Raporları Otomatikleştirmek, Bu Ajansın Sadece Birkaç Yılda 25'ten 500'den Fazla Hesabı Ölçeklendirmesine Yardımcı Oldu

Müşteri portföyünüz küçük olduğunda, manuel olarak pazarlama raporları oluşturmak için Google Drive'ı (Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar) veya Excel'i kullanmak yaygın bir uygulamadır. Bu ücretsiz araçlar maliyetleri düşük tutar ve işi bir noktaya kadar halletmek için iyi çalışır. Ancak büyümeye ve daha fazla müşteri çekmeye başladığınızda, bu süreç hızla yönetilemez hale gelebilir ve bu da tek başına raporlama için saatler harcamanıza neden olabilir.

Bu sorunu çözmeyen ajanslar, müşterileri ve kendi işleri için gerçekten değer üreten eylemlere harcayacak daha az zamanları oluyor. Örneğin:

• Müşterileri için stratejik planlama ve teknik kampanya optimizasyonları üzerinde çalışmak
• Ajanslarına yeni müşteri adayları getirmek için kendi pazarlamalarını yapmak
• Potansiyel müşterilerle satış görüşmeleri yapmak ve satış süreçlerini iyileştirmek

Rekabetçi bir ortamda, bir ajansın kendileri ve müşterileri için en yüksek yatırım getirisini sağlayan şeylere odaklanma yeteneği, onları işte tutan şeydir. Bu nedenle , raporları oluşturmanın ve otomatikleştirmenin kolay bir yolunu sağlamak için ReportGarden'ı oluşturduk.

Bu makalede, bir alıştırma el kitabı raporlarının ne kadar yorucu olabileceğine dair bir hikayeyi tekrar gözden geçireceğiz ve ardından bir ajansın rapor otomasyonu için ürünümüzü kullanırken sadece 4 yıl içinde 25'ten 500'den fazla hesaba nasıl büyüdüğünü anlatacağız.

Kontrol panelimize ve raporlama aracımıza göz atmak ister misiniz? 7 günlük ücretsiz denememizi deneyin .

Büyüdükçe Manuel Raporların Gerçekliği

Çoğu ajans için haftalık, iki haftalık ve aylık raporlama, raporları şirket içinde manuel olarak çalıştırmak için saatler harcamak anlamına gelir. Koia'dan Sven ile konuştuğumuzda, her hafta rapor oluşturmaya en az üç saat harcadığını paylaştı. Bu, pazarlama stratejisine veya büyümeye odaklanmadığı üç saattir, sadece her bir veri kaynağından sayılar alarak ve bunları bir elektronik tabloya girerek zorlamaktadır.

Hesap yöneticileriniz tarafından tek bir rapor derlemek için harcanan kümülatif süreyi hesaba kattığınızda, gerçekten değer yaratan işten ne kadar zaman ayrıldığını düşünmek rahatsız edicidir.

Bu, farklı ajanslar için farklı şekillerde ortaya çıkar:

• PPC Ajansları için: PPC uzmanlarınız, PPC kampanyalarını izleyip optimize edebilecekleri, veri analizi yapabilecekleri, yeniden pazarlama kitleleri oluşturabilecekleri veya açılış sayfası hunilerini optimize edebilecekleri durumlarda raporlar için veri toplama yapıyor.
• SEO Ajansları için: Arama motoru optimizasyonu uzmanlarınız, anahtar kelime araştırması, içerik bozulmasını izleme, eski içeriği yeniden optimize etme veya geri bağlantı sosyal yardım çalışmaları yapabilecekken, Google Analytics ve Google Arama Konsolundan manuel olarak rakamlar çekiyorlar.
• Sosyal Medya Ajansları için: Sosyal ekibiniz yeni içerik yazarken, veri analizlerini kullanarak kampanyalarını stratejilerken ve müşteri kitleleriyle doğrudan etkileşim kurarken yeni verileri e-tablolara ekliyor.

Peki ya ekibinin raporlamasından sorumlu olan bu kişilerden biri verilerini girerken bir hata yaparsa? Basit insan hatası, sorunun aranması ve düzeltilmesi de dahil olmak üzere yeni bir rapor oluşturmak için ek çalışma saatlerine yol açabilir. Ya da daha kötüsü, müşterilerinize fazla harcama yapmanıza veya sayıları yanlış bildirmenize neden olur.

Raporlamanın ölçeklendirme yeteneğinizi duraklatmasına izin vermek yerine, otomatik raporlama, ekibinizin değer yaratan ve rekabeti geride bırakan görevler için zamanını boşaltmanıza olanak tanır.

ReportGarden, Raporlama veya Müşteri Memnuniyetinden Ödün Vermeden Bu Müşterinin 25'ten 500'den Fazla Hesaba Geçmesine Nasıl Yardımcı Oldu?

Müşteri başarısı için Ekip Liderimiz Sam ile birkaç yıl önce bizimle çalışmaya başladığı sıralarda ReportGarden'a gelen bir ajans hakkında konuştuk. Müşterilerine Google Adwords ve SEO konusunda yardımcı olan sadece 5 kişilik küçük bir ajanstı. O zaman, 25 hesap için gösterge tablolarını ve raporlamayı kapsayan bir üyelik oluşturduk.

Müşteri başarı ekibimiz, ajanslarının yaygın kullanım durumları için müşteri panoları oluşturmak ve oluşturmak için onlarla birlikte çalıştı. Bu, veri kaynaklarını bağlamayı ve müşterilerine her bir gösterge panosuna erişim sağlamayı içeriyordu.

İlk raporlarını oluşturmak için temel olarak profesyonelce tasarlanmış rapor şablonlarımızdan birini kullandılar. Oradan, gösterge tablolarından gelen veriler her müşteri raporuna otomatik olarak yerleştirildi ve bireysel müşteri ihtiyaçlarına ve KPI'lara göre gerektiği gibi hassaslaştırıp özelleştirebildiler. Ayrıca, haftalık ve aylık iş raporlarının gönderilmesini otomatikleştirmek için ReportGarden'ın kullanıcı dostu planlayıcısından da yararlandılar ve ekiplerine her hafta sayısız saatlerce rapor çekip göndermekten tasarruf ettiler.

Sadece 4 Yılda Şaşırtıcı Büyüme

ReportGarden ile geçirdikleri 4 yıl boyunca, bu ajans, büyümelerine uyum sağlamak için 9 kez yükseltme yaptı. Zamanlarını daha odaklı, gelir getirici görevlere ayırarak, bir avuç yeni hizmet ekleyebildiler. Adwords ve SEO'nun ilk tekliflerine ek olarak, artık arama motoru pazarlaması, metin yazarlığı, web sitesi tasarımı, yeniden hedefleme, çağrı izleme ve sosyal medya dahil olmak üzere geniş dijital pazarlama hizmetleri sunuyorlar.

Bize katıldıklarından bu yana tam personel sayıları 15-20 kişiye sıçramış olsa da, sürekli büyüyen müşteri tabanları için raporlamayı yapmak hala sadece 3 kişi alıyor. Bugün, çoğu tamamen otomatikleştirilmiş olan ReportGarden'ı kullanarak 500'den fazla hesap için raporlama yapıyorlar.

Ajans Büyürken, Özellik İstekleri ReportGarden'ın İhtiyaçlarını Karşılamaya Devam Etmesine Yardımcı Oldu

Ekipleri bizi tanıdıkça, onlar da isteklerde bulundular ve belirli iyileştirmeler yapmamızı sağlayan geri bildirimler sundular. Örneğin, Wildjar Entegrasyonu ihtiyaçlarını dile getirdiler ve sonunda bunu sağlayabildik.

Her bir özellik talebini dikkatli bir şekilde tartarken ve bunları her zaman yerine getiremesek de, her zaman kullanıcılarımızın ihtiyaçlarını elimizden gelen en iyi şekilde karşılamaya çalışıyoruz.

Otomatik Raporlama Araçlarını Kullanmak, Ajansınızı Ölçeklendirmenin Uygun Maliyetli Bir Yoludur

Yukarıda gösterilen örnekte gördüğümüz gibi, raporları otomatikleştirmek, pazarlama ajansınızın ölçeğini çok daha verimli hale getirir. Raporlama sürecinizdeki bu basit değişiklik, ajansınız için basamaklı faydalar sağlayabilir ve bunun sonucu.

Müşteri başarı hikayemizin faydalarını özetlemek için:

• Çalışan sayısını artırmaya gerek kalmadan ölçeklendirin.
• Raporların yeniden işlenmesinde aşırı harcamaya ve zaman kaybına yol açabilecek insan hatalarından kaçının.
• Tek bir yerde, bir kez oturum açın. İlgili verileri birden çok platformdan çekmek için birden çok veri kaynağında oturum açmaya gerek yok.
• Raporları her hafta planlayın: özel raporlar çalıştırın, müşterilerinize haftalık PDF güncellemeleri gönderin ve ReportGarden'da şablonlarınızı/programlarınızı ayarlayın.
• Google E-Tablolar entegrasyonunu kullanarak dış pazarlama kaynaklarını kolayca entegre edin.
• 7/24 destek, işler yolunda gitmezse birisi 15 dakika içinde size yardımcı olabilir.

Raporlamayı basitleştirmeye, pazarlama otomasyonunuzu optimize etmeye ve manuel raporlama zahmetini geçmişte bırakmaya hazırsanız, 7 günlük ücretsiz denememizle ReportGarden'ı ücretsiz deneyebilirsiniz .