İş akışınızı iyileştirmek amacıyla şirketinizde otomatik belge işlemeye yönelik 3 araç | İş dünyasında yapay zeka #6

Günümüzün şirketleri çok büyük miktarda belge işlemektedir, dolayısıyla bunu otomatikleştirmeyi de düşünmekte yarar var. Otomatik belge işleme veya Akıllı Belge İşleme (IDP), bu ihtiyaçlara yanıttır. IDP ile belgelerdeki bilgileri tarayabilir, tanıyabilir, sınıflandırabilir ve arayabiliriz. Peki süreci olabildiğince verimli hale getirmek için hangi araçları seçmeliyiz? Öğrenmek için okumaya devam edin!

Otomatik belge işleme (IDP) nedir?

Otomatik belge işleme yalnızca tarama veya OCR değildir. Şirketinizdeki belgeleri etkili bir şekilde yönetmenize olanak tanıyan bir dizi tekniktir. IDP araçlarını kullanmanın başlıca avantajları şunlardır:

• Zamandan tasarruf edin: Belgelerden veri çıkarmak gibi tekrarlanan görevlerin otomatikleştirilmesi, çalışanların daha stratejik görevlere odaklanmasına olanak tanır.
• Doğruluğu artırma: IDP araçları, belge işleme hatalarının azaltılmasına yardımcı olur, bu da tasarruf anlamına gelir ve uyumluluk sorunlarını önler.
• Uyumluluğun güçlendirilmesi: IDP araçları, kuruluşların uyumlu kalmasına yardımcı olmak için belirli kurallara ve düzenlemelere uyacak şekilde programlanabilir.
• Verimliliği artırma: IDP araçları, belge işlemeyi kolaylaştırmaya yardımcı olarak daha verimli çalışmaya yol açabilir.
• Müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesi: Daha hızlı belge işleme, daha iyi müşteri hizmeti anlamına gelir.

Hangi belgeler işlenebilir?

Yalnızca faturalar veya sözleşmeler otomatik olarak işlenemez. IDP birçok belge türünü işleyebilir. Aralarında:

• Sözleşmeler – örneğin iş sözleşmeleri veya müşterilerle yapılan sözleşmeler.
• Faturalar – hem gelen hem de giden faturalar.
• Raporlar – satış raporları veya mali raporlar gibi.
• Yazışma – mektuplar, e-postalar ve diğer yazılı iletişim biçimleri.
• Formlar – anketler, başvurular, gönderimler.
• Tıbbi belgeler – hasta çizelgeleri, test sonuçları.
• Mali belgeler – banka ekstreleri, bilançolar.
• Yasal belgeler – yasal işlemler, idari kararlar.

4 otomatik belge işleme tekniği

Akıllı Belge İşleme (IDP), yalnızca kağıt belgeleri bilgisayara aktaran bir tarayıcı değildir. Belgeleri verimli bir şekilde işlememizi sağlayan çeşitli teknikler vardır. Bunlar arasında şunu belirtmekte fayda var:

1. OCR, Optik Karakter Tanıma – kağıt belgelerden metin okumak için kullanılan temel bir tekniktir. Çoğu zaman bir şirketteki belgelerin işlenmesini ve dolaşımını otomatikleştirmenin başlangıç ​​noktasıdır. Kağıt belgelerde bulunan metni taramak ve tanımak için eski ve kanıtlanmış bir çözümdür. Dijitalleşmenin artmasıyla birlikte giderek daha fazla şirket elektronik belgeleri kullanıyor. Ancak çoğu durumda yasal gereklilikler, kağıt veritabanlarının bakımını ve işlenmesini gerekli kılmaktadır. Bu nedenle OCR hala yaygın olarak uygulanan bir araçtır.
2. Metin tanıma – belgelerdeki metin yapısının analizi. Otomatik belge işlemede bir sonraki adım dijitalleştirilmiş verileri tanımlamaktır. Taranan şeyin makine tarafından anlaşılmasının önemli bir parçası, ilgili verileri alakasız verilerden ayırmaktır. Yani, örneğin belgeyi gönderen şirketin markası veya kazara oluşan çarpıklıklar veya kir gibi temel bilgileri tanımak.
3. Belge sınıflandırması – belgelerin kategorilere otomatik olarak atanması. Tanınan belgeler veya bunlardan elde edilen bilgiler daha sonra dijital bir veritabanına gönderilir. Belgenin türüne veya bunlara göre yapılacak işleme göre sınıflandırılırlar. Bu, örneğin bir yardım konserine davet edilenlerin dijital takvimlerine bir toplantının tarihini koymak veya bir şikayet sürecinden sonra müşteriye geri bildirimi teşvik eden kişiselleştirilmiş bir e-posta göndermek olabilir.
4. Belge Arama – belge veritabanındaki bilgileri hızlı bir şekilde bulun. IDP sayesinde belirli bir yüklenicinin faturasını veya belirli bir tutara satın alınan bileti bulmak, arama penceresine bir kelime yazmak kadar basittir.

Otomatik belge işleme yazılımı nasıl çalışır?

Belge işleme yazılımı, şirket süreçlerini otomatikleştirmek için IDP tekniklerini kullanan bir araçtır. Hem bilgisayarlarda hem de bulutta çalışır ve ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) veya CRM (Müşteri İlişkileri Yöneticisi) gibi diğer sistemlerle entegre olabilir.

Google'dan Document AI

Document AI, Google'ın sunduğu, belgelerin otomatik olarak işlenmesini sağlayan bulut tabanlı bir hizmettir. Yapılandırılmamış belgelerden yapılandırılmış verileri çıkarmak için makine öğreniminden yararlanır.

Document AI, yüksek doğruluk, ölçeklenebilirlik, esneklik ve güvenlik gibi kendisini belge işleme için güçlü bir araç haline getiren birçok özellik sunar. Google Cloud AI teknolojisi ve Workbench'teki bir dizi önceden eğitilmiş model veya özel modelle Document AI, çeşitli belge türlerini yüksek doğruluk ve hızla işleyebilir. Şüphesiz avantajları şunlardır:

• Belge işleme için tek bir platform – tek bir platformun kullanılması, OCR ve Form Ayrıştırıcı gibi belge işlemeye yönelik önceden eğitilmiş modellerin yanı sıra belirli sektörlere yönelik özel modeller de dahil olmak üzere tüm model ve araçlara hızlı erişim sağlar.
• Google'dan AI teknolojisi – Document AI, yüksek değerli, yüksek hacimli belgeler için önceden eğitilmiş modeller oluşturmak amacıyla Google'ın görüntü tanıma (OCR dahil) ve doğal dil işleme (NLP) teknolojisini kullanır.
• Veri zenginleştirme – Google bilgi grafiği teknolojisini kullanarak işlenmiş bilgileri doğrulama ve zenginleştirme yeteneği; bu, şirket adlarını, adreslerini ve diğer verileri İnternet'te bulunan bilgilere dayanarak kontrol etmenize olanak tanır.
• Sürece İnsan Doğrulamasını Ekleme – Yeni Döngüdeki İnsan Yapay Zeka özelliği, seçilen süreçlere insan kabul anını ekleyerek belge işlemede daha yüksek doğruluk elde eder.

Google'dan Document AI'nin gücü, gelişmiş iş akışları oluşturmanıza yardımcı olan diğer Google Cloud hizmetleriyle entegrasyonudur. Bu adreste çevrimiçi olarak deneyin.

Rossum

Google'ın Document AI çözümü, gelişmiş bulut teknolojilerinden yararlanmak ve belge işlemeyi diğer bulut hizmetleriyle entegre etmek isteyen şirketler için en iyisi olsa da Rossum, belirli iş ihtiyaçlarını karşılamak üzere özelleştirilebilen esnek ve ölçeklenebilir bir çözüme ihtiyaç duyan şirketler için mükemmel bir seçimdir. .

Kaynak: Rossum.ai

Başka bir deyişle Rossum, belgelerden veri çıkarmak için yapay zekayı kullanan, biraz daha az gelişmiş ancak kullanımı daha basit bir araçtır. Manuel belge girişi süreçlerini ortadan kaldırabilir ve veri doğruluğunu artırabilir. Bulut sayesinde Rossum hızlı, doğru ve kullanımı kolaydır. Faturalar, sözleşmeler ve formlar gibi farklı türdeki belgelerin işlenmesinde iyi çalışır.

• Otomatik veri yakalama : Araç, belgeleri otomatik olarak sınıflandırarak ücret ve cezalara yol açabilecek veri girişi hatalarını ortadan kaldırır. Tüm format ve kanallardaki belge verilerini işleyebilir, manuel takibi ortadan kaldırmak için iletişimi otomatikleştirebilir, spam ve yinelenen belgeleri filtreleyebilir ve esnek bir kuyruk sistemiyle belgeleri yönlendirebilir ve işleyebilir.
• Gelişmiş özellikler : Rossum, ön işleme, doğrulama, son işleme ve raporlama gibi özellikler sunar. Bu, aracı çok yönlü ve çeşitli iş ihtiyaçlarına uyarlanabilir hale getirir.
• Özelleştirilmiş çözümler : Rossum, muhasebe, işe alım, tedarik zinciri yönetimi, sipariş yönetimi ve kalite güvencesi gibi çeşitli sektörlere ve ihtiyaçlara yönelik özelleştirilmiş çözümler sunar.

Doküman

Docsumo, karmaşık model eğitim süreçlerine girmek zorunda kalmadan belgeleri hızlı ve verimli bir şekilde işlemek isteyen şirketler için en iyisidir. Büyük hacimli yapılandırılmamış belgelerdeki verileri %99'un üzerinde bir doğrulukla kolayca işleyebilen bir platformdur. Otomatik belge sınıflandırma, veri sınıflandırma, akıllı OCR, gerçek zamanlı veri doğrulama ve çok daha fazlası gibi birçok özellik sunar.

Kaynak: Docsumo.com

Docsumo, belge işlemlerini kolaylaştırmak isteyen küçük ve orta ölçekli şirketler için idealdir.

• Çok yönlülük – Docsumo, faturalar, banka ekstreleri, sözleşmeler, konşimentolar, enerji faturaları ve daha fazlası gibi çeşitli belge formatlarını işleyebilir.
• Akıllı çıkarma – Gelişmiş yapay zeka teknolojisi sayesinde Docsumo, bu tür karmaşık belgelerden yalnızca ihtiyacınız olan alanları doğru bir şekilde çıkarabilir ve inceleyebilir.
• Veri Doğrulaması – Bir belge içinde, belgeler arasında veya bir veritabanına göre ayıklanan verileri doğrulamak için Excel benzeri kurallar ve formüller oluşturun.
• Otomatik sınıflandırma – Docsumo, farklı belgeleri işlemeden önce otomatik olarak ayırt edebilir ve verilerin uygun veritabanına aktarılmasına olanak tanır.
• Sistemlerle entegrasyon – Sigorta, finans, lojistik gibi sektörlerden bağımsız olarak Docsumo, mevcut sistemlere kolayca entegre edilebilecek hazır bir API sunar.
• Güvenlik – Platform, GDPR uyumlu, SOC2 sertifikalı ve HIPAA uyumludur; kurumsal verilerin güvende ve kontrolünüz altında olmasını sağlar.

Docsumo, kapsamlı otomasyonu sayesinde %95 dokunmadan işlem oranı ve %99 doğrulukla övünen Arbor Realty Trust ve National Debt Relief gibi dünya çapında birçok şirketten övgü aldı.

Özet

Otomatik belge işleme, birçok şirkette işleri kolaylaştırmanın anahtarıdır. Google, Rossum ve Docsumo'nun sunduğu Document AI gibi araçlarla şirketler iş süreçlerini hızlandırabilir, veri doğruluğunu artırabilir ve müşteri hizmetlerini iyileştirebilir. Doğru aracı seçmek şirketin özel ihtiyaçlarına bağlıdır ancak bu çözümlerin tümü, şirketlerin günümüzün dijital dünyasında başarılı olmasına yardımcı olan gelişmiş özellikler sunar.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazarı: Robert Whitney

BT departmanlarına koçluk yapan JavaScript uzmanı ve eğitmeni. Ana hedefi, başkalarına kodlama sırasında etkili bir şekilde işbirliği yapmayı öğreterek ekip üretkenliğini üst düzeye çıkarmaktır.

Tüm gönderileri görüntüle

İş dünyasında yapay zeka:

1. İş dünyasında yapay zekanın tehditleri ve fırsatları (bölüm 1)
2. İş dünyasında yapay zekanın tehditleri ve fırsatları (bölüm 2)
3. İşletmelerdeki yapay zeka uygulamaları - genel bakış
4. Yapay zeka ve sosyal medya – hakkımızda ne söylüyorlar?
5. Yapay zeka destekli metin sohbet robotları
6. Voicebot'ların işleyişi ve iş uygulamaları
7. Sanal asistan teknolojisi veya yapay zeka ile nasıl konuşulur?
8. İş NLP'sinin bugünü ve geleceği
9. Yapay zeka BPM'ye nasıl yardımcı olabilir?
10. Yapay zeka iş analistlerinin yerini alacak mı?
11. Yapay zekanın iş karar vermedeki rolü
12. İş Zekası Nedir?
13. Sosyal medya paylaşımlarının planlanması. Yapay zeka nasıl yardımcı olabilir?
14. Otomatik sosyal medya gönderileri
15. İçerik yönetiminde yapay zeka
16. Bugünün ve yarının yaratıcı yapay zekası
17. Çok modlu yapay zeka ve iş dünyasındaki uygulamaları
18. Yeni etkileşimler. Yapay zeka, cihazları çalıştırma şeklimizi nasıl değiştiriyor?
19. Dijital bir şirkette RPA ve API'ler
20. Yapay zeka ile çalışan yeni hizmetler ve ürünler
21. Gelecekteki iş piyasası ve gelecek meslekler
22. Dünya için Yeşil Yapay Zeka ve Yapay Zeka
23. EdTech. Eğitimde yapay zeka
24. İş fikrimin zayıf yönleri nelerdir? ChatGPT ile beyin fırtınası oturumu
25. ChatGPT'yi iş hayatında kullanma
26. Sentetik aktörler. En iyi 3 yapay zeka video oluşturucu
27. 3 kullanışlı AI grafik tasarım aracı. İş dünyasında üretken yapay zeka
28. Bugün denemeniz gereken 3 harika AI yazarı
29. Müzik yaratmada yapay zekanın gücünü keşfetmek
30. ChatGPT-4 ile yeni iş fırsatlarına yön vermek
31. Yönetici için yapay zeka araçları
32. Hayatınızı kolaylaştıracak 6 harika ChatGTP eklentisi
33. 3 grafik akışlı yapay zeka. Generatywna sztuczna akıllı telefon ve iş dünyası
34. McKinsey Global Institute'e göre yapay zekanın geleceği ne olacak?
35. İş dünyasında yapay zeka - Giriş
36. NLP nedir veya iş dünyasında doğal dil işleme
37. Otomatik belge işleme
38. Google Çeviri vs DeepL. İşletmeler için makine çevirisinin 5 uygulaması