Zoho Sözleşmeleri Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Sözleşmeler, bir işe giren veya bir işten ayrılan neredeyse her kuruşun tabi olduğu yasal belgelerdir. İşletmeler, onları yönetmek için doğru sözleşme yönetimi yazılımıyla donatılırsa, sözleşmeleri statik belgelerden stratejik varlıklara dönüştürebilirler. Teknolojinin evrimi ile çok hızlı değişen bir iş ortamında, düzenleyici önlemler sıklıkla gündeme gelmektedir.

Ayrıca, küresel tedarik zincirleri yalnızca karmaşıklaşıyor ve pazarlama ve satış modelleri giderek daha çeşitli hale geliyor. Bu durum, kolayca erişilebilen ve değiştirilebilen dijital sözleşmelere ihtiyaç duyulmasına neden olmuştur. Sözleşmelerinizi yönetmenize ve bunlardan en iyi şekilde yararlanmanıza olanak tanıyan güçlü bir CLM platformuna yönelik artan bir talep var.

Güçlü bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı , sözleşme süreçlerini otomatikleştirmenize ve düzene koymanıza ve içlerindeki gerçek potansiyeli ortaya çıkarmanıza olanak tanır. Zoho Sözleşmeleri gibi bir CLM ile hukuk ekipleri, yüksek değerli görevlere yatırım yapılabilecek önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlayabilir.

Bu blogda, Zoho Sözleşmelerine ve bu yazılımın sunduğu işlevlere ayrıntılı bir göz atacağız.

Zoho Sözleşmeleri nedir?

Zoho Sözleşmeleri, tüm sözleşme zorlukları için basit bir çözümdür. Zengin özelliklere sahip bir platformla Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi sürecini verimli bir şekilde düzenlemeye yardımcı olurken, düşük maliyetlerle uygun ölçekte uyum sağlar.

Zoho Sözleşmeleri gibi CLM platformlarının uygulanması, sözleşme döngü sürelerini azaltmanıza, iş risklerini azaltmanıza ve sözleşme yönetimini iyileştirmenize olanak tanır. Birden fazla uygulamaya olan ihtiyacı ortadan kaldıran eksiksiz bir sözleşme çözümüdür.

Tüm işletme sahipleri, nereye giderlerse gitsinler iş sözleşmelerinin zirvesinde kalabilirler. Zoho Sözleşmeleri uygulamaları, temel sözleşme ölçümlerine ilişkin bilgiler sunan kişiselleştirilmiş bir mobil gösterge panosu oluşturur. Uygulama, masanızdan uzakta olduğunuzda ihtiyaç duyacağınız özelliklerle birlikte geliyor.

Zoho Sözleşmeleri yazılımı, yasal işlemlerde verimlilik sağlamanın yanı sıra daha iyi iş sonuçları sağlar. Yasal işlemlerin aşağıda belirtilen yönlerini ele alır.

Sözleşme Yaşam Döngüsünü Kolaylaştırma

Sözleşme yaşam döngüsünde Zoho Sözleşmelerinin ilgilendiği beş aşama vardır ve bunlar aşağıda belirtilmiştir:

• Yazma : Zoho Sözleşmeleri, önceden tanımlanmış sözleşme şablonlarından oluşan kapsamlı bir kitaplık ve Zoho Sözleşmelerinde sözleşme yazmayı çok kolay hale getiren özel şablonlar oluşturma yeteneği ile birlikte gelir. Zoho Sözleşmelerindeki madde kitaplığı ile birlikte sözleşme türü şablonları, sözleşme yazarlığına sistematik bir yaklaşım getiriyor. Tüm sözleşmelerde dil tutarlılığı olmasını sağlarken, yazma aşamasında çok zaman kazanmaya yardımcı olur. Belge düzenleyici, gelişmiş belge birleştirme yetenekleri, ortak düzenleme özellikleri, doldurulabilir alan özellikleri, bağlamsal yorum oluşturma vb. ile birlikte gelir.
• Onaylar : Tüm sözleşmeler yasal olarak bağlayıcı belgelerdir, bu nedenle sözleşmelerde yer alan içerik açık, özlü ve doğru olmalıdır. Sözleşmelerin onay süreci, paydaşların bir sözleşmenin yürürlüğe girmesinden önce kapsamından haberdar olmalarını sağlayarak uyumluluğu iyileştirebilir ve riskleri azaltabilir. Zoho Sözleşmeleri, yöneticiler tarafından hem sıralı hem de paralel onay iş akışları kurmak ve bunları sözleşme türleriyle ilişkilendirmek için kullanılabilir. Onaylayanlar, belgelere bağlamsal yorumlar ekleyebilir ve bunları onaylayabilir veya reddedebilir.
• Müzakereler : Sözleşmeleri e-posta ekleri olarak gönderdiğiniz geleneksel yaklaşımın aksine, Zoho Sözleşmeleri, parola korumalı bağlantılarla karşı taraf bağlantılarına kontrollü erişim konusunda size yardımcı olur. Karşı taraf irtibat kişileri gerçek zamanlı olarak birbirleriyle işbirliği yapabilir, belgede yapılması gereken ilgili değişiklikleri önerebilir, bağlamsal yorumlar yapabilir ve görünürlüğü ayarlayabilir. Bu görüşme geçmişi izleme ve değişiklikleri karşılaştırma özelliği, çeşitli görüşme turları olduğunda oldukça kullanışlıdır.
• Yürütme: Zoho Sözleşmeleri, sözleşme yaşam döngüsündeki bu önemli adımı son derece hızlı ve zahmetsiz hale getiren Zoho Sign adlı bir e-imza yazılımıyla önceden entegre edilmiş olarak gelen bir CLM sistemidir . E-posta gönderme, yazdırma, imzalama ve fakslama döngüleri için geri dönüş süresi ortadan kaldırılabilir veya önemli ölçüde azaltılabilir. Yasal olarak bağlayıcı elektronik imzaları birkaç dakika içinde imzalayabilir ve güvenceye alabilirsiniz. Tüm imzalayan grubu, kuruluş imzalayanlar, karşı taraf imzalayanlar, diğer temsilciler vb. genelinde yatay geçiş yapan bir imzalama sırası da belirtilebilir.
• Yürütme Sonrası Yönetim: Zoho Sözleşmelerinin kullanımı, değişiklikler, uzatmalar, fesihler ve yenilemeler ile birlikte yürütme sonrası aşamaları da destekler. Yazılım, bu aşamaların her biri için özelleştirilebilen önceden tanımlanmış bir harf şablonuyla birlikte gelir. Geleneksel şablonlar, tüm üyelerin içeriği bağlamsal olarak düzenleyebildiği ve tamamlayabildiği belgenin yalnızca bir iskelet yapısını sunar. Öte yandan, Zoho Sözleşmeleri, otomatik olarak oluşturulan değişiklik mektubu tüm sözleşme geçmişi ile birlikte mevcut değişiklikleri yakaladığından, bir kullanıcının sözleşmede değişiklik yaparak bir sözleşmeyi değiştirmesini sağlar. Belge oluşturmaya yönelik herhangi bir manuel müdahalenin bu aşırı derecede azaltılması, uygulama sonrası sözleşmelerin yaşam döngüsü yönetimini son derece basit ve anlaşılır hale getirir.

Risk Kanıtı Sözleşmeleri Oluşturma

Zoho Sözleşmeleri, NDA'lar ve MSA'lar gibi yaygın olarak kullanılan sözleşmeler için önceden tanımlanmış şablonlara erişim kazanmaya yardımcı olabilecek mükemmel bir sözleşme yönetimi yazılımıdır . Şablonlar, sözleşme yazarları için bir kılavuz görevi görebilir. Sözleşme yazarken detayları istediğiniz kadar değiştirebilirsiniz. Kendi şablonunuzu da oluşturabilirsiniz.

Zoho Sözleşmelerinin kullanımıyla anında sözleşme oluşturma da etkinleştirilir, çünkü sözleşme ve karşı taraf bilgilerini, tüm doğru ayrıntılarla birlikte sözleşmeler oluşturmak için bir forma kolayca ekleyebilirsiniz. Sözleşmeler, tüm üyelere sözleşme oluşturma yetkisi verirken tüm sözleşmelerde dil tutarlılığı olmasını sağlayan şablonlara dayalı olarak oluşturulabilir.

Zoho Contract, Zoho Writer adlı güçlü bir kelime işlemcide tüm özelliklere sahip yerleşik bir belge düzenleyici ile birlikte gelir. Bulut teklifi, nerede olursanız olun sözleşmeler yazmanıza olanak tanır. Son olarak, gelişmiş madde seçici, sözleşme yazarlarının bir sözleşmede kolayca bir madde aramasına ve eklemesine olanak tanır. Ekledikleriniz de dahil olmak üzere önceden tanımlanmış şablonlardaki tüm tümceler, yan tümce kitaplığında bulunur.

Sözleşme Verileri İş İçgörülerine Dönüştürülebilir

Gösterge Tablosunun özelliği, hızlı bir şekilde bilinçli kararlar verirken işletmeniz hakkında üst düzey bir genel bakış elde etmenizi sağlar. İş sağlığınıza ve büyümenize ilişkin KPI'ları parmaklarınızın ucunda görebilirsiniz.

Gösterge Tablosu özelliğinin yanı sıra Raporlar özelliği, sözleşme yönetim sisteminin tüm yönleriyle ilgili eyleme dönüştürülebilir içgörüler elde edilmesine de yardımcı olur. Kilometre taşları, maddeler, yükümlülük, karşı taraf, performans ve diğer genel sözleşme nitelikleri gibi şeyleri kontrol edebilirsiniz.

Yönetişimin İyileştirilmesi

Zoho Sözleşmeleri, yöneticilerin çok çeşitli sözleşme verilerinden toplanan eyleme dönüştürülebilir iş içgörülerine ulaşarak bilinçli kararlar vermelerini sağlayan gelişmiş bir sözleşme yönetimi yazılımıdır . Sözleşme yönetiminin farklı yönleriyle ilgili 30'dan fazla standart raporla birlikte gelir. Kişiselleştirilmiş gösterge paneli, bir bakışta iş sözleşmelerine üst düzey bir genel bakış sunar.

Ayrıca Zoho Sözleşmeleri, sözleşme seviyesi, kullanıcı seviyesi ve aşama seviyesi (onay, müzakere, imza) olmak üzere üç farklı seviyede aktivite takibine de izin verir. Bu seviyelerde kullanıcılar tarafından gerçekleştirilen her türlü aktivite kronolojik olarak takip edilmektedir. Aşama düzeyinde izleme, sözleşme sahibine, bu aşamada yer alan kişilerin e-posta bildirimini alıp almadığı, belgeyi görüntüleyip görüntülemediği ve zaman damgalarıyla birlikte istenen eylemi gerçekleştirip gerçekleştirmediği hakkında bilgi sunar.

Yöneticiler, madde kitaplığını, sözleşme mektubu şablonlarını, sözleşme türü şablonlarını ve sözleşme türleri için onay iş akışlarını yapılandırarak tüm sözleşme yaşam döngüsü sürecini yapılandırabilir. Etkinlik, erişim ve denetim günlükleri, kuruluş genelindeki etkinlikler üzerinde daha iyi görünürlük sağlar.

İş Risklerini Azaltma

Sorumluluk ve tazminat sınırlamaları gibi uygun hükümlerin eklenmesi, bireysel sözleşme düzeyindeki tüm riskleri ortadan kaldırabilir ve yalnızca risk azaltma göz önünde bulundurularak tasarlanmış bütünsel bir sözleşme yönetim süreci, bir işi gerçekten riske hazır hale getirebilir. Zoho Sözleşmelerinin kullanımı, ilgili hemen hemen tüm paydaşlara sözleşme öğeleri üzerinde daha iyi şeffaflık sunan bir meslektaş incelemesi ve onay iş akışı özelliği ile birlikte gelir. Sözleşme yazarları için kılavuz görevi gören yasal olarak onaylanmış diller ve sözleşme türü şablonlarla bir madde kitaplığı oluşturabilirsiniz. Yönetişim ayarları, sözleşme süreci için yöneticilere daha iyi kontrol sağlarken uyumluluğu da artırır.

Bir işletme için kritik bir risk faktörü, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmemektir. Yükümlülüklere uyulmaması, olumsuz düzenleyici ve mali sonuçlara yol açabilir ve ayrıca kuruluşu zarar görmüş iş ilişkilerine bırakabilir. Zoho Sözleşmeleri gibi bir CLM sistemi , bir sözleşmeyle ilgili tüm yükümlülüklerin sözleşme yükümlülükleri bölümünden izlenebilmesini ve yönetilebilmesini sağlar. Sözleşme sahibi, ilgili işletme sahiplerine yükümlülükler atayabilir ve onlar için hatırlatıcılar ayarlayabilir. Yöneticiler, yükümlülük tabanlı raporların yardımıyla bu yükümlülüklerin üstesinden gelebilirler.

İşlevler Arası Entegrasyonları Teşvik Etme

Sözleşmeler, bir işletmenin tüm bölümlerine dokunan dinamik belgeler olarak kabul edilir. Sözleşmelerin rolünün giderek artan önemi, işlevler arası görünürlüğü ve bunlar üzerinde işbirliğini zorunlu kılmaktadır. Zoho CRM entegrasyonu, satış profesyonellerinin CRM'deki bir anlaşma kaydının ilgili bölümlerinden sözleşmeler başlatmasına ve sözleşmenin durumunu CRM'den izlemesine olanak tanır.

Çoğu iş geliştirme uzmanı, sözleşme sürecindeki herhangi bir verimsizliğin gelirin yavaş tanınmasına yol açtığını bildirmektedir. Bunun temel nedeni satış ve hukuk ekiplerinin birlikte değil, silolar halinde çalışmasıdır. Kazanılan ve kapatılan anlaşmalar, genellikle satış sözleşmesi imzalandıktan sonra tamamlandı olarak işaretlenir; bu, bir kuruluşun sözleşme yaşam döngüsü yönetimi sürecindeki herhangi bir verimsizliğin gelir artışını etkilediği anlamına gelir.

Satış ve hukuk ekipleri arasındaki herhangi bir şeffaflık eksikliği veya iletişim zorluğu, uzun sözleşme döngü sürelerine ve hatta bazen anlaşmaların kaybedilmesine neden olabilir. Zoho CRM entegrasyonu ile çevrim sürelerini önemli ölçüde iyileştirirken, satış ve sözleşme süreçleri arasında bir nevi şeffaflık oluşturabilirsiniz.

Entegrasyon, Zoho CRM içindeki satış görevlileri için ilgili olan Zoho Sözleşmelerinin kritik işlevsel yönlerini yapabilir. Zoho CRM tarafından sunulan satış döngüsü yönetimi ve Zoho Contracts tarafından sunulan sözleşme yaşam döngüsü yönetimi , satış ekibi için en iyi sözleşme süreci olarak birlikte çalışır.

Çok Daha İyi Kontrol ve Uyum

Zoho Contracts, tüm paydaşları onaylayıcı olarak ekleyerek bir sözleşmedeki potansiyel riskler ve fırsatlardan aktif hale gelmeden önce haberdar eden , son derece işlevsel bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımıdır. Hem sıralı hem de paralel olarak kendi onay iş akışlarınızı tasarlayabilirsiniz. Onaylayanlar ayrıca yorum bölümü aracılığıyla işbirliği yapabilir.

Tüm sözleşmelerin saklanabileceği merkezi bir depo vardır. Çok daha iyi görünürlük ve erişilebilirlik sağlayan arama ve filtreleme seçenekleri de vardır. Zoho Sözleşmelerinin CRM platformunda tüm kullanıcı etkinliklerinin zirvesinde kalınabilir. Yapılan tüm ilerlemelerin, değişikliklerin ve yapılan önerilerin geçmişini tek bir yerde görüntülemek kolaydır.

Versiyon kontrolü ile bir sözleşmenin tüm versiyonları kronolojik sırayla görülebilir. Sürümleri karşılaştırmak ve eski sürümlerin herhangi birini aynı anda geri yüklemek de mümkündür. Takvim Görünümü'nün, tüm sözleşme programlarının ve hatırlatıcıların aylık görünümde bir takvim görüntüsünü sunan başka bir özelliği daha vardır.

Hatırlatma uyarıları sayesinde hiçbir yükümlülüğü veya yenileme fırsatını asla kaçırmazsınız. Son olarak, Kullanıcı Rolleri ve İzinleri ile kuruluştaki kullanıcılara roller atayabilirsiniz. Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı üzerinde daha iyi kontrol sağlayan her bir rol için farklı erişim izinleri vardır .

Çözüm

Zoho Sözleşmeleri, etkileyici otomatikleştirilmiş iş akışları sayesinde sözleşmeler üzerinde daha iyi kontrol sahibi olan kuruluşları ve bireyleri güçlendirebilir. İş akışını yönetmeyi çok kolaylaştıran geniş bir ürün portföyüne ve sorunsuz entegrasyonlara sahiptir.

Sertifikalı ve deneyimli bir Zoho danışmanından alacağınız küçük bir destekle Zoho Sözleşmelerini hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz. Profesyonel, önemli sözleşmelerinizi içe aktarırken sizi tüm özelliklerle tanıştırabilecektir. Tüm yaşam döngüleri boyunca sözleşmelerden haberdar olmak için Encaptechno ile iletişime geçin .