İş Büyümenizin Sonraki Aşamasına Giden 9 ERP Uygulama Adımı

ERP'yi benimsemenin zahmetli bir angarya haline geldiği kuruluşlar arasında yer almak istemiyorsanız, hangi ERP uygulama adımlarını izlemelisiniz? Yeni bir sistemin uygulanması için uygun bir strateji, ERP dağıtımının risklerini en aza indirmenize ve başarı kümesine girmenize yardımcı olabilir. Önerdiğimiz iş akışı herhangi bir sistem için uygundur, örneğin SAP ERP uygulama adımları genellikle Odoo, Oracle, vb. ile aynıdır.

Bu makalede Kıdemli İş Analistimiz, iş süreçleri görünürlüğüne ve yönetimine giden en kısa ve en sorunsuz yolun nasıl oluşturulacağının sırlarını açığa çıkarırken, yolda can sıkıcı hatalardan kaçınıyor.

ERP uygulama yöntemleri: büyük patlama, aşamalı ve paralel yaklaşım

Bir ERP sisteminin nasıl uygulanacağını adım adım belirlemek, sistemin başarılı bir şekilde benimsenmesinin bel kemiğidir. Bununla birlikte, süreç, bir başlangıç ​​​​için ve 30 yıldır birkaç şirket içi eski sistemde çalışan bir kuruluş için aynı mı olacak?

Şaşırtıcı bir şekilde, evet! Etkili ERP uygulamasına yönelik adımlar, kuruluşunuzun ölçeğinden veya görev karmaşıklığından bağımsız olarak benzerdir. Bununla birlikte, bir ERP uygulama yolculuğunu özel kılan, izlediğiniz dağıtım yöntemidir. Büyük patlama, aşamalı sunum ve paralel dahil olmak üzere, aralarından seçim yapabileceğiniz bir dizi yaklaşım vardır.

• Büyük patlama yöntemi. Bir ERP'yi uygulamanın en hızlı yolu ama aynı zamanda en zoru, çünkü aynı anda çalışan eğitimi, canlı yayına geçiş ve hatalarla mücadele etmeniz gerekiyor. Bu nedenle, bu yaklaşım, yeni sistemlerinde yalnızca 1-2 modül arayan kuruluşlar için iyi sonuç verir.
• Aşamalı yaklaşım. Yeni modülleri veya iş birimlerini birer birer dağıttığınız için bu yöntem büyük patlamadan daha az risklidir. ERP uygulamasının tüm adımlarını tamamlamak daha fazla zaman alır, ancak süreci kontrol etmeniz ve ortaya çıkan sorunlarla ilgilenmeniz daha kolaydır. Orta ölçekli bir şirketiniz varsa ve yeni ERP'de çok sayıda modül kullanmayı planlıyorsanız, böyle bir yaklaşım uygundur.
• Paralel dağıtım. Bu en az tehlikeli yöntemdir. Eski sistemlerinizden hemen vazgeçmediğiniz, sürekli çalışması gereken işlevleri korumak için yeni ERP'yi bunlarla paralel olarak çalıştırdığınız için tüm kritik işlevler korunmaya devam eder. Paralel benimseme en çok zaman alan yöntemdir, bu nedenle yavaş ama emin adımlarla ilerleyeceksiniz.

Her şeyden önce müşterinin eski sistemlerinden aşina olduğu işlevleri uyguladığımız bir yaklaşımı savunuyorum. Ardından, daha önce kullanmadıkları ancak sahip olmayı bekledikleri işlevleri ve modülleri ekleyin.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

ERP'nin sorunsuz ve verimli bir şekilde benimsenmesi için izlemeniz gereken zorunlu adımlar

Kuruluşların yalnızca %27'si bir ERP uygularken dijital strateji rehberliğinden yararlanıyor. Ancak, stratejik planlama, herhangi bir sonuç odaklı yazılım dağıtımının belkemiğidir. Hem ERP geliştirme hem de danışmanlık hizmetlerini birleştiren bir şirket olarak başarılı bir ERP uygulama adımlarını detaylı bir şekilde inceledik.

1. Gereksinimleri belirleyin

ERP uygulamasının en önemli adımlarından biri, sonunda ne elde edeceğinizi şekillendiren başlangıç ​​gereksinimlerinin yetkin bir şekilde belirlenmesidir. Bununla birlikte, iş ihtiyaçlarını ve sınırlamalarını ortaya çıkarmak, cesaret kırıcı olmasa da oldukça zorlayıcı olabilir. Bu nedenle, bu faaliyetin, beklentileriniz ile proje sonucu arasındaki farkı en aza indirebilecek profesyonel iş analistlerine emanet edilmesi daha iyidir.

Müşteri ihtiyacına en yaygın örnek, tüm iş süreçlerini tek bir yerde görebilme yeteneğidir. Biri muhasebe amaçlı, diğeri satış izleme, üçüncüsü envanter işlemleri vb. olmak üzere farklı sistemlerle uğraşmak, bu çok istenen görünürlüğü engelliyor.

Çok sayıda belgenin işlenmesi başka bir yaygın gereksinimdir. Diğer şeylerin yanı sıra günlük olarak işlemeniz gereken veri miktarı, hangi ERP'yi seçeceğinizi belirleyecektir.

Sınırlamalara gelince, bunlar örneğin yalnızca şirket içi çözümleri kullanmayı ve yerel düzenlemelere uyumlu kalmayı içerebilir.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

Müşteri gereksinimleri aynı zamanda kullanıma hazır çözümün yapılandırılması ve özelleştirilmesi anlamına da gelir. Bunu göz önünde bulundurarak, yeni ERP özellikleri, bağlantı ve performans için beklentilerinizi belirtmeniz çok önemlidir, çünkü bu aynı zamanda bir sistemin diğerine tercihini de etkiler.

2. ERP uygulama projesinde çalışacak bir ekip oluşturun

Güçlü ve iyi koordine edilmiş bir ekip oluşturmanın önemini hafife almayın. ERP uygulama yaşam döngüsündeki tüm adımları atmak için yanınızda kime ihtiyacınız olacak? Herhangi bir yazılım geliştirme projesinde olduğu gibi, proje yöneticisi, iş analisti, UX/UI tasarımcısı, geliştiriciler ve QA gibi belirli çekirdek ekip üyelerine ihtiyacınız olabilir.

Projeye katılımları onu daha da güvenli ve sağlam hale getirmeye yardımcı olacak tercih edilen uzmanlar da vardır. Bir ERP, herhangi bir işletme için görev açısından kritik sistemlerden biri olduğundan, kesinti süresi, uygulanmasından elde ettiğiniz faydaların çoğunu geçersiz kılabilir. Bu nedenle, sistemin çevikliği ve kararlılığı ile ilgilenecek DevOps mühendisleri ile çekirdek ekibinizi güçlendirebilirsiniz. Kod dağıtımları düzenli olarak gerçekleştiğinde, kusurları SDLC'nin erken aşamalarında tespit edip düzeltebilir ve iş değişikliklerini daha hızlı uygulayabilirsiniz.

Proje ekibinin bir diğer tercih edilen üyesi de bir düzenleyici danışmandır. Bu kişi, ERP sisteminizin kuruluşunuzun bulunduğu ülkenin yasal gerekliliklerine uygun olduğunu garanti eder.

ERP uyumluluğu bir iş analisti tarafından da ele alınabilir. Sadece müşterilerin gereksinimleri ve kısıtlamalarını değil, aynı zamanda işlerini yürüttükleri ülkenin yasalarını da her zaman dikkate alıyoruz.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

Buna ek olarak, yeni sistemin benimsenmesinin önemini tabandaki çalışanlara iletmek, değişime karşı dirençlerini zayıflatmak ve başarılı bir kullanıma sunma sağlamak için C düzeyinde katılım sağlayın.

3. İş gereksinimlerinize ve kısıtlamalarınıza uyan ERP'yi belirleyin

Bir sonraki ERP yazılımı uygulama adımı, mevcut çözümleri analiz etmek ve hangisinin ihtiyaçlarınızı olduğu gibi karşıladığını veya taleplerinizi karşılamak için özelleştirilebileceğini belirlemektir. Günlük işlem hacmini anlamak ve uygun performansa sahip bir ERP seçmek için kullanıcı sayısına, sistemdeki rollerine ve belge akışınıza karar vermelisiniz.

Bu noktaya kadar, sınırlamalarınızı zaten düşündünüz ve hangi ERP'nin işinize yaramayacağını biliyorsunuz. Örneğin, veri gizliliği gereklilikleri şirket içi yazılım ihtiyacını zorunlu kılıyorsa, bulut veya şirket içi ERP ile ilgili soru ortaya bile çıkmaz.

Benzer bir örnek, farklı sistemlerin izin verdiği özelleştirme düzeyini ifade eder. İş süreçleriniz standart süreçlere uymuyorsa, özelleştirme açısından esnek bir ERP'ye ihtiyacınız olacaktır. Kimse, SAP'yi kendi özel fiyatlandırmasına göre özelleştirmek için yedi yılını harcamış bir kuruluş olan Lidl'in ayak izlerini takip etmek istemiyor. Yine de proje sonunda başarısız oldu ve şirket 500 milyon Euro'yu boşa harcadı.

Sınırlamaların yanı sıra, ERP seçimi müşterinin neye ihtiyacı olduğuna göre belirlenir. Uygulamamızda, birkaç tüzel kişiliğe sahip bir organizasyon vardı. Ve müşterilerin tüm şirketlerini tek bir sistemde görmelerine ve yeniden oturum açmak zorunda kalmadan aralarında sorunsuz bir şekilde geçiş yapmalarına olanak tanıyan bir ERP bulmak zorunluydu. Birkaç ERP'yi karşılaştırdık ve müşterinin talep ettiği işlevselliğin uygulanmasına izin veren çok şirketli bir özelliğe sahip olduğu için Odoo'yu önerdik.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

SAP gibi yaklaşık 50 yıllık geçmişe sahip devlerden Odoo veya Salesforce gibi yenilikçi yeni oyunculara kadar piyasada bir grup ERP oyuncusu var. Odoo ve SAP ERP arasındaki farkları, iş analistimiz ve ERP takım lideri geliştiricimizle ayrıntılı olarak zaten tartışmıştık. Ve kesinlikle okumaya değer olduğunu düşünüyoruz!

4. ERP sisteminizi yapılandırın veya özelleştirin

İşletmelerin yalnızca %3,6'sı hazır bir çözümden tamamen memnun olabiliyor. Diğer %96,4'lük kısım ise, süreçlerine uyması için özelleştirme veya en azından sistem yapılandırması gerektiriyor.

Müşterinin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine mümkün olduğunca uyum sağlamak için ilk önce kullanıma hazır bir ERP yapılandırıyoruz. Yeterli değilse ve gerekli işlevsellik hazır bir çözümde mevcut değilse, özelleştirme sunuyoruz.

Örneğin, belirli bir tarihteki stok bakiyeleri hakkında bir rapora ihtiyacınız var. Veya ilgili kişiler ve satışlar gibi varsayılan sütunlara ek olarak fatura durumu olan sütunu istersiniz. Bunlar özelleştirme gerektiren şeyler.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

ERP uygulamasının bu aşamasında ihtiyaç duyacağınız servislerle entegrasyonlara da özen göstermelisiniz. Bunlar, PayPal ve DHL gibi ödeme ve teslimat hizmetlerini ve Power BI ve Tableau gibi İş Zekası hizmetlerini içerebilir.

Ayrıca ERP'yi sahip olduğunuz herhangi bir sistemle entegre ediyoruz. Örneğin, vergi raporlarının, borç ve alacakların vb. oluşturulduğu bir muhasebe sistemi kullanıyorsunuz. O zaman bu sistemlerle entegre olmak, onları sıfırdan ayarlanması gereken yeni bir sistemle değiştirmekten daha mantıklıdır.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

5. Verilerinizi taşıyın

Oracle, veri geçişinin tüm proje maliyetinin %10 ila 25'ini alabileceğini ve bunun ERP uygulamasındaki en kritik adım olduğunu belirtiyor.

Tüm geçmiş verileri taşımak bir seçenek değildir. Büyük veri günlerinde kuruluşlar, örgütlenmemiş, yapılandırılmamış ve eksik veriler denizinde boğuluyor. Bu nedenle, veri kalitesine özen göstermek bu aşamada ana önceliğiniz olmalıdır. Geçişe başlamadan önce anlamlı verileri belirleyin ve tekrarlar ve hatalar için kontrol edin.

Projelerimizden biri sırasında, veri geçişi o kadar kapsamlıydı ki, bununla ilgilenmesi için özel bir ekip ayırmamız gerekti. Veriler güncellendikten sonra, eski sistemlerdeki varlıkları yeni ERP'deki karşılık gelen varlıklarla eşleştirerek haritalandırdık.

Örneğin eski sistemde varlığa “client” adı verilir ve kodda belirli bir değeri vardır. Ancak yeni sistemde “temas” olarak adlandırılıyor ve kodda farklı bir değere sahip. Bu nedenle amacımız, bunları nasıl eşleştireceğimizi doğru bir şekilde açıklamaktır. Her zaman görevin manuel kısmıdır, ancak veri taşımanın kendisi otomatikleştirilebilir.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

Verileri temizledikten ve haritaladıktan sonra, yayınlanmadan önce sistemi test etmeniz gerekir. Örneğin, gerçek veri hacmiyle uğraşırken performansının değişip değişmeyeceğini kontrol etmelisiniz.

Üretimdeki gerçek veri miktarı, test tezgahındaki test verilerinden çok daha büyük olabilir. Bu nedenle, çıktı verileri (örn. raporlar) veya basit veritabanı sorguları, gerçek hayattaki bir ortamda test sunucusundakinden daha yavaş çalışabilir. Sistemdeki yükü kontrol ederken bu hususu dikkate alıyoruz.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

6. Testleri çalıştırın

Performans testi, herhangi bir yazılımın uygulanmasında zorunlu bir adımdır. Ciddi kusurları serbest bıraktıktan sonra ortaya çıkarmak ve bunları halletmek için altı veya yedi kat daha fazla ödeme yapmak istemiyorsanız.

SDLC'deki sorunları ne kadar erken keşfederseniz, bunları düzeltmenin maliyeti o kadar düşük olur. Bu nedenle, sağlam bir ERP sistemi oluşturmak için çalıştırmanız gereken İlk 3 performans testi burada.

• Gerileme testi. Kod seviyesinde çalışıp değişiklik yaptığınızda, bunların mevcut özellikleri olumsuz yönde etkilemediğini kontrol etmek çok önemlidir.
• Akıl sağlığı testi. Bu tür, sistemin rasyonelliğini doğrulamayı amaçlar. Teknik olarak sistem 2+2=5 diyorsa, diğer testlere geçmenin bir anlamı yoktur.
• Duman testi. Yazılımın kararlı olup olmadığını kontrol etmek için yapılır ve önemli önem dereceli kusurların ve ön plana çıkanların tespit edilmesine yardımcı olur.

Görevi basitleştirmek ve hızlandırmak için her tür test otomatikleştirilebilir.

7. Son kullanıcılarınızı eğitin

Bir McKinsey anketine göre, yazılım uygulama projelerinin %70'i, çalışanların yeni sistemleri kabul etmeye karşı direnci nedeniyle başarısız oluyor. Personele uygun eğitim verilerek bu tür cesaret kırıcı bir durumdan kaçınılabilir. Bu nedenle, ERP uygulama yol haritanızda farklı kullanıcı grupları için eğitim göz ardı edilemez. İki formatta yapılabilir ve çalışanların değişime karşı direncini en aza indirmek için her ikisini de öneriyoruz.

• Son kullanıcılara kullanım kılavuzları sağlamak. ERP uygulama ortağınız, farklı departmanlardaki çalışanlar için ayrıntılı kullanım kılavuzları hazırlar. İş analistleri neyi, nasıl, nerede ve ne zaman yapacaklarını adım adım açıklar. Bu yaklaşımla, son kullanıcılar kullanıma sunulduğu ilk günden itibaren yeni sistemde çalışırken kendilerini rahat hissedeceklerdir.
• Yüz yüze veya e-öğrenme eğitimi yürütmek. Yeni teknolojiyi benimsemek, 'her zaman böyleydi' yaklaşımına bağlı kalan çalışanlar için her zaman streslidir. Yeni sisteme geçişe güçlü bir direnç olması durumunda, yönetici katılımı, personelin düşüncesindeki bir paradigma değişikliğinin anahtarıdır. Özellikle ERP uygulaması, teknoloji destekli iş dönüşüm aşamalarınızdan biriyse.

Eğitimin temel amacı, yeni sistemin nasıl kullanılacağına dair %100 bilgi sağlamak ve çalışanları günümüz yazılımlarının rakiplerinden, destekçilerine dönüştürmektir.

Bu ERP projesi uygulama adımı, yeni sistemle canlı yayına geçmeden önce neden yapılmalıdır?

Eğitim uygulamadan sonra yapılırsa, yeni sistemde nasıl çalışılacağını anlamayan, memnun olmayan bir çalışan dalgasının üzerinize gelme riski yüksektir. Acil tahliye sonrası sorunları çözmeniz gerektiğinde personeli eğitmek, kimsenin halletmesini istemeyeceğim bir görevdir.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

8. Canlıya geçme etkinliklerini planlayın ve başlatın

ERP uygulamasının bu adımında, tüm ekip sistemin performansını, hataları çözmeyi ve ince ayarları yakından takip ediyor.

ERP'nin devreye alınması muhasebe departmanı için yeni bir dönem anlamına geldiğinden, sistemin dağıtım tarihi her zaman müşteri tarafından onaylanır. 1 Ocak'ta her şeye sıfırdan başlamak imkansız. Güvenilirlik için müşterilerimiz yeni ve eski sistemlerini ilk bir veya iki ay paralel olarak çalıştırıyorlar.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

Son kullanıcıların yeni sistemi tam olarak benimsemesini sağlamak için canlı yayın sonrası bir takip yapmanızı da öneririz.

9. Başarıyı belirlediğiniz gereksinimlere göre değerlendirin

Projenin başında belirlediğiniz hedeflere geri dönme ve onlara ulaşıp ulaşmadığınızı gözden geçirme zamanı. Satışları artırmak istiyorsanız ve yeni ERP sisteminin günde daha fazla satış yapması gerekiyorsa, bunu gerçekten yapabilir mi?

Gerçek hayattan bir örnek: Müşterilerimizden biri, talep işleme süresini 20 dakikadan en az 15 dakikaya indirme hedefi koydu. Bu nedenle, yeni sistemin bu KPI'ye uygunluğu, projenin başarısını değerlendirme kriterlerinden biriydi. 5 dakikada raporlama yapabilen bir sistem kurduk ki bu bariz bir başarıydı. Beklentilerin ötesine geçmek – bizi ilerlemeye iten şey budur.

— Volha Homza, İş Analisti, *instinctools

Akıllı bir uygulama stratejisinin izlenmesi, ERP'nizin her kuruş değerinde olmasını sağlar

ERP'yi uygulamak, verilerinizi tek bir yerde temiz ve düzenli tutmak ve büyümenizi basitleştirmek için yapmanız gereken yatırımlardan biridir. Ancak ceplerinizi boşaltmadan bu hedefe nasıl ulaşırsınız? 2022 yılında ERP uygulama projelerinin %41,4'ü bütçelerini aştı. Bütçe aşımlarıyla ilgili temel sorunlar organizasyonel, veri ve teknik sorunlarla ilgiliydi. Hırs dikkatli bir stratejik planlama gerektirir. Kuruluşlar genellikle gelecekteki ERP'lerinin çevikliği ve bunun sayesinde elde edecekleri faydalar konusunda o kadar heyecanlanırlar ki, ERP uygulamasında yer alan tüm adımları doğru bir şekilde takip etmeyi gözden kaçırırlar. Deneyimli bir kurumsal yazılım geliştirme ve danışmanlık ortağı olarak *instinctools, kuruluşunuzun tüm ERP dağıtımında yol alabilir, size tonlarca zaman ve para tasarrufu sağlayabilir ve talihsiz hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Bu makalenin aslı burada yayınlanmıştır.