Asenkron İletişimle İş Gününüzü En Üst Düzeye Çıkarmanın 8 Yolu

Neden asenkron iletişim etrafındaki hype? RingCentral'dan Patty Yan, bunun neden daha etkili olduğunu açıklıyor ve sizin de onu işinizde nasıl kullanabileceğinizi gösteriyor.

Çalışma düzenleri, ofisteki tipik dokuzdan beşe kadar olanlardan uzaklaştı. Bunun yerine, çalışanların yaşamlarına uyan hibrit çalışma ve esnek saatlerle değiştirildiler.

Buna uyum sağladıkça, iş gücümüzle ilgili bazı zorluklarla karşılaşıyoruz. Bunlardan biri de etkili iletişimi yönetmektir. Bu, verimsiz çevrimiçi toplantılarda geçirilen uzun günlere, işleri teslim etmede zorluklara ve yanlış anlamalara neden olabilir.

Asenkron iletişim bu zorlukları çözebilir.

Çalışanların sürekli ulaşılabilir olma baskısını ortadan kaldırır ve onlara işlerine devam etme özgürlüğü verir. Bu, işinizi daha üretken hale getirebilir. Aynı bilgilerin tekrarını azaltır ve çalışanlara çalışma saatleri üzerinde özerklik verirsiniz.

Hibrit çalışma çağında, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak ve zamandan tasarruf etmek için asenkron iletişim de gereklidir.

Asenkron iletişim nedir?

Çoğu işletme, iş iletişiminde asenkron yöntemleri zaten kullanıyor. Bu, personelin herhangi bir anında yanıt beklentisi olmadan mesaj gönderip alıcının kendi zamanında alması için bilgi bıraktığı yerdir.

Asenkron iletişim örnekleri arasında e-postalar, mesaj panoları, proje yönetimi araçları ve belge paylaşım portalları bulunur.

Bu, anlık yanıtlar gerektiren senkron iletişim yöntemlerinden farklıdır. Bunlara çevrimiçi aramalar, video konferans ve anlık mesajlaşma dahildir. Bunlar ölçülü olarak faydalı olsa da, aşırı kullanıldıklarında çalışanları iş akışından uzaklaştırır ve görevlere derinlemesine odaklanmayı engeller.

Öte yandan, asenkron iletişim, çalışanların mesajlara programlarına uygun olduğunda ve bir kesinti olmadığında yanıt verebileceği anlamına gelir.

Asenkron iletişim örnekleri ve en iyi uygulamalar: Üretkenliği en üst düzeye çıkarmanın 8 yolu

Asenkron iletişime öncelik vermenin üretkenlik faydaları olabilir. Bu içerir:

• ekipleriniz için artırılmış esneklik
• tüm bilgileri bir kerede sağlayan daha kapsamlı iletişim
• ve atılan adımları organik olarak takip eden projelerin daha kolay yönetimi.

Tüm bunlar, iş günlerinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur. Ayrıca, sizin ve ekibinizin işinize devam edebilmeniz için planlı ve spontane toplantıların sayısını sınırlar.

Günlük çıktınızı en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak sekiz asenkron iletişim örneği.

#1. Takım yönetimi araçları

Ekip takvimi veya alternatif ekip yönetimi aracı kullanmak, çalışanların birbirlerinin programlarına göre çalışmasına yardımcı olur. Çalışanları, iş günlerinde anında yanıt ve eşzamanlı iletişim için uygun olduklarında zaman ayırmaya teşvik edin ve ofis saatleri için bir zaman aralığı yaratın.

Bu saatler dışında ekibiniz, bir şeyleri kaçırdıklarından veya kesintiler olacağından endişe etmeden çalışmalarına devam edebilir.

Ekip yönetimi araçları, esnek çalışma programlarını eşleyebilir. Çalışanlar artık ne zaman çalışmadıklarını bilerek, günün her saatinde çalışma veya mesai saatleri dışında iletişim kurma ihtiyacı hissetmeyecektir.

Bu, ekibin geri kalanının, sürekli kullanılabilirlik gerektirmeden yanıtları ne zaman bekleyeceğini bilmesini sağlar. Ayrıca çalışanların iyi bir iş/yaşam dengesi kurmalarına yardımcı olarak genel üretkenliklerini artırır.

#2. Google Dokümanlar

Dokümanlarla ilgili canlı geri bildirime güvenmek yerine, ortak çalışmanın eşzamansız olarak gerçekleşmesine izin vermek için Google dokümanlarına açıklama ekleyebilirsiniz.

İster stok sistemleriniz hakkında rapor veriyor ister proje ana hatlarını onaya hazır hale getiriyor olsun, açıklama ekleme, çalışanların görevi programlarına uygun bir zamanda tamamlamalarına olanak tanır. Size veya diğer ekip üyelerine daha sonra yanıt vermeleri için not bırakabilirler.

Bu, özellikle farklı saat dilimlerinde çalışan çalışanları olan işletmeler için yararlıdır. Eşzamanlı toplantılar düzenlemek zor olabilir, bu da personelin ihtiyaç duydukları geri bildirimi almak için fazladan saatlerce çalışmasına neden olabilir.

Açıklamalar, projelerin ilerlemeye devam etmesine yardımcı olarak devir teslim toplantıları için harcanan zamanı azaltır. Bunun yerine, dünya çapındaki ekipler dosyalar üzerinde birlikte çalışabilir. Ayrıca, programlarına uymak yerine (dolaşmak yerine) çalışırken politikaya bağlı kalabilir ve yüksek kalite standartlarını koruyabilirler.

#3. Bilgi tabanları

İşletmenizdeki eşzamanlı iletişim miktarını azaltmanın bir parçası, çalışanların yanıtları ve bilgileri kendileri bulmasını sağlamaktır.

Bir bilgi tabanı veya merkezi bilgi panosu oluşturmak, tüm çalışanların üzerinde çalıştıkları bir projeyle ilgili bir IVR anlamı veya belgeleri bulabileceği anlamına gelir. Bu, bilgilerin silinmesini veya ekibinizin belirli üyeleriyle sınırlandırılmasını önler.

Bu bilgileri konuya veya projeye göre kategorilere ayırarak çalışanların ihtiyaç duydukları her şeyi tek bir yerde bulmalarına yardımcı olun. Bu, bilgi tabanınızı personelin gezinmesini kolaylaştırır ve daha az göz korkutucu hale getirir, yani düzenli olarak kullanma olasılıkları daha yüksektir.

Diğer ilgili bilgi sayfalarına veya belgelere bağlantı vererek bilgileri güncel ve alakalı tutun. Bu, diğer ekip üyelerini rahatsız etmeden önce iş bilgi tabanınızı kontrol etme kültürü yaratır.

#4. sohbet konuları

Asenkron iletişimi çevreleyen korkulardan biri, açıklama için hızlı mesajlar gönderme fırsatını azaltmasıdır. Bu, yalnızca bir an süren yanıtları bekleyen çalışanlar nedeniyle projeleri geciktirebilir.

Bununla birlikte, ekibinize belirli konular için sohbet dizilerini kullanma alışkanlığı kazandırarak, her türlü bilginin açık bir şekilde düzenlendiğinden ve tahmin etmeleri için hiçbir şey bırakmadığından emin olursunuz.

Ekip üyelerinizin sorabileceği her soruyu önceden tahmin ederek iletişimi çok daha etkili hale getirirsiniz. Bu, çalışanların takip mesajlarına ve açıklamalara güvenmelerini engeller. Bunun yerine, ihtiyaç duydukları tüm bilgiler parmaklarının ucundadır.

Bu sohbet dizilerini konulara göre sınıflandırmak, bunlarda gezinmeyi ve istenen bilgileri bulmayı kolaylaştırabilir. Böylece, personelin başkalarını rahatsız etmeden tam açıklama bulmasını sağlarsınız.

#5. e-postalar

Harika bir iş iletişimi biçimi olsalar da, e-postalara karşı dikkatli olmanız gerekir. Herkes onları aynı amaçla kullanmaz. Bazıları onları bir kararın hızlı bir şekilde onaylanması için kullanır. Diğerleri, e-postaların daha bilgilendirici olmasını ve daha uzun yanıt sürelerine sahip olmasını bekler.

E-postaların ne tür mesajlar iletmesi gerektiğini ve beklenen yanıt süresini netleştirmek, ekibinizin hüsrana uğramasını ve kafasının karışmasını engeller. Bu, tekrarlayan mesajlara ve zaman kaybına yol açabilir.

Diğer kanallar, zamana duyarlı yanıtlar için daha iyidir, oysa e-postalar bilgi vermeye veya beklentileri belirlemeye uygundur. E-postalar, istenmeyen e-posta zincirlerini herkesin dikkatini dağıtmaktan kurtarmak için gönderenin alıcının nasıl yanıt vermesini istediğini (eğer varsa) içermelidir.

#6. Bulut dosya paylaşımı

Farklı iletişim kanalları, işinizde çeşitli amaçlara ve rollere uygundur. Hibrit ekiplerinizle iletişim halinde olmak için halihazırda e-posta, telefon ve çevrimiçi toplantı platformlarınız varsa, dosya paylaşabilen ve depolayabilen kanallarınız da olduğundan emin olun.

Bunlara kolayca erişilebilir olmalı ve çalışanlarınız, başkalarına sormadan dosyalarınızın kullanılabilirliğini artırarak bunları kullanırken kendilerine güvenmelidir.

Bulut dosya paylaşımını kullanmak, belirli belgelerin veya yaygın olarak kullanılan dosyaların, konumları veya cihazları ne olursa olsun ekibinizin kullanımına açık olduğu anlamına gelebilir. Bu, bir ekibin farklı üyelerinin bir kopya istemek zorunda kalmadan aynı belge üzerinde eşzamansız olarak çalışabileceği anlamına gelir.

Aynı zamanda, herkesin araması ve bilgi alması için önemli iş dosyalarının mevcut olduğu anlamına gelir, bu da senkronize iletişim ihtiyacını azaltır.

#7. Kayıtlı iletişim

Tamamen asenkron iletişim arzu edilebilir olsa da, faturaya uymadığı durumlar da vardır. Ekip çalışması, gerçek zamanlı bir işbirliği düzeyine dayanır ve çalışan yönetimi, zaman zaman toplantılar ve bire bir görüşme gerektirir.

Ancak bu toplantı ve aramalar kayıt altına alınabilmekte ve gelecekte benzer durumlarda kapsadıkları bilgilere tekrar ulaşılabilmektedir.

Bu, çalışanların erişebileceği saklanan bilgilere eklerken gerektiğinde senkronize iletişimden en iyi şekilde yararlanır. Bu kayıtları saklayarak, benzer soruları veya tartışmaları defalarca tekrarlamanız gerekmez.

Bu yaklaşım, spontane aramaların ve toplantıların sayısını sınırlar ve çalışanların iş arkadaşlarının sözünü kesmeden önce kullanması için kaynakları düzenlemeye yardımcı olur.

#8. eğitici videolar

Diğer ekip üyeleriyle iletişim kurarken, anlamınızı tamamen anladıklarından emin olun. Herkesin aynı sayfada olduğu varsayımlarından kaçının ve niyetlerinizi heceleyin. Bunu sağlamak için eğitici videolar kullanmak harika bir yoldur. Hatta uygun yanıtların örneklerini veya bir görevin nasıl yapılacağını gösterebilirsiniz.

Bu nedenle, eğitici videolarınızda net yönergeler kullanın. Böylece, takip eden açıklamalara olan ihtiyacı en aza indirir ve izleyicinin yapması gerekeni yapmasını sağlarsınız. Bu, dahil olan herkes için zaman kazandırır ve gerçek zamanlı görüşme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Bunun yerine, bir ekibin üyeleri, ekipteki diğer kişilerin görev boyunca onlarla konuşmasını gerektirmeden, ihtiyaç duyduklarında eğitici videolarla etkileşim kurabilir.

İletişiminizi eşzamansız yapın

İş akışınızı daha eşzamansız olacak şekilde uyarlayarak, çalışan üretkenliğini artırabilir ve esnek çalışma programlarında ekip çalışmasına daha iyi uyum sağlayabilirsiniz.

Bu yöntemler, etkili iletişime izin verir, herhangi bir bilgiyi veya beklentileri tam olarak açıklar ve ihtiyaç duyulan açıklamaları ve anlık mesaj dürtüsünü azaltır. Bu şekilde, çalışanlarınızın e-posta yönetimi vb. için harcadıkları zamanı azaltır ve kesintisiz çalışmalarına olanak tanırsınız.

Eşzamansız iletişime geçmek bir gecede olmaz. Bu, çalışma kültürünün bir değişikliğidir ve yeni kanallar ve etkileşim yolları tanıtmak anlamına gelir. Anlık yanıtlara ve konuşmalara daha az güvenmek için kasıtlı olarak yola çıkmak, alışmak için biraz pratik gerektirir.

Ancak, bu eşzamansız iletişim yolları, uzun vadede ekibinize fayda sağlayacaktır. İster hibrit bir iş gücünü yönetin, ister farklı programlarda çalışın veya sadece daha etkili bir şekilde iletişim kurmak isteyin, bu kazanan bir stratejidir.

Yazar: Patty Yan, bulut iletişim çözümleri ve sanal PBX telefon sisteminde lider olan RingCentral Office'in EMEA Ürün Pazarlama Müdürüdür. Patty, müşteriler ve ortaklar için daha iyi bir deneyim sağlayarak değer yaratma ve farklılaşma konusunda tutkulu. Bir dizi yüksek teknoloji SaaS'de çok sayıda uluslararası ürün pazarlaması, ürün yönetimi, GTM ve pazar geliştirme deneyimi kazandı. UC'de yeni değil, Tandberg'den başlayarak Cisco, video işbirliği ve hizmetlerinin lansmanını yürütüyor ve barındırılan CCaaS için küresel sorumluluklara sahip Enghouse.