimini ve başarısını etkileyebilecek riskleri belirlemek için de gereklidir.

Proje Planına Dahil Edilecek Önemli Şeyler

• Bütçe – İşletmenizin bir projeye ne tür bir yatırım yapabileceğini öğrenin ve bunu beklenen getirilerle karşılaştırın. Yatırımın geri kazanılmasının ne kadar süreceğini düşünün; çünkü bu, projeyi gerçekleştirmek için zaman çizelgenizi etkileyebilir.
• Zaman Çizelgesi – Projenizi gerçekleştirmek için gereken önemli kilometre taşlarını belirleyin ve bu hedeflere ne zaman ulaşılacağına ilişkin hedefler belirleyin. Projenin ne zaman başarılı olabileceğini belirleyecek piyasa koşullarını ve diğer iş ihtiyaçlarını analiz edin. Dönüm noktası planının uzun vadeli iş ihtiyaçlarıyla uyumlu olup olmadığını inceleyin ve bu öngörüleri kullanarak zaman çizelgesini hassaslaştırın.
• Risk analizi – Aşağıdaki soruları proje ekibinizle tartışın ve proje ilerledikçe bunları tekrar gözden geçirin:
  • Ne yanlış gidebilir?
  • Bu sorunların ortaya çıkma olasılığı nedir?
  • Potansiyel etkileri nelerdir?
  • Bu riskleri azaltmak için hangi adımları atabiliriz?
  • Bu adımlardan herhangi biri hemen uygulanmalı mı?
• İletişim – Proje boyunca etkili iletişim sağlamak için kendinize şu soruları sorun:
  • Bu projeyi kimin bilmesi gerekiyor?
  • Onlar için hangi bilgiler önemlidir?
  • Güncellemelere ne sıklıkta ihtiyaç duyuyorlar?
  • Bu bilgiyi iletmenin en etkili yolu nedir?
  • Bu iletişim ihtiyaçlarını en iyi şekilde nasıl destekleyebiliriz?
• Kapsam – İş hedefine ulaşmak için gereken minimum görev listesini belirleyin. Kapsam, genellikle bir kapsam beyanıyla (projenin amaçlanan sonuçlarını açıklayan kısa bir paragraf) başlayarak çeşitli şekillerde belgelenebilir. Bunu kapsama dahil olmayanların bir listesi takip etmelidir. Kapsam aşağıdakiler kullanılarak da tanımlanabilir:
  • İş Listesi – Projeyi tamamlamak için gereken tüm görevlerin önceliklendirilmiş listesi.
  • İş kırılım yapısı – Tamamlanma sırasına göre düzenlenmiş sıralı bir görev matrisi.

4. Yürütme

Projenin başarılı olması için gereken uzmanlık türlerini ve bunu kimin sağlayabileceğini düşünün. Daha sonra mümkün olduğunca çeşitliliğe sahip bir ekip oluşturmayı hedefleyin. Çeşitlilik, uygun destek ve açık tartışmayı teşvik eden bir ortamla birleştiğinde yüksek performanslı ekipler ortaya çıkaracaktır.

Proje kaynakları bu projeye mi ayrılacak yoksa başka görevleri var mı? Başka görevleri varsa, zaman çizelgenizin aşağıdaki gibi beklenmedik durumları içerdiğinden emin olun:

• Proje ekibinin ne sıklıkla toplanması gerekecek?
• Yapılan işi yönetmenize yardımcı olması için teknolojiyi kullanacak mısınız?
• İşin yapıldığını nasıl bileceksiniz?
• Projeden kim sorumlu olacak?

5. Öğrenme

Değer sağlayan projeler aynı zamanda değerli öğrenme fırsatları da sunar. Bu nedenle, çeşitli ekip üyeleri ve paydaşlardan oluşan bir grupla bir projeyi geriye dönük veya otopsi yürüttüğünüzden emin olun. Neyin iyi gittiğini değerlendirin, iyileştirilecek alanları belirleyin, ekip başarılarını takdir edin ve proje ölçümlerini gözden geçirin.

Bulgularınızı bir raporda özetleyin ve ileride başvurmak üzere kolayca erişilebilecek şekilde saklayın. Bu adım, kuruluşunuzun projelerden kazandığı değeri en üst düzeye çıkarmak için çok önemlidir. Öğrenilen derslere dayanarak sürekli olarak gelişerek gelecekteki projeler için yatırım getirisini hızlandırabilirsiniz.

Küçük İşletme BC Yardıma Hazır

SBBC, BC merkezli küçük işletmelere yönelik kar amacı gütmeyen bir kaynak merkezidir. Başarı fikriniz ne olursa olsun, yolculuğunuzun her adımında bütünsel destek ve kaynaklar sağlamak için buradayız. İşle ilgili web seminerleri yelpazemize , isteğe bağlı E-Öğrenim Eğitimine , Bir Uzmanla Konuşma Önerilerimize göz atın veya iş makalelerimize göz atın .