Otomatik belge işleme | İş dünyasında yapay zeka #6

Yayınlanan: 2022-07-28

Otomatik belge işleme, iki güçlü teknolojiyi birleştirerek mümkündür: NLP (Doğal Dil İşleme) ve AI (yapay zeka). Ortaya çıkanlar, doğru tarih ve sıra numaralarına sahip faturalar oluşturmaktan çok daha fazlasını kapsar, bu nedenle bazıları bunu Akıllı belge işleme (IDP) olarak da adlandırır.

Otomatik belge işleme – içindekiler tablosu:

giriiş
Hangi belgeleri otomatik olarak yönetebilirsiniz?
Yapay zeka şirket belgeleriyle ne yapabilir?
Otomatik belge işleme – özet

giriiş

Otomatik belge işleme, öncelikle zamandan tasarruf etmek ve çalışanları yüksek hassasiyet gerektiren sıkıcı, tekrarlayan görevleri yapmaktan kurtarmak anlamına gelir. Basitçe kağıt belgelerdeki verileri müşteri hizmetleri programlarına aktararak başlayalım. Gözlerinizi siyah beyaz bir masadan monitör ekranına kaydırmak veya kağıt sözleşmeleri bir tarayıcıya yerleştirmek ve muhtemelen belirsizlikleri ve istisnaları ele almak saatler alır.

Ancak yapay zeka (AI) , doğal dil işleme (NLP) ve akıllı belge işleme (IDP) veya bilişsel otomasyonu (CA) birleştiren daha birçok çözüm var. Ve bunların işlevsel kombinasyonu, işlenen belgelerin birkaç program aracılığıyla geçişini otomatikleştirebilen özel bir yazılım olan robotik süreç otomasyonu (RPA) ile mümkün olur. Belge işlemede otomasyonun bu kadar popüler hale gelmesi, muazzam çeşitlilik ve genişleyen uygulama yelpazesi için.

Hangi belgeleri otomatik olarak yönetebilirsiniz?

Bu sorun, otomatik sistemlerle ne tür belgelerin işleneceğinin belirlenmesiyle ilgilidir. Bunlar şunları içerir:

dahili belgeler
giden belgeler
gelen belgeler

Dahili belgeler genellikle bir şirketin çalışmasının hafife alınan veya hatta fark edilmeyen bir parçasıdır. Ancak, otomatik belge oluşturma ve dahili belge iş akışlarının yönetimini uygulayarak bir kuruluş içinde çalışmayı daha verimli ve şeffaf hale getirebilirsiniz. Örneğin, konuşmadan metne (STT) konuşma tanıma sistemleri AI, yazılı özetler ve notlar oluşturabilir ve ardından bunları kişiselleştirilmiş bir biçimde toplantı katılımcılarına dağıtabilir.

Bugün yapay zekaya, yani şirket tarafından verilen belgelerin yönetimi gibi görevlerin eşit derecede önemli bir bölümünü emanet edebilirsiniz. Bu seçenek özellikle e-ticarete çok uygundur. Veritabanları, hazır belge şablonları, güvenlik prosedürleri ve müşteri iletişiminin pazarlama kişiselleştirmesi ile AI tabanlı çözümler, çevrimiçi bir işletmenin performansını önemli ölçüde artırabilir.

Bununla birlikte, AI gelen belgeleri okuma ve işlemeyi de üstlenebilir. Bir şirketin iş akışına dahil etmeniz gereken belgelerin çeşitliliği nedeniyle bu, otomatikleştirilmesi çok zor bir görev gibi görünebilir. Faturalardan, sigorta belgelerine ve sözleşmelerden kredi başvurularına kadar. Bu belgelerin her birinin tamamen farklı bir formu vardır ve bunun üzerine tam olarak doldurulmayabilir veya kısmen okunaksız olabilir.

Otomatik sistemler, günümüzün bilişsel otomasyonla birleşen görüntü işleme yöntemlerinin (bilgisayar görüşü) geliştirilmesine yol açan bu tür sorunları mükemmel bir şekilde ele alır. Bu kombinasyonla, belirsiz veya yapılandırılmamış verilerde bile otomasyon mümkündür. Ancak bu, modele yanıt vermenin doğru yollarını öğretmeyi, yani yapay zekayı şirketin ihtiyaçlarına uyarlamak için bir uzman işe almayı içerir.

Yapay zeka şirket belgeleriyle ne yapabilir?

AI, bir şirketteki belgeleri şu yollarla yönetebilir:

belgelerin okunması ve işlenmesi
belgelerin oluşturulması ve oluşturulmasını desteklemek
Doküman yönetimi

Aşağıda belgeleri okumaya, işlemeye ve oluşturmaya odaklanacağız. Öte yandan, BPM veya İş Süreçleri Yönetimi'ni tartışırken belge yönetimini tartışacağız.

Çoğu zaman, bir şirkette belgelerin işlenmesini ve dolaşımını otomatikleştirmenin başlangıç noktası, kağıt belgelerde bulunan metni taramak ve tanımak için eski ve kanıtlanmış bir çözüm olan OCR'dir (Optik Karakter Tanıma) . Artan dijitalleşmeyle birlikte, giderek daha fazla şirket elektronik belgeleri tercih etmeye hevesli. Ancak çoğu durumda yasal gereklilikler kağıt veritabanlarının bakımını ve işlenmesini gerekli kılmaktadır. Bu nedenle, OCR hala yaygın olarak uygulanan bir araçtır.

Otomatik belge işlemede bir sonraki adım , sayısallaştırılmış verilerin tanımlanmasıdır. Taranan şeyin makine tarafından anlaşılmasının önemli bir parçası, ilgili verileri alakasız verilerden ayırt etmektir. Diğer bir deyişle, örneğin belgeyi gönderen şirketin markasından veya kazara çarpıklıklardan veya kirlilikten önemli bilgileri tanımak.

Tanınan belgeler veya bunlardan alınan bilgiler daha sonra sonraki eylemler için girdi sağlayabilecekleri dijital bir veritabanına gönderilir. Bu, örneğin bir yardım konserine davet edilenlerin dijital takvimlerine toplantı tarihini girmek veya tamamlanmış bir şikayet sürecinin ardından müşteriye geri bildirimi teşvik eden kişiselleştirilmiş bir e-posta göndermek olabilir.

Ayrıca veri tabanına konulan şablon ve verilere göre anında şirket dökümanları oluşturabilirsiniz. Bir başka akıllı yaklaşım da, yapay zeka ile yazılım tarafından belge oluşturmayı desteklemektir. Belge otomasyonu alanındaki en basit, ancak en kullanışlı araçlardan biri otomatik düzeltme okuyucusudur (otomatik yazım denetleyicisi). Yalnızca yazım ve dil bilgisini düzeltmekle kalmaz, aynı zamanda sözcükleri ve cümleleri sayarak metnin okunabilirliği konusunda da tavsiyelerde bulunur.

Otomatik belge işleme – özet

Otomatik belge işleme, yapay zeka, doğal dil işleme ve iş süreci optimizasyonu çözümlerini birleştirir. Yazılım zaten çok sayıda sıkıcı görevi hızlı ve hassas bir şekilde yerine getiriyor. Bununla birlikte, bunu yapmak için, çözülmesi gereken sorunların doğasının anlaşılmasının yanı sıra, şirket belgelerinin oluşturulması, dağıtılması ve erişime ilişkin bağımlılıkların ve koşulların iyi bir şekilde tanımlanması gerekir.

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Robert Whitney
BT departmanlarına koçluk yapan JavaScript uzmanı ve eğitmeni. Ana hedefi, başkalarına kodlama yaparken nasıl etkili bir şekilde işbirliği yapacaklarını öğreterek ekip üretkenliğini yükseltmektir.
Tüm gönderileri görüntüle

İş dünyasında yapay zeka:

İş dünyasında yapay zeka - Giriş
Yapay zekanın iş dünyasındaki tehditleri ve fırsatları (bölüm 1)
Yapay zekanın iş dünyasındaki tehditleri ve fırsatları (bölüm 2)
İş dünyasında yapay zeka uygulamaları - genel bakış
NLP nedir veya iş dünyasında doğal dil işleme
Otomatik belge işleme
AI ve sosyal medya - bizim hakkımızda ne diyorlar?
Otomatik çevirmen. Dijital ürünlerin akıllı yerelleştirilmesi
AI destekli metin sohbet robotları
Sesli robotların çalışması ve iş uygulamaları
Sanal asistan teknolojisi veya AI ile nasıl konuşulur?
İş NLP'si bugün ve yarın
Yapay zeka BPM'ye nasıl yardımcı olabilir?
Yapay zeka iş analistlerinin yerini alacak mı?
Yapay zekanın iş karar vermedeki rolü
İş Zekası Nedir?
Sosyal medya gönderilerini planlamak. AI nasıl yardımcı olabilir?
Otomatik sosyal medya gönderileri
İçerik yönetiminde yapay zeka
Bugünün ve yarının yaratıcı yapay zekası
Çok modlu yapay zeka ve iş dünyasındaki uygulamaları
Yeni etkileşimler. AI, cihazları çalıştırma şeklimizi nasıl değiştiriyor?
Dijital bir şirkette RPA ve API'ler
AI ile çalışan yeni hizmetler ve ürünler
Geleceğin iş piyasası ve gelecek meslekler
Dünya için Yeşil AI ve AI
Eğitim Teknolojisi. Eğitimde yapay zeka