Ajans Otomasyon Sistemi: Bu Ajans Sahibi, 5 Çalışanlı 500 Müşteriyi Yönetmek İçin Teknolojiyi Nasıl Kullanıyor?
Yayınlanan: 2018-12-06Zack Spear, otomasyon ve verimlilik sanatında ustalaşmış Kanadalı bir pazarlama ajansı olan ICS Creative Agency'nin ortak sahibidir.
Çoğu ajans, yalnızca 1:100 müşteri-çalışan oranını hayal edebilirdi. Ancak ICS, beş çalışanı ve bir avuç favori serbest çalışanın yardımıyla müşterilerine sonuç vermeyi başarıyor. Herhangi bir zamanda, müşteri işi üzerinde çalışan on ikiden fazla - mal sahipleri dahil - kişi sayısına sahip değiller.
İş modelleri, tek seferlik hizmetler ile tutarlı gelir sağlayan yinelenen işlerin bir karışımıdır. Müşterilerinin çoğu onlara yeni bir web sitesi için gelir, ardından tamamlandığında bir barındırma planı satın alır. Web siteleri uzmanlık alanları olsa da, ICS Creative Agency web siteleri oluşturmaktan çok daha fazlasını yapar: Ayrıca müşterilerle arama motoru optimizasyonu, pazarlama otomasyonu, sosyal medya yönetimi ve gelen pazarlama konularında çalışırlar.
Nispeten küçük bir ekiple bu kadar çok nişi nasıl kapsıyorlar? Zack'e göre anahtar, otomasyon ve yetenek.
Bu makalede, Zack'in aynı sürede daha fazlasını yapmak isteyen ajanslar için önerdiği özel araçlarla birlikte ICS'nin işe alım yaklaşımına nasıl bakacağız.
Bonus eylem listesi: [sg_popup id=”216″ event=”click”] Kullanabileceğiniz 3 sayfalık PDF özetimizi [/sg_popup] alın ajansınızın süreçlerini Zack'in tavsiyesine göre otomatikleştirmek için.
İşe Alma Ajansı Çalışanları: ICS Creative Agency'den Dört İpucu
ICS Creative Agency'yi harekete geçiren teknolojiye dalmadan önce, yetenekli çalışanlarını cezbetmek ve elde tutmak için neler yaptıklarını keşfedelim.
Zack'in işe alma konusunda dört ana tavsiyesi var.
1. Çok Yetenekli İnsanları İşe Alın
Zack, küçük bir ekibiniz olduğunda, her üyenin "farklı şapkalar giyebilmesi gerekir" diye açıkladı. Geçmişte ICS Creative Agency, işlerinin yalnızca bir bölümünde iyi olan kişileri işe alırken, bunun şirketleri için iyi bir strateji olmadığını gördüler. “ Bu konuda gerçekten harika olmadıkça, işe yaramıyor ” açıkladı.
Doğru, iletişim yöneticileri aynı zamanda sosyal medya yönetimi ve içerik oluşturma da yapıyor. İş geliştirme müdürleri satışa odaklanır ve güçlü bir pazarlama bilgisine sahiptir. Yaratıcı yönetmenleri ödüllü bir grafik tasarımcı ama aynı zamanda uzman bir kameraman, editör ve fotoğrafçı.
Sahiplerin kendilerinin nasıl çalıştığını yansıtan bir politikadır. Zack, dijital pazarlamada uzmanlaşmadan önce geliştirmeye başladı ve gerektiğinde grafik tasarımla da adım atabilir. Ortağı Mike Capson, tasarım, video ve fotoğrafçılık alanlarında da deneyime sahip bir geliştiricidir.
Çok yetenekli çalışanları işe almamış olsalardı - ve kendileri de çok yetenekli olsaydı - aynı miktarda işi yapmak için çok daha büyük bir ekibe ihtiyaçları olurdu.
2. Bir Satış Görevlisi İşe Alın
Adil olmak gerekirse, 2010 yılında yalnızca komisyon bazında çalışmayı teklif eden bir kişi kendilerine yanaşana kadar bir satış elemanı işe almak Zack ve Mike için radarda bile değildi. Konuşmasını duyduklarında, bunun yalnızca ajanslarına yardımcı olabileceğini anladılar.
Satış görevlileri başarılı olmasaydı, bu onların sayılarını etkilemezdi. Eğer başarılı olursa, onların tek zorluğu iş emirlerinin hızına ayak uydurmak olacaktı. Zack'in zihninde bu, yaşanmaya değer bir meydan okumaydı.
Satışları hızla arttığında, iş yükünde kendilerine yardımcı olmak için serbest çalışanları çektiler ve sonuçta daha fazla şirket içi işe alım sağladılar.
3. Yönlendirmelere Öncelik Verin
Zack'in en iyi çalışanlarından bazıları, tanıdığı ve güvendiği kişilerden gelen tavsiyelerdi. Diğerleri, daha önce birlikte çalıştıkları ve maaşlı istihdama geçmeye hazır olan serbest çalışanlardı.
Bu, yalnızca size yönlendirilmiş kişileri işe almanız gerektiği anlamına gelmez, ancak yaşıtlarınıza yeteneklerinizi ajansınıza yönlendirebileceklerini sormaya değer.
4. Yavaş Tepki Sürelerine (ve Diğer Kırmızı Bayraklara) Dikkat Edin
Geriye dönüp baktığında Zack, potansiyel bir işe alımla görüşürken dikkat etmeniz gereken birkaç basit işaret olduğunu fark etti. E-postalarınıza ne kadar hızlı yanıt veriyorlar? E-posta yanıtlarında dil bilgisi ve yazım kuralları nasıl? Onlara bir Google takvim daveti gönderirseniz, kabul ederler mi?
Bir adayın bunlara yanıt vermesi birkaç günden uzun sürerse, Zack bunu kırmızı bayrak olarak kabul eder. Ve sizinle nasıl bir toplantı planlayacaklarını çözemezlerse, çoğu ajans çalışanının teknolojik açıdan yetkin olması gerektiği düşünüldüğünde, bu umut verici değildir.
Daha fazla ekip üyesi işe aldıkça, biri sizin ajansınıza uygun olmadığında ipucu görevi gören başka küçük davranışsal tikler bulabilirsiniz.
ICS Creative Agency'nin Planlı Çalışmasını Sağlayan Araçlar
ICS Creative Agency'nin çalışmasını sağlayan yetenekli, çok görevli ekip üyeleri, ajansın başarısının anahtarıdır. Ne yazık ki herkesle aynı sınırlamalara sahipler: Bir günde yalnızca bu kadar saat var.
ICS Creative Agency, herhangi bir günde başarabileceklerini büyük ölçüde artırmak için teknolojiyi kullanma biçimleri nedeniyle çok başarılı. İşte en sevdikleri teknolojiye ve bu kadar çok müşteriyi verimli bir şekilde idare etmek için nasıl kullandıklarına bir göz atın.
ClickUp: Organizasyon
Bir ajans için operasyon yürüten herkes, aşağıdakilerin ne kadar zor olduğunu bilir:
- Herkesin aynı proje yönetimi yazılımını kullanmasını sağlayın
- Ajans iş akışları için gerçekten işe yarayan bir yazılım bulun.
Zack , “Şimdiye kadar yapılmış her proje yönetim aracını dürüstçe kullandım” dedi. Bu arama onu ClickUp adlı nispeten yeni bir araca yönlendirdi. Araç, farklı kullanım durumlarına hitap eden 130'dan fazla özelliğin yanı sıra dört farklı pano stili sunar - çok farklı rollerdeki kişilerin işbirliği yapmasını istediğinizde kullanışlıdır.
“Önceden oluşturulmuş şablonları seviyorum. Diyelim ki yeni bir web sitemiz var: Tek yaptığım ClickUp'a gitmek, (müşteri adı) adlı bir alan oluşturmak ve proje türünü seçmek - bu durumda yeni web sitesi geliştirme. Ardından, kimin ne yaptığı, teslim tarihlerinin ne olduğu ve ne kadar sürmesi gerektiği ile ilgili tüm çerçeveyi oluşturuyor” dedi.
Zack, ürünün ne kadar hızlı geliştiğini çok seviyor. "Yaklaşık 50 geliştiricileri var, bu yüzden neredeyse her hafta yeni ürünler ve özellikler yayınlıyorlar. Entegrasyonlar harika” dedi. En sevdiği entegrasyon Slack ile. “Doğrudan Slack'te görevler oluşturabilir ve bunları ClickUp'ta görebiliriz” diye ekledi.
ClickUp, 100 MB'a kadar depolama alanı ücretsizdir. Bundan sonra, sınırsız depolama, sınırsız entegrasyon ve gelişmiş raporlama için kullanıcı başına aylık 5 ABD doları ücret alırlar.
ReportGarden: Kampanya Raporlama
Kampanya verilerini gözden geçirmek için müşterilerle görüşmek zaman alıcıdır. Ve gerektiğinde soruları yanıtlamaktan ve toplantıları planlamaktan mutlu olsa da, Zack sadece sayıları aşmak için yapılan aylık toplantıların hayranı değildir.
Bu nedenle, ilgili müşteriler için özel panolar ayarlamak için ReportGarden'ı kullanıyor . Kampanyalarının nasıl performans gösterdiğini görmek istediklerinde portallarına giriş yaparlar ve Zack'in onlar için ayarladığı kontrol panelini görüntülerler. Verileri görüntüledikten sonra ajanstan biriyle konuşmak isterlerse, bir bağlantıya tıklayıp takviminde bir yer planlayabilirler.
Bazı müşteriler raporları tercih ederken, müşterilerinin çoğu en çok gösterge tablosu özelliğinden yararlandı. “Özel panoları ve gerçek zamanlı verileri görebilmeyi daha fazla meşgul eden müşteriler. İçeri girip 'Oh, tamam' diye düşünmeyi seviyorlar. Bu, bana ayın rakamlarını gösteren bir rapora karşı bugün sahip olduğum isabet sayısı” dedi.
Ayrıca ReportGarden'ı kullanmanın ve yorumlamanın ne kadar kolay olduğunu da seviyor. "Diğer raporlama araçlarına baktım ve süper karmaşık görünüyorlar, oysa bu pazarlamacı olmayan ortalama bir kişiye gidiyor" dedi. ReportGarden, raporlamayı özelleştirmesini ve müşterilerinin pazarlama çabalarının nasıl çalıştığını anlamasını kolaylaştırır.
ReportGarden için fiyatlandırma ayda 149$'dan başlıyor.
HubSpot: İş Akışı Otomasyonu
Herhangi bir pazarlamacıya sorun, size HubSpot'un pazarlama otomasyonu ile tanındığını söyleyeceklerdir. Ancak Zack ve ekibi, iş akışı otomasyonu için HubSpot'u kullanıyor.
Başlangıçta, CRM için HubSpot kullanmaya başladılar. "Kendimizi müşterilere HubSpot CRM'den bahsederken bulduk ve bu onların bize nasıl çalıştığını sormalarına yol açtı. Bunun üzerinde zaman harcayacaksak, tabii ki bunun için ücret almamız gerektiğini anladık” dedi.
Bu nedenle, bilgilerin müşterileri için son derece yararlı olacağını bilerek oturup bir dizi HubSpot sertifikası almaya kendini zorladı. Bu arada, bunu kendi iç süreçleri için kullanabileceklerini fark etti.
“Sunduğumuz her türlü hizmet bir klasörde var. Bu proje sırasında göndereceğimiz tüm e-postaları kişiselleştirilmiş jetonlarla yazdık ”dedi. Başlangıç e-postası, hangi ekip üyeleriyle çalışacaklarını açıklayan bir e-posta, belirli bir hafta içinde ne üzerinde çalışacaklarını belgeleyen bir e-posta, ana sayfa tasarımlarının hazır olduğunu bildiren bir e-posta gibi şeyleri otomatik olarak gönderebilirler. inceleme için vb.
Tüm iş akışları için e-postalar, oluşturdukları dönüşüm hunisinden aşağı iner. “Başlangıçta bu e-postaları oluşturmak için çok zaman harcadık çünkü hepsi temelde aynı iskelet. Aynı projeyi veya aynı tür işi yapıyorsanız, yeniden kullanabilir ve ardından kişiselleştirebilirsiniz” dedi.
HubSpot, ücretsiz bir model üzerinde çalışır ve ayda 3200 dolara kadar çıkabilir.
Gevşek: İletişim
Zack ve ekibinin Slack'i kullanmayı sevmesinin pek çok nedeni var. “Kullanışlı, telefonunuzda, masaüstünüzde. Her şeyin bir tarihi var. Tüm dosyaları tek bir alanda tutar. Her müşteriyi tek bir alanda tutar, ”dedi anlık mesajlaşma platformu.
Şu anda uygulamayı hem iç iletişim hem de müşteri iletişimi için kullanıyorlar. Ekibin dahili olarak müşteriye özel bir kanalı vardır, ancak aynı zamanda her müşteri için bir "destek kanalı" da sağlarlar. “Sadece konuşmayı daha kolay hale getiriyor. Artık, 'Hey, Eric'e e-posta gönderdim ve ondan haber alamadım, cevabı biliyor musun?' Herkes aynı sayfada. Bence e-posta kullanmayı bu kadar bırakmanın iyi bir fikir olduğunu düşünüyorum. Her şeyi çok şeffaf tutuyor” dedi.
Ve ofis alanını çalışanlarıyla paylaşmasına rağmen, Slack hakkında şahsen konuştuklarından daha fazla konuşuyorlar. "Burası açık konseptli bir ofis ama hala bütün gün Slack hakkında konuşuyoruz," diye güldü.
Slack çoğu kullanıcı için ücretsizdir; premium özellikler 6,67$/etkin kullanıcı/aydan başlar.
PandaDoc: Teklifler
Zack, satış sürecinde yasal belgeler oluşturmak için bir teklif aracı olan PandaDoc'u kullanıyor. Ayrıca, müşterinin doldurması için anketler oluşturmak için kullanır. "Etkinleştirdiğimiz ilk iş akışlarından biri, müşterinin bir e-postayla anket almasıdır. Her şey sitenin nasıl olmasını istediğiniz, ana rakiplerinizin kimler olduğu, sitelerinde neleri sevip sevmediğiniz, bir şirket sloganınız olup olmadığıyla ilgili… sadece mümkün olduğunca fazla bilgi almak," diye açıkladı Zack.
Tüm bilgileri bir toplantıda almasının alternatifi, zamanını tüketen (ve kreatif direktörünün bu bilgilerin ikinci el bir hesabını aldığı anlamına gelir). Bunun yerine, anketi doldurmak müşterinin sorumluluğundadır.
“ Müşteriden herhangi bir tereddüt varsa, muhtemelen uygun değildir. Bir anket yapmak için beş dakika harcamazlarsa, bu bir tehlike işareti çünkü proje sırasında onlardan ihtiyacımız olan daha fazla bilgi olacak," diye ekledi Zack.
Artık bazı şablonlar oluşturduklarına göre, araç çoğunlukla sözleşmeleri hareket ettirmek için sürükle ve bırak. Ve ne zaman bir müşteri etkileşiminden bir şey öğrenseler, PandaDoc'a dönüyorlar ve şablonda ince ayar yapıyorlar.
PandaDoc için ekip planı aylık 49$/kullanıcıdır.
Marvel Uygulaması: Prototipler ve Modeller
“Tasarım sürecimizde Marvel App kullanıyoruz. Birine uzun bir .png ana sayfa göndermek yerine, bunu size bir masaüstünde ve mobilde gerçekte nasıl görüneceğine dair bir fikir vermek için kullanıyoruz," dedi Zack.
Marvel Uygulamasını kullanmaya başlamadan önce, müşterilere web sayfalarının tam olarak süper uzun bir PNG dosyası gibi görünmeyeceğini açıklamak için çok zaman harcadılar.
“Ayrıca müşterinin tasarım hakkında doğrudan geri bildirim alması için bir yol sunuyor. Her neyse üzerine tıklayıp 'Bunu beğenmedik' veya 'Bunu şuna çevir' diyebilirler. Tahmin yok" dedi.
Geri bildirim alma yeteneğini, tasarımlarla ilgili tüm iletişimin tek bir yerde saklandığı gerçeğiyle birleştirin - Marvel Uygulaması - ve müşterilerle ileri geri iletişimde saatlerce tasarruf sağlayan bir prototip aracınız olur.
Marvel App için ekip planları ayda 42 dolardan başlıyor.
QuickBooks: Muhasebe
Şirket numaralarını kırmak için hesap tablolarının günleri geride kaldı. Tam zamanlı bir muhasebeciye ödeme yapmadan çok fazla zaman ve akıl sağlığını geri kazanmak isteyen herhangi bir ajans sahibinin bir yazılım çözümüne ihtiyacı vardır.
QuickBooks bulutta çalıştığından, ICS Creative Agency'nin ödeme işlemcilerinden biri olan PLOOTO ile bağlantı kurmasını sağlar. PLOOTO, elektronik fon transferine ve yinelenen ödemelere izin verir; Quickbooks Online'da bir fatura ile bağlanacak ve ödeme tamamlandığında ödendi olarak işaretlenecektir.
Zack, ajansın muhasebesini yönetmek ve müşterilere otomatik olarak fatura göndermek için Quickbooks'u kullanır. Bu, bir müşterinin ödemeyi geciktirmesi durumunda nadiren takip ettiği anlamına gelir.
Quickbooks için fiyatlandırma, seçtiğiniz sürüme ve indirimdeyken satın alıp almadığınıza bağlı olarak önemli ölçüde değişir.
Çözüm
Teknoloji, ICS Creative Agency'nin iş yapma şeklini değiştirdi. Süreçlerinin çoğu otomatiktir, bu da insan emeğini sayılan faaliyetlere ayırmalarını sağlar.
Zack, kullandıkları araçlar hakkında “Kesinlikle neler olup bittiğine dair daha fazla fikir veriyor” dedi. “Her şey şeffaf. Kimin ne yaptığını görebilirsiniz; ne yapıldığını tahmin etmenize gerek yok. Bu da tüm uygulamalı işleri yapmaktan çok işi büyütmeye odaklanmamı sağlıyor.”
Bu arada, işe alma maliyetlerini düşük tutmak, daha fazla gelirleri olduğu anlamına gelir. Şu anda, bu kârları işletmeye yeniden yatırıyorlar.
“ Kazandığımız her şey işe ve çalışanlara geri döndü. Düzenli maaş artışları yapıyoruz, düzenli yan haklar yapıyoruz ve bunu iyi bir kültür haline getirmek için birçok ekip oluşturma etkinliği yapıyoruz. Ve sonra açıkçası, ucuz olmayan bu yazılım ürünlerine yatırım yapıyoruz. Ama yolda her şeyi daha iyi hale getiriyor.”
Bonus eylem listesi: [sg_popup id=”216″ event=”click”] Zack'in tavsiyesine göre ajansınızın süreçlerini otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz eylem öğelerinin 3 sayfalık PDF özetini [/sg_popup] alın .