Bir iş süreci, şirketin bir müşteriye veya müşteriye bir ürün veya hizmet teslim etmesiyle sona eren herhangi bir ilgili görev dizisidir. Verimsiz süreçler, mutsuz müşterilere, hoşnutsuz çalışanlara ve teslimat için potansiyel olarak kaçırılan teslim tarihlerine yol açar.

Verimsiz süreçlerle başa çıkmanın en iyi yolu onları iyileştirmektir.

Verimli İş Süreçleri Neden Önemlidir?

Verimli süreçler, iş yükünü azaltır ve bir ürün veya hizmetin teslimini kolaylaştırır. Süreçler, nispeten basit görevleri bile içerebilir. Örneğin müşterilere nasıl fatura keseceğiniz gibi basit finansal süreçler bir süreçtir.

Bir işletme süreçlerini iyileştirmede ve düzene koymada başarısız olduğunda, piyasada geride kalma ve müşterilerini rakiplerine kaptırma riskiyle karşı karşıyadır. Süreçleri iyileştirmek, karmaşık bir görevi tamamlamak için bir metodolojiye sahip olmak veya bu görevi bir ekibin diğer üyeleri arasında dağıtmak kadar basit olabilir.

Bir İş Sürecini İyileştirmenin 7 Adımı

Bu tartışmada açıklandığı gibi, iş süreci iyileştirmesi artan bir süreçtir. Şirketin başına gelen değişiklikler kısa vadede hiçbir şeyi hemen etkilemeyecektir. Zaman içinde işletmenin verimliliğindeki potansiyel değişiklik, süreç iyileştirme ekibinin odaklanması gereken şeydir.

1. Süreç Tanımı

Herhangi bir iş süreci iyileştirme stratejisindeki ilk adım, şirketin tam olarak hangi süreci geliştirmek istediğini tanımlamaktır. Tipik olarak, süreç iyileştirme üzerinde çalışan ekipler, akış şeması veya yüzme kulvarı diyagramı gibi diyagramları kullanır. Lucid Chart'ın bildirdiği gibi, bir yüzme kulvarı diyagramı tipik bir akış şemasının işlevlerini yerine getirir, ancak sorumlulukları belirli bir bireye veya departmana da atar.

Bir işlemin yüzme kulvarı diyagramı örneği

Süreci tanımlamak, süreçle günlük olarak ilgilenen kişilerin girdilerini kullanmak anlamına gelebilir. Mülakatlar ve tartışmalar, süreç iyileştirme ekibini hemen belli olmayabilecek alt adımlar konusunda bilgilendirmeye yardımcı olur.

2. İlgili Fırsatları Keşfedin

Süreç tanımı için yapılan görüşmelerde, bu süreci düzenli olarak kullanan kişiler, sisteme fayda sağlayabilecek potansiyel iyileştirmeler hakkında fikir verebilir. Bu ilgili fırsatlar, sistemin verimliliğini daha da artırırlarsa keşfedilmeye değer olabilir.

Ayrıntılı bir sorun bildiriminin geliştirilmesi, süreç iyileştirme ekibine operasyondaki değişikliklerin nerede olabileceği ve olması gerektiği konusunda bir değerlendirme sunar. Ek olarak, ekip, bir amaca hizmet etmiyor gibi görünüyorsa, süreç içindeki gereksiz adımları ve alt adımları saptayabilir ve kaldırabilir.

3. Süreç Analizi

Bu adımda, süreç iyileştirme ekibi yüzme kulvarı şemasına bakabilir ve sistem içinde darboğazların nerede olduğunu anlayabilir. Kiss Flow'un belirttiği gibi, uygun bir analiz adımı olmadan ekiplerin, sorunları anında aramak için zaman ve kaynak harcaması muhtemeldir.

Genel olarak, analiz adımı aşağıdakiler gibi birkaç uygun soru sorarak bölünebilir:

• İşletmenin maliyetlerinin çoğu nerede ortaya çıkıyor?
• Herhangi bir adım bir darboğaz yaratıyor gibi görünüyor mu?
• Sürecin hangi kısmı müşterileri veya ekip üyelerini en çok hayal kırıklığına uğratır?
• Gecikmelerin çoğu nerede oluyor?
• Sürecin hangi adımı veya alt adımının tamamlanması en çok zaman alır?
  
  

Kök Neden Analizi veya Neden-Sonuç Analizi gibi analiz yöntemleri, ekibin sorunlara yol açan temel sorunları çözmesine yardımcı olabilir. Sorunları çözmek, yalnızca sorunun semptomuyla ilgilenir, bu semptom daha sonra yeniden ortaya çıkar ve ekibin bununla tekrar ilgilenmesini gerektirir.

4. Sistem Yeniden Tasarımı

Ekip, süreci etkileyen temel sorunları vurguladıktan sonra, bu sorunları ortadan kaldırmak için yeniden tasarlamaya başlar. İlk beyin fırtınası oturumu, fikirleri masaya yatırır. Ekip yeterince önemli bir çözüm listesi oluşturduğunda, uygun maliyetli olmayan veya uygulanması çok zaman alan çözümleri daraltmaya başlayabilir.

Seçilen çözümler, ekibin önerdiği çözümün tam kapsamını ve bu çözümün uygulanmasının olası etkilerinin neler olabileceğini görmek için risk analizine ve etki analizine tabi tutulmalıdır.

5. Mevcut Kaynakları Bulun

Sistemi yeniden tasarlama planını sonlandırdıktan sonra, ekibin yeniden tasarımı uygulamak için sahip oldukları kaynakları bulması gerekir. Bu kaynaklar insan kaynaklarından yazılım, donanım ve altyapıya kadar değişebilir.

İnsan kaynakları departmanı, BT ve diğer paydaşlarla iletişim, ekibin sistem yeniden tasarımının nasıl olacağını anlamasına yardımcı olur ve sürecin tamamlanmasını etkileyebilecek herhangi bir dahili sorun hakkında onları bilgilendirmeye yardımcı olur.

6. Enstitü Değişikliği ve Paydaşların Bilgilendirilmesi

İş süreci iyileştirmesi artımlı olabilirken, zaman zaman bir işi özünden sarsan büyük değişiklikler meydana gelir. İyileştirmeler ekiplerin, altyapının ve hatta donanım ve yazılım sistemlerinin değiştirilmesini gerektirebilir. Bu değişikliği etkinleştirmek, tüm bir projenin kendi içinde yönetilmesini gerektirebilir.

Süreç iyileştirmenin karşılaştığı bir diğer önemli sorun, birçok insanın değişimi kucaklayamamasıdır. Bununla başa çıkmak için ekip, Kotter'in 8 Adımlı Değişim Modeli gibi teorik modelleri kullanabilir. Educational Business Articles'ın belirttiği gibi, model ekip çalışması, şeffaflık ve iletişimin süreç iyileştirme metodolojisine uygulanması için basit bir yöntemdir.

7. Süreç İncelemesi

Başlangıçta belirtildiği gibi, süreç iyileştirme aşamalı bir süreçtir. Yeni yenilenen süreçler bile beklendiği gibi çalışmıyor çünkü dünya tahmin edilemez bir yer. Sürecin bir sonraki yinelemesi için öneriler sunmak için sürekli gözden geçirme sistemi gereklidir.

Kaizen gibi metodolojiler, her yinelemede süreç verimliliğinin iyileştirilmesini sağlamada faydalı olabilir. Kaizen Enstitüsü tarafından tanımlanan Kaizen, bir işletmenin uzun vadeli rekabet stratejisine uygulanan sürekli iyileştirme sistemidir.

Hiçbir Şey Hemen Olmaz

Hızlı tempolu dijital dünyamızda, yaptığımız her şeyde anında sonuç beklemeye başladık. İş süreci iyileştirme söz konusu olduğunda bu gerçekçi olmayan bir beklentidir.

Bunun yerine, kendini iş süreçlerini iyileştirmeye adamış ekipler, zamana bir dizi döngü olarak bakarlar ve her adım tam verimliliğe ulaşmaya yaklaşır. Kuruluşlarda meydana gelen değişiklikler, özellikle şirketin günlük görevlerini etkileyenler, kademeli olarak gerçekleşir. Bir iş süreci iyileştirme ekibine sahip olmak, bir şirketin üretim veya teslimat sürecini sürekli olarak düzenleyerek rekabet üstünlüğünü korumasını sağlar.

Samantha Wallace, birkaç e-ticaret şirketinde çalışmış deneyimli bir teknoloji yazarı ve editörüdür. Beş yıldan fazla bir süredir teknolojiyi çevrimiçi olarak takip ediyor.

GreenwingTechnology.com'un İçerik Savunucusu.