İşte Verimliliğinizi Artırmak için 7 Uzman Görev Yönetimi İpucu

Verimli görev yönetimi, kaliteden veya yaratıcılıktan ödün vermeden her şeyin organize bir şekilde yapılmasını sağlamak için çok önemlidir.

Yapacak çok şey varken hedeflerinizi gözden kaçırmak zaman alır. Ancak doğru stratejilerle zirvede kalabilir ve hedeflerinize ulaşabilirsiniz.

Bu makale, görevleri daha etkin bir şekilde yönetmenize ve iş yerinde üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olacak yedi uzman organizasyon ipucunu ele alacaktır. Yani iş hayatınızda işler ne kadar yoğun olursa olsun, işi halletmek için bu basit stratejileri kullanabilirsiniz.

7 Görev Yönetimi İpucu ve Nasıl Uygulanır?

1. Eisenhower Matrisini kullanın
2. Görev yönetimi yazılımı kullanın
3. Yinelenen görevleri otomatikleştirin
4. Günlük kontrol listesi oluşturun
5. Görevleri doğru kişilere devredin
6. İletişimi kolaylaştırın
7. Mola verin ve kişisel bakım uygulayın
   

Ama önce şu soru sorulmalı:

Görev yönetimi neden bu kadar önemli?

Görev yönetimi çok önemlidir çünkü sektör ne olursa olsun her meslek bunu gerektirir. Zamanınızı akıllıca yöneterek, daha kısa sürede daha çok şey yapabilirsiniz, bu da artan üretkenliğe ve iyileştirilmiş verimliliğe yol açar.

İş yükünüz üzerinde kontrol sahibi olmanızın yanı sıra, görevlerin çakışmaması için planlamanıza olanak tanır. Ayrıca, iyi görev yönetimi, herkes ne üzerinde ve ne zaman çalışması gerektiğini bildiğinden, ekip üyeleri arasında daha iyi işbirliğini teşvik eder.

Görev yönetimi, stratejik planlama, organizasyon ve iletişim becerileri gerektirir ve bu ipuçlarını göz önünde bulundurarak, görevlerinizi bir profesyonel gibi yönetebilmelisiniz. Eisenhower Matrisini ele alalım.

1. Eisenhower Matrisini Kullanma

"İki dakikadan az sürerse, şimdi yap." - David Allen, üretkenlik danışmanı ve " İşleri Tamamlamak: Stressiz Üretkenlik Sanatı " kitabının yazarı

Eisenhower Matrisi, görev yönetimi için güçlü bir tekniktir. Eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen matris dört kadrandan oluşur:

• Önemli ve acil
• Önemli ama acil değil
• Önemli değil ama acil
• Önemli değil ve acil değil

Görevleri bu kategorilere ayırarak, hangi görevlerin birinci, ikinci vb. üzerinde çalışılacağını belirlemek için matrisi kullanabilirsiniz.

nasıl uygulanır

Mevcut görevlerinizi bir kağıda veya çevrimiçi görev yönetimi yazılımına yazın. Her görevi önemine ve aciliyetine göre atayın.

Önemli veya acil olmayanları tamamlayın. Ardından, her görevi teker teker tamamlamak için bir plan oluşturun.

Örneğin, gönderilerin performans verilerini analiz ettikten sonra Eisenhower Matrisini uygulayan bir sosyal medya pazarlamacısıysanız, görsel gönderilerin metin tabanlı gönderilerden daha iyi performans gösterdiğini fark edebilirsiniz. Yani yöntem gereği salt metin gönderiler üzerinden görsel içerik oluşturabilirsiniz.

Resim kaynağı

İş görevlerini yönetmek için kurumsal stratejinizin bir parçası olarak Eisenhower Matrisini kullanarak, üretkenliği artırırken ve başarıya ulaşırken stres seviyenizi azaltabilirsiniz!

Bir sonraki bölümde, görev yönetimi yazılımının kuruluşunuzun üretkenliğini bir üst düzeye taşımaya nasıl yardımcı olabileceğine bakacağız.

2. Görev Yönetimi Yazılımını Kullanın

"Sizin için çalışan bir sistem oluşturun. Çalışmayan bir sisteme kendinizi zorlamayın." - Laura Vanderkam, zaman yönetimi uzmanı ve yazar 168 Saat: Düşündüğünüzden Daha Çok Vaktiniz Var

Birden çok projeyi aynı anda yönetmek, özellikle son teslim tarihlerinin kısıtlı olduğu ve iş yükünün hiç bitmeyecek gibi göründüğü durumlarda zorlayıcı olabilir.

Uygun bir organizasyon ve iletişim olmadan, işletmeniz kaçırılan teslim tarihlerinden, veri kaybından ve zayıf müşteri hizmetlerinden zarar görebilir. Gelirinize mal olabilir ve itibarınıza zarar verebilir.

Doğru araçları kullanmak, bu süreci ekipler ve bireyler için kolay ve sorunsuz hale getirebilir. Görev yönetimi yazılımı, her büyüklükteki işletmenin görevler oluşturması, bunları ekip üyelerine ataması ve ilerlemeyi daha etkin bir şekilde izlemesi için güçlü bir araçtır.

Yazılım, bireysel görevler için son tarihler belirlemenize ve bu son tarihler yaklaştığında merkezi bir panoda hatırlatıcılar almanıza olanak tanır.

Ekip üyeleri ayrıca birden çok uygulama veya platform arasında geçiş yapmadan projeler hakkında işbirliği yapabilir ve iletişim kurabilir, bu da kafa karışıklığını azaltır.

nasıl uygulanır

Örneğin bir içerik oluşturma pazarlamacısı , bir taslak oluşturabilir ve ekip arkadaşlarına yazma bölümleri (araştırma/metin yazarlığı/SEO optimizasyonu) atayabilir.

Herkesin erişebileceği paylaşılan bir belge kullanarak, güncellemeleri takip etmek ve her üyenin atanan görevleri tamamlamada neler başardığını görmek kolaydır.

Trello, Asana veya Basecamp gibi popüler görev yönetimi yazılımları genellikle ekibinizin zaman içindeki performansını izlemenize ve iyileştirmeleri belirlemenize olanak tanıyan analizler içerir.

Resim kaynağı

İşletmeniz için doğru görev yönetimi yazılımını seçerken ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi göz önünde bulundurun.

Görev atamaları, son tarihler, ilerleme takibi ve dosya paylaşımı gibi gereksinimlerinize uyan özelliklere sahip yazılımları arayın.

Birine karar vermeden önce farklı yazılım seçeneklerini test edin ve ekibinizin eğitimli olduğundan ve bu seçeneği kullanma konusunda rahat olduğundan emin olun.

3. Tekrarlayan Görevleri Otomatikleştirin

Zaman kazanmak ve hataları azaltmak için sık sık gerçekleştirdiğiniz görevleri otomatikleştirin. İş akışınızı kolaylaştırmak için makrolar, komut dosyaları ve otomasyon yazılımı gibi araçları kullanın." - Laura Stack, üretkenlik ve zaman yönetimi uzmanı ve yazarı " Yapılacak Çok Şey Olduğunda Ne Yapmalı: Görevleri Azaltın, Sonuçları Artırın ve Günde 90 Dakika Kazanın "

Müşteri hizmetleri, dijital pazarlama veya proje yönetimi gibi alanlarda tekrar eden görevleri otomatikleştirmek iş akışınızı optimize edebilir.

Yazılım ve teknoloji ile işletme sahipleri, veri girişi, faturalama ve e-posta pazarlama gibi görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir ve hataları en aza indirebilir.

Otomatik araçlar, web sitesi ziyaretçilerinin veya müşterilerin beklemede beklemeden veya birden çok e-posta göndermeden yanıtları hızlı bir şekilde bulmasına yardımcı olmak için otomatik e-postalar, biletleme sistemi , çağrı dağıtımı ve sohbet robotları gibi özellikler sağlar.

Ek olarak, ekibinizin önce en acil öğelere odaklanabilmesi için istekleri aciliyet veya önem derecesine göre önceliklendirmenize olanak tanır.

nasıl uygulanır

Örneğin, başarılı bir satıştan sonra takip e-postaları göndermekten sorumlu olduğunuzu varsayalım; her birini manuel olarak oluşturmak ve aynı bilgileri tekrar tekrar yazmak yerine, bir e-posta otomasyon aracı kullanabilirsiniz.

Müşterilerinizin işletmenizden zamanında iletişim almasını sağlarken zamandan tasarruf sağlayacaktır.

Kişisel e-postadan resim

Yinelenen görevleri otomatikleştirmenin, iş görev yönetimini iyileştirmede önemli bir etkisi olabilir. Çalışanlar, zaman kazanarak problem çözme ve karar verme gibi insan dikkatini gerektiren daha üst düzey görevlere odaklanabilirler.

Bununla birlikte, günlük bir kontrol listesi oluşturmak, ekibinizin yolunda gitmesini ve hedeflerine ulaşmasını sağlamak için ayrılmaz bir adımdır.

4. Günlük Kontrol Listesi Oluşturun

"Yapılacaklar listeleri dinamik, esnek olmalı ve değişen önceliklere göre ayarlanmalıdır." - Julie Morgenstern, organizasyon ve zaman yönetimi uzmanı ve yazar " İçten Dışa Zaman Yönetimi "

Yapı eksikliği ve net bir plan, iş gününüzü kaotik ve verimsiz hale getirebilir. Sonuç olarak, kendinizi stresli ve endişeli hissedebilir, bu da iş kalitenizin düşmesine neden olabilir.

Günlük bir kontrol listesi oluşturarak, hiçbir görevin gözden kaçmamasını ve tüm ekip üyelerinin neyin başarılması gerektiği konusunda aynı fikirde olmasını garanti edebilirsiniz.

nasıl uygulanır

Günün en acil görevlerini listeleyerek başlayın. Ardından bunları daha küçük, yönetilebilir görevlere ayırın.

Ardından, görevlerinize önemlerine ve son teslim tarihlerine göre öncelik verin ve bunları tamamlamanıza yardımcı olacak notlar veya ayrıntılar ekleyin. Son olarak, gün boyunca ilerlemenizi takip edin. Bu adımda Eisenhower Matrisi de olabilir.

Örneğin, bir içerik pazarlamacısı, beyin fırtınası yapmak, gönderinin ana hatlarını çizmek, araştırma yapmak, taslak yazmak, düzenlemek ve yayınlamak gibi daha küçük görevlere bölünebilecek bir blog gönderisi yazmayı içeren günlük bir kontrol listesi oluşturabilir.

Resim kaynağı

Gün boyunca yeni görevler veya son tarihler için bir göz atın. Bu görevleri zamanında listeye eklemek, düzenli kalmanıza yardımcı olabilir ve bunların gözden kaçmasını önleyebilir.

İlerlemenizi değerlendirmek ve önceliklerinizi ve zaman tahminlerinizi gerektiği gibi ayarlamak için her günün sonunda kontrol listenizi gözden geçirin.

Günlük kontrol listesi, tüm görevleri ciddiye almanızı sağlar. Sonuç olarak, görevleri doğru kişilere devretmek daha kolaydır.

5. Görevleri Doğru Kişilere Delege Edin

"Önceliklendirme anahtardır. Görevlerinizin bir listesini yapın ve hedefleriniz üzerinde en büyük etkiye sahip olacak olanlara odaklanın." - Brian Tracy, yazar ve motivasyon konuşmacısı zaman yönetimi ve üretkenlik üzerine yaptığı çalışmalarla tanınır.

Takım çalışmasını veya işbirliğini içeren herhangi bir meslekte, takım üyelerinizin kendi güçlerine ve uzmanlıklarına uygun görevleri yerine getirmesini istersiniz.

Her şeyi kendiniz yapmaya çalıştığınızda bunalmış ve tükenmiş olabilirsiniz. Görevleri devrederek ve standartlarınıza göre tamamlanmasını sağlayarak iş yükünüzü verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.

nasıl uygulanır

Görevleri devrederken, önce her ekip üyesinin beceri setini ve uzmanlığını göz önünde bulundurun. Hangi kişinin iş için en uygun olduğunu belirleyerek, her ekip üyesinin güçlü yanlarını kullanmasını ve üstesinden gelebilecekleri görevler üzerinde çalışmasını sağlayacaksınız.

Ek olarak, beceri düzeyine göre iş atayarak hata oluşma riskini azaltabilir ve ekibinizin çıktı kalitesini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Sosyal medya yönetimi gibi görevleri, o alanda deneyime sahip bir ekip üyesine devredin ve içerik oluşturma ve stratejiye odaklanın.

Resim kaynağı

Görevleri devretmek için net talimatlar sağlamak, ekip üyelerinin nelerin tamamlanması gerektiğini ve ilgili son tarihler veya beklentileri anlamalarını sağlamak için çok önemlidir.

İletişimi kolaylaştırmanın görev yönetimi sürecinizi nasıl daha da geliştirebileceğini keşfedelim.

6. İletişimi Kolaylaştırın

"Açıklık anahtardır. İletişiminizde net ve doğrudan olun ve gereksiz ayrıntılardan ve jargondan kaçının." - Erica Dhawan, iletişim ve işbirliği uzmanı ve yazar " Dijital Beden Dili: Mesafe Ne Olursa Olsun Güven ve Bağlantı Nasıl Oluşturulur "

İletişim daha iyi olduğunda, görev tamamlamada hatalar olabileceği gibi gecikmeler de olabilir. Öte yandan, etkili ekip çalışması ve görev yönetimi iyi iletişime bağlıdır.

nasıl uygulanır

İlk olarak, herkesin aynı fikirde olması için yanıt süreleri ve iletişim kanalları için beklentileri belirleyin. Ardından, herkesin bağlantıda ve bilgili kalması için bilgi ve güncellemeler göndermek üzere bir e-posta veya anlık mesajlaşma sisteminden yararlanın.

İkinci olarak, gün boyunca kaydedilen ilerlemenin bir grup tartışması için her gün bir zaman planlayın. Herkesin karşılaştığı zorlukları birbiriyle tartışması, sorunları daha hızlı çözmeyi kolaylaştırır. Günlük kontrollerin yanı sıra, işbirliğini geliştirmek için ekip üyeleri arasında açık diyalogu teşvik edin.

Örneğin, bir proje yönetim ekibi, görevleri atamak ve izlemek, Zoom veya Slack aracılığıyla düzenli check-in'ler planlamak ve yanıt süreleri için beklentiler belirlemek için bir Trello panosu kurabilir.

Resim kaynağı

Görevleri ekip olarak yönetmeyi tartıştığımıza göre, iş görev yönetiminin genellikle gözden kaçan ancak hayati bir parçası olan molalara ve kişisel bakım pratiğine geçelim.

6. Mola Verin ve Kişisel Bakım Uygulaması Yapın

"Yorulduğunda dinlenin. Kendinizi, bedeninizi, zihninizi ve ruhunuzu tazeleyin ve yenileyin. Sonra işinize geri dönün." - Ralph Marston, motivasyon konuşmacısı ve kişisel gelişim ve başarı üzerine çalışmalarıyla tanınan yazar .

Fiziksel ve zihinsel sağlığınıza dikkat etmek, hedeflerinize ulaşmak ve elinizden gelenin en iyisini yapmak için gereklidir. Kişisel bakımı ihmal etmek, tükenmişliğe, yorgunluğa ve genel refahta düşüşe neden olabilir.

nasıl uygulanır

• Dışarıda 15 dakikalık yürüyüş veya esneme seansı gibi birkaç kısa mola verin
• Sağlıklı yemekler ve atıştırmalıklar yiyin
• Yatmadan önce bir kitap okuyun veya her sabah 10 dakika meditasyon yapın.
• Her gece yeterince uyuyun. Uyku yoksunluğu, gün içindeki performansın azalmasıyla ilişkilidir.

Resim kaynağı

  Bu aktiviteleri kişinin günlük rutinine dahil etmek, fiziksel sağlığın ötesinde geniş kapsamlı faydalar sağlayabilir.

İşe enerjik, rahat ve kendinden emin bir şekilde yaklaşan çalışanlar, günün zorluklarını karşılamak için daha donanımlıdır.

Çözüm

Etkili iş görev yönetimi, önem düzeylerine göre önceliklendirmek ve her şeyin sorunsuz çalışması için yeterince planlama yapmak anlamına gelir.

Bu ipuçlarını günlük rutininize dahil etmek biraz özveri ve çaba gerektirebilir, ancak ödüller buna değer. Sadece işinizin başarısını artırmakla kalmayacak, aynı zamanda kişisel büyümenizi ve gelişiminizi de artıracaksınız.

-------------------------------------------------- -------------

Yazar biyografisi:

Oliver Stasinszky, LiveAgent'ta e-ticaret ve müşteri hizmetleri geçmişi olan bir sosyal yardım ekibi lideridir. Yazmaya, okumaya ve herhangi bir müzik aletini çalmayı öğrenmeye tutkulu.