Bir BT projesini üstlenmek maliyetli olabilir. Birçok işletme sahibi ve proje yöneticisi her zaman projeyi zamanında ve bütçeye göre bitirmeyi hedeflerken, süreçte beklenmedik sorunlar ortaya çıkar ve bu da masrafları şişirebilir. Bunu önlemek için akıllıca bir yaklaşım, bütçeyi en başından itibaren düşük tutmaktır. Bu, yapılması kolay bir şey gibi görünebilir, ancak uygulanması çok daha zordur.

İnternetteki tavsiyelerin çoğu ucuz rotayı işaret ediyor: daha ucuz sarf malzemeleri, daha ucuz yazılımlar ve daha ucuz altyapı. Bu açıkça maliyetinizi düşürecek olsa da, bunun gerçekten yararlı bir tavsiye olmadığını buldum… özellikle BT projenizi rekabetçi ve modern tutmak istiyorsanız.

Peki, standartların altında malzemeler kullanmaya katlanmak zorunda kalmadan BT maliyetlerinizi azaltmanın başka yolları var mı?

Bir Sonraki BT Projenizde Maliyetleri Nasıl En Aza İndirirsiniz?

İşte yıllar boyunca etkili olduğunu test ettiğim bazı uygulanabilir ipuçları.

1. İhtiyaçlara İsteklerden Öncelik Verin

En gelişmiş, en güzel veya en yüksek teknoloji ürünü ürünü istemek insan doğasıdır. İster bir araba, ister bir çamaşır makinesi, ister bir sonraki BT projeniz için yazılım satın alıyor olun, eğilim, karşılayabileceğiniz en iyi özelliklere sahip modeli seçmektir. Özellikle deneyimli bir satış elemanı ile karşı karşıyaysanız, tüm çanlar ve ıslıklar tarafından kör olmak kolaydır. Bu eklentileri alarak paramın karşılığını aldığımı düşünerek bu tuzaklara defalarca kurban oldum.

Ancak fark ettiğim şey, çok paraya mal olan bu ek teknolojik yeniliklerin proje sonunda kullanılmaması. Bütçenizin altında kalması, gerçekten ihtiyacınız yoksa mutlaka almanız gerektiği anlamına gelmez. İyi bir alıştırma, kendinize ve ekip üyelerinize gerçekten bir şeye ihtiyacınız olup olmadığını en az üç kez sormaktır. Pahalı bir cihaz satın almak için bir talep alırsanız, bunun projeye somut olarak nasıl fayda sağlayabileceğini dikkatlice değerlendirin.

2. Esnek Bulut Teknolojisi Kullanımı

Verilerinizin bir kısmını veya tamamını buluta taşımak, maliyetleri düşürmeye çalışırken bir başka bariz harekettir. Bulut teknolojisini kullanmak, projeniz için fiziksel sunucular ve diğer donanım parçalarını edinmekten çok daha pratiktir. Bu nedenle, bulut bilişim, BT projeleri söz konusu olduğunda daha küçük firmaların rekabetçi hale gelmesine izin verdi.

Farklı bulut hizmeti sağlayıcılarını denedikten sonra aldığım değerli bir ders, bu şirketlerin sunduğu esnek depolama seçeneklerinden yararlanmak. “Paradan tasarruf etmek için” yıllık bir anlaşmaya veya sabit bir depolama planına kaydolmaktan kaçının çünkü bu, proje devam ederken bir dezavantaj olabilir.

BT projelerinin çok dinamik olduğunu ve gereksinimlerinizin göz açıp kapayıncaya kadar değişebileceğini unutmayın. Artık ihtiyacınız olmayan bir plana takılıp kaldığınızda, bu daha fazla kaybetmenize neden olacaktır. Bunun yerine, size biraz daha pahalıya mal olabilecek, ancak çok az parasal sonuçla planı yükseltmek, düşürmek veya planı tamamen iptal etmek için size daha fazla izin veren esnek bir plan seçin.

3. Gereksiz Maliyetleri En Aza İndirin

Birkaç yıl önce ekibim web sitelerimizden biri için bir yükseltme üzerinde çalışıyordu. Her şey yolunda gidiyordu ve projeyi zamanında bitirdik. Proje sonrası değerlendirme sırasında, baskı ve kağıt maliyetlerine çok fazla harcama yaptığımızı öğrenince şaşırdım. Günlükleri kontrol ettikten sonra, personelimin her bir proje güncellemesini, e-postayı ve yazdırılabilir her şeyi yazdırdığı ortaya çıktı, bunun zaten genel proje bütçesini etkilediğini fark etmeden.

Çoğu zaman, çalışanlar sırf ofiste olduğu için bunun ücretsiz bir hizmet olduğunu düşünerek belgeleri basarlar. Çalışanlara kağıda yazdırmanın hiçbir maliyeti olmamasına rağmen, bu tür maliyetler işletme sahibi için eklenebilir. Çalışanlarınızı işbirliği yapmak için dijital araçları kullanmaya teşvik ederek bu gereksiz maliyetleri en aza indirin. Kağıt kullanımını azaltmak, maliyetlerden tasarruf etmenin yanı sıra ormansızlaşma ve iklim değişikliği gibi çevresel sorunların üstesinden gelmeye de yardımcı olabilir. Bu, işletmenizin parçası olabileceği önemli bir kurumsal sosyal savunuculuktur.

4. Dış Kaynak Uzmanları

Teknik uzmanları işe almak çok pahalı olabilir. Bu, birçok proje yöneticisini, birinci sınıf teknik yardımın maaş beklentilerini karşılamaya güçleri yetmediği için vasat çalışanlarla yetinmeye zorlar. Yıllar önce, deneyimsiz personeli işe alma hatasını yaptım, ancak sonunda pişman oldum çünkü projeler olması gerekenden iki kat daha uzun sürdü. Ama kendime bunu bir daha yapmamam gerektiğini ne kadar söylesem de, yine de bunu karşılayabileceğimden daha fazla yaptım.

Bir teknoloji dehası olan eski çalışanlarımdan biriyle karşılaşana kadar alternatif bir yaklaşım keşfettim. Bu çalışan, projelerimden biri için hizmet teklif etti. Onu tam zamanlı bir çalışan olarak işe almak yerine, bir proje kiralamasıydı. Onu üçüncü taraf bir tedarikçi tutar gibi işe aldım, ancak proje bazında. İlk bakışta daha pahalı gibi görünebilir, ancak verdiğim en iyi kararlardan biri olduğu ortaya çıktı. Şimdi, belirli bir görevi yerine getirmek için bir uzmana ihtiyacım olursa, dış kaynak rotasına giderim çünkü bu bana eğitim ve işe alım giderlerinde zaman kazandırır. En önemlisi, ihtiyacım olan sonuçları alıyorum.

5. Uzaktan Personel Kiralayın

Uzak personel kiralamayı düşünürseniz, ofis alanı kiralama, elektrik faturaları ve kurum içi çalışanlarla ilgili diğer destek altyapısı gibi genel giderler en aza indirilebilir. Teknoloji, dünyanın farklı yerlerinde olsalar bile insanların birlikte çalışmasını mümkün kılmıştır. Artık bu tür kurulumları destekleyebilecek birçok proje yönetimi aracı ve yenilik var, böylece tek bir odada olmasanız bile ekip üyeleriniz iyi iletişim kurabilir.

Uzak çalışanları işe almak, ofis politikaları ve drama ile uğraşma olasılığını da azaltarak yalnızca elinizdeki işe odaklanmanıza olanak tanır. Bu, zamanınızı ve kaynaklarınızı daha iyi kullanmak anlamına gelir. Diğer bir avantajı da bölgenizdeki mevcut çalışanlarla sınırlı kalmamanızdır. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok daha büyük bir alanınız olacak.

6. Güvenlik Anahtardır

Bir BT projesinde olabilecek en kötü şeylerden biri, fidye yazılımı, kötü niyetli saldırılar ve diğer güvenlik sorunları nedeniyle değerli işleri kaybetmektir. Bu yazıda sadece temel gereksinimlere yönelmek ve gereksiz maliyetleri en aza indirmek için defalarca bahsetmiş olsam da, güvenlik asla gözden kaçırmamanız gereken bir şeydir. "Özür dilemekten daha güvenli" eski klişe, ister büyük ister küçük olsun, bir BT projesini yürütürken daima aklınızda tutmanız gereken bir şeydir.

Sadece küçük bir şirket olsanız bile, projenizde güvenlik önlemleri uygulamak çok önemlidir. Bir araştırmaya göre, küçük işletme sahiplerinin %82'si siber saldırı riski altında olmadığını düşünüyor. Birçoğunun fark etmediği şey, siber suçluların güvenlik protokolleri daha gevşek olduğu için genellikle küçük ve orta ölçekli şirketleri hedef aldığıdır.

BT Projelerinizle Daha Akıllı, Daha Ucuz Değil

BT proje maliyetlerini düşürmeye çalışırken, daha ucuz rotaya gitmek her zaman en iyi seçenek değildir. Bu makalede bahsedilenler gibi daha akıllı stratejiler benimsemek, proje çıktınızın kalitesinden ödün vermeden harcamalarınızı düşürmenize yardımcı olabilir.

Richard Kao, İngiltere merkezli ofis ve teknoloji çözümleri sağlayıcısı COS Sales'in Satış Direktörüdür. Günlük görevleri, müşteri hesaplarını yönetmeyi, müşterilere sorgularında yardımcı olmayı ve ekibini en iyi sonuçları elde etmek için yönlendirmeyi içerir. B2B dünyasında geniş deneyime ve sonuç olarak paylaşacak çok fazla bilgiye sahiptir. Onu Twitter'da @cos_sales bulabilirsiniz.