Küçük İşletme Sahipleri İçin Performansınızı Artırmak İçin 7 Verimlilik İpuçları

Bir işletmeyi yönetmek zordur. Tamamlamanız gereken hiç bitmeyen bir görev listesi var. Ne yazık ki, bir günde sadece bu kadar saat var. Bu büyük bir problem çünkü her şeyi yapmaya çalışmak sizi bunaltacak.

Çıktınızı en üst düzeye çıkarmanız gerekir.

Neyse ki, işinizin üretkenlik çıktısını güçlendirmenin bazı kolay yolları var. İşte hemen deneyebileceğiniz, sizin ve ekibinizin işle ilgili görevlerini daha iyi kontrol etmenizi ve planlamanızı sağlayan yararlı bir üretkenlik ipuçları seti.

Başlayalım.

1. Her seferinde bir görev

Hem kendinize hem de iş gücünüze rekabet eden iş parçaları, teslim tarihleri ​​ve projelerle aşırı yüklenmek kimseye fayda sağlamaz ve yüksek düzeyde stres ve kafa karışıklığına yol açar.

Bazı insanlar aynı anda birden fazla işi yapabildikleri için övünseler de bilim onların iddialarını desteklemiyor. Cleveland Clinic tarafından yürütülen üretkenlik üzerine yapılan bir araştırma, insanların yalnızca %2,5'inin etkin bir şekilde çoklu görev yapabildiğini ve bu da onları büyük bir azınlık haline getirdiğini gösterdi. Çoklu görev aynı zamanda performansa yardımcı olmak yerine onu engelleyebilir, bu da çalışanlarınızı daha az verimli hale getirir.

Ekibinizi çoklu göreve yönlendirmek yerine, önce kritik görevlere öncelik vererek, ancak her şeyin kendi zamanında yapıldığından emin olarak yapılacaklar listeleri yazmalarını tavsiye edin. Bir sonrakine geçmeden önce bir görevi düzgün bir şekilde bitirmenin önemini pekiştirin.

Verimlilik ipuçları, çalışanları daha verimli bir yöne doğru yönlendirerek, küçük işletmenizin işleyişine fayda sağlamalıdır. Ancak, küçük işletmenizi desteklemek istiyorsanız, elbette üretkenlik ipuçları buzdağının görünen kısmıdır .

2. Ekipler içinde işbirliğini geliştirin

Takım çalışması, dedikleri gibi, rüyayı çalıştırır! Bunu akılda tutarak, küçük ekibinizin paylaşım ve işbirliği süreçlerini herkesin yararına olacak şekilde düzenlemek her zaman iyi bir fikirdir.

Bu gelişmiş işbirliği düzeyini harekete geçirmenin kolay bir yolu, sıkı çalışmanızın çoğunu yapan yazılımlara yatırım yapmaktır. Örnekler arasında anlık mesajlaşma yazılımı (Microsoft Teams'in mükemmel bir 'sohbet' işlevi vardır) ve gerçek zamanlı olarak düzenlenebilen belgelere (Google E-Tablolar ve Google Dokümanlar gibi) güvenilir erişim sayılabilir. Ayrıca, uzaktaki çalışanlar veya kendi kendini izole eden personel için güvenilir video konferans yazılımı da sunabilirsiniz (MS Teams, Google Meet ve Zoom'un tümü iyi çalışır).

Kaynak

İşbirliği yalnızca üretkenlik düzeylerini artırmaz; aynı zamanda personel memnuniyet düzeylerini de artırır. Queens University of Charlotte tarafından yapılan bir araştırma , işverenlerin %75'inin ekip çalışmasını ve işbirliğini 'çok önemli' olarak değerlendirdiğini, ancak performans değerlendirmeleri sırasında çalışanların yalnızca %18'inin iletişim değerlendirmeleri aldığını gösterdi.

İkinci istatistik haline gelmeyin ve ekibiniz için doğru teknolojiye yatırım yapın. Örneğin, işbirliğinin mümkün olduğunca sorunsuz bir süreç olmasını sağlarken, uzaktan çalışanlar için sistemlere sahip olun. Bu üretkenlik ipuçları, küçük işletmenize kısa, orta ve uzun vadede fayda sağlayacaktır ve SMART işletme hedeflerini belirlemeye yönelik genel planın küçük bir parçasıdır .

3. Otomasyonu deneyin

Pek çok insan, otomasyonun tüm iş gücünüzü robotlarla değiştirmek anlamına geldiğini düşünüyor. Bunun yerine, günümüzde işgücünüz olası satış yaratma gibi önemli işlerle uğraşırken tüm sıkıcı işleri yapabilen bazı mükemmel otomasyon araçları var .

Sosyal medya pazarlama gönderilerini planlamak ve gider raporlarını harmanlamak, belirli yazılımların kolayca halledebileceği görevlere örnektir. Asana veya Slack gibi iş gücü yönetim sistemleri, işleri planlamayı ve zaman çizelgesi ve projeler için gerekli dosyalarla herkesi aynı sayfada tutmayı kolaylaştırabilir.

Kaynak

Teknoloji harika bir şey olabilir ve doğru şekilde kullanıldığında birkaç basit adımda işletmenizin üretkenliğini değiştirebilir.

4. Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının

İnsanlar olarak, bir seferde saatlerce görevlere odaklanmak konusunda pek iyi değiliz. Tekrarlanan araştırmalar, çoğu insanın uzun bir süre boyunca toplantılara konsantre olmak için ne kadar mücadele ettiğini vurguladı.

Bunu akılda tutarak, ekibinizin işi bitirmesini engellemek için işyerinde dikkat dağıtıcı şeylere izin vermek çok kolaydır. İş gücünüzü bir odaya kilitlemek gibi acımasız önlemler uygulamanız gerektiğini söylemiyoruz, ancak burada ve orada birkaç üretkenlik ipucu fark yaratıyor.

Örneğin, e-posta göndermeyi yalnızca günün belirli saatlerinde yapılacak ilk veya son şey gibi kısıtlamayı deneyin - bu şekilde herkes iş gününün ortasında e-postaları unutabilir. Benzer şekilde, sosyal medyaya erişimi kısıtlamak bir fark yaratabilir ve anlamsız ekip toplantılarının sayısını azaltabilir.

Herkes için uygun olmayan toplantılar, bazı çalışanların odaklarını kaybetmelerine ve konsantrasyon süreleri ile ilgili kötü alışkanlıklara kaymalarına neden olabilir. Bunun yerine, aynı anda günde yalnızca bir toplantı yapmayı deneyin - bu şekilde, temel ayrıntılar belirlenir ve günün geri kalanını bireysel görevlere bırakır.

Udemy ve Toluna tarafından yapılan bir araştırmaya göre, en sinir bozucu ofis dikkat dağınıklığı, konuşkan iş arkadaşlarıydı! Ekibinizin daha gürültülü üyelerinden bazılarıyla konuşarak bunu aşmanın yollarını düşünün. Bunları farklı odalara da yerleştirebilirsiniz.

Kaynak

Ofis gürültüsünü azaltmak da dikkate alınması gereken önemli bir husustur. Neden herkesin belirli bir süre sessizce çalışmayı kabul ettiği 'sessiz saatlerde' program yapmıyorsunuz? Doğru bir şekilde uyulursa, bunun gibi odak seansları günün en verimli zamanları olabilir.

Birkaç farklı fikir deneyin ve ekibiniz için hangi üretkenlik ipuçlarının en iyi sonucu verdiğini görün.

5. Zamanınızı iyi yönetin

Hangi sektörde çalışıyor olursanız olun, görevleri etkili bir şekilde tamamlamanın anahtarı zaman yönetimidir. Asana gibi iş akışı yazılımlarını kullanmak, insanların şirketinizde yapması gereken görevleri düzenlemeye yardımcı olacaktır. Ancak bu araçlardan en iyi şekilde yararlanmak için ekibinizde uygulayabileceğiniz en iyi üretkenlik uygulamaları vardır.

Örneğin Pomodoro Tekniğini iş yerinizde kullanabilirsiniz. İlk kez 1980'lerde İtalyan Francesco Cirillo tarafından yaratılan etkili bir zaman yönetimi sistemi olan Pomodoro Tekniği (İtalyanca domatesten adını almıştır), altı kolay adımda yürütülebilir.

1. Tamamlamanız gereken iş projesini seçin.
2. 25 ila 30 dakika arasında bir zamanlayıcı ayarlayın ve çalışmaya başlayın.
3. Zamanlayıcı çaldıktan sonra iki ila üç dakika ara verin.
4. İkinci ve üçüncü adımları tekrarlayın.
5. Dört seanstan sonra daha uzun bir ara verin.
6. Son olarak, tamamlanan her çalışma oturumunu bir liste biçiminde bir onay işareti veya onay işaretiyle kaydedin.

Bu teknik, yazma veya kodlama gibi belirli görevler ve konsantrasyonun hızla düşebileceği sıkıcı, tekrarlayan görevler için en iyisidir.

Kaynak

Pomodoro Tekniği size disiplini, düzenli molalar vermenin önemini ve zamanınızı etkili bir şekilde yönetme konusunda daha kapsamlı bir anlayış öğretir. Araştırmacı Jonathan Schooler, 2007'de ortalama bir zihnin zamanın %15 ila %20'sinde gezindiğini keşfetti, bu nedenle düzenli molaları zorunlu kılmak bu konuda yardımcı olur.

Pomodoro Tekniği'ni meslektaşlarınızla yaklaşık bir aylık bir deneme süresi boyunca uygulamayı düşünün ve sonuçları üretkenlik düzeylerine ve zaman yönetimine kaydedin. Ayrıca farklı çalışma modellerini de deneyebilirsiniz. Örneğin, dönen bir eleme modeli , üretkenlik düzeylerini artırabilecek bir yaklaşımdır.

6. Uygun bir çalışma alanı yaratın

Dağınık ve rahatsız iş istasyonları mutsuz çalışanlara yol açar. Öte yandan, çalışanlarınızın işlerini etkin bir şekilde yürütmeleri için verimli bir çalışma alanına ihtiyaçları vardır, bu nedenle her çalışana ve özel gereksinimlerine uygun ekipmana yatırım yapmayı düşünün.

Çok sayıda rakamla çalışan personel için (örneğin muhasebeciler), ikinci bir monitör elektronik tablolarla daha üretken olmalarına yardımcı olacaktır. Dijital pazarlamacılar gibi uzaktan çalışanların , güçlü bir internet bağlantısına ve görüntülü aramalar için web kamerası olan bir bilgisayara erişmesi gerekir. Bu arada, grafik tasarımcıların özel çizim yazılımına ve kalem gibi araçlara ihtiyacı var.

Kaynak

Her çalışanla oturup kendilerini daha üretken hissettirmek için neye ihtiyaçları olduğunu sormayı deneyin, istediklerini bütçeleyin ve bu adımları uygulamaya koyup koyamayacağınızı görün.

7. Gerçekçi hedefler belirleyin

Küçük bir işletme olarak size ve ekibinize gerçekçi hedefler belirlemek çok önemlidir. Çalışanlarınızı bunaltacak görevlerle boğmak yerine, büyük işleri ulaşılabilir günlük parçalara ayırın. Bu şekilde, herkes aynı fikirde olur ve kendilerini bataklık hissetmek yerine, istenen sonuca doğru istikrarlı bir şekilde çalışıyormuş gibi hisseder.

Bir işin istenen sonucunu belirleyerek başlayın ve ardından geriye doğru çalışın, sonucu nihai hedefe katkıda bulunan küçük, ulaşılabilir işlere bölün.

Bu yaklaşım, herkesin neyin ne zaman yapılması gerektiğinin farkına varmasını sağlar ve büyük işi zamanında tamamlamaya yönelik sorunsuz bir süreç sağlar. Planlama her şeydir, özellikle de daha büyük şirketlerin sahip olduğu kaynaklara erişemeyebilecek küçük bir işletmede.

Kapanışta

Performans iyileştirmeleri, herhangi bir işletmenin sürekli başarısı ve büyümesi için kritik öneme sahiptir. Ancak, sizinkinin küçük bir işletme olması, onu büyük şirketlerden daha zor bulmanız gerektiği anlamına gelmez.

Araştırmalar, küçük işletmelerin büyük işletmelerden daha becerikli ve verimli olabileceğini göstermiştir, bu nedenle gerçekçi hedefler belirlerken küçük işletmenizi kendi yararınıza kullanın.

Bu üretkenlik ipuçlarını dikkate alın, deneyin ve artan performansınız ve işgücünüzün genel mutluluğu yoluyla sonucu ölçün.

Küçük işletmenizin geleceğinde size şans diliyoruz!